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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

6.5. Documents d'approbation de l'approvisionnement

Information : Désistement de responsabilité de Publiservice

L’icone Publiservice L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. qui apparait à côté de l’hypertexte signifie que l’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux.

Contenu principal

  1. Le bien ou le service, la valeur en dollars de l'approvisionnement, les risques qui y sont liés et d'autres facteurs comme une situation d'urgence ou l'étape du processus d'achat détermineront le niveau d'approbation que les agents de négociation des contrats devront obtenir ainsi que le processus pertinent qui devra être suivi. Afin de déterminer le niveau d'approbation pertinent et les documents exigés pour l'approbation, les agents de négociation des contrats doivent s'en remettre aux pouvoirs d'approbation décrits à l'article 6.20 Pouvoirs d'approbation et de signature des contrats pour divers biens et services et autres considérations.
  2. Les divers types de processus ou de formulaires d'approbation sont énumérés ci-dessous :
    1. plan d'achat;
    2. planification et approbation préalable des contrats (PAPC);
    3. nouvelle présentation du processus de PAPC;
    4. sommaire du contrat;
    5. demande de contrat;
    6. présentation au Conseil du Trésor;
    7. demande de modification de contrat.
  3. Les sections ci-dessous décrivent ces documents. Les documents d'approbation peuvent exiger des examens supplémentaires, tels que détaillés à l'article 6.10 Examens supplémentaires.
  4. Avant que l'agent de négociation des contrats entreprenne toute activité d'achat importante, la stratégie d'achat doit être approuvée. Les activités d'achat importantes comprennent, sans s'y limiter, la publication d'un préavis d'adjudication de contrat (PAC), d'un avis de projet de marché (APM), de la demande de soumissions, ou le début des négociations.
  5. Lorsque l'exception du paragraphe 6.d) du Règlement sur les marchés de l'État (RME) est invoquée, les réponses aux sept questions qui se trouvent à l'Annexe 3.1 : Questions du Conseil du Trésor pour les fournisseurs uniques doivent être jointes à tous les documents d'approbation et consignées au dossier, et ce, pour tous les achats.

6.5.1 Plan d'achat

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  1. Le plan d'achat est un document qui établit la stratégie visée quant à la façon dont un achat sera réalisé avant que toutes activités d'achat importantes ne soient entreprises, telles que l'affichage d'un PAC ou le début des négociations. Le plan d'achat constitue un élément clé pour la discussion et l'examen de questions telles que la soumission concurrentielle ou l'attribution d'un contrat à un fournisseur unique, et les retombées industrielles et régionales.
  2. Avant d'émettre une demande de soumissions pour tout approvisionnement, les agents de négociation des contrats doivent obtenir l'approbation du plan d'achat au niveau approprié. On doit utiliser le document d'approbation approprié selon le niveau d'approbation exigé, tel qu'indiqué aux articles 6.5.1.1 Plan d'achat pour les achats qui doivent être approuvés à un niveau inférieur à celui de directeur général et 6.5.1.5 Plan d'achat formel. L'agent de négociation des contrats doit faire approuver le contrat subséquent avant de l'émettre.
  3. Deux formulaires sont disponibles pour les plans d'achat :
    1. le plan d'achat pour les achats qui doivent être approuvés à un niveau équivalent ou inférieur à celui de directeur général;
    2. le modèle de plan d'achat formel.

6.5.1.1 Plan d'achat pour les achats qui doivent être approuvés à un niveau inférieur à celui de directeur général

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  1. Le formulaire de plan d'achat est utilisé pour les achats que l'on estime devoir faire approuver à un niveau équivalent ou inférieur à celui de directeur général lorsque l'information exigée pour obtenir l'approbation préalable d'un contrat est insuffisante.
  2. Dans le cas des achats dans la sphère des pouvoirs délégués du Ministère, les agents de négociation des contrats peuvent utiliser le plan d’achat se trouvant dans l’Environnement automatisé de l’acheteur ou un formulaire semblable. Une évaluation des risques liés aux achats doit être effectuée avant de remplir le plan d'achat, puis y être jointe. Le plan d’achat doit comprendre une description des risques moyens-élevés et élevés ainsi que des propositions de stratégies d’atténuation, s’il y a lieu.
  3. Dans le cas des achats dépassant les pouvoirs du ministère, le plan d’achat doit prendre la forme d’une note de service du directeur principal (ou du directeur) à l’intention du directeur général ou du directeur général régional. Il doit comprendre les éléments indiqués à l’Annexe 6.1 : Instructions relatives au plan d’achat.
  4. Les plans d'achat sont préparés pour être signés par le titulaire du pouvoir d’approbation compétent. Les agents de négociation des contrats devraient consulter l'article 3.1.1 Planification des achats pour obtenir une liste des éléments qui pourraient être inclus dans un plan d'achat.
  5. Dans le cas des achats non concurrentiels, y compris ceux pour lesquels on a publié un préavis d’adjudication de contrat, une copie signée du plan d’achat formel approuvé doit être envoyée au sous-ministre adjoint dans les 48 heures suivant leur approbation par le directeur général ou le directeur général régional.
  6. En cas de modifications importantes au plan d’achat original, le niveau de complexité doit être revu, une nouvelle évaluation des risques doit être menée, les Services consultatifs de gestion des risques doivent être consultés au besoin, et le plan d’achat doit être présenté à nouveau.

6.5.1.5 Plan d'achat formel pour les niveaux de complexité 4 et 5

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  1. Le plan d'achat formel est obligatoire pour l'approbation de la stratégie d’achat. Il est préparé chaque fois qu’un contrat découlant d’un achat doit être approuvé par le sous-ministre adjoint de la Direction générale des approvisionnements ou de l’un de ses supérieurs.
  2. Le sous-ministre adjoint approuvera tous les plans d’achat formels liés aux achats de niveaux de complexité 4 et 5.
  3. Les agents de négociation des contrats devraient préparer le plan d’achat formel suivant le modèle qui se trouve à l’Annexe 6.1 : Instructions relatives au plan d’achat.
  4. Le plan d’achat formel doit décrire en détail les risques moyens, moyens-élevés et élevés ainsi que les stratégies d’atténuation proposées tels que prévus dans l’évaluation des risques. L’évaluation des risques doit être jointe au plan d’achat formel.
  5. En cas de modifications importantes au plan d’achat original, le niveau de complexité doit être revu, une nouvelle évaluation des risques doit être menée, les Services consultatifs de gestion des risques doivent être consultés, et le plan d’achat doit être présenté à nouveau.

6.5.5 Planification et approbation préalable des contrats

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  1. Le processus de planification et d'approbation préalable des contrats (PAPC) prévoit l'approbation de la stratégie d'approvisionnement et l'approbation préalable des contrats.
  2. Le processus de PAPC est utilisé pour des approbations à un niveau équivalent ou inférieur à celui de directeur général et de directeur général régional, à moins qu'un plan d'achat ne s'applique à l'achat (voir l'article 6.5.1 Plan d'achat).
  3. Le processus de PAPC ne devrait pas être utilisé si l'information quant aux résultats attendus de l'activité d'achat n'est pas suffisante.
  4. Une évaluation des risques liés aux achats doit être réalisée avant de compléter le processus de PAPC et elle doit être jointe aux documents liés au processus de PAPC au moment de les soumettre pour approbation. Les documents liés au processus de PAPC doivent comprendre une description des risques moyens-élevés et élevés ainsi que des stratégies d’atténuation proposées, s’il y a lieu.
  5. Le processus de PAPC permet aux agents de négociation des contrats d'émettre des contrats ou d'attribuer des offres à commandes ou des arrangements en matière d'approvisionnement sans examen par le titulaire du pouvoir d'approbation lorsqu'aucune modification importante n'a été apportée à la stratégie d'approvisionnement du processus de PAPC approuvé. À la suite de l'approbation du processus de PAPC, l'agent de négociation des contrats poursuivra l'activité d'achat jusqu'à ce que le contrat soit prêt à être attribué. Si l'activité d'achat entraîne, avant l’attribution du contrat, une modification importante de la stratégie d'achat approuvée, une nouvelle évaluation des risques liés aux achats doit être réalisée et soumise à nouveau pour approbation, selon les résultats, conformément à l'article 6.5.5.5 Demande de contrat ou nouvelle présentation du processus de planification et approbation préalable des contrats.
  6. Les agents de négociation des contrats doivent produire un résumé des mesures prises entre l'approbation de la stratégie d'achat et la conclusion du contrat à l'aide du sommaire du contrat dont il est question à l'article 6.5.5.10 Sommaire du contrat.

6.5.5.1 Instructions relatives au processus de planification et approbation préalable des contrats

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  1. Les agents de négociation des contrats doivent remplir le formulaire Planification et approbation préalable des contrats (PAPC) et expliquer la stratégie d'approvisionnement.
  2. Les agents de négociation des contrats devraient inclure les renseignements suivants, selon le cas :
    1. proposition ou description : indiquer la mesure proposée (p. ex., l'obtention d'une approbation, l'obtention d'une approbation préalable) ainsi que toutes les approbations exigées (p.ex., approbation de verser des paiements anticipés, approbation de raffermir les taux provisoires). Décrire le besoin, y compris les options, le cas échéant;
    2. coût estimatif total du besoin (y compris les approbations préalables, les droits et les taxes);
    3. dans les Remarques : traiter des points pertinents, tels que :
      1. pour les achats concurrentiels, indiquer le mode de sélection des fournisseurs, à savoir le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG), une autre forme d'annonce publique ou les listes de fournisseurs (c.-à-d. répétitive, non répétitive), etc. Si le SEAOG n'est pas utilisé pour réaliser l'achat, une explication connexe doit être fournie;
      2. lorsqu'on choisit une stratégie d'approvisionnement non concurrentielle (fournisseur unique), indiquer l'autorisation légale de recourir à une exception à la soumission concurrentielle (voir l'article 3.15 Processus de passation de contrats non concurrentiels);
      3. décrire les risques et les stratégies proposées d'atténuation de ces risques dans le cadre du marché, conformément aux politiques, procédures et pratiques actuelles.
    4. questions stratégiques : identifier les considérations socio-économiques ou les dérogations quant à cette politique, et recommander un plan d'action;
    5. fournir des renseignements sur les risques relatifs à l’achat considérés comme moyens-élevés et élevés, ainsi que présenter les stratégies d’atténuation proposées;
    6. critères d'évaluation : identifier les critères d'évaluation et la méthode de demandes de soumissions qui doit être utilisée, y compris la base de tarification, et les critères obligatoires et cotés par points;
    7. méthode de sélection de l'entrepreneur : méthode de sélection qui doit être utilisée;
    8. étapes : fournir des dates cibles pour les étapes importantes (par exemple, la demande de soumissions, l'attribution du contrat, le calendrier de livraison);
    9. remarques supplémentaires : indiquer toute information qui devrait être portée à l'attention du titulaire du pouvoir d'approbation.
  3. Au moment de la réception de la présentation, le titulaire du pouvoir d'approbation doit, dans un délai de deux jours ouvrables, en faire l'examen et, soit donner sa pleine approbation, soit identifier les difficultés et recommander des modifications à la stratégie proposée. Le titulaire du pouvoir d'approbation peut également approuver la stratégie d'achat, sans toutefois donner l'approbation préalable de conclure un contrat; une demande de contrat doit alors être préparée et présentée pour approbation avant la conclusion du contrat. (Voir l'Annexe 6.4 : Conditions imposées sur les limites des pouvoirs d'approbation pour le personnel de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada relative aux conditions imposées sur les limites des pouvoirs d'approbation.)
  4. À la suite de l'approbation du processus de PAPC, l'agent de négociation des contrats poursuivra l'activité d'achat. Si cette dernière entraîne une modification importante du plan originalement approuvé avant l'attribution du contrat, le processus de PAPC doit être présenté de nouveau conformément à l'article 6.5.5.5 Demande de contrat ou nouvelle présentation du processus de planification et approbation préalable des contrats (PAPC). Dans le cas contraire, l'agent de négociation des contrats préparera le contrat.

6.5.5.5 Demande de contrat ou nouvelle présentation du processus de planification et approbation préalable des contrats (PAPC)

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  1. Une demande de contrat ou un nouveau processus de planification et approbation préalable des contrats (PAPC) en présenté en cas de modification importante à la stratégie d’achat (par exemple, si un marché non concurrentiel devient un marché concurrentiel ou vice versa).
  2. Les détails des raisons pour lesquelles la stratégie d’achat a été modifiée et les nouveaux risques ou les modifications aux risques déjà identifiés liés à l’achat doivent être indiqués dans la demande de contrat ou le processus de PAPC, de même que les stratégies proposées d’atténuation des risques.
  3. Si une modification associée à la complexité ou aux risques a été apportée, l’évaluation de la complexité des achats doit être mise à jour, et une autre évaluation des risques liés aux achats au niveau de complexité pertinent doit être réalisée, et elles doivent être jointes aux documents d’approbation de l’approvisionnement avant de présenter la demande de contrat ou le nouveau processus de PAPC.
  4. Les agents de négociation des contrats doivent présenter la demande de contrat ou le nouveau processus de PAPC au titulaire du pouvoir d’approbation compétent conformément aux procédures sectorielles et régionales.
  5. Une fois l'approbation reçue, l'agent de négociation des contrats poursuivra l'activité d'achat.
  6. Voir l’Annexe 6.2 : Instructions relatives à la demande de contrat pour obtenir des instructions sur la préparation de la demande de contrat.

6.5.5.10 Sommaire du contrat

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Le sommaire du contrat est utilisé à la suite d'un processus de PAPC approuvé afin de documenter les mesures prises du moment où le processus de PAPC est approuvé jusqu'à l'émission d'un contrat, d'une offre à commandes (OC) ou d'un arrangement en matière d'approvisionnement (AMA) (y compris les résultats de l'évaluation des soumissions et du processus de sélection de l'entrepreneur).

6.5.10 Demande de contrat

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Avec la publication de l’AP-105R1—Niveaux de complexité des achats, évaluation des risques et pouvoirs d'approbation, le contenu de cet article a été révisé et intégré à l’article 6.5.5.5 Demande de contrat ou nouvelle présentation du processus de planification et approbation préalable des contrats (PAPC).

L’article 6.5.10 est disponible à des fins de consultation dans les Archives du Guide des approvisionnementsL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux., version 2014-­3.

6.5.15 Présentation au Conseil du Trésor

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  1. Une présentation au Conseil du Trésor (CT) est un document officiel présenté au ministre au nom d'un ministère et qui est utilisé pour obtenir l'approbation des ministres du CT lorsque l'approbation du CT est requise. L'approbation du CT est requise pour tout contrat et toute modification au contrat dont la valeur dépasse la limite établie à l'Annexe 6.4 : Conditions imposées sur les limites des pouvoirs d'approbation pour le personnel de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.
  2. Une présentation au CT peut également être utilisée pour obtenir une approbation préalable (p. ex. à l'étape où la stratégie d'approvisionnement n'a pas été complètement élaborée), sous réserve des justifications appropriées. Dans ce cas, pour prendre une décision, les ministres du CT examinent les renseignements fournis dans la section intitulée « REMARQUES » de la présentation au Conseil du Trésor. Les analystes du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) incluent dans l'analyse une évaluation des risques des éléments du processus de demandes de soumissions décrit dans la présentation. Si pendant le processus de demandes de soumissions on remarque un écart par rapport au contenu de la présentation au CT, l'agent de négociation des contrats doit communiquer avec l'analyste du SCT afin de déterminer s'il y a lieu d'adopter des mesures en raison de ce changement, notamment, envoyer une lettre au président du CT ou faire une nouvelle présentation au CT. Il incombe aux agents de négociation des contrats de consigner au dossier d'achat l'avis écrit de l'analyste du SCT.
  3. Les agents de négociation des contrats doivent préparer les présentations au CT conformément à ce qui suit :
    1. les lignes directrices du CT qui se trouvent dans la publication intitulée ARCHIVÉ - Guide pour la préparation de présentations au Conseil du Trésor, complétées par le document de la Direction générale des approvisionnements (DGA) intitulé « Guide de présentation au Conseil du Trésor pour les marchés de biens et services » qui contient les plus récentes exigences du SCT. On recommande aux agents de négociation des contrats de consulter la division responsable des présentations au CT au sein du Secteur de la gestion des affaires de la DGA pour obtenir des conseils supplémentaires à ce sujet;
    2. la justification suivante, le cas échéant, doit être incluse dans toutes les présentations au CT :
      1. les présentations dont le but est d'obtenir l'approbation d'un contrat non concurrentiel doivent fournir une justification explicite et convaincante pour ne pas avoir eu recours à un processus concurrentiel;
      2. les présentations dont le but est d'obtenir l'approbation d'un contrat concurrentiel ou non concurrentiel doivent fournir une évaluation de la mesure dans laquelle l'approbation des propositions par le CT pourrait restreindre, ou encourager, la compétitivité des activités d'achat connexes dans le futur;
      3. les présentations dont le but est d'obtenir l'approbation de contrats par le Conseil du Trésor doivent préciser que l'entrepreneur proposé se conforme aux exigences du Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi. Consulter l'Annexe 5.1 : Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi pour de plus amples renseignements.
  4. Les contrats et les modifications aux contrats proposés, qui nécessitent l'approbation du CT, doivent être approuvés par le CT avant d'être conclus et avant que tout travail, quel qu'il soit, ne soit entrepris.
  5. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) ne peut conclure un contrat, ou prendre un engagement contractuel quel qu'il soit (p. ex. une lettre d'intention), lorsqu'il représente la première étape d'un projet susceptible d'être soumis ultérieurement à l'examen et l'approbation du CT.
  6. Lorsque le CT a approuvé une modification, TPSGC peut modifier de nouveau le contrat sans l'approbation du CT si la valeur cumulative des modifications après la prise d'effet de chaque modification conformément à l'approbation du CT ne dépasse pas la limite indiquée à l'Annexe 6.4 : Conditions imposées sur les limites des pouvoirs d'approbation pour le personnel de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada pour les modifications de contrats non concurrentiels.
  7. L'approbation du CT est également nécessaire pour un certain nombre de domaines décrits dans ses directives et circulaires courants, ainsi que pour le versement d'un « paiement supplémentaire », c'est-à-dire là où il n'y a aucune obligation légale de faire un tel paiement ou que celui-ci n'a pas été approuvé par le Canada ou lorsqu'un doute subsiste quant à l'existence d'une obligation légale de faire ce paiement en vertu du contrat.

6.5.15.1 Achats nécessitant une présentation au Conseil du Trésor

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  1. Pour les niveaux de complexité 1 à 3 inclusivement, l’agent de négociation des contrats doit réaliser une évaluation des risques liés aux achats à l’étape de l’élaboration de la stratégie d’achat, et communiquer avec les Services consultatifs de gestion des risques (SCGR) au terme de cette évaluation afin de discuter des résultats.
  2. Dans le cas des niveaux de complexité 4 et 5, l’agent de négociation des contrats doit communiquer les SCGR à l’étape de l’élaboration de la stratégie d’achat et collaborer à la réalisation d’une évaluation personnalisée tenant compte des particularités des achats de ces niveaux.
  3. L’agent de négociation et les SCGR doivent préparer ensemble la section de présentation au Conseil du Trésor (CT) qui porte sur les risques et les stratégies d’atténuation et retenir jusqu’à cinq risques principaux jugés moyens, moyens-élevés ou élevés qui sont représentatifs de l’évaluation. Chaque risque présenté dans la description de la présentation au CT doit comprendre les éléments suivants :
    1. l’énoncé des risques, qui définit les torts qui pourraient être causés, la probabilité que ces torts se concrétisent et les répercussions que ceux-ci pourraient avoir sur l’achat ou l’organisation;
    2. la stratégie de réaction aux risques, résumant les mesures ou les facteurs liés à l’achat qui pourraient réduire la probabilité ou la gravité des risques;
    3. le niveau résiduel ou restant de risque une fois que les mesures de réaction aux risques seront prises en considération.
  4. Les résultats de chaque évaluation des risques énoncés dans une présentation au CT sont mis à jour par les SCGR et sont signalés aux secteurs opérationnels et aux bureaux régionaux de la Direction générale des approvisionnements sous forme de rapports résumant les activités et les principales constatations de l’évaluation.

6.5.15.2 Traduction

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  1. La partie 1 des présentations au CT doit être préparée dans les deux langues officielles, présentées côte à côte.
  2. Lorsqu'il faut faire traduire un document technique ou spécialisé, il est utile de transmettre une copie d'un projet initial aux traducteurs afin de faciliter les recherches terminologiques nécessaires et accélérer la traduction. Afin de garantir l'uniformité de la terminologie, les modèles uniformisés d'approvisionnement ministériels ou d'autres modèles qui ont été traduits et approuvés doivent être fournis comme références au Bureau de la traduction.
  3. Les demandes de modification de contrat qui exigent l'approbation du CT doivent être préparées en format bilingue à l'aide du formulaire  PWGSC-TPSGC 1151-1L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux., Demande de contrat ou demande de modification du contrat.

6.5.15.5 Approbation du contrat de façon rétroactive

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Ce n'est que dans des circonstances exceptionnelles, par exemple les cas urgents qui mettent en cause la protection ou la sécurité du public, les incidents ou les dépassements de coûts, que les ministres du CT pourront prendre en considération des présentations sollicitant l'approbation d'un contrat ou une modification de contrat de façon rétroactive. En pareil cas, le CT exige une attestation selon laquelle le ministre intéressé a permis qu'on entreprenne les travaux avant que l'approbation du CT n'ait été reçue, incluant un rapport complet sur les raisons, les responsabilités administratives en cause et les mesures correctives prises.

6.5.20 Modification de contrat

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  1. Le document d'approbation de la modification de contrat est utilisé pour obtenir l'approbation de modifier un contrat, une offre à commandes, ou un arrangement en matière d'approvisionnement. Le titulaire du pouvoir d'approbation de la modification déterminera quel document doit être utilisé. Les documents d'approbation de la modification sont les suivants :
    1. le formulaire « Demande de modification de contrat » est utilisé pour les approbations à un niveau équivalent ou inférieur à celui de directeur général, de directeur général régional et à un niveau inférieur, à la discrétion du secteur ou de la région;
    2. le formulaire  PWGSC-TPSGC 1151-1L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux., Demande de contrat et de modification du contrat, doit être utilisé pour les approbations qui relèvent du sous-ministre adjoint;
    3. le formulaire de présentation au CT, disponible dans la publication du CT intitulée Guide pour la préparation de présentations au Conseil du Trésor, doit être utilisé pour les modifications devant être approuvées par le CT;
    4. voir l' Annexe 6.3 : Préparation des documents d'approbation de la modification de contrat pour les instructions sur la préparation des documents d'approbation de la modification de contrat précisées en (i) et (ii) ci-dessus. Pour les présentations au CT, voir l'article  6.5.15 Présentation au Conseil du Trésor.