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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

8.75.1. Rapport pour les offres à commandes et les arrangements en matière d'approvisionnement

  1. Les agents de négociation des contrats doivent s'assurer que le fournisseur satisfait à toutes les exigences en matière de rapport précisées dans l'offre à commandes (OC) et l'arrangement en matière d'approvisionnement (AMA), selon le cas. Généralement, les fournisseurs doivent présenter un rapport trimestriel portant sur les activités liées aux commandes subséquentes et les contrats. Ces rapports peuvent contenir, entre autres, les renseignements suivants :
    1. le numéro de l'offre à commandes et de l'arrangement en matière d'approvisionnement;
    2. le nom du fournisseur;
    3. la période visée par le rapport;
    4. le numéro de la commande subséquente et du contrat pour chaque commande subséquente et contrat, y compris les modifications;
    5. le ministère client;
    6. l'autorité contractante;
    7. la date de la commande subséquente et du contrat;
    8. la période de la commande subséquente et du contrat;
    9. les articles acquis et les services fournis;
    10. la valeur de la commande subséquente et du contrat, la taxe sur les produits et services ou la taxe de vente harmonisée incluse, selon le cas.
  2. Chaque offre à commandes et arrangement en matière d'approvisionnement devrait définir clairement les exigences en matière de rapports que doit observer le fournisseur, selon le cas, et doit indiquer le délai de présentation des rapports après la fin de la période visée. À cet effet, les agents de négociation des contrats doivent utiliser la clause M7010C du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat dans leur offre à commandes et la clause S0010C dans leur arrangement en matière d'approvisionnement.
  3. Exigences en matière de rapports à l'intention des ministères clients
    Les agents de négociation des contrats doivent s'assurer que les ministères clients satisfassent à toutes les exigences en matière de rapports comme utilisateurs identifiés de l'offre à commandes et de l'arrangement en matière d'approvisionnement, selon le cas, de façon opportune. On peut demander aux ministères clients de fournir des rapports plus détaillés que ceux exigés des fournisseurs, et de fournir des renseignements en ce qui concerne la demande de soumissions, les réponses des fournisseurs et le choix du ou des soumissionnaires retenus. Ces rapports fournissent aux agents de négociation des contrats de l'information très utile sur l'efficacité de ces méthodes d'approvisionnement.