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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

5.45. Évaluation financière des soumissions

  1. TPSGC est responsable d'évaluer la partie financière des soumissions. TPSGC ne fournit pas d'information sur les prix aux ministères clients durant le processus d'évaluation technique afin d'assurer l'intégrité du processus. L'information sur l'établissement des prix devrait être fournie au client seulement après que l'évaluation technique est terminée.
  2. Dans les circonstances suivantes, plusieurs employés de TPSGC doivent participer à l'évaluation des prix offerts afin de s'assurer que le contrôle interne est exercé de manière adéquate, et que les soumissions sont classées correctement en fonction du prix offert, conformément à la demande de soumissions :
    1. dans le cas de tout besoin concurrentiel nécessitant l'approbation du ministre, du sous-ministre adjoint ou du Conseil du Trésor pour conclure un contrat; et
    2. dans le cas de tout besoin considéré comme étant de nature délicate ou à risque élevé.
  3. Les agents de négociation des contrats doivent également envisager de faire participer plusieurs employés de TPSGC à l'évaluation des prix offerts dans les circonstances suivantes :
    1. lorsque l'évaluation nécessite beaucoup de calculs ou qu'elle est complexe sur le plan mathématique; et
    2. dans le cas d'offres à commandes (OC) et d'arrangements en matière d'approvisionnement (AMA) nécessitant l'approbation du sous-ministre adjoint.
  4. Tous les employés de TPSGC qui participent à l'évaluation des prix proposés doivent signer le rapport d'évaluation financier.

5.45.1 Processus d’évaluation par les pairs

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  1. L’évaluation par les pairs est un processus de surveillance et de gestion des risques effectué dans le cadre des résultats d’un processus concurrentiel. Cette évaluation permet de garantir que les résultats de l’évaluation des soumissions et que la sélection de l’entrepreneur cadrent avec la demande de soumissions. Il vise aussi à confirmer l’absence d’irrégularités ou de problèmes éventuels qui feraient entorse aux principes d’équité, d’ouverture et de transparence du processus d’approvisionnement.
  2. Pour les achats de niveau de complexité 2 et 3, les résultats de l’évaluation des risques liés aux achats permettent d’établir si une évaluation par les pairs est nécessaire.
  3. Pour les achats de niveau de complexité 4 et 5, l’évaluation par les pairs est obligatoire.
  4. Les pairs évaluateurs devront parapher et dater le rapport d’évaluation pour confirmer que l’évaluation a bel et bien été effectuée.
  5. L’obligation de rendre compte du processus d’approvisionnement demeure la responsabilité de l’agent de négociation des contrats chargé du besoin; il n’y a aucun transfert de responsabilité.
  6. La décision de mener ou non une évaluation par les pairs est prise à la phase de la stratégie d’approvisionnement, au moment d’obtenir l’approbation conformément à l’outil d’évaluation des risques, ou à la discrétion du titulaire du pouvoir d’approbation.
  7. Si des problèmes surviennent au cours du processus d’évaluation, l’agent de négociation des contrats et le pair évaluateur devraient faire tout en leur possible pour les résoudre. Dans le cas où une solution ne peut être apportée, l’affaire sera transmise à l’échelon supérieur désigné à celui de l’agent de négociation des contrats afin de les régler.
  8. Le temps nécessaire à la réalisation de l’évaluation par les pairs sera déterminé par l’agent de négociation des contrats et le pair évaluateur; toutefois l’évaluation ne devrait pas s’étendre sur plus de deux jours ouvrables.
  9. Des évaluations informelles par les pairs peuvent aussi être menées à la discrétion de l’agent de négociation des contrats ou du pouvoir d’approbation pertinent.

5.45.2 Taxes provinciales

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Sauf pour les exceptions prévues par la loi, les ministères et organismes ne doivent pas payer la taxe de vente provinciale (TVP) imposée par la province dans laquelle les biens ou les services taxables sont livrés, à l'exception du remboursement des coûts réels qui incluent la TVP (p. ex. la TVP sur les frais de déplacement et de subsistance réels engagés durant l'exécution du contrat). Les ministères fédéraux doivent payer la taxe de vente harmonisée (TVH). Pour plus de renseignements à ce sujet, consulter les articles pertinents des conditions générales (p. ex. l'article 11 de 2010A ou l'article 13 de 2035) du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA).

5.45.5 Taxes de pays étrangers et droits de douane canadienne

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  1. On doit tenir compte des droits de douane dans l'évaluation des soumissions provenant de soumissionnaires établis tant au Canada qu'à l'étranger, puisque les soumissions de ceux qui sont établis à l'étranger excluent les droits de douane dans leur soumission. Lorsqu'il faut vérifier les taux de droits de douane ou les exemptions, l'agent de négociation des contrats peut procéder comme suit :
    1. demander au ministère client de lui fournir les renseignements sur le taux de droits de douane qui s'applique aux marchandises importées, et ajouter le montant approximatif des droits proposés par le soumissionnaire établi à l'étranger; ou
    2. vérifier auprès de l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) si des droits de douane s'appliquent aux marchandises importées.
    L'administrateur de tarif et de valeurs de l'ASFC répondra par écrit à toute demande de taux de droit de douane, de classification de tarif ou de valeur de douanes. Les importateurs ou leurs agents qui désirent obtenir une réponse par écrit doivent envoyer leur demande au bureau de l'ASFC le plus près.
  2. Les agents de négociation des contrats doivent vérifier l'application des taxes d'accise ainsi que le montant et les taux précisés dans les soumissions, en plus d'évaluer les soumissions sans tenir compte de la taxe sur les produits et services (TPS) ou de la  TVH, le cas échéant. Pour obtenir la liste des biens auxquels s'applique la taxe d'accise, voir l'Annexe  4.5 Demandes préalables à la demande de soumissions.
  3. Les clients peuvent exiger ou être admissibles à une exemption de taxes ou de droits. Dans ces cas, ils devraient faire référence, dans leur demande, à un certificat d'exonération ou à un décret en conseil de remise. Toute question relative à de telles remises devrait être réglée entre le ministère client et l'ASFC.

5.45.10 Coûts de transport

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Toute demande de biens évaluée à 25 000 $ et plus, incluant la taxe sur les produits et services ou la taxe de vente harmonisée ( TPS/ TVH), comportant des frais de transport dépassant 7 500 $ doit être soumise à la Direction de la gestion du transport (DGT) pour analyse approfondie, sauf en ce qui concerne l'article  4.60 Frais de transport. La DGT analysera les méthodes et les coûts de transport proposés et formulera des recommandations dans un délai de deux jours ouvrables ou signalera tout retard à l'agent de négociation des contrats.

5.45.15 Soumissions présentées en devises étrangères

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Sauf lorsque la demande de soumissions précise que les soumissions doivent être présentées en dollars canadiens, les soumissions qui sont présentées en devises étrangères doivent être converties en devise canadienne aux fins d'évaluation. Pour les soumissions présentées en devises étrangères, on doit utiliser comme facteur de conversion le taux de la Banque du Canada publié au plus tard à 16 h 30 (heure de l’Est), à la date de clôture des soumissions ou à une autre date précisée dans la demande de soumissions.

5.45.20 Fluctuation du taux de change

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Cet article a été supprimé dans la version 2013-7 du Guide des approvisionnements et a été intégré à l'article 4.65 Atténuation des risques liés à la fluctuation du taux de change.