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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

4.75.1. Évaluation par le ministère client des éléments d'une demande de soumissions

  1. Pour des achats de nature délicate ou à risques élevés, avant l'émission d'une demande de soumissions, l'agent de négociation des contrats doit expliquer clairement au ministère client ses responsabilités à l'égard de la demande de soumissions et obtenir la confirmation écrite du ministère client, soit par courriel, par télécopie ou par la poste, pour ce qui suit :
    1. que l'énoncé des travaux, l'énoncé des besoins ou les spécifications techniques qui seront compris dans la demande de soumissions représentent exactement ses besoins;
    2. que le ministère client accepte les critères pour l'évaluation des soumissions et la méthode de sélection de l'entrepreneur décrits dans la demande de soumissions, et que le taux de pourcentage lié à l'évaluation technique par rapport à l'évaluation du prix représente l'optimisation des ressources.
  2. Les agents de négociation des contrats devraient diriger leurs ministères clients vers tout accord officiel conclu entre TPSGC et le ministère client portant sur le partage des responsabilités liées au processus d'achat (voir l'Annexe 1.1 : Matrice des responsabilités de TPSGC et des ministères clients dans le cadre de l'acquisition de biens et de services (générique)). L'agent de négociation des contrats doit inscrire au dossier toutes décisions importantes prises en collaboration avec le ministère client concernant la définition des besoins et l'évaluation technique. Pour plus de renseignements sur les critères d'évaluation, consulter l'article  4.35 Critères d'évaluation.
  3. Il incombe au ministère client de déterminer le niveau d'autorité requis du personnel autorisé à fournir la confirmation du client décrite ci-dessus.