4.10.20.5. Classement et méthode pour les offres à commandes
Attention! Puisque la transition vers AchatsCanada se poursuit, les mentions du Guide des approvisionnements qui portent sur l’Environnement automatisé des acheteurs (EAA) doivent être interprétées uniquement à titre de référence au système générique. Les utilisateurs de l’environnement SAP Ariba devraient adapter leurs activités en conséquence.
Il est conseillé aux acheteurs de consulter les outils disponibles sur AchatsCanada pour obtenir des conseils et des procédures sur la réalisation de transactions d'approvisionnement dans l’environnement SAP Ariba.
- Une offre à commandes :
Si l’utilisation d’une seule offre à commandes est autorisée à la suite de la DOC concurrentielle, on considère que les commandes subséquentes sont concurrentielles et on peut exercer les pouvoirs prévus pour la passation des commandes subséquentes. - Offres à commandes multiples :
Si l'on autorise l'utilisation de plusieurs offres à commandes lorsqu'on a tout lieu de croire qu'un seul fournisseur ne serait pas en mesure de répondre à la demande dans le cadre des activités opérationnelles, il faut clairement définir dans la DOC les méthodes de classement et les procédures pour les commandes subséquentes afin que les fournisseurs en prennent connaissance dans la préparation de leur offre. Les deux modèles de méthode de classement sont décrits ci-après :- principe du droit de premier refus :
Selon les procédures pour les commandes subséquentes, lorsqu'un bien est défini, le l'utilisateur désigné doit contacter l'offrant qui est classé au premier rang pour savoir s'il peut répondre au besoin. Si l'offrant qui est classé au premier rang peut répondre au besoin, une commande subséquente sera passée suite à son offre à commandes. S'il ne peut pas répondre au besoin, l'utilisateur désigné contactera l'offrant qui est classé au deuxième rang. L'utilisateur désigné reprendra ce processus jusqu'à ce qu'un offrant confirme qu'il peut répondre au besoin de la commande subséquente. Autrement dit, les commandes subséquentes sont passées en fonction du principe du « droit de premier refus ». Lorsque l'offrant qui est classé au premier rang ne peut répondre au besoin, l'utilisateur désigné doit bien documenter son dossier. On considère alors que les commandes subséquentes sont concurrentielles et on peut exercer les pouvoirs prévus pour la passation des commandes subséquentes - répartition proportionnelle :
Les procédures pour les commandes subséquentes obligent à passer les commandes subséquentes proportionnellement, de sorte que l'offrant qui est classé au premier rang reçoive le plus important volume des travaux préétabli ; que l'offrant qui est classé au deuxième rang reçoive le deuxième plus important volume des travaux préétabli, etc. (par exemple, 50 p.100 du volume des travaux attribué à l'offre à commande classée au premier rang, 30 p.100 à l'offre classée au deuxième rang et 20 p.100 à l'offre classée au troisième rang). On doit décrire dans la DOC cette répartition préétablie du volume des travaux pour que les offrants intéressés en prennent connaissance dans la préparation de leur offre. C'est également ce que l'on appelle le « meilleur rapport qualité-prix collectif ». L'offre à commandes classée au premier rang représente le meilleur rapport qualité-prix pour le Canada, et l'offrant a droit au plus important volume des travaux. Il faut donner à l'offrant qui est classé en premier rang un avantage notable dans la répartition du volume des travaux prévu (par exemple, 20 p.100 ou plus que la deuxième offre) et, de même pour les autres offrants. Il appartient à l'agent de négociation des contrats de définir ce qui constitue un avantage notable ; cette notion peut varier selon les groupes de biens ou de services ou de l'analyse de rentabilisation. On considère alors que les commandes subséquentes sont concurrentielles et on peut exercer les pouvoirs prévus pour la passation des commandes subséquentes.
Lorsqu'on doit autoriser des offres à commandes individuelles selon le principe de la répartition proportionnelle, l'agent de négociation des contrats doit informer l'utilisateur autorisé qu'il est obligé de surveiller les activités de passation des commandes subséquentes pour s'assurer que les travaux sont affectés conformément au principe de la répartition préétablie des travaux. - Dans les deux cas exposés ci-dessus, les agents de négociation des contrats devraient indiquer clairement, dans la DOC, le nombre prévu d'offres à commandes dont on devrait autoriser l'utilisation. Si l'on veut autoriser l'utilisation d'offres à commandes multiples, la DOC devrait indiquer le principe selon lequel les commandes subséquentes seront passées, soit par droit de premier refus, répartition proportionnelle ou autre. Si des commandes subséquentes à des offres à commandes doivent être passées selon le principe de la répartition proportionnelle, la répartition (par exemple, 50 p.100, 30 p.100 et 20 p.100) doit être indiquée dans la DOC.
- En outre, lorsqu'on a l'intention d'autoriser l'utilisation d'offres à commandes multiples, les agents de négociation des contrats peuvent prévoir une condition selon laquelle, seules seront considérées les offres à commandes qui accusent, par exemple, un écart de moins de 10 p. 100 par rapport à l'offre la plus avantageuse pour ce qui est du prix. La méthode de calcul utilisée devrait être décrite explicitement dans la DOC.
- principe du droit de premier refus :
- Commandes subséquentes non concurrentielles :
Dans d'autres cas, on autorise l'utilisation de plusieurs OC, sans toutefois établir de classement. C'est ce que l'on ferait par exemple pour demander des prix portant sur un éventail complet d'articles présentés dans un catalogue, lorsqu'il est impossible de classer les offres. Le responsable autorisé à passer les commandes subséquentes peut choisir l'OC à laquelle on fera appel. Pour certains besoins, les agents de négociation des contrats peuvent établir des paramètres afin de guider les utilisateurs autorisés dans la sélection de l'une des offres à commandes. Les commandes subséquentes passées dans le cadre de ces offres à commandes sont non-concurrentielles, et on ne peut exercer que les pouvoirs de passation des commandes subséquentes non-concurrentiels.