Processus de traitement des plaintes des fournisseurs

Table des matières

Avant de déposer une plainte

De nombreux mécanismes sont offerts aux fournisseurs pour le règlement de leurs plaintes éventuelles relativement aux approvisionnements du gouvernement fédéral. Avant de déposer une plainte, ces derniers doivent s'assurer de s'acquitter des mesures qui suivent :

Maintenir de bons registres

Les fournisseurs devraient documenter leur plainte et être prêts à fournir le plus de détails possible pour appuyer cette dernière. De bons registres faciliteront l'examen de la plainte et son assignation à la personne qui sera responsable de la traiter.

Connaître les dates limites de dépôt de plaintes

Les fournisseurs devraient savoir que des échéances strictes sont fixées relativement au dépôt des plaintes et que les délais varient en fonction de l'organisation traitant les plaintes en matière d'approvisionnement qui est responsable de l'examen de la plainte. Le recours choisi par un fournisseur dépendra de plusieurs facteurs, notamment de la valeur monétaire en question.

Déposer une plainte

Premiers points de contact – l’agent de négociation des contrats et le superviseur

La première étape de tout processus de plainte vise à communiquer avec l'agent de négociation des contrats du ministère ou de l'organisme concerné et de discuter de vos préoccupations. Si la plainte est liée à une situation qui survient pendant ou après l'étape de la demande de soumissions, les coordonnées du ministère et de l'agent de négociation des contrats devraient être indiquées sur la première page de votre document de demande de soumissions ou document contractuel.

Si vos préoccupations demeurent sans réponses, demandez à parler au superviseur de l'agent de négociation des contrats. Vous pouvez également obtenir le nom du superviseur en recherchant le nom de l'agent de négociation des contrats dans le GCannuaire. GCannuaire contient les coordonnées de tous les fonctionnaires fédéraux de toutes les régions du Canada.

Contacts supplémentaires – les organisations traitant les plaintes en matière d’approvisionnement

Vous pouvez communiquer avec le Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement (BOA) à n’importe quelle étape du processus d’approvisionnement afin de leur faire part de vos préoccupations.

En plus du BOA, vous pouvez également communiquer avec les organisations suivantes :

L'organisation avec laquelle vous communiquerez dépendra du type de plainte, de l'étape du processus d'approvisionnement et du fait que le besoin est assujetti à un accord commercial, s’il y a lieu.

Exemples de plaintes à différentes étapes du processus d’approvisionnement et les organisations traitant les plaintes en matière d’approvisionnement à envisager

Avant la période de demande de soumissions

Nous croyons qu'il y a eu parti pris dans le processus d'élaboration de la demande de soumissions et nous souhaitons faire part de nos préoccupations.

Pendant la période de demande de soumissions

Les critères d'évaluation ne sont pas clairs, sont inutiles, favorisent un fournisseur particulier (par exemple, utilisation d'appellations commerciales), ou ne respectent pas les accords commerciaux.

Travaux réalisés en l'absence d'un contrat écrit

Notre entreprise a commencé des travaux en l'absence d'un contrat écrit et nous croyons avoir droit à un paiement fondé sur une entente verbale.

  • Important : Les fournisseurs ne devraient jamais entreprendre de travaux pour le gouvernement du Canada sans avoir signé une entente par écrit.
  • Trouvez d'abord les coordonnées générales de tous les ministères ou organismes fédéraux sur le site Web du gouvernement du Canada. Communiquez ensuite avec le ministère ou l'organisme concerné et demandez à être mis en contact avec la personne-ressource responsable des réclamations et paiements à titre gracieux.
  • Pour plus de renseignements, veuillez consulter la Directive sur les réclamations et les paiements à titre gracieux du Conseil du Trésor du Canada. L'objectif de cette directive est d'assurer le règlement efficace des réclamations déposées par un ministère ou un organisme fédéral, ou contre ce dernier.

Après l'annonce des résultats de l'évaluation des soumissions ou au moment de l'avis d’attribution de contrat

Le contrat attribué ne concorde pas avec la demande de propositions, car il contient des produits livrables qui ne faisaient pas partie du projet initial ou de notre demande de soumissions.

OU

Il y a un problème avec le compte rendu à l’intention des fournisseurs.

  • Après avoir été informé des résultats de l'évaluation des soumissions ou de l'attribution d'un contrat à quelqu'un d'autre, demandez un compte rendu à l’agent de négociation des contrats de préférence dans les 15 jours ouvrables suivant la réception des résultats. Pour obtenir de plus amples informations, consultez Comptes rendus à l’intention des fournisseurs.
  • Si la plainte concerne un comportement anticoncurrentiel, communiquez avec le Bureau de la concurrence.
  • Pour un besoin assujetti à un accord commercial, communiquez avec le Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE).
  • Pour un besoin non assujetti à un accord commercial, communiquez avec le Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement (BOA). Le BOA peut examiner les plaintes relatives à l’attribution d’un contrat visant des biens dont la valeur est inférieure à 25 300 $, et des services dont la valeur est inférieure à 101 100 $.

Pendant l'administration du contrat

Le contrat n’est pas administré de façon appropriée.

OU

Les modalités du contrat ne sont pas respectées.

  • Communiquez avec le ministère ou l'organisme concerné pour obtenir des renseignements sur leurs services liés aux différends contractuels.
  • Communiquez avec le Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement (BOA). Le BOA peut examiner des plaintes relatives à l’administration d’un contrat visant des biens ou des services auxquels vous êtes parties, peu importe sa valeur en argent. Si la plainte concerne l’interprétation ou l’application des modalités du contrat, le BOA offre des services de règlement extrajudiciaire des différends avec l’accord des deux parties.