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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

4.90. Réception des soumissions, offres et arrangements

  1. Pour la présentation de la soumission, de l'offre ou de l'arrangement, les agents de négociation des contrats devraient consulter les instructions uniformisées applicables du guide des CCUA.
  2. Les soumissions, offres ou arrangements reçus par le MRS désigné seront enregistrés, et gardés scellés dans un contenant verrouillé jusqu'après la date et l'heure de clôture.
  3. Si l'enveloppe ou le colis contenant la soumission, l'offre ou l'arrangement ne fournit pas suffisamment de renseignements, c'est-à-dire le numéro de la demande de soumissions, l'adresse de retour, et le nom du fournisseur et la date et l'heure de clôture, il faudra alors ouvrir l'enveloppe ou le colis. Le personnel du MRS désigné devra alors transcrire les renseignements nécessaires sur l'enveloppe ou le colis, le sceller à nouveau et y apposer ses initiales avant de le déposer dans le contenant à soumissions.
  4. Les soumissions, offres ou arrangements reçus après la date et l'heure de clôture, (ou lorsque les demandes de soumissions annulées) seront retournés, intactes, aux fournisseurs, avec une lettre expliquant les raisons pour lesquelles la soumission, l'offre ou l'arrangement est retourné. Si l'enveloppe ou le colis ne fournit pas suffisamment de renseignements pour identifier le nom du fournisseur ou le numéro de la demande, le personnel du MRS désigné ouvrira l'enveloppe ou le colis pour trouver ces renseignements et le retournera au fournisseur, avec une lettre expliquant la raison pour laquelle la soumission, l'offre ou l'arrangement a été ouvert.
  5. Dans la région de la capitale nationale, les enveloppes contenant les soumissions, offres ou arrangements reçus à la salle du courrier sont horodatées, puis envoyées encore cachetées au MRS.
  6. Après la date et l'heure de clôture, les soumissions, offres ou arrangements sont retirés du contenant verrouillé et dépouillés par l'administrateur désigné en présence d'au moins un témoin.
  7. Le MRS désigné examinera attentivement les soumissions, offres ou arrangements afin de s'assurer qu'elles sont complètes. Lorsqu'elles contiennent des renseignements écrits au crayon ou des corrections, une photocopie de la soumission, de l'offre ou de l'arrangement est tirée et conservée à des fins de vérification, ce qui garantit que la soumission, l'offre ou l'arrangement ne peut être modifié. Pour prouver que les documents ont bien été traités et vérifiés, les documents de garantie financière sont tous perforés et un tampon manuel est apposé sur la page couverture de chaque volume de documentation technique. Les soumissions, offres ou arrangements sont ensuite vérifiés et certifiés à l'aide de la liste des soumissionnaires conservée dans le dossier d'achat.
  8. Lorsque le besoin justifie la réception des soumissions, offres ou arrangements (un nombre élevé prévu de soumissions, offres ou arrangements volumineux, par ex.) dans un endroit autre que le MRS désigné, les agents de négociation des contrats doivent prendre les dispositions nécessaires avec le personnel responsable de la réception des soumissions avant de fixer une date de clôture des soumissions.
  9. Le personnel responsable évalue le lieu proposé pour la réception des soumissions et consulte le personnel de la sécurité ministérielle pour garantir la sécurité physique complète des soumissions, offres ou arrangements jusqu'à leur dépouillement. Il incombe au personnel du lieu de réception des soumissions désigné d'enregistrer les soumissions, offres ou arrangements qui y sont reçus.
  10. Lorsque les soumissions, offres ou arrangements sont demandés par téléphone, l'agent de négociation des contrats doit transcrire exactement l'information reçue, indiquer l'heure et la date, et parapher immédiatement le relevé écrit au dossier.

4.90.1 Traitement protégé des soumissions, offres ou arrangements

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  1. Le module de réception des soumissions (MRS) désigné suivra les instructions fournies par l'agent de négociation des contrats concernant la protection des soumissions, offres ou arrangements.
  2. Si une soumission, une offre ou un arrangement porte la mention « protégé », « confidentiel », « secret » ou « très secret », les procédures gouvernementales s'appliquant à la transmission de renseignements ou de biens « protégés » ou « classifiés » doivent être respectées. Les soumissions, offres ou arrangements et les autres renseignements ou biens ayant trait à une soumission, une offre ou un arrangement de nature délicate doivent être livrés par porteur à l'agent de négociation des contrats responsable de la demande de soumissions; et un reçu doit être délivré.
  3. Les renseignements sur les procédures relatives à la sécurité sont disponibles sur le site Web de la Direction de la sécurité industrielle canadienne.

4.90.5 Dépouillement public

()

  1. Lorsque les soumissions sont dépouillées publiquement, celles-ci sont retirées du contenant verrouillé, transportées à l'endroit où se fera le dépouillement public et ouvertes en présence d'un témoin. Le nom et l'adresse de chaque soumissionnaire ainsi que le montant de chacune des soumissions sont lus à haute voix.
  2. S'il y a plusieurs articles énumérés dans la soumission mais pas de prix total de la soumission, alors le prix de chaque article est lu à haute voix. Il y a également confirmation (s'il y a lieu) qu'une garantie de soumissions s'y trouve.

4.90.10 Réception des offres de prix

()

  1. Les soumissions écrites (offres de prix) présentées en réponse à une demande de prix et envoyées directement à l'agent de négociation des contrats seront déclarées non recevables si elles sont reçues après la date et l'heure de clôture, indépendamment de la date de la mise à la poste.
  2. Afin de s'assurer que toutes les offres de prix recevables sont examinées et afin de tenir compte des heures de livraison du courrier interne, les agents de négociation des contrats peuvent devoir retarder l'émission d'une commande d'achat jusqu'après la première livraison du courrier du matin, le lendemain de la date de clôture.
  3. Les offres de prix doivent être signées et datées par l'agent de négociation des contrats au moment de leur réception. Les secteurs ou régions doivent s'assurer que les offres de prix envoyées directement à l'agent de négociation des contrats sont reçues, conservées et traitées de façon à respecter le principe d'équité envers tous les fournisseurs.