ARCHIVÉE Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs

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Archivée – Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat | AchatsCanada

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Contenu archivé

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Information sur l'item

Introduction :

L'avis relatif aux politiques 11R3 (AP-11R3) remplace au complet l'AP-11R2 publié le 29 juin 2011. Toutes les dispositions du présent AP sont rétroactives au 29 juin 2011. L'AP-11R3 clarifie le but et la portée de la Politique et normalise davantage les processus et les procédures relatifs à l’application d’une mesure corrective du rendement d’un fournisseur (MCRF). L’équité, l’ouverture et la transparence continueront d’être des principes fondamentaux de la Politique.

L’AP-11R3 est émis afin de modifier la méthode d’évaluation du rendement du fournisseur dans les cas où :

  1. une ou plusieurs commandes subséquentes à une offre à commandes sont résiliées pour manquement; ou
  2. une ou des modifications conditionnelles sont apportées à une ou plusieurs commandes subséquentes en raison d’inexécution.

Bien que tout cas de résiliation pour manquement ou toute émission de modification conditionnelle doit être signalé au coordonnateur de la PMCRF, une seule évaluation de MCRF sera initiée, immédiatement après :

  1. la date d’échéance de l’offre à commandes; ou
  2. la date où l’offre à commandes est mise de côté de manière permanente;

selon la première des ces éventualités.

L’évaluation de MCRF s'appliquera sur le rendement du fournisseur pendant toute la durée de l’offre à commandes et non sur la base de chaque commande subséquente résiliée ou émission de modification conditionnelle.

Du 4 novembre 2010 au 28 juin 2011, la PMCRF était en vigueur sur la base d’une période d’essai prolongée. Sous la Politique révisée, les résiliations pour manquement et les modifications conditionnelles déclenchent le processus d’évaluation et les conséquences qui en résultent. Toutefois, pour de tels cas survenant pendant la période d’essai, il n’y aura pas de conséquences résultantes pour les fournisseurs. En date du 29 juin 2011, la PMCRF est pleinement mise en œuvre à l’égard de ce qui suit :

  1. les contrats à fournisseur unique attribués le 4 novembre 2010 ou postérieurement;
  2. les contrats attribués découlant d’un processus concurrentiel d’invitation à soumissionner (autres que ceux à (iii) et (iv) ci-dessous) lancé le 4 novembre 2010 ou postérieurement;
  3. les commandes subséquentes à des offres à commandes attribuées suite à des demandes d’offre à commandes lancées le 4 novembre 2010 ou postérieurement; et
  4. les contrats sous des arrangements en matière d’approvisionnement attribués suite à des demandes d’arrangements en matière d’approvisionnement lancées le 4 novembre 2010 ou postérieurement, lorsque la Direction générale des approvisionnements de TPSGC est l’autorité contractante.

Cependant, pour les opérations ci-dessus, il doit être noté qu’aucune conséquence ne sera imposée à l’endroit des fournisseurs en raison de résiliations pour manquement et/ou de modifications conditionnelles qui sont survenues entre le 4 novembre 2010 et le 28 juin 2011 inclusivement.

Autrement, les dispositions de la version antérieure applicable demeurent en vigueur.

La PMCRF s’applique seulement à la Direction générale des approvisionnements de TPSGC en tant que fournisseur de services communs pour les opérations sous son autorité.

Contexte :

L’application de mesures correctives à l’encontre des fournisseurs qui ne respectent pas leurs obligations contractuelles a été introduite dans la version de 1996 de la PRF. De telles mesures affectent la capacité d’un fournisseur à soumissionner sur les opportunités futures avec TPSGC ou à recevoir des contrats de TPSGC. L’examen de la Politique effectué par la Direction générale des approvisionnements a soulevé le besoin de clarifier la portée, les processus, les rôles et les responsabilités dans l’évaluation et l’application possible d’une MCRF. L’examen a également permis de soulever le besoin de positionner le rôle de la PMCRF dans le contexte global de la gestion du risque lié à l’approvisionnement.

Le processus d’examen a mis en lumière les éléments suivants qui devraient être pris en considération :

  1. un outil pour aider la communauté de l’approvisionnement dans l’évaluation d’une MCRF;
  2. les circonstances spécifiques qui entraîneront l’ajout d’une note sur le fournisseur dans le Système d’information sur les fournisseurs (SIF);
  3. les conséquences spécifiques d’une MCRF et comment l’historique de rendement enregistré dans le SIF sera considéré;
  4. un cadre de travail pour l’élaboration d’un programme de secteur/région adapté à des biens ou à des services précis, ou encore à des groupes de biens ou de services; et
  5. les étapes spécifiques liées à l’évaluation d’une MCRF et une approche de notation.

Voici les principaux changements et les clarifications apportés à la PRF (1996):

  1. La portée est maintenant clarifiée dans l’introduction de la PMCRF.
  2. Aux fins de la PMCRF, une modification conditionnelle désigne le recours, en raison de nécessités opérationnelles, à une modification à un contrat plutôt qu’à une résiliation pour manquement dans le cas de rendement insatisfaisant. Lorsqu’un agent de négociation des contrats est prêt à résilier totalement ou partiellement pour manquement, une modification conditionnelle peut servir d'alternative à une résiliation immédiate. Si le fournisseur refuse la modification conditionnelle, le contrat doit par conséquent être résilié pour manquement et une modification normale ne peut être émise.
  3. Dans le cadre de la communication sur l’enjeu de rendement, l’agent de négociation des contrats doit mettre à la disposition du fournisseur une copie de la PMCRF.
  4. Une note sur le fournisseur sera inscrite dans le SIF à la suite de résiliations de contrats pour manquement, y compris pour les résiliations partielles, et/ou les modifications conditionnelles. TPSGC se réserve le droit d'inclure une note dans le SIF, appelée Autres enregistrements relatifs au rendement, pour tout autre problème important relatif au rendement d'un contrat. Toutefois, cette note ne sera pas considérée avec le processus générique qui comprend le formulaire Évaluation d’une MCRF.
  5. Les résiliations totales ou partielles pour manquement et les modifications conditionnelles déclenchent à la fin du contrat ou à la date d’échéance de l’offre à commandes le processus obligatoire d’évaluation afin de déterminer s’il sera nécessaire d’appliquer une MCRF.
  6. Un formulaire d’Évaluation d’une MCRF a été élaboré. Ce formulaire décrit les étapes à suivre pour l’évaluation d’une MCRF. Ces étapes comprennent notamment la notation des répercussions du ou des problème(s) de rendement pour le(s) contrat(s) touché(s) par une ou des résiliation(s) pour manquement et/ou par des modifications conditionnelles. Les catégories de répercussions sont ainsi définies : mineure, moyenne et majeure. Cela fera partie de l’historique du fournisseur (une note dans le SIF). Si une MCRF est appliquée, cela deviendra également un élément de l’historique. Le formulaire Évaluation d’une MCRF prendra en compte l’historique.
  7. Il n’existe désormais que deux types de MCRF aux fins de la PMCRF : la radiation et les conditions. La suspension n’est plus une option possible.
  8. Les conséquences d’une MCRF sont établies selon les cas de MCRF survenus au cours des 6 dernières années.
    1. Pour une première MCRF, il y aura 6 mois de radiation ou des conditions;
    2. Pour une deuxième MCRF, il y aura 18 mois de radiation ou des conditions;
    3. Pour une troisième MCRF, il y aura 36 mois de radiation ou des conditions.
  9. Dans le cas de biens ou de services précis ou encore de groupes de biens ou de services, un cadre de travail a été élaboré pour supporter, le cas échéant, l’élaboration d’un programme de secteur/région personnalisé.
  10. Le SIF doit maintenant être consulté à la date de clôture de la demande de soumissions et avant l’évaluation de celles-ci, de même qu’avant l’octroi du contrat ou de l’émission de certains types de modifications au contrat pour confirmer l’existence ou non de MCRF. D’autres vérifications sont prévues dans la Politique.
  11. Le contenu des notes et l’information relatives à des MCRF seront supprimés du SIF six ans après la date d’entrée en vigueur de la MCRF plutôt que sept.

Changements apportés au Guide des approvisionnements

Suite à cet avis relatif aux politiques, des sections du Guide des approvisionnements ont été modifiées. Pour en prendre connaissance, voir les « Sections du Guide des approvisionnements visées » ci-dessous.

Changements apportés au Guide des clauses et conditions uniformisées d’achat (CCUA)

Aucun changement n'a été apporté aux CCUA. Pour connaître les derniers changements apportés aux CCUA en ce qui a trait aux mesures correctives du rendement d'un fournisseur, consulter l'avis relatif aux politiques 11R2.

Documents FEL

Les deux documents suivants sont disponibles dans Formulaires électroniques (FEL) :

  • Directive pour ajouter des notes dans le SIF et autorisation de procéder à une évaluation d’une MCRF (Formulaire 149)
  • Évaluation d’une MCRF (Formulaire 149-1)

Pour communiquer avec nous

Pour plus de renseignements, communiquer avec le Secteur de la politique, du risque, de l'intégrité et de la gestion stratégique (SPRIGS), par courriel à dppapublications.appdpublications@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

Sections du Guide des approvisionnements visées