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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

8.70.20. Administration des contrats avec autorisations de tâches

  1. Les paragraphes suivants soulèvent sur certains points de l'administration des autorisations de tâches (AT). (Voir 3.35.1 Contrats comportant des autorisations de tâches pour de l'information sur l'émission et le suivi de contrats avec autorisations de tâches.)
  2. Il faut tenir à jour un dossier détaillé de toutes les tâches pour chaque contrat avec autorisations de tâches. L'entrepreneur ou le ministère client est responsable de la création et de la mise à jour du dossier, tel qu'il est précisé après consultation avec le ministère client durant l'étape de planification de l'achat. Le dossier peut comprendre, notamment :
    pour chaque AT autorisée :
    1. le numéro de la tâche autorisée et s'il y a lieu, le numéro de révision de la tâche;
    2. le titre ou une courte description de chaque tâche autorisée, s'il y a lieu;
    3. le coût estimatif total de chaque tâche précisée dans l'AT autorisée TPS ou TVH en sus, s'il y a lieu;
    4. le montant total, TPS ou TVH en sus, dépensé jusqu'à présent pour chaque AT autorisée, s'il y a lieu;
    5. s'il y a lieu, lorsque la tâche est achevée, le montant engagé devrait être réduit afin de tenir compte des dépenses réelles, et les changements devraient figurer dans le relevé des autorisations de tâches;
    6. la date de début et de fin de chaque AT autorisée, s'il y a lieu;
    7. l'état actuel de chaque AT autorisée, s'il y a lieu ;

    pour toutes les AT autorisées :
    1. Le montant (TPS ou TVH en sus) précisé dans le contrat (selon la dernière modification, s'il y a lieu) de la responsabilité totale du Canada envers l'entrepreneur pour toutes les AT autorisées;
    2. le montant total, TPS ou TVH en sus, dépensé jusqu'à présent pour toutes les AT autorisées.
  3. Avant d'autoriser une tâche, l'organisation chargée de l'autorisation de tâches (normalement le client) doit veiller à ce que :
    1. la tâche puisse être terminée à ou avant la date d'expiration du contrat avec autorisations de tâches. Si cela s'avère impossible, l'autorisation de tâches ne peut être donnée tant que l'agent de négociation des contrats ne modifie pas la période dans le contrat avec autorisations de tâches;
    2. le coût estimatif total de l'AT, TPS ou TVH en sus, respecte la limite des pouvoirs du client relative aux AT individuelles précisée dans le contrat. (Si la valeur totale dépasse cette limite, l'AT doit être transmise à TPSGC pour autorisation et émission);
    3. l'AT ne causera pas un dépassement du montant (TPS ou TVH en sus) précisé dans le contrat, conformément à la responsabilité totale du Canada envers l'entrepreneur pour toutes les AT autorisées.
  4. Lorsqu'une tâche est terminée, le montant prévu peut être réduit pour correspondre aux dépenses réelles, et ces révisions doivent être consignées dans le dossier d'autorisations de tâches.
  5. Voir 3.35.1.35 Séparation des fonctions au sujet de la séparation des fonctions pour les AT