Symbole du gouvernement du Canada

Achatsetventes.gc.ca

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

4.80. Période de la demande de soumissions

Les renseignements suivants sont reliés aux activités qui peuvent être réalisées pendant la période de la demande de soumissions. Pour plus de renseignements sur l'établissement de la période de la demande de soumissions, consulter le Chapter 3 - Stratégie d'approvisionnement.

4.80.1 Communication pendant la période de la demande de soumissions

()

  1. Afin d'assurer l'intégrité du processus de demandes de soumissions concurrentiel, toutes les demandes de renseignements et autres communications ayant trait à la demande de soumissions doivent être adressées uniquement à l'agent de négociation des contrats de TPSGC dont le nom est indiqué dans la demande de soumissions, et non au ministère client ou un autre représentant du gouvernement. Voir les instructions uniformisées et la clause A0012T du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat.
  2. Les agents de négociation des contrats devraient éviter de rencontrer personnellement les fournisseurs pendant la période de demandes de soumissions. Toutes les communications devraient être transmises par écrit, dans la mesure du possible.

4.80.5 Questions pendant la période de la demande de soumissions

()

  1. Les fournisseurs devraient poser leurs questions par écrit à l'agent de négociation des contrats, avant la date indiquée dans les documents de demandes de soumissions.
  2. Les questions simples dont la réponse ne nuit pas aux autres fournisseurs ni à la réponse qu'ils feront à la demande de soumission, pourront être traitées directement avec le fournisseur qui a posé la question.
  3. Les questions plus complexes ou les questions portant sur le besoin devraient être dirigées vers le ministère client afin que l'agent de négociation des contrats y réponde. Les réponses à des questions techniques qui peuvent être traitées par l'agent de négociation des contrats devraient être réunies et figurer sur un addenda ou une modification à la demande s'il s'agit d'une demande de soumissions annoncée publiquement, ou constituer un addenda qui sera transmis aux fournisseurs invités à présenter une soumission. Lorsque les questions sont publiées pendant la période de la demande de soumissions, l'identité du fournisseur qui a posé les questions ne devrait pas être divulguée.
  4. Les changements apportés à la demande de soumissions qui reflètent les éclaircissements entraînées par les questions, y compris les éventuelles prorogations, devront faire l'objet d'une modification de la demande.
  5. Il est de la responsabilité du soumissionnaire de surveiller le Service électronique d’appels d’offres du gouvernement (SEAOG) pour toutes les mises à jour ou modifications liées à un avis de demande de soumissions.

4.80.10 Modifications apportées à une demande de soumissions

()

  1. Tout changement important apporté à des renseignements fournis dans l'avis de projet de marchés (APM) ou aux documents de demandes de soumissions avant la date de clôture des soumissions nécessite l'établissement d'une modification de l' APM ou du document de demandes de soumissions. Toutes les modifications doivent être distribuées de la même manière que l' APM ou le document de demandes de soumissions original.
  2. Les agents de négociation des contrats doivent s'assurer que les modifications de l' APM ou des documents de demandes de soumissions sont complets. Le fournisseur pourra ensuite consulter sur le SEAOG le document même de modification à la demande de soumissions et le télécharger. La mise à jour fait alors partie intégrante du document de demandes de soumissions.
  3. Lorsqu’un document de demandes de soumissions est annulé et qu'une nouvelle demande est émise, un nouvel APM doit être envoyé pour affichage sur le SEAOG.
  4. Tout renseignement important communiqué à un fournisseur concernant un projet de marchés doit également être communiqué à tous les autres fournisseurs concernés suffisamment à l'avance pour que ces derniers puissent en tenir compte dans la préparation de leur soumission. Les agents de négociation des contrats qui fournissent ces renseignements doivent prendre en considération le temps nécessaire à l'affichage de ces modifications sur le SEAOG.
  5. Si le délai n'est pas suffisant pour permettre à tous les fournisseurs d'examiner les renseignements et de répondre en conséquence, les agents de négociation des contrats peuvent décider de prolonger la période de demandes de soumissions ou d'annuler la demande de soumissions et d'en émettre une nouvelle.
  6. L'agent de négociation des contrats doit informer le Module de réception des soumissions (MRS) de tout changement apporté à la date ou à l'heure de clôture des soumissions, et doit s'assurer qu'un avis à cet effet est parvenu au MRS.
  7. La décision de prolonger la période de demandes de soumissions au-delà de la date de clôture établie initialement est une décision d'ordre opérationnel que peut prendre l'agent de négociation des contrats, en fonction des circonstances particulières du projet de marchés. Il est possible de traiter une prolongation dans un délai relativement court (plus ou moins 24 h), lorsque les listes de fournisseurs ont été utilisées pour les demandes de soumissions ou lorsque les demandes annoncées publiquement sont affichées sur le SEAOG.

4.80.15 Aide aux fournisseurs

()

  1. Pour obtenir des renseignements généraux sur la façon de faire affaire avec le gouvernement fédéral, les agents de négociation des contrats devraient inviter les fournisseurs à consulter Achatsetventes.gc.ca.
  2. Les fournisseurs intéressés à faire affaire avec le gouvernement fédéral sont invités à s'inscrire au système Données d'inscription des fournisseurs pour obtenir un numéro d'entreprise – approvisionnement (NEA).
  3. Les fournisseurs sont invités à consulter les occasions d'affaires offertes pas le gouvernement dans le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG).
    Pour toute demande de renseignements généraux sur les achats, les fournisseurs devraient communiquer avec la LigneInfo, au 1-800-811-1148.
  4. Les questions au sujet d’une demande de soumissions en particulier doivent être acheminées à l'agent de négociation des contrats désigné dans la demande de soumissions en question.