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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

4.70.30. Méthode de paiement

La méthode de paiement est la façon dont le Canada paiera pour les travaux exécutés ou les biens livrés, comme tous les arriérés (de préférence), à l'avance, à la livraison d'un lot ou d'articles individuels. Les différents types de méthodes de paiement sont décrits ci-dessous.

4.70.30.1 Période normale de paiement et intérêts sur les comptes en souffrance

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Le Canada paie pour les travaux exécutés ou les biens reçus en vertu du contrat, conformément à la période normale de paiement de 30 jours du Canada telle qu'établie dans les conditions générales. Ces dernières reflètent également la politique du Canada consistant à payer automatiquement des intérêts aux entrepreneurs lorsqu'un compte est en souffrance et que le Canada est responsable du retard. Lorsque l'on traite avec des entreprises de services publics réglementées par le gouvernement fédéral ou provincial, les conditions de paiement des intérêts doivent être conformes à celles approuvées par les organismes de réglementation compétents. Les dispositions relatives aux paiements d'intérêts sur les comptes en souffrance prévus dans les conditions générales doivent être respectées scrupuleusement, sauf dans des circonstances spéciales, lorsque le besoin du ministère client prévoit une période de paiement plus longue que 30 jours, par exemple, pour des évaluations exhaustives, des inspections ou des mises à l'essai de produits. Dans ces cas, les conditions générales peuvent être modifiées, sous réserve d'une consultation avec les Services juridiques.

4.70.30.5 Détermination de la méthode de paiement

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La méthode de paiement la mieux adaptée doit être déterminée selon l'achat visé. Voici certains des facteurs dont il faut tenir compte :

  1. Les risques possibles pour le Canada, en cas d'insolvabilité, d'annulation éventuelle des travaux ou de défaut d'exécution des travaux. Les facteurs à prendre en compte comprennent les suivants :
    1. Un paiement anticipé peut-il être protégé par des garanties sans condition ou par des cautionnements d'exécution consentis par des institutions financières ou par des filiales ou des sociétés mères jouissant d'une bonne réputation financière?
    2. Quelles sont la possibilité de commercialisation et la valeur de revente des travaux en cours dont le Canada a acquis le titre par le versement de paiements progressifs? L'écart entre ces paiements et la valeur de revente des stocks peut constituer une mesure des risques auxquels le Canada s'expose.
  2. Financement de coûts estimatifs : Étant donné que les paiements progressifs ou les paiements anticipés constituent un coût réel ou théorique pour le Canada, ce coût devrait être calculé pour chacune des options disponibles. On applique le taux d'intérêt préférentiel des banques à charte communiqué de temps à autre par le directeur, Direction de la comptabilité analytique et judiciaire, au financement net cumulatif (c.-à-d. le décaissement cumulatif effectué par le Canada, moins la valeur cumulée des articles livrés en vertu du contrat), en utilisant des hypothèses raisonnables sur l'avancement des travaux et sur les livraisons d'articles.
  3. La réduction éventuelle du prix contractuel grâce aux différentes méthodes de paiement.
  4. Étant donné que les paiements progressifs ou les paiements anticipés réduisent le besoin d'emprunt de l'entrepreneur, ou l'importance des capitaux propres devant réaliser un revenu, la diminution des prix devrait profiter au Canada. La réduction des prix varie en fonction des différentes méthodes de paiement et de l'attrait que chacune exerce sur l'entrepreneur.
  5. Les circonstances financières qui peuvent avoir une incidence sur la capacité du ministère client de financer les diverses options.

4.70.30.10 Types de méthode de paiement

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  1. Il existe un certain nombre de façons d'effectuer des paiements. Le paiement des travaux exécutés ou des biens livrés peut être effectué en un seul paiement, en paiements multiples ou en paiements progressifs.
    1. Paiement unique :Lorsqu'un seul paiement sera fait quand tous les travaux seront terminés et livrés, la clause H1000C du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA) peut être utilisée dans les contrats pour des biens et des services (à l'exception des contrats de construction et de services publics).
    2. Paiements multiples : Lorsqu'un paiement sera fait pour chaque livraison complétée, clause H1001C du guide des CCUA peut être utilisée dans les contrats pour des biens (à l'exception des contrats de construction et de services publics).
    3. Paiements progressifs et paiements anticipés : Dans tous les cas, on ne peut effectuer un paiement pendant l'exercice en cours pour un contrat qui ne commencera pas avant le prochain exercice financier. L'exigence selon laquelle des paiements sont versés seulement pour les biens et services reçus dans l'exercice en cours pourrait entraîner une modification de la méthode de paiement en ce qui concerne les biens et services dont la période de livraison ou de services rendus chevauche plusieurs exercices financiers. Précisément, il pourrait s'avérer nécessaire de prévoir le versement de paiements multiples à un moment précis durant la période du contrat.
  2. Les paiements progressifs ou paiements anticipés peuvent être envisagés seulement si toutes les conditions suivantes sont remplies :
    1. une garantie adéquate de paiement est fournie;
    2. le Canada reçoit une contrepartie correspondant au montant du paiement;
    3. le ministère client dispose des capitaux nécessaires au financement ; et
    4. un des critères suivants est rempli :
      1. Le Canada en tire un avantage économique qui est nettement supérieur aux coûts du financement associés aux paiements progressifs ou aux paiements anticipés.
      2. L'entrepreneur risque de subir un préjudice ou de ne pouvoir assurer le financement qu'avec difficulté ou qu'à des taux considérés peu économiques par rapport aux taux préférentiels des banques à charte.
      3. La valeur du contrat semble dépasser la capacité financière évaluée de l'entrepreneur.
      4. Il s'agit d'un contrat de longue durée pour l'exécution du contrat; ou qu'il est pratique courante d'exiger des paiements progressifs ou des paiements anticipés de l'acheteur dans l'industrie ou le secteur d'activité concerné. Cependant, les paiements ne peuvent s'appliquer qu'à des biens et services reçus au cours du même exercice financier. Les fonds doivent être dépensés au cours de l'exercice financier pour lequel ils ont été attribués et ne peuvent être reportés au moyen de paiements anticipés.
      5. S'il s'agit d'abonnements ou de primes d'assurance, qui souvent couvrent une période d'un an ne commençant pas nécessairement le 1er avril, les paiements doivent se limiter à des biens ou services rendus pendant l'exercice financier en cours ou le suivant. Par exemple, un abonnement à une publication payé en février 2009 ne peut s'appliquer à une période au-delà de mars 2010.
      6. S'il s'agit de contrats pluriannuels requérant des avances permanentes, les agents de négociation des contrats doivent négocier le paiement d'une série d'avances distinctes s'appliquant à chaque exercice financier. Un versement peut alors être fait pour un contrat d'entretien couvrant la période de février à mars 2009, et un autre versement pour la période d'avril 2009 à mars 2010.
      7. Dans des situations exceptionnelles telles que l'achat d'armes ou la prestation de services aux termes d'une garantie prolongée, lorsque le fournisseur exige des versements immédiats couvrant plus d'un exercice financier, les agents de négociation des contrats doivent décider cas par cas si le paiement anticipé est la seule solution et s'il peut être justifié. Ces cas devraient être extrêmement rares.
  3. Considérations particulières pour les achats effectués dans d'autres pays :
    1. dans le cas des achats effectués aux États-Unis, les paiements progressifs ou autres acomptes peuvent avoir un impact sur l'application des taxes, reliée à la date et à l'endroit où le droit de propriété est transféré au Canada. On devrait consulter les Services juridiques afin que les modalités du contrat offrent une protection adéquate contre le paiement superflu de taxes;
    2. dans le cas des achats effectués dans d'autres pays, lorsque des paiements progressifs ou autres acomptes sont accordés, on doit s'assurer que l'application des taxes de vente ou d'utilisation ou de toute autre forme de taxes soit reliée à la date et à l'endroit où le droit de propriété est transféré au Canada. Le cas échéant, il faut consulter les Services juridiques.

4.70.30.15 Paiements progressifs

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  1. Dans le cas d'un paiement progressif, les conditions générales  2010A, 2029, 2030, 2035 et 2040 du guide des CCUA prévoient que le droit de propriété du matériel ou des travaux en cours sera transféré au Canada dès le versement du paiement en question.
  2. Lorsqu'un paiement progressif est prévu, on précise les étapes, le cas échéant, de manière à établir une corrélation mesurable entre le versement des paiements et la progression réelle du contrat. Des critères techniques ou d'autres moyens de mesurer l'exécution du contrat peuvent servir à établir les étapes. Les paiements d'étape constituent une forme de paiement progressif et sont traités dans le cadre de la politique sur les paiements progressifs. Le montant versé à chaque étape devrait être négocié avant l'attribution du contrat ; On peut avoir recours à la clause  H3009C du guide des CCUA lorsque des paiements progressifs par étape seront versés conformément à un calendrier des étapes établi en présentant le formulaire PWGSC- TPSGC 1111, et le montant réclamé est soumis à une retenue. Lorsque le montant réclamé n'est pas soumis à une retenue, on peut utiliser la clause  H3010C. L'une ou l'autre clause peut être utilisée en conjonction avec la clause  H3022C, H3024C ou H4012C.
  3. Lorsqu'il est impossible, en raison de la nature du contrat, de prévoir les paiements progressifs à verser aux diverses étapes, des paiements progressifs peuvent être versés à des dates prédéterminées (méthode de paiement à terme), ou être établis en fonction des coûts réels engagés pour l'achat de matériel et l'achèvement partiel des travaux ainsi que le certifient l'entreprise et les inspecteurs du gouvernement. Lorsque des paiements progressifs seront versés en fonction des coûts engagés en présentant le formulaire de demande de paiement progressif PWGSC- TPSGC 1111, la clause  H1003C peut être utilisée en conjonction avec la clause  H3022C ou H3024C, le cas échéant. La clause H1003C peut également être utilisée en conjonction avec la clause  H4500C dans tous les contrats de biens avec un entrepreneur canadien lorsque des paiements anticipés ou progressifs seront faits. Lorsque le paiement sera fait mensuellement pour les travaux exécutés en vertu des contrats de services, la clause  H1008C peut être utilisée. Dans les contrats de services d'entretien facturés sur une base mensuelle, bimestrielle ou trimestrielle, la clause  H3020C peut être utilisée. Dans les offres à commandes portant sur des services aériens nolisés de biens et de personnes, la clause  H3018C peut être utilisée.
  4. Une combinaison de paiements progressifs versés en fonction des étapes ou des dépenses engagées peuvent être utilisés à différents moments pendant le contrat. Cette méthode peut servir, par exemple, à couvrir les coûts engagés au cours des premières étapes d'un achat important, au moment où il est encore difficile d'établir des étapes, alors que les paiements établis en fonction de règles précises de mesure de l'exécution des travaux seraient effectués plus tard, à des étapes plus faciles à déterminer.
  5. S'il n'est pas possible de verser des paiements progressifs en fonction des étapes ou des dépenses engagées, on peut se servir, avec circonspection, de la méthode de paiement à terme. La condition préalable à l'emploi de cette méthode est l'existence d'un système de surveillance et de contrôle de l'état d'avancement du projet qui fournisse à l'agent de négociation des contrats des indicateurs sûrs de la valeur réelle des travaux accomplis lorsqu'un paiement est exigible. Sauf pour les contrats de location et de services, la méthode de paiement à terme doit être approuvée par un directeur ou un niveau supérieur.

4.70.30.20 Paiements anticipés

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  1. Les lignes directrices du CT précisent que seules des circonstances extraordinaires justifient le recours aux paiements anticipés.
    1. Contrats de services : Dans le cas d'un contrat de services d'une valeur supérieure à 25 000 $, tout paiement anticipé devrait être protégé par un type quelconque de garantie consentie par une tierce partie jouissant d'une situation financière solide. Une garantie de cette nature prend habituellement la forme d'un cautionnement de garantie consenti par une filiale ou une société mère ou encore par une institution financière, ou d'une lettre de crédit irrévocable consentie par une banque canadienne. La garantie devrait également prévoir la récupération par le Canada du solde non utilisé du paiement anticipé, plus les intérêts, en cas d'annulation des travaux ou d'une résiliation quelconque du contrat pour des raisons de commodité. D'autres types de garantie peuvent être discutés avec un analyste des coûts.
    2. La décision de ne pas insister sur les garanties exige que l'on ait un bon dossier d'affaires.
    3. Dans le cas des contrats de services d'une valeur inférieure à 25 000 $, on peut décider de ne pas exiger une garantie lorsque l'agent de négociation des contrats certifie que l'entrepreneur a déjà œuvré dans un secteur d'activité donné et y jouit d'une bonne réputation, et que les dossiers de TPSGC ne font pas mention de problèmes financiers ou de problèmes de rendement importants survenus dans le cadre de marchés conclus avec l'entrepreneur.
  2. Considérations liées à l'escompte : Pour tous les contrats, sauf les contrats de publicité, le paiement peut être versé avant la date d'échéance lorsque l'entrepreneur offre un escompte pour paiement anticipé et que l'escompte compense au moins le coût que représente pour le Canada le versement de ce paiement anticipé. Les escomptes pour paiement anticipé ne seront pas pris en considération lors de l'évaluation des soumissions/des offres.
  3. Considérations particulières pour les achats à l'étranger : Dans le cas des achats effectués auprès du gouvernement des États-Unis (É.-U.) dans le cadre du programme de ventes de matériel militaire à l'étranger (FMS), des paiements anticipés doivent être versés, conformément à la loi des É.-U., avant que ne débute la livraison des biens et services à un entrepreneur établi à l'étranger. Dans ce cas précis, le Conseil du Trésor a approuvé les conditions uniformisées rattachées aux ventes FMS effectuées par le gouvernement des É.-U. Tout changement aux conditions uniformisées doit faire l'objet d'une présentation au Conseil du Trésor aux fins d'approbation.

4.70.30.25 Retenues

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  1. Pour tous les contrats où des paiements progressifs sont prévus, on doit faire des retenues afin d'éviter les paiements en trop et d'inciter l'entrepreneur à terminer les travaux. Néanmoins, pour les contrats avec paiements d'étape, l'agent de négociation des contrats peut, à sa discrétion, exiger une retenue.
  2. Les restrictions suivantes s'appliquent aux contrats avec des paiements progressifs :
    1. Prix ferme avec paiements d'étape :

      Total des coûts admissibles : jusqu'à 100 p. 100 des paiements d'étape convenus
      Achats faisant l'objet d'avances à justifier : nul
      Taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée : nul
      Profit : nul

    2. Prix ferme avec paiements progressifs en fonction du coût négocié3 :

      Total des coûts admissibles : jusqu'à 90 p. 100
      Achats faisant l'objet d'avances à justifier : nul
      Taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée : si elle est exigible
      Profit : au prorata

    3. Frais remboursables :

      Total des coûts admissibles : jusqu'à 90 p. 100
      Achats faisant l'objet d'avances à justifier : 100 p. 100
      Taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée : si elle est exigible
      Profit : au prorata

    4. Taux fixe basé sur le temps :

      Total des coûts admissibles : jusqu'à 90 p. 100
      Achats faisant l'objet d'avances à justifier : 100 p. 100
      Taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée : si elle est exigible
      Profit : au prorata

    5. Prix à négocier
      1. Les taux/prix négociés l'année précédente servent de taux provisoires pour la nouvelle année4 :

        Total des coûts admissibles : jusqu'à 100 p. 100
        Achats faisant l'objet d'avances à justifier : 100 p. 100
        Taxe sur les produits et services/Taxe de vente harmonisée : si elle est exigible
        Bénéfices : au prorata

      2. Tous les autres contrats3 :

        Total des coûts admissibles : jusqu'à 75 p. 100
        Achats faisant l'objet d'avances à justifier : 100 p. 100
        Taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée : si elle est exigible
        Profit : au prorata

  3. Ces restrictions comportent des exceptions dont on peut tenir compte, à savoir :
    1. lorsqu'il existe des pratiques commerciales établies justifiant ces exceptions peuvent être démontrées;
    2. dans le cas d'organisations qui ne touchent ni profit ni honoraires ; ou
    3. lorsque d'autres méthodes de protection financière sont utilisées, par exemple, des dépôts de garantie (les obligations garanties par le gouvernement, les lettres de change ou les lettres de crédit de soutien irrévocables) ou des cautionnements.
  4. Le moment auquel décider de la méthode de paiement à adopter dépend de la méthode de la demande de soumissions utilisée :
    1. pour un appel d'offres, la méthode de paiement appropriée doit être choisie avant que les documents de demandes de soumissions ne soient distribués, et incluse dans l'appel d'offres (voir la clause H1003C du guide des CCUA.) Les coûts du financement ne constituent pas un facteur d'évaluation;
    2. pour les demandes de soumissions concurrentielles, la demande de soumissions doit clairement indiquer que toute exigence précisée par le fournisseur relativement à des paiements progressifs ou des paiements anticipés constituera un critère d'évaluation (la clause H1003C du guide des CCUA pourrait être nécessaire.) Au moment de l'évaluation des soumissions ou des offres, il sera tenu compte des coûts assurés par le Canada pour les paiements progressifs ou les paiements anticipés, ainsi que des risques inhérents à la méthode de paiement retenue et de la disponibilité des fonds.
  5. Cette façon de déterminer les coûts peut être écartée si tous les fournisseurs qui ont déposé une soumission recevable ont demandé que soient retenues à leur égard une méthode et des modalités de paiement identiques (p. ex. des paiements progressifs en fonction des coûts engagés, ainsi que des calendriers de récupération pratiquement identiques).

3Les pourcentages indiqués s'appliquent aux dépenses engagées (heures engagées dans le cadre de contrats à taux fixe basé sur le temps).

4Les pourcentages indiqués s'appliquent aux taux de l'année précédente.