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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

4.75.30. Distribution de documents non disponibles par voie électronique

  1. Lorsque les demandes de soumissions ou tout autre document supplémentaire ne peuvent être affichés sur le SEAOG, les agents de négociation des contrats doivent s'assurer de la distribution des demandes de soumissions sur support matériel tel que papier, CD ou DVD ou des documents supplémentaires (p. ex. échantillons, dessins techniques et devis) aux soumissionnaires.
  2. Les agents de négociation des contrats devraient confirmer que les documents ne sont pas protégés par des restrictions au droit de propriété et qu'ils peuvent être copiés et distribués.
  3. Pour obtenir le nombre voulu d'exemplaires des demandes de soumissions non électroniques, les agents de négociation des contrats peuvent tirer eux-mêmes des copies ou demander au ministère client de leur fournir le nombre d'exemplaires requis ou payer pour qu'un tiers reproduise la demande de soumissions non électronique en quantité voulue.
  4. Lorsque des documents supplémentaires en relation avec une demande de soumissions (comme des échantillons ou des documents protégés) sont directement envoyés aux fournisseurs, le bureau initiateur de TPSGC est responsable de choisir la méthode la plus appropriée afin d'assurer l'expédition de toute la documentation ou tout le matériel pertinent au marché à chaque fournisseur qui a demandé une demande de soumissions.
  5. Si des données techniques provenant d'une autre source doivent être envoyées aux fournisseurs (p. ex., distribuées par le ministère client), la demande de soumissions ne doit pas être diffusée pour affichage tant que les données ne sont pas accessibles de cette source. La demande de soumissions doit identifier la source.
  6. Les fournisseurs sont responsables d'obtenir des exemplaires des documents techniques nécessaires s'ils peuvent être obtenus par le truchement des réseaux commerciaux habituels.