4.75. Émission de la demande de soumissions

1. Pour des achats de nature délicate ou à risques élevés, avant l'émission d'une demande de soumissions, l'agent de négociation des contrats doit expliquer clairement au ministère client ses responsabilités à l'égard de la demande de soumissions et obtenir la confirmation écrite du ministère client, soit par courriel, par télécopie ou par la poste, pour ce qui suit :
   1. que l'énoncé des travaux, l'énoncé des besoins ou les spécifications techniques qui seront compris dans la demande de soumissions représentent exactement ses besoins;
   2. que le ministère client accepte les critères pour l'évaluation des soumissions et la méthode de sélection de l'entrepreneur décrits dans la demande de soumissions, et que le taux de pourcentage lié à l'évaluation technique par rapport à l'évaluation du prix représente l'optimisation des ressources.
2. Les agents de négociation des contrats devraient diriger leurs ministères clients vers tout accord officiel conclu entre TPSGC et le ministère client portant sur le partage des responsabilités liées au processus d'achat (voir l'Annexe 1.1 : Matrice des responsabilités de TPSGC et des ministères clients dans le cadre de l'acquisition de biens et de services (générique)). L'agent de négociation des contrats doit inscrire au dossier toutes décisions importantes prises en collaboration avec le ministère client concernant la définition des besoins et l'évaluation technique. Pour plus de renseignements sur les critères d'évaluation, consulter l'article  4.35 Critères d'évaluation.
3. Il incombe au ministère client de déterminer le niveau d'autorité requis du personnel autorisé à fournir la confirmation du client décrite ci-dessus.

1. Les fournisseurs doivent toujours disposer d'un délai raisonnable pour préparer et présenter des soumissions valables, indépendamment de toute période de demande de soumissions minimale prescrite. La date de clôture d'une demande de soumissions doit tenir compte de la complexité du marché et de la proportion prévue du travail sous-traité. Le temps accordé doit être suffisant pour permettre au fournisseur d'obtenir la demande de soumissions et, s'il y a lieu, tout document supplémentaire, et de préparer et soumettre son offre.

   À l'exception des marchés de faible valeur (c.-à-d. moins de 25 000 $ pour les biens et 40 000 $ pour les travaux de construction et les services, y compris toutes les taxes applicables), les périodes de demande de soumissions doivent être d'au moins 15 jours civils, sauf en cas d'urgence.

2. Dans le cas des marchés qui ne sont pas assujettis à un quelconque accord commercial, la période de la demande de soumissions ne devrait pas être inférieure à 15 jours civils, à moins qu'une urgence ne le justifie, soit à partir de la date à laquelle on annonce publiquement le projet de marché ou de la date à laquelle les demandes de soumissions sont expédiées dans le cas des demandes qui ne sont pas annoncées publiquement. La période de demande de soumissions pour les marchés de faible valeur (c.-à-d. moins de 25 000 $ pour des biens et moins de 40 000 $ pour des travaux de construction et des services, incluant toutes les taxes applicables) peut être inférieure à 15 jours, pour raisons d'efficacité et d'économie.
3. Dans le cas des marchés qui sont uniquement assujettis à l'Accord de libre-échange canadien (ALEC), la période de la demande de soumissions ne devrait pas être inférieure à 15 jours civils, à moins qu'une urgence ne le justifie, soit à partir de la date à laquelle on annonce publiquement le projet de marché ou de la date à laquelle les demandes de soumissions sont expédiées dans le cas des demandes qui ne sont pas annoncées publiquement. Si une urgence le justifie, alors la période de demande de soumissions peut être inférieure à 15 jours civils.
4. Pour les marchés sujets à un ou plusieurs accords commerciaux internationaux :
   1. En général :
      1. La période de demande de soumissions minimale est de 40 jours civils et peut être réduite de cinq (5) jours, jusqu'à un minimum de 25 jours civils, pour chacune des conditions suivantes :
         1. l'avis de projet de marché (APM) est publié par voie électronique;
         2. tous les documents d'appel d'offres sont rendus accessibles par voie électronique à compter de la date de publication de l'APM;
         3. l'entité contractante accepte des soumissions par voie électronique.
      2. Cette période de demande de soumissions minimale peut encore être réduite à :
         1. Un minimum de 15 jours civils, si au moins 40 jours et pas plus de 12 mois avant la publication de l'APM, l'entité contractante a publié un avis de projet de marché qui contient :
            1. une description du marché;
            2. les dates limites approximatives de présentation des soumissions ou des demandes de participation;
            3. une déclaration selon laquelle les fournisseurs intéressés devraient exprimer leur intérêt dans le marché à l'entité contractante;
            4. l'adresse à laquelle les documents relatifs au marché peuvent être obtenus; et
            5. autant de renseignements qu'en demande l'APM que possible;
         2. Un minimum de 15 jours civils, lorsque la procédure d'appel d'offres limité est employée.

   2. Pour les marchés de biens et de services commerciaux, à condition que l'avis de projet de marché (APM) et les documents relatifs à l'appel d'offres soient publiés en même temps par voie électronique, la période de demande de soumissions serait d'un minimum de 15 jours civils. Les biens et services commerciaux sont généralement des besoins « courants » qui ne comportent que peu ou pas de personnalisation et pour lesquels un prix peut être proposé sur catalogue ou des frais de service standard s'appliquent. Lorsque 15 jours civils est impraticable, la période de demande de soumissions peut être réduite à un minimum de 13 jours civils ou, si les soumissions sont acceptées par voie électronique, à un minimum de 10 jours civils.

      Si l'APM et les documents d'appel d'offres ne sont pas publiés en même temps par voie électronique, alors les règles générales concernant les périodes de demande de soumissions minimales pour les marchés assujettis à au moins un accord commercial international, décrites ci-dessus, s'appliqueront.

   3. Si une urgence fait en sorte que la période normale de soumission (établie conformément à ce qui précède) est impraticable, la période de demande de soumissions peut être réduite à :
      1. Un minimum de 10 jours civils, à condition que l'entité contractante puisse dûment justifier l'état d'urgence; ou
      2. Jusqu'à moins de 10 jours civils, lorsque la procédure d'appel d'offres limité est employée.
5. Lors de l'établissement d'une liste à utilisation unique ou permanente de fournisseurs qualifiés, la période de préqualification doit toujours être un délai raisonnable pour que les fournisseurs puissent préparer et présenter leurs qualifications. Si un ou plusieurs accords commerciaux internationaux s'appliquent, l'invitation à se qualifier ou la demande d'arrangement en matière d'approvisionnement (DAMA) doit être affichée pendant au moins 25 jours civils avant que tout appel d'offres puisse être clos. Si l'état d'urgence dûment justifié par l'entité contractante rend ce délai impraticable, il peut être réduit à 10 jours au moins.

   Pour les marchés passés en vertu d'une liste à utilisation unique de fournisseurs préqualifiés ou d'un arrangement en matière d'approvisionnement, la période de demande de soumissions doit être déterminée conformément aux obligations décrites ci-dessus.

   De plus amples renseignements sur les obligations découlant des accords commerciaux pour les listes de fournisseurs préqualifiés figurent à la section 3.25. Méthodes d'appel d'offres en vertu des accords commerciaux.

6. La mention « expiré » n'apparaît que le jour ouvrable suivant sur le SEAOG pour les avis comportant une date de clôture. Les avis échus et les documents connexes demeurent disponibles sur le SEAOG.
7. Un résumé des orientations sur les périodes de demande de soumissions minimales peut être trouvé à l’annexe 4.10.

Pour annoncer les marchés concurrentiels, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) préfère recourir au Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG).

Le SEAOG est le babillard où le gouvernement du Canada affiche ses occasions d'affaires et où les fournisseurs peuvent les chercher en ligne. Le site Achatsetventes.gc.ca/appels-d-offres est le site officiel où le Canada honorera ses obligations au titre des accords commerciaux qu'il a signés et est la source faisant autorité pour les appels d'offres du gouvernement du Canada. Pour de plus amples renseignements sur le SEAOG, consulter le site Appels d'offres d'Achatsetventes.gc.ca ou communiquer avec la LigneInfo, au 1-800-811-1148.

1. L'avis concernant la possibilité d'une demande de soumissions est diffusé par l'intermédiaire d'un avis de projet de marchés (APM) affiché sur le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG).
2. L'APM est un résumé de la demande de soumissions qui décrit brièvement le besoin et fournit des renseignements pertinents qui aideront les soumissionnaires éventuels à définir leur intérêt à combler le besoin et leur capacité de satisfaire aux conditions essentielles de participation. Le cas échéant, les agents de négociation des contrats doivent indiquer dans l'APM quels accords commerciaux ou autres ententes s'appliquent ou si des restrictions en matière de contenu canadien s'appliquent. (Par exemple, les demandes de soumissions peuvent préciser que le besoin a été réservé conformément à la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones ou restreint aux fournisseurs établis au Canada en raison de l'exception en matière de sécurité nationale. Dans ces cas, seuls les fournisseurs autochtones ou les fournisseurs établis au Canada, respectivement, seraient admissibles à soumissionner.)
3. L'APM doit indiquer si des documents additionnels seront affichés sur le SEAOG ou s'ils seront disponibles séparément.
4. De nombreuses unités d'achat ont établi des modèles pour aider les agents de négociation des contrats à élaborer les APM. Les agents de négociation des contrats devraient consulter leurs gestionnaires afin de déterminer si les modèles sont couramment utilisés dans leur unité d'achat.
5. L'APM devrait aviser les fournisseurs de leur option de demander un compte rendu. Pour des exemples de textes suggérés, consulter les modèles uniformisés d'approvisionnement (Simple, CM, CE, DOC et DAMA) du Guide des CCUA. Le même énoncé doit figurer dans tous les avis (notamment les journaux).
6. Au moment d’inscrire les renseignements concernant les points de livraison relativement à une offre à commandes ou un arrangement en matière d’approvisionnement dans l’APM, l’agent de négociation des contrats doit choisir uniquement les provinces ou les territoires où il pourrait y avoir des livraisons.

1. Pour les achats assujettis à un quelconque accord commercial, l'affichage d'un avis par l'entremise du SEAOG est requis dans les cas suivants :
   1. appel d'offres ouvert; et
   2. appel d'offres sélectif :
      1. Si l’appel d’offres est uniquement assujetti à l’ALEC, seule une invitation à se qualifier ou une demande d’arrangement en matière d’approvisionnement doit être affichée dans le SEAOG. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les exigences relatives à la préqualification, consultez 4.10.25.15 L’Accord de libre échange canadien et utilisation des arrangements en matière d’approvisionnement et 4.10.25.20 Processus continu de qualification.
      2. Si l’appel d’offres est assujetti à un ou plusieurs accords commerciaux internationaux, l’invitation à se qualifier ou la demande d’arrangement en matière d’approvisionnement et les APM doivent être affichés dans le SEAOG. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez 4.10.25.5. Accords commerciaux internationaux et utilisation des arrangements en matière d’approvisionnement.

   Il n’est pas nécessaire d’afficher dans le SEAOG si l’on utilise un appel d’offres limité, bien que l’affichage dans le SEAOG soit toujours recommandé.

2. Les agents de négociation des contrats peuvent créer des APM et des documents de demandes de soumissions, et les transmettre au SEAOG par le biais de la solution d’achats électroniques (SAE).
3. Afin de s'assurer que l'ensemble des documents de demandes de soumissions sont affichés sur le SEAOG le jour ouvrable suivant, les agents de négociation des contrats doivent faire parvenir leurs avis et documents de demandes de soumissions avant 6 h (HE). Les fichiers requis sont joints en utilisant l’application de gestion des appels d’offres (AGAO) avant l’affichage sur le SEAOG. Pour de plus amples détails sur la façon de joindre des fichiers au moyen de l’AGAO, s'il vous plaît voir la page Pièces jointes électroniques de l’application de gestion des appels d'offres (AGAO) – Foire aux questions.
4. Les agents de négociation des contrats sont responsables de préparer, et d'afficher les avis de marchés sur le SEAOG, et dans le cas des procédures de demandes de soumissions sélectives, tous les avis annuels qui permettent de dresser et mettre à jour une liste permanente de fournisseurs qualifiés.

1. Les agents de négociation des contrats de TPSGC utilisent la solution d’achats électroniques (SAE) pour créer leurs demandes de soumissions associées à chaque demande concurrentielle annoncée publiquement, qui est ensuite affichée sur le SEAOG.
2. Le groupe de soutien d’AchatsCanada agit à titre de centre de liaison entre le SEAOG et les agents de négociation des contrats pour faciliter les corrections.
3. Les agents de négociation des contrats devraient vérifier le SEAOG le lendemain de l'envoi de l'avis. S’il y a des anomalies ou si l'avis n'est pas affiché, l’agent de négociation des contrats devrait en informer le groupe de soutien d’AchatsCanada.
4. L'agent de négociation des contrats doit s'assurer de l’exactitude et de l’intégralité des avis et des demandes de soumissions (incluant toutes les pièces jointes) ainsi que de leur affichage sur le SEAOG comme il se doit. Les corrections à apporter aux demandes de soumissions demeurent la responsabilité de l'agent de négociation des contrats.

1. Lorsque les demandes de soumissions ou tout autre document supplémentaire ne peuvent être affichés sur le SEAOG, les agents de négociation des contrats doivent s'assurer de la distribution des demandes de soumissions sur support matériel tel que papier, CD ou DVD ou des documents supplémentaires (p. ex. échantillons, dessins techniques et devis) aux soumissionnaires.
2. Les agents de négociation des contrats devraient confirmer que les documents ne sont pas protégés par des restrictions au droit de propriété et qu'ils peuvent être copiés et distribués.
3. Pour obtenir le nombre voulu d'exemplaires des demandes de soumissions non électroniques, les agents de négociation des contrats peuvent tirer eux-mêmes des copies ou demander au ministère client de leur fournir le nombre d'exemplaires requis ou payer pour qu'un tiers reproduise la demande de soumissions non électronique en quantité voulue.
4. Lorsque des documents supplémentaires en relation avec une demande de soumissions (comme des échantillons ou des documents protégés) sont directement envoyés aux fournisseurs, le bureau initiateur de TPSGC est responsable de choisir la méthode la plus appropriée afin d'assurer l'expédition de toute la documentation ou tout le matériel pertinent au marché à chaque fournisseur qui a demandé une demande de soumissions.
5. Si des données techniques provenant d'une autre source doivent être envoyées aux fournisseurs (p. ex., distribuées par le ministère client), la demande de soumissions ne doit pas être diffusée pour affichage tant que les données ne sont pas accessibles de cette source. La demande de soumissions doit identifier la source.
6. Les fournisseurs sont responsables d'obtenir des exemplaires des documents techniques nécessaires s'ils peuvent être obtenus par le truchement des réseaux commerciaux habituels.

1. À l'occasion, en se fondant sur sa connaissance du produit ou du marché, un agent de négociation des contrats peut juger que des fournisseurs d'un bien ou d'un service ne verront pas ou ne pourront pas répondre à une demande de soumissions si celle-ci est affichée uniquement sur le site du SEAOG. Dans ces cas, afin de favoriser la concurrence et d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix pour les contribuables canadiens, l'agent de négociation des contrats peut communiquer avec ces fournisseurs pour les informer qu'une occasion de marché a été publiée.
2. La communication doit se faire seulement après que l'avis de projet de marchés ait été publié sur le SEAOG, aussitôt que possible afin que les fournisseurs avisés aient le temps d'y répondre. Afin de s'assurer qu'il n'y a pas de traitement préférentiel, cette communication devrait se faire par écrit, pour qu'il puisse être démontré que tous les fournisseurs ont eu accès à la même information, en même temps.
3. Le but particulier d'informer les fournisseurs est de s'assurer qu'ils sont au courant qu'il y a une occasion offerte et de les inciter à consulter le site du SEAOG. Pour cette raison, l'avis ne doit contenir que de brefs renseignements sur le bien ou le service, de même qu'une référence appropriée (numéros de référence, identification du demandeur ou numéro de la demande de soumissions). Il ne doit pas comprendre d'information qui ne serait pas à la disposition des fournisseurs qui sont mis au courant de l'occasion de marché en consultant directement le SEAOG.
4. Les agents de négociation des contrats doivent indiquer, dans le dossier, le nom de chaque fournisseur avisé ainsi que la date de l'avis. La méthode recommandée est de fournir un exemplaire de l' APM.

1. Lorsque le marché ne sera pas affiché sur le SEAOG, l'agent de négociation des contrats doit s'assurer que les demandes de soumissions sont distribuées aux fournisseurs invités.
2. Pour les besoins qui ne sont pas annoncés publiquement, la liste des fournisseurs invités à soumissionner doit être transmise automatiquement à tous les fournisseurs y figurant, à l'étape de la demande. Les listes seront mises à jour lorsque de nouveaux soumissionnaires demandent la demande de soumissions.
3. Lorsqu'un ministère client est responsable de distribuer du matériel technique supplémentaire qui peut accompagner la demande de soumissions, l'agent de négociation des contrats doit transmettre le nom et l'adresse des fournisseurs invités au ministère client. On devrait exiger que les ministères clients attestent que le matériel technique a été distribué aux destinataires appropriés.
4. Les listes de fournisseurs et l'information relative aux soumissions et aux contrats ne doivent pas être divulguées quand il s'agit de besoins de nature délicate (désignés ou classifiés). Les demandes de liste des soumissionnaires devraient être transmises au Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, au 819-956-1820.