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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

4.65. Atténuation des risques liés à la fluctuation du taux de change

  1. Le risque de change inhérent à l'achat de matériel, de composants et de produits à l'extérieur du Canada est, en règle générale, considéré comme un risque commercial normal pour les fournisseurs. Néanmoins, parfois, il peut être dans l’intérêt du Canada d’assumer les risques et les avantages liés aux fluctuations monétaires. En pareil cas, on pourrait offrir au soumissionnaire la possibilité d'atténuer les risques par l'inclusion d'une disposition relative à la fluctuation du taux de change dans le contrat.
  2. Lorsqu'ils déterminent si une disposition relative à la fluctuation du taux de change sera incluse, les agents de négociation des contrats peuvent tenir compte de certains facteurs, comme la possibilité que les fluctuations monétaires réduisent le nombre de soumissionnaires, la durée et la valeur du contrat, les préoccupations antérieures des fournisseurs, l'incidence éventuelle sur les prix, ainsi que la volonté et la capacité des ministères clients à accepter une telle disposition.
  3. Une disposition relative à la fluctuation du taux de change n'est généralement pas appliquée aux achats réalisés par les régions de l’Europe et de Washington, ou aux achats réalisés au nom de la Corporation commerciale canadienne (CCC). Cette disposition ne devrait être utilisée ni dans le cadre d’achats par téléphone, ni dans le cadre de contrats à frais remboursables (ou pour les éléments remboursables d’un contrat).
  4. La demande de soumissions doit indiquer si une disposition relative à la fluctuation du taux de change est incluse à titre d’option pour le soumissionnaire, et expliquer clairement la façon dont celle-ci sera appliquée. La demande de soumissions doit indiquer la méthode visant à déterminer le taux de change initial. Par exemple, le taux de change initial est le taux de la Banque du Canada à la date de clôture de la demande de soumissions. La Banque du Canada publie ses taux chaque jour ouvrable, au plus tard à 16 h 30, heure de l’Est.
  5. La demande de soumissions doit également indiquer la date à utiliser pour déterminer le taux de change aux fins du rajustement. Le taux sera le taux publié par la Banque du Canada à cette date, au plus tard à 16 h 30, heure de l’Est. Il est souvent préférable d’utiliser la date de livraison pour le taux de change aux fins du rajustement. Les agents de négociation des contrats peuvent également décider d’utiliser la date d'expédition directe, tel qu'indiqué dans le formulaire B3-3 de l'Agence des services frontaliers du Canada, Douanes Canada - Formule de codage, ou une autre date. Ils doivent toujours veiller à ce que la méthode visant à déterminer la date pour le taux de change aux fins du rajustement soit clairement précisée dans la demande de soumissions (et le contrat). Lorsqu'une clause doit être modifiée, les agents de négociation de contrats sont invités à collaborer avec la Direction de la politique et du processus d'approvisionnement (outilsapprov.proctools@tpsgc-pwgsc.gc.ca) et les Services juridiques, afin de modifier la clause pertinente du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA). En général, les soumissions doivent être présentées en dollars canadiens.
  6. Les dispositions relatives à la fluctuation du taux de change doivent être déterminées dans les plans d’achat, les demandes de contrat et les documents de planification et approbation préalables des contrats (PAPC), car elles font partie de la base de paiement et peuvent avoir une incidence sur les coûts totaux du contrat. Le client devrait être informé et donner son approbation quant à la décision d’utiliser cette disposition dans la demande de soumissions et le contrat. Le client doit fournir une réserve dans l’engagement, ou être conscient qu’une attestation additionnelle relative au paragraphe 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques peut s'avérer nécessaire afin que le paiement soit effectué. Il est possible que le chargé de projet du client doive informer l’administrateur financier du ministère des répercussions éventuelles sur l’engagement. Il n'est pas nécessaire d'obtenir de nouveau l’approbation de l’achat ou du contrat à la suite de l’augmentation de la valeur totale du contrat causée par la fluctuation de taux change qui peuvent se produire.
  7. Afin que la disposition relative à la fluctuation du taux de change s’applique, les soumissionnaires doivent indiquer ce choix, tel qu'indiqué au paragraphe j. Le montant en monnaie étrangère est défini comme la portion du prix ou du taux qui varie directement en fonction de la fluctuation du taux de change. Ce montant devrait comprendre l'ensemble des taxes, des droits et des autres coûts payés par le fournisseur qui seront compris dans le montant de rajustement.
  8. Lorsque l’on offre aux soumissionnaires l’option d’atténuer les risques liés à la fluctuation du taux de change, la clause C3010T du Guide des CCUA doit être incorporée par renvoi dans la demande de soumissions, et la clause C3015C, laquelle peut être utilisée pour différentes méthodes de paiement comme les paiements progressifs versés en fonction des étapes ou des dépenses engagées, doit être utilisée dans les clauses du contrat subséquent.
  9. Lorsqu'on ne prévoit pas que la fluctuation du taux de change posera un problème et, par conséquent, qu'il ne sera pas offert d'atténuer les risques qui y sont liés, la clause C3011T du Guide des CCUA doit être incluse dans la demande de soumissions afin d'indiquer clairement aux soumissionnaires qu'aucune demande de rajustement du taux de change ne sera considérée, et qu'une soumission comportant une telle demande la rendra non recevable.
  10. Afin que la disposition relative à la fluctuation du taux de change s’applique, les soumissionnaires doivent exprimer ce choix et indiquer clairement le montant en monnaie étrangère applicable, généralement en dollars canadiens, ainsi que la monnaie étrangère applicable pour chaque article de la proposition financière auquel ce rajustement sera appliqué. Les soumissionnaires peuvent indiquer ces renseignements dans le formulaire PWGSC-TPSGC 450 Demande de rajustement du taux de change. Le montant en monnaie étrangère sera alors utilisé dans le calcul du montant de rajustement, une fois facturé et payé.
  11. Le montant de rajustement du taux de change sera calculé par le soumissionnaire retenu en utilisant la formule suivante : Montant du rajustement du taux de change = Montant en monnaie étrangère x Qté x ( i1 - i0 ) / i0
    où les variables de la formule correspondent à :
    Montant en monnaie étrangère
    montant en monnaie étrangère (par unités)
    Qté
    quantité d’unités
    i0
    taux de change initial ($ CA par unité de monnaie étrangère [par exemple 1 $ US])
    i1
    taux de change aux fins du rajustement ($ CA par unité de monnaie étrangère [par exemple 1 $ US])
    Ce calcul peut être effectué pour chaque article et la somme des rajustements peut être illustrée comme un article unique sur la facture.
  12. Exemple : Dans une demande de soumissions visant à acheter 100 « chaises régulières », le soumissionnaire retenu a présenté une soumission dans laquelle chaque chaise coûte 200 $ CA et il a précisé un montant en monnaie étrangère pour chaque chaise de 100 $ CA (50 %), qui représente la valeur initiale du matériel provenant des États-Unis, y compris les droits de douane, les taxes et les coûts liés au taux de change applicables touchés par le taux de change. La demande de soumissions précisait que le taux de change initial est fondé sur la date de clôture de la demande de soumissions et que le taux de rajustement est fondé sur la date de livraison. La date de clôture de la demande de soumission était le 1er mars et à cette date, le taux de change était de 1 $ CA pour 1 $ US. Le 1er mai, à la date de livraison des chaises, le taux de change avait augmenté de manière importante, passant à 1,15 $ CA pour 1 $ US.
    Calcul :
    Montant du rajustement du taux de change
    = (montant en monnaie étrangère par unité) x Qté x ( i1 - i0 ) / i0
    = 100 $ x 100 x (1,15 $ CA/$ US – 1,0000 $ CA/$ US) / 1,0000 $ CA/$ US
    = 1 500 $
    Tableau 1: Exemple de facture comprenant le rajustement du taux de change :
    Description des unités Qté Prix unitaire ($ CA) Prix calculé ($ CA)
    Chaise régulière 100 200 $ 20,000 $
    Rajustement du taux de change (pour des chaises régulières, taux de change en $ US, du 1er mars 2013 au 1er mai 2013) 100 15 $ 1,500 $
    Sous-total : 21,500 $
    Ou, si le nouveau taux avait été 0,8900 $ CA pour 1 $ US, le rajustement du taux de change serait de 1 235,96 $, ce qui représente une baisse du prix payé par le Canada.
    Remarque : Les fournisseurs devraient présenter une feuille distincte de calcul pour chaque facture soumise, qui montre le rajustement du taux de change pour chaque article auquel s’applique un montant en monnaie étrangère.
  13. Le rajustement de taux de change sera uniquement appliqué lorsque la fluctuation du taux de change varie de plus de 2 % (augmentation ou diminution), p. ex., abs[(i1 – i0) / i0] > .02, où « abs » représente la valeur absolue.
  14. Le choix du fournisseur d'atténuer les risques liés à la fluctuation du taux de change n’aura pas d’incidence sur le prix évalué. Le rajustement du taux de change s’applique au moment du paiement.
  15. Le bureau du traitement des paiements du client doit veiller à ce que le rajustement soit harmonisé aux dispositions du contrat.
  16. Les agents de négociation des contrats doivent veiller à ce que le taux de change initial, le montant en monnaie étrangère pour chaque article et la monnaie étrangère connexe pour chaque montant en monnaie étrangère soient clairement indiqués avec les prix du contrat en vue de faciliter le processus de paiement.
  17. Les agents de négociation des contrats doivent également veiller à ce que la clause de la base de paiement indique :
    « Le prix payé sera rajusté en fonction de la disposition relative à la fluctuation du taux de change (le cas échéant). »
    Remarque : Les mots « le cas échéant » sont utilisés car l’option d'inclure la disposition relative à la fluctuation du taux de change doit être choisie par le fournisseur et que la fluctuation du taux de change doit varier de plus de 2 % (augmentation ou diminution).
  18. Facturation : Le fournisseur doit indiquer le montant du rajustement du taux de change (à la hausse, à la baisse ou invariable) séparément sur chaque facture ou demande de paiement dans le cadre du contrat. Il faut indiquer ce montant même lorsque la variation est moins grande que le seuil et qu’il n’y a pas de demande de rajustement.
  19. Le coût total estimatif du contrat doit être modifié à la hausse, le cas échéant, pour traiter les changements en raison de la fluctuation du taux de change. La modification finale du contrat devrait modifier le prix du contrat à la hausse ou à la baisse, selon le besoin, afin de tenir compte du prix réellement payé.