4.10.25.1. Procédures d'arrangement en matière d'approvisionnement
Attention! Puisque la transition vers AchatsCanada se poursuit, les mentions du Guide des approvisionnements qui portent sur l’Environnement automatisé des acheteurs (EAA) doivent être interprétées uniquement à titre de référence au système générique. Les utilisateurs de l’environnement SAP Ariba devraient adapter leurs activités en conséquence.
Il est conseillé aux acheteurs de consulter les outils disponibles sur AchatsCanada pour obtenir des conseils et des procédures sur la réalisation de transactions d'approvisionnement dans l’environnement SAP Ariba.
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Contenu principal
- Avant l'établissement d'un arrangement en matière d'approvisionnement (AMA), l'agent de négociation des contrats élabore et émet une DAMA, qui permet de sélectionner un groupe convenable de fournisseurs en fonction des critères d'évaluation énoncés. Au même moment, les exigences en matière de sécurité industrielle (c.-à.-d. la sécurité du personnel, des installations et de la technologie de l'information) devraient être définies, lorsque tous les ministères clients qui auront recours à l' AMA sont visés par un ou tous ces aspects relatifs à la sécurité.
- Les formulaires suivants doivent être utilisés par les ministères clients pour la première page de la demande de soumissions et la première page du contrat subséquent :
PWGSC-TPSGC 9400-3, Demande de soumissions
PWGSC-TPSGC 9400-4 Contrat - Les agents de négociation des contrats établiront les limites des contrats dans le document d'arrangement en matière d'approvisionnement pour les utilisateurs désignés dans l'arrangement, selon le cas. Pour les arrangements en matière d'approvisionnement de biens, de services ou de construction, les agents de négociation des contrats peuvent établir la limite maximale des contrats en utilisant comme guide l’Annexe A : Approbations contractuelles de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement. Cette dernière établit la limite en dollars dans la passation de contrats pour les biens, les services et la construction au-dessus de laquelle les ministères doivent demander l'approbation du CT pour conclure le contrat.
- Il n'existe pas de contrat selon la loi entre le Canada et le fournisseur tant qu'un contrat n'est pas attribué en remplissant le formulaire PWGSC-TPSGC 9400-4.
- Établissement des rapports pour les arrangements en matière d'approvisionnement : Le responsable des arrangements en matière d'approvisionnement peut indiquer dans l' AMA que le fournisseur, ou le ministère client, selon le cas, est demandé à établir des rapports. L' AMA devrait indiquer le délai prescrit dans lequel chaque rapport doit être soumis après la période d'établissement de rapports. Voir la clause S0010C du guide des CCUA. Voir également l'article 8.75.1 Rapport pour les offres à commandes et les arrangements en matière d'approvisionnement pour plus de renseignements sur l'établissement des rapports.
- Viabilité financière : Les responsables des arrangements en matière d'approvisionnement devraient prendre note que, puisque l'énoncé des travaux ou le besoin ne peut pas être établi d'avance, seul un examen préliminaire de la viabilité financière des fournisseurs sera réalisé afin de pré-qualifier ceux-ci. Voir la clause S0030T du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat. Voir également le paragraphe 5.60.1 Capacité financière pour plus de détails sur la capacité financière.
- Utilisateurs désignés : Les utilisateurs désignés qui sont autorisés à avoir recours aux arrangements en matière d'approvisionnement comprennent les ministères fédéraux, organismes ou sociétés d'État mentionnés aux annexes I, II et III de la Loi sur la gestion des finances publiques. Voir le modèle DAMA, partie 6A, article 6, du guide des CCUA.