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Introduction
Le présent Avis relatif aux politiques (AP)-43U1 remplace l'AP-43R, Exercice des pouvoirs de passation de marchées pour des services de construction et d’architecture et de génie émis le 23 avril 2009. Comme les ministères clients accroissent leur capacité et leur compétence en matière de gestion de projets liés aux services de construction et d'architecture et de génie (A et G), il incombe au ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux d'éliminer les obstacles en ce qui concerne l'utilisation de ses services de passation de marchés et de reconnaître la volonté des ministères clients à accepter les responsabilités relatives à leurs besoins. Ainsi, l'AP-43R doit être mis à jour pour clarifier et rendre officiel la définition des rôles et des responsabilités des ministères clients ainsi que ceux de la Direction générale des biens immobiliers (DGBI) et de l'Attribution des marchés immobiliers (AMI) du Programme des approvisionnements (PA). Par conséquent, le document d'attestation des responsabilités du client, adopté en 2001, est remplacé par un protocole d'entente (PE)
officiel.
Contexte
Le présent AP a d’abord été publié en 1999. Il a été mis à jour en mars 2001, puis a fait l’objet d’une nouvelle mise à jour en avril 2009. Il visait à réduire les risques encourus par le gouvernement lors de la passation de marchés pour des services de construction et d'A et G (consulter le document Description du champ d'application) car ces besoins peuvent exiger de devoir faire face à des questions complexes au niveau technique, de la santé et de la sécurité et de la gestion de projets.
Puisque les pouvoirs de passation de marchés pour les services de construction et d'A et G n'avaient autrefois été délégués qu'à l'ancien ministère des Travaux publics (avant la fusion avec le ministère des Approvisionnements et Services) pour qu'il les exerce en ayant recours à ses propres ressources techniques, il était jugé que l'exercice de ces pouvoirs accrus par tout autre ministère pouvait entraîner des risques non seulement pour le ministère client, mais également pour le ministère des Travaux publics.
L'AP-43 initial a donc été élaboré pour faire en sorte que les responsables de la passation de marchés du Programme des approvisionnements (PA) utilisaient pour ce type de marché dont TPSGC était l'autorité contractante, une approche de gestion des risques appropriée pour garantir, tôt dans le processus, que les projets gérés par les responsables techniques du ministère client étaient entrepris avec le niveau d'expertise requis en matière de : i. passation de marchés; et ii. compétences techniques.
Dans les cas où la Direction générale des biens immobiliers (DGBI) était la responsable technique, le PA estimait que celle-ci possédait un niveau de compréhension et d'expertise technique approprié pour que les risques encourus par le Canada se situent à un niveau acceptable. Toutefois, lorsqu'un ministère client était le responsable technique, le PA devait évaluer les risques propres au projet d’approvisionnement. Cette analyse devait notamment confirmer que le ministère client possédait la capacité nécessaire (dont les compétences et les processus appropriés pour gérer les activités de construction) et que celui-ci convenait d'accepter les responsabilités afférentes. La DGBI devait aider le PA à évaluer globalement la capacité requise du ministère client.
Lorsque l'évaluation était positive, le directeur du ministère client responsable du projet devait signer un court document d'attestation énonçant les responsabilités du ministère client, permettant ainsi au PA d'aller de l'avant avec la demande. Lorsque l'évaluation était négative, le ministère client était avisé par écrit des raisons pour lesquelles des services de passation de marchés ne seraient pas offerts par le PA. Le ministère client devait alors apporter des modifications à l’interne ou se prévaloir des services techniques de la DGBI pour procéder à la réalisation du projet.
Événements récents
Pour faire face à l'augmentation éventuelle du nombre de demandes des ministères clients de recours aux services de passation de marchés du PA, le rôle d'évaluation qu'assumait la DGBI est remplacé par un protocole d'entente (PE) officiel, dans lequel les rôles et les responsabilités sont clairement définis. Les responsabilités doivent être clairement définies, comprises et attribuées avant que l'on puisse avoir recours aux services de passation de marchés du PA.
Mise en œuvre
Lorsque la DGBI est la responsable technique ou la gestionnaire de projet dans le cadre d'un projet de services de construction ou d'A et G, il est admis que le niveau de compétence technique nécessaire sera appliqué pour l'élaboration et la gestion du projet. L'AMI du PA devra donc fournir à la DGBI l'éventail complet de ses services d'attribution de marchés immobiliers.
Lorsqu’un ministère client entend assumer le rôle de responsable technique ou de gestionnaire de projet pour un marché de services de construction ou d'A et G mis en place par le Ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux, le ministère client est exclusivement responsable d’évaluer et de déterminer s’il possède la capacité requise (dont les compétences et les processus appropriés pour gérer les activités de construction). Le partage des responsabilités entre le responsable technique et l'autorité contractante est clairement défini dans le document Passation de marchés de services immobiliers avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. À l’aide de ce document, le ministère client et l'AMI collaboreront pour officialiser un protocole d'entente propre au projet/programme. Ce protocole d'entente confirmera que le client possède la capacité nécessaire et qu’il accepte les responsabilités connexes. Le protocole d’entente doit être signé avant que TPSGC accepte d'entreprendre les travaux indiqués dans la demande.
Ressources
Les demandes de renseignements peuvent être acheminées à l’analyste des politiques, Direction des politiques du Programme des approvisionnements à l’adresse DPPApublications.APPDpublications@tpsgc-pwgsc.gc.ca, ou au directeur principal, Direction de l’attribution des marchés immobiliers, à l’adresse Alain.Dorion@tpsgc-pwgsc.gc.ca.