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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

5.5. Procédure d'évaluation

  1. Le but premier de l'évaluation des soumissions est de déterminer la meilleure soumission recevable, conformément à la méthode de sélection et d'évaluation précisée dans le document de demandes de soumissions, parmi l'ensemble des soumissions reçues avant la date de clôture précisée dans la demande de soumissions.
  2. La soumission recevable offrant la meilleure valeur au Canada n'est pas nécessairement celle ayant le prix le plus bas. Afin de déterminer la meilleure soumission, il faut suivre une procédure systématique et logique couvrant tous les aspects de l'évaluation.
  3. Avant de commencer l'évaluation technique et financière des soumissions, il faut s'assurer que tous les renseignements exigés à la date de clôture des soumissions sont disponibles et prêts à être communiqués aux évaluateurs. Il incombe à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) d'établir si les soumissions reçues sont complètes, comme il est indiqué dans la demande de soumissions, avant de procéder à une évaluation plus approfondie des soumissions. Il faut vérifier, entre autres :
    1. que les attestations et les garanties nécessaires à la clôture de l'offre sont incluses;
    2. que les soumissions sont convenablement signées;
    3. que le soumissionnaire est correctement identifié (particulièrement important dans le cas de coentreprises);
    4. l'acceptation des modalités de la demande de soumissions et du contrat subséquent, telle que la période de validité des soumissions;
    5. la capacité de respecter un calendrier de livraison clairement identifié comme impératif, comme c'est indiqué dans la demande de soumissions;
    6. si la soumission comporte des conditions (p. ex., limitation de la responsabilité); ou
    7. que toutes les pièces exigées en vertu de la demande de soumissions pour déterminer l'admissibilité de la soumission sur le plan technique, ont été soumises.
    Nota : Il est recommandé que l'agent de négociation des contrats développe et utilise une liste de contrôle identifiant toutes les exigences, qui peut être utilisée par la suite tout au cours de l'évaluation de chaque soumission.
  4. L'évaluation des soumissions doit être effectuée conformément aux procédures indiquées dans la demande de soumissions. Elles doivent répondre aux exigences de la demande de soumissions sur le plan contractuel, technique et financier. Un processus d'évaluation juste, ouvert et transparent est un aspect important du processus d'achat. En règle générale, les soumissions financières ne devraient être envoyées aux évaluateurs techniques qu'après que l'évaluation technique soit complétée.

5.5.5 Attestations, déclarations et épreuves

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  1. Les attestations, les déclarations et les preuves sont des documents indépendants qui corroborent les renseignements fournis dans le cadre d’une soumission, d’une offre ou d’un arrangement. Ces documents sont indépendants des exigences relatives à l’évaluation des soumissions, mais ils sont obligatoires pour mener à bien le processus d’évaluation des soumissions. Des références personnelles peuvent également être incluses en vertu de cette politique, mais seulement si leur utilisation ne modifie pas le fond d’une soumission, d’une offre ou d’un arrangement, ou n’intègre pas de nouveaux renseignements qui pourraient améliorer la note ou le classement d’une soumission.
  2. Des attestations, des déclarations ou des preuves obligatoires peuvent être demandées à la clôture des soumissions. Cependant, en vertu de cette politique, les soumissionnaires ne doivent pas être tenus de fournir ces documents à la clôture des soumissions, sauf si les documents demandés sont inclus dans la section Exceptions ci-dessous. Les agents de négociation des contrats doivent s’assurer que tous les documents d’invitation à soumissionner précisent les attestations, les déclarations et les preuves requises. Si ces documents n’ont pas été fournis à la clôture des soumissions, TPSGC avisera les soumissionnaires, les offrants ou les fournisseurs qu’ils doivent fournir ces documents dans un délai de deux jours ouvrables suivant l’avis donné par TPSGC. (Remarque : Ce délai est fondé sur l’attente de TPSGC selon laquelle ces documents devraient être facilement accessibles aux soumissionnaires, aux offrants ou aux fournisseurs.)
  3. Une fois qu’ils auront été avisés, les soumissionnaires, les offrants ou les fournisseurs qui ne fourniront pas les documents exigés dans un délai de deux jours ouvrables seront informés par le Ministère que leur soumission, leur offre ou leur arrangement est non recevable et ne fera l’objet d’aucun autre examen.
  4. L’autorité contractante doit appliquer l’exigence relative au délai de « deux jours ouvrables » à toute clause du Guide des clauses et conditions uniformisées d’achat (CCUA) qui lui permet actuellement de prescrire un délai à l’intérieur duquel une attestation, une déclaration ou une preuve doit être fournie.
  5. Les exceptions suivantes sont permises :
    1. Dispositions relatives à l’intégrité – Les soumissionnaires, les offrants ou les fournisseurs doivent fournir un formulaire de déclaration dûment rempli ou une liste des directeurs ou des propriétaires, conformément aux conditions énoncées dans la Politique d’inadmissibilité et de suspension.
    2. Stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones – Les soumissionnaires, les offrants ou les fournisseurs doivent inclure dans leur soumission, leur offre ou leur arrangement une attestation selon laquelle ils correspondent à la définition approuvée d’une entreprise autochtone.
    3. Politique sur le contenu canadien – Les soumissionnaires, l’offrant ou le fournisseur doit fournir une attestation, conformément aux conditions énoncées dans la Politique sur le contenu canadien.
    4. Immatriculation et évaluation préalable de l'outillage flottant – Les soumissionnaire, les offrants ou les fournisseurs doivent fournir, dans leurs soumissions, le certificat indiqué dans la clause uniformisée d'achat R2710T- Instructions générales - Services de construction - Exigences relatives à la garantie de soumission, sous la rubrique IG06.
    5. Exigence relative aux documents prouvant la capacité financière – Les agents de négociation des contrats doivent, en collaboration avec le Groupe d’analyse des coûts et des prix, déterminer les renseignements financiers que sera tenu de fournir un sous-ensemble de soumissionnaires au cours de la phase d’évaluation des soumissions ainsi que le délai dans lequel ils devront fournir ces renseignements.
    6. Demandes de soumissions comportant des dépouillements publics – Les soumissionnaires, les offrants ou les fournisseurs doivent inclure, dans leurs soumissions, les attestations, les déclarations et les preuves précisées dans la demande de soumissions.