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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

4.75. Émission de la demande de soumissions

4.75.1 Évaluation par le ministère client des éléments d'une demande de soumissions

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  1. Pour des achats de nature délicate ou à risques élevés, avant l'émission d'une demande de soumissions, l'agent de négociation des contrats doit expliquer clairement au ministère client ses responsabilités à l'égard de la demande de soumissions et obtenir la confirmation écrite du ministère client, soit par courriel, par télécopie ou par la poste, pour ce qui suit :
    1. que l'énoncé des travaux, l'énoncé des besoins ou les spécifications techniques qui seront compris dans la demande de soumissions représentent exactement ses besoins;
    2. que le ministère client accepte les critères pour l'évaluation des soumissions et la méthode de sélection de l'entrepreneur décrits dans la demande de soumissions, et que le taux de pourcentage lié à l'évaluation technique par rapport à l'évaluation du prix représente l'optimisation des ressources.
  2. Les agents de négociation des contrats devraient diriger leurs ministères clients vers tout accord officiel conclu entre TPSGC et le ministère client portant sur le partage des responsabilités liées au processus d'achat (voir l'Annexe 1.1 : Matrice des responsabilités de TPSGC et des ministères clients dans le cadre de l'acquisition de biens et de services (générique)). L'agent de négociation des contrats doit inscrire au dossier toutes décisions importantes prises en collaboration avec le ministère client concernant la définition des besoins et l'évaluation technique. Pour plus de renseignements sur les critères d'évaluation, consulter l'article  4.35 Critères d'évaluation.
  3. Il incombe au ministère client de déterminer le niveau d'autorité requis du personnel autorisé à fournir la confirmation du client décrite ci-dessus.

4.75.5 Établissement de la période de la demande de soumissions

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  1. La date de clôture d'une demande de soumissions doit tenir compte de la complexité du marché et de la proportion prévue du travail sous-traité. Le temps accordé doit être suffisant pour permettre au fournisseur d'obtenir la demande de soumissions et, s'il y a lieu, tout document supplémentaire, et de préparer et soumettre son offre.
  2. Pour les achats qui ne sont pas assujettis à l'Accord de libre-échange nord-américain (ALENA), à l’Accord économique et commercial global entre le Canada et l’Union européenne (AECG), ni à l'Accord de marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce (AMP-OMC) (qu'ils soient annoncés publiquement ou non), la période de la demande de soumissions ne devrait pas être inférieure à 15 jours civils, à moins qu'une urgence ne le justifie, soit à partir de la date à laquelle on annonce publiquement le projet de marchés ou de la date à laquelle les demandes de soumissions sont expédiées dans le cas des demandes qui ne sont pas annoncées publiquement. Les achats de faible valeur de moins de 25 000 $, incluant toutes les taxes applicables, peuvent être publiés pour moins de 15 jours, pour raisons d'efficacité et d'économie.
  3. Pour les achats qui sont assujettis à l'ALENA, l'AECG et(ou) à l'AMP-OMC, les périodes suivantes s'appliquent :
    1. Dans le cas des procédures des appels d'offres ouverts, la période de réception des soumissions ne doit pas être inférieure à 40 jours civils à partir de la date de publication de l'avis de projet de marchés (APM) sur le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG).
    2. Dans le cas des procédures des appels d'offres sélectifs pour lesquelles on n'a pas recours à une liste permanente de fournisseurs qualifiés, une invitation à se qualifier doit être publiée sur le SEAOG pendant au moins 25 jours. Après la période de 25 jours, un APM peut être publié sur le SEAOG pour une durée d'au moins 40 jours.
    3. Dans le cas des procédures des appels d'offres sélectifs pour lesquels on utilise des listes permanentes de fournisseurs qualifiés, des demandes de soumissions doivent être envoyées aux fournisseurs sélectionnés et un APM doit être publié. Celui-ci devrait être publié en même temps que les demandes de soumissions sont initialement émises. Une fois l'avis lancé, la période de demandes de soumissions ne doit pas être inférieure à 40 jours civils.
    4. Les périodes de publication indiquées ci-dessus peuvent être réduites en certaines circonstances :
      1. pour des contrats répétitifs, dans les cas où l'APM initial indique la date prévue de publication d'avis subséquents, la période de demandes de soumissions peut être réduite, mais elle ne doit pas être inférieure à 24 jours civils;
      2. dans le cas où le bien-fondé d'une situation d'urgence peut être prouvé, la période de demandes de soumissions peut être réduite, mais elle ne doit pas être inférieure à 10 jours civils.
    5. Lors de l’utilisation du service électronique d’appels d’offres, l’AECG (article 19.10.5) permet une réduction de la période minimum d’appel d’offres de cinq jours pour chacune des circonstances suivantes :
      1. l’avis de marché envisagé est publié sur support électronique;
      2. toute la documentation relative à l’appel d’offres est mise à disposition sur support électronique à compter de la date de la publication de l’avis de marché envisagé;
      3. l’entité accepte les soumissions par voie électronique.
  4. L'ALENA, l'AECG et l'AMP-OMC précisent des périodes de publication minimales. À ce moment, l'agent de négociation des contrats doit prendre une décision quant à la réduction de la période de demandes de soumissions.
  5. La mention « expiré » n’apparaît que le jour ouvrable suivant sur le SEAOG pour les avis comportant une date de clôture. Les avis échus et les documents connexes demeurent disponibles sur le SEAOG.

4.75.10 Annonces publiques

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Pour annoncer les marchés concurrentiels, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) préfère recourir au Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG).

Le SEAOG est le babillard où le gouvernement du Canada affiche ses occasions d'affaires et où les fournisseurs peuvent les chercher en ligne. Le site Achatsetventes.gc.ca/appels-d-offres est le site officiel où le Canada honorera ses obligations au titre des accords commerciaux qu'il a signés et est la source faisant autorité pour les appels d'offres du gouvernement du Canada. Pour de plus amples renseignements sur le SEAOG, consulter le site Appels d'offres d'Achatsetventes.gc.ca ou communiquer avec la LigneInfo, au 1-800-811-1148.

4.75.15 Avis de projet de marchés

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  1. L'avis concernant la possibilité d'une demande de soumissions est diffusé par l'intermédiaire d'un avis de projet de marchés (APM) affiché sur le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG).
  2. L'APM est un résumé de la demande de soumissions qui décrit brièvement le besoin et fournit des renseignements pertinents qui aideront les soumissionnaires éventuels à définir leur intérêt à combler le besoin et leur capacité de satisfaire aux conditions essentielles de participation. Le cas échéant, les agents de négociation des contrats doivent indiquer dans l'APM quels accords commerciaux ou autres ententes s'appliquent ou si des restrictions en matière de contenu canadien s'appliquent. (Par exemple, les demandes de soumissions peuvent préciser que le besoin a été réservé conformément à la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones ou restreint aux fournisseurs établis au Canada en raison de l'exception en matière de sécurité nationale. Dans ces cas, seuls les fournisseurs autochtones ou les fournisseurs établis au Canada, respectivement, seraient admissibles à soumissionner.)
  3. L'APM doit indiquer si des documents additionnels seront affichés sur le SEAOG ou s'ils seront disponibles séparément.
  4. De nombreuses unités d'achat ont établi des modèles pour aider les agents de négociation des contrats à élaborer les APM. Les agents de négociation des contrats devraient consulter leurs gestionnaires afin de déterminer si les modèles sont couramment utilisés dans leur unité d'achat.
  5. L'APM devrait aviser les fournisseurs de leur option de demander un compte rendu. Pour des exemples de textes suggérés, consulter les modèles uniformisés d'approvisionnement (Simple, CM, CE, DOC et DAMA) du Guide des CCUA. Le même énoncé doit figurer dans tous les avis (notamment les journaux).
  6. Au moment d’inscrire les renseignements concernant les points de livraison relativement à une offre à commandes ou un arrangement en matière d’approvisionnement dans l’APM, au moyen de l’Environnement automatisé de l'acheteur (EAA), l’agent de négociation des contrats doit choisir uniquement les provinces ou les territoires où il pourrait y avoir des livraisons. Le « drapeau canadien » de l’APM doit être sélectionné uniquement s’il s’agit d’une offre à commandes nationale (principale ou individuelle) et s’il y a des possibilités de livraison dans l’ensemble des provinces et des territoires.

4.75.15.1 Politique sur les langues officielles applicable à l'avis de projet de marchés

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  1. Tous les APM doivent être rédigés et publiés dans les deux langues officielles, et doivent préciser la langue de communication du bureau d'où provient la demande. La formulation suggérée est la suivante :
    « Ce bureau de TPSGC fournit des services d'achat au public _______(insérer l'une des mentions suivantes : « dans les deux langues officielles », « en anglais » ou « en français ») ».
    Remarque : Le système n'ajoute pas automatiquement cet avis.
  2. Les agents de négociation des contrats qui sont identifiés dans les APM émis par des bureaux bilingues doivent être en mesure de répondre correctement aux demandes de renseignements dans les deux langues officielles. Il sera peut-être nécessaire d'identifier un agent différent dans l' APM, selon la langue de rédaction du document. Les agents de négociation des contrats identifiés dans les APM émis par les bureaux unilingues offriront des services dans la langue de communication de ces bureaux. Les agents de négociation des contrats identifiés dans l'APM devraient bien connaître les exigences associées aux APM.

4.75.15.5 Langues désignées des bureaux

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  1. Bureaux de TPSGC désignés bilingues :
    • Moncton (N.-B.)
    • Montréal (Québec)
    • Saint John (N.-B.)
    • Québec (Québec)
    • Région de la capitale nationale
    • Bagotville (Québec)
  2. Bureaux de TPSGC désignés unilingues
    • St. John's (T.-N.-L.)
    • Winnipeg (Man.)
    • Calgary (Alb.)
    • Halifax (N.-É.)
    • Brandon (Man.)
    • Vancouver (C.-B.)
    • Pembroke (Ont.)
    • Saskatoon (Sask.)
    • Victoria (C.-B.)
    • Willowdale (Ont.)
    • Regina (Sask.)
    • Whitehorse (Yukon)
    • Mississauga (Ont.)
    • Edmonton (Alb.)

4.75.20 Procédure d’affichage d'un avis de projet de marchés sur le Service électronique d'appel d'offres du gouvernement

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  1. Pour les achats assujettis à l'ALENA, à l'AECG, à l'AMP-OMC, à l'ALEC et à l'ACI, l'affichage d'un avis par l'entremise du SEAOG est requise dans les cas suivants :
    1. appel d'offres ouvert;
    2. appel d'offres sélectif :
      1. assujettis l'ALENA, à l'AECG et à l'AMP-OMC (ou par ces accords de pair avec d'autres accords, y compris l’ALEC ou l'ACI) :
      2. dans les cas où on fait appel à une liste ponctuelle de fournisseurs, on doit publier un avis afin d'inviter les fournisseurs à se qualifier pour être inscrits dans la liste. On doit également publier un avis pour inviter les fournisseurs éventuels à déposer des soumissions, des offres ou des arrangements. Normalement, on doit publier deux avis distincts.
      3. dans les cas où on fait appel à une liste permanente de fournisseurs, on doit publier un avis chaque année (voir l’article 19.8.7(b) de l'AECG) pour faire connaître l'existence de cette liste et les modalités de sélection. On doit en outre publier un avis pour chaque demande de soumissions émise en faisant appel à cette liste;
      4. assujettis à l'ALEC ou à l'ACI dans les seuls cas où on fait appel à une liste ponctuelle ou permanente de fournisseurs. On doit alors publier un avis chaque année pour faire connaître l'existence de cette liste et les modalités de sélection.
  2. Les agents de négociation des contrats peuvent créer des APM et des documents de demandes de soumissions, et les transmettre au SEAOG par le biais de l'Environnement automatisé de l'acheteur (EAA).
  3. L’EAA transmet l'APM et les documents de demandes de soumissions pour affichage sur le SEAOG.
  4. Afin de s'assurer que l'ensemble des documents de demandes de soumissions sont affichés sur le SEAOG le jour ouvrable suivant, les agents de négociation des contrats doivent faire parvenir leurs avis et documents de demandes de soumissions générés par l'EAA avant 16 h (HE). Il faut prévoir un plus long délai d’affichage sur le SEAOG si un ensemble de dessins et de devis (EDD) ou un fichier original ne provenant pas de l’EAA doit être joint. Les fichiers requis sont joints en utilisant l’application de gestion des appels d’offres (AGAO) avant l’affichage sur le SEAOG. Pour de plus amples détails sur la façon de joindre des fichiers au moyen de l’AGAO, veuillez communiquer avec la LigneInfo, au 1-800-811-1148.
  5. Normalement, les avis sont affichés quotidiennement sur le SEAOG après minuit (HE).
  6. Les agents de négociation des contrats sont responsables de préparer, et d'afficher les avis de marchés sur le SEAOG, et dans le cas des procédures de demandes de soumissions sélectives, tous les avis annuels qui permettent de dresser et mettre à jour une liste permanente de fournisseurs qualifiés.

4.75.25 Procédures pour l'affichage de documents de demandes de soumissions sur le SEAOG

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  1. Les agents de négociation des contrats de TPSGC utilisent l'EAA ou l'AGAO pour créer leurs demandes de soumissions associées à chaque demande concurrentielle annoncée publiquement, qui est ensuite affichée sur le SEAOG.
  2. Le groupe de soutien de l' EAA- Bureau d'aide des services d'acquisitions (BASA) de la Direction des activités opérationnelles et de la gestion du service, agit à titre de centre de liaison entre le SEAOG et les agents de négociation des contrats pour faciliter les corrections.
  3. Les agents de négociation des contrats devraient vérifier le SEAOG le lendemain de l'envoi de l'avis à partir de l' EAA. S’il y a des anomalies ou si l'avis n'est pas affiché, l’agent de négociation des contrats devrait en informer le BASA. On peut communiquer avec l’équipe du BASA par téléphone au 819-956-3325 ou par courriel à : basa-assd@tpsgc-pwgsc.gc.ca.
  4. L'agent de négociation des contrats doit s'assurer de l’exactitude et de l’intégralité des avis et des demandes de soumissions (incluant toutes les pièces jointes) ainsi que de leur affichage sur le SEAOG comme il se doit. Les corrections à apporter aux demandes de soumissions demeurent la responsabilité de l'agent de négociation des contrats.

4.75.30 Distribution de documents non disponibles par voie électronique

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  1. Lorsque les demandes de soumissions ou tout autre document supplémentaire ne peuvent être affichés sur le SEAOG, les agents de négociation des contrats doivent s'assurer de la distribution des demandes de soumissions sur support matériel tel que papier, CD ou DVD ou des documents supplémentaires (p. ex. échantillons, dessins techniques et devis) aux soumissionnaires.
  2. Les agents de négociation des contrats devraient confirmer que les documents ne sont pas protégés par des restrictions au droit de propriété et qu'ils peuvent être copiés et distribués.
  3. Pour obtenir le nombre voulu d'exemplaires des demandes de soumissions non électroniques, les agents de négociation des contrats peuvent tirer eux-mêmes des copies ou demander au ministère client de leur fournir le nombre d'exemplaires requis ou payer pour qu'un tiers reproduise la demande de soumissions non électronique en quantité voulue.
  4. Lorsque des documents supplémentaires en relation avec une demande de soumissions (comme des échantillons ou des documents protégés) sont directement envoyés aux fournisseurs, le bureau initiateur de TPSGC est responsable de choisir la méthode la plus appropriée afin d'assurer l'expédition de toute la documentation ou tout le matériel pertinent au marché à chaque fournisseur qui a demandé une demande de soumissions.
  5. Si des données techniques provenant d'une autre source doivent être envoyées aux fournisseurs (p. ex., distribuées par le ministère client), la demande de soumissions ne doit pas être diffusée pour affichage tant que les données ne sont pas accessibles de cette source. La demande de soumissions doit identifier la source.
  6. Les fournisseurs sont responsables d'obtenir des exemplaires des documents techniques nécessaires s'ils peuvent être obtenus par le truchement des réseaux commerciaux habituels.

4.75.35 Communication directe avec les fournisseurs pendant la période de demandes de soumissions

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  1. À l'occasion, en se fondant sur sa connaissance du produit ou du marché, un agent de négociation des contrats peut juger que des fournisseurs d'un bien ou d'un service ne verront pas ou ne pourront pas répondre à une demande de soumissions si celle-ci est affichée uniquement sur le site du SEAOG. Dans ces cas, afin de favoriser la concurrence et d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix pour les contribuables canadiens, l'agent de négociation des contrats peut communiquer avec ces fournisseurs pour les informer qu'une occasion de marché a été publiée.
  2. La communication doit se faire seulement après que l'avis de projet de marchés ait été publié sur le SEAOG, aussitôt que possible afin que les fournisseurs avisés aient le temps d'y répondre. Afin de s'assurer qu'il n'y a pas de traitement préférentiel, cette communication devrait se faire par écrit, pour qu'il puisse être démontré que tous les fournisseurs ont eu accès à la même information, en même temps.
  3. Le but particulier d'informer les fournisseurs est de s'assurer qu'ils sont au courant qu'il y a une occasion offerte et de les inciter à consulter le site du SEAOG. Pour cette raison, l'avis ne doit contenir que de brefs renseignements sur le bien ou le service, de même qu'une référence appropriée (numéros de référence, identification du demandeur ou numéro de la demande de soumissions). Il ne doit pas comprendre d'information qui ne serait pas à la disposition des fournisseurs qui sont mis au courant de l'occasion de marché en consultant directement le SEAOG.
  4. Les agents de négociation des contrats doivent indiquer, dans le dossier, le nom de chaque fournisseur avisé ainsi que la date de l'avis. La méthode recommandée est de fournir un exemplaire de l' APM.

4.75.40 Distribution des documents de demandes de soumissions aux fournisseurs invités

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  1. Lorsque le marché ne sera pas affiché sur le SEAOG, l'agent de négociation des contrats doit s'assurer que les demandes de soumissions sont distribuées aux fournisseurs invités.
  2. Pour les besoins qui ne sont pas annoncés publiquement, la liste des fournisseurs invités à soumissionner doit être transmise automatiquement à tous les fournisseurs y figurant, à l'étape de la demande. Les listes seront mises à jour lorsque de nouveaux soumissionnaires demandent la demande de soumissions.
  3. Lorsqu'un ministère client est responsable de distribuer du matériel technique supplémentaire qui peut accompagner la demande de soumissions, l'agent de négociation des contrats doit transmettre le nom et l'adresse des fournisseurs invités au ministère client. On devrait exiger que les ministères clients attestent que le matériel technique a été distribué aux destinataires appropriés.
  4. Les listes de fournisseurs et l'information relative aux soumissions et aux contrats ne doivent pas être divulguées quand il s'agit de besoins de nature délicate (désignés ou classifiés). Les demandes de liste des soumissionnaires devraient être transmises au Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, au 819-956-1820.

4.75.45 Utilisation des listes de fournisseurs

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4.75.45.1 Demande de soumissions par invitation directe

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  1. Si un marché concurrentiel n'est pas annoncé publiquement, on consulte généralement les listes de fournisseurs pour inviter les fournisseurs à soumissionner ou présenter une offre ou un arrangement.
  2. Normalement, lorsqu'on se sert de listes de fournisseurs distinctes des listes de fournisseurs par rotation :
    1. on peut adresser une invitation à soumissionner à tous les autres fournisseurs qui en font la demande et tenir compte de leur proposition dans l'évaluation.
    2. on peut étoffer ces listes lorsqu'un agent de négociation des contrats connaît d'autres fournisseurs éventuels et que le client recommande d'autres fournisseurs.

4.75.45.5 Besoins assujettis aux accords commerciaux

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  1. Pour les besoins assujettis aux accords commerciaux internationaux et à l’Accord de libre-échange canadien, des listes de fournisseurs peuvent être établies pour certains biens et services, lorsqu'il est approprié d'établir une liste de fournisseurs préqualifiés. Ces listes devraient être mises à jour au moins chaque année.
  2. Les procédures des appels d'offres ouverts, par l'entremise du SEAOG, devraient être utilisées pour inviter les fournisseurs à présenter l'expression de leurs compétences pour évaluation et inclusion dans la liste, s'ils satisfont aux critères de sélection. Les fournisseurs devraient pouvoir tenter de se qualifier en tout temps entre les mises à jour de la liste.
  3. Les procédures des appels d’offres sélectifs peuvent être utilisées pour inviter les fournisseurs de la liste à présenter des soumissions, des offres ou des arrangements pour un besoin particulier pour le bien ou le service pour lequel la liste a été créée. Voir l’Article 1010 et l’Article 1011 de l’ALENA, l’article 19.8 de l’AECG, l’article VIII de l’AMP-OMC, et l’article 508 de l’ALEC.

4.75.45.10 Besoins non assujettis aux accords commerciaux

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  1. Pour les besoins qui ne sont pas assujettis aux accords commerciaux internationaux et lorsque la concurrence ouverte n'est pas appropriée en raison de la nature du besoin, des soumissions, des offres ou des arrangements peuvent être émis directement en utilisant une liste de fournisseurs. Si une liste de fournisseurs pour le bien ou le service visé n'existe pas, les agents de négociation des contrats devraient envisager d'utiliser le service Données d'inscription des fournisseurs afin de trouver des sources d'approvisionnement possibles, spécialement pour des biens et des services de faible valeur.

    En dressant la liste des fournisseurs, l'agent de négociation des contrats peut y ajouter des fournisseurs recommandés par le ministère client.

  2. Les listes automatisées de fournisseurs, soit celles qui proviennent du Système automatisé de rotation des fournisseurs (SARF) et du système SELECT, assurent une rotation systématique des fournisseurs, afin de veiller à ce que les fournisseurs soient traités sur un pied d'égalité dans le cadre des projets de marché ; on doit se servir de ces listes dans les cas où elles s'appliquent.
  3. Si un fournisseur demande qu'on lui permette de présenter une soumission, une offre ou un arrangement pour un besoin particulier, on doit acquiescer à sa demande, à condition qu'il ne soit pas nécessaire d'annuler la demande de soumissions établies et d'en émettre une nouvelle. Cette disposition ne s'applique généralement pas aux listes de fournisseurs par rotation tel que SELECT, lequel limite la demande de soumissions aux fournisseurs choisis pour un besoin particulier.
  4. On rappelle aux agents de négociation des contrats qu'ils devraient faire un effort pour assurer au Canada le meilleur rapport qualité-prix lorsqu'ils choisissent les fournisseurs qui seront invités, et qu'ils doivent faire valoir le principe d'équité et d'accès de manière pratique en assurant une rotation des occasions de présenter une soumission, une offre ou un arrangement entre les soumissionnaires qui figurent dans une liste donnée.