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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

5.16. Conformité en matière d’intégrité

  1. Avant d'attribuer un contrat (y compris émettre un bon de commande), d'émettre une offre à commandes (OC) ou un arrangement en matière d'approvisionnement (AMA), ou de publier une liste de fournisseurs qualifiés, les agents de négociation des contrats doivent d'abord vérifier auprès du registraire d’inadmissibilité et de suspension (le registraire) si le soumissionnaire, l’offrant ou le fournisseur n’est pas inadmissible à l’obtention d’un contrat ou suspendu. Certaines accusations, déclarations de culpabilité ou autres circonstances, comme décrit dans la Politique d'inadmissibilité et de suspension, rendront ou peuvent rendre le soumissionnaire, l’offrant ou le fournisseur inadmissible à l'obtention d'un contrat ou suspendu.
  2. Il n'est pas nécessaire de suivre le processus de vérification d’intégrité dans les cas suivants :
    1. les commandes subséquentes aux offres à commandes;
    2. les contrats dans le cadre d’arrangements en matière d’approvisionnement (AMA) (remarque : en règle générale, une vérification de l’intégrité n’est pas requise au moment d’attribuer un contrat dans le cadre d’un AMA, cependant, une vérification de l’intégrité sera nécessaire pour attribuer un contrat dans le cadre d’un AMA émis avant le 4 avril 2016, lorsque les plus récentes dispositions relatives à l’intégrité auront été incorporées par renvoi à la demande de soumissions);
    3. les autorisations de tâches;
    4. les modifications de contrats, sauf si les modifications visent les dispositions relatives à l’intégrité ou des membres du conseil d’administration;
    5. les achats effectués au moyen de cartes d’achat;
    6. les contrats dont la valeur de la transaction est inférieure à 10 000 $ (TPS/TVH incluses) (voir la Politique pour la définition de valeur de la transaction);
    7. tout autre contrat ou type de contrat mentionné à la section 4.b) de la Politique ou directive émise à la suite de la Politique.
  3. Processus de vérification
    1. Avant d'attribuer un contrat (y compris émettre un bon de commande d’une valeur transactionnelle de plus de 10 000 $ incluant la TPS/TVH), d'émettre une OC ou un AMA, ou de publier une liste de fournisseurs qualifiés, les agents de négociation des contrats doivent soumettre au registraire les renseignements sur le soumissionnaire, l’offrant ou le fournisseur au moyen du portail du Service de la base de données de l'intégrité (SBD).
    2. Les réponses sont généralement obtenues dans un délai de 4 heures pour les demandes courantes, et dans un délai de 2 heures pour les demandes urgentes, soumises les jours ouvrables, entre 8 h et 16 h, heure normale de l’Est.
    3. Liste des administrateurs ou propriétaires :
      1. Les agents de négociation des contrats ne sont pas tenus de vérifier si les soumissionnaires, offrants ou fournisseurs auraient dû fournir une liste des administrateurs ou propriétaires. Ils doivent simplement soumettre au registraire les renseignements fournis par les soumissionnaires, offrants ou fournisseurs.
      2. Si un soumissionnaire, offrant ou fournisseur n'a pas fourni de liste des administrateurs ou propriétaires avec sa soumission, l'agent de négociation des contrats doit soumettre la dénomination sociale complète, l'adresse et le NEA du soumissionnaire, de l'offrant ou du fournisseur retenu ainsi que le numéro de la demande de soumissions (ou le numéro de contrat proposé) au registraire.
      3. Le registraire déterminera si le soumissionnaire, l'offrant ou le fournisseur aurait dû fournir une liste des administrateurs ou propriétaires. Si cela s'avère être le cas, il fera part de cette exigence à l’agent de négociation des contrats, qui avisera le soumissionnaire, l’offrant ou le fournisseur de son obligation de fournir une telle liste dans un délai recommandé de dix jours ouvrables. Le défaut de fournir ces renseignements dans le délai précisé par l’agent de négociation des contrats rendra la soumission, l’offre ou l’arrangement non recevable. Voir 5.5.5 Attestations, déclarations et épreuves.
    4. Réponses à la vérification :
      Trois réponses sont possibles (décrites ci-dessous). L'agent de négociation des contrats doit conserver une copie du courriel de confirmation du registraire dans le dossier d'achat. Ce processus et les échéanciers estimés peuvent être retardés si des renseignements supplémentaires sont requis par le SBD afin de lui permettre de faire une détermination.
      1. « Résultat d'intégrité – Le fournisseur n'est pas inadmissible. (Aucune correspondance) » : Cette réponse confirme que l'agent de négociation des contrats peut attribuer le contrat, émettre l'offre à commandes ou l'arrangement en matière d'approvisionnement, ou publier la liste des fournisseurs qualifiés.
      2. « Inadmissibilité confirmée » : Cette réponse indique que le soumissionnaire, l’offrant ou le fournisseur a été déclaré inadmissible ou suspendu conformément à la Politique d’inadmissibilité et de suspension. Le soumissionnaire, l’offrant ou le fournisseur est suspendu ou inadmissible à l’obtention d’un contrat , ou l’émission d’une offre à commandes ou d’un arrangement en matière d'approvisionnement, ou à voir son nom figurer dans la liste des fournisseurs qualifiés. Dans des situations exceptionnelles, l'agent de négociation des contrats peux demander une exception relative à l’intérêt public afin d’attribuer un contrat a un fournisseur inadmissible.
      3. « Attention la diligence raisonnable doit être appliquée » : Cette réponse indique que le soumissionnaire, l’offrant ou le fournisseur n’est pas inadmissible. Cependant, le niveau de délégation pour conclure la transaction a été élevé au niveau du sous-ministre adjoint ou du directeur général comme indiqué dans le courriel de confirmation de la vérification. Cette information est pour la discussion et la prise de décisions interne seulement et, à ce titre, ne devrait jamais faire l'objet de discussions avec des parties externes.
    5. Dans les cas où la réponse reçue indique « Inadmissibilité confirmée » ou « Attention la diligence raisonnable doit être appliquée », les agents de négociation des contrats doivent consulter le Secrétariat de l’intégrité du programme des approvisionnements (SIPA), par courriel, à l’adresse suivante : TPSGC.DGAIntegrite-ABIntegrity.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca et obtenir l’approbation requise stipulée à l’Annexe 6.4.1 – Pouvoirs d’approbation et pouvoirs supplémentaires de signature des contrats à l’appui des programmes des clients seulement – autres que ceux de la Corporation commerciale.
    6. Dans les cas où le registraire d’inadmissibilité et de suspension doit confirmer l’identité d’une personne en raison d’une réponse concernant la vérification de l’intégrité, le registraire s’adressera directement à la personne visée pour obtenir une réponse (comme une date de naissance).
  4. Processus de vérification des modifications :
    1. Lorsqu’ils modifient un contrat, les agents de négociations des contrats doivent proposer les conditions générales qui comprennent les dispositions relatives à l’intégrité les plus récentes conformément à l'article 4.21 Dispositions relatives à l'intégrité, paragraphe d. Le processus de vérification décrit au paragraphe c. ci-dessus doit être suivi si l’entrepreneur accepte que les nouvelles dispositions relatives à l’intégrité soient incluses dans les modifications de contrat et le contrat existant contient des dispositions relatives à l’intégrité antérieure au mois de juillet 2015.
    2. Le processus de vérification décrit au paragraphe c. ci-dessus doit être suivi dans le cas de modifications de contrats, lorsque le dossier ne contient aucune preuve de vérification antérieure.
    3. Si une vérification a déjà été effectuée, que les résultats figurent au dossier et que les dispositions relatives à l’intégrité n’ont pas été modifiées, aucune autre mesure n’est requise.
  5. S’il est déterminé qu’un entrepreneur est inadmissible ou suspendu pendant que le contrat est en vigueur, le registraire d’inadmissibilité et de suspension communiquera avec l’agent de négociation des contrats qui a demandé la vérification de l’intégrité à l’égard de ce contrat en particulier. Cet agent, avec l’aide du Secrétariat de l’intégrité du programme des approvisionnements (SIPA), déterminera si le contrat peut être résilié pour manquement. Si tel est le cas, le SIPA offrira son aide à l’agent. Un l'entrepreneur inadmissible ou suspendu peut être tenu de conclure une entente administrative avec TPSGC si le contrat n'est pas résilié.
  6. Sensibilisation et prévention : Avant l'attribution du contrat ou l'émission de l'offre à commandes ou l'arrangement en matière d'approvisionnement, l'offre ou la soumission retenue doit être examinée par un agent de négociation des contrats ayant complété la formation sur le truquage des offres (sensibilisation et prévention). Il peut s'agir du même agent de négociation des contrats affecté au dossier d'approvisionnement.
  7. Pour en savoir plus au sujet de l'intégrité, consulter les articles suivants