3.90. Passation de contrats avec d'anciens fonctionnaires

Attention! Puisque la transition vers AchatsCanada se poursuit, les mentions du Guide des approvisionnements qui portent sur l’Environnement automatisé des acheteurs (EAA) doivent être interprétées uniquement à titre de référence au système générique. Les utilisateurs de l’environnement SAP Ariba devraient adapter leurs activités en conséquence.

Il est conseillé aux acheteurs de consulter les outils disponibles sur AchatsCanada pour obtenir des conseils et des procédures sur la réalisation de transactions d'approvisionnement dans l’environnement SAP Ariba.

  1. Les contrats attribués à des anciens fonctionnaires qui touchent une pension ou qui ont reçu un paiement forfaitaire doivent résister à l’examen scrupuleux du public et constituer une dépense équitable des fonds publics.
  2. Un ancien fonctionnaire est tout ancien employé d'un ministère au sens de la Loi sur la gestion des finances publiques, un ancien membre des Forces armées canadiennes ou un ancien membre de la Gendarmerie royale du Canada. Un ancien fonctionnaire peut être
    1. un individu;
    2. un individu qui s'est incorporé;
    3. une société constituée d'anciens fonctionnaires; ou
    4. une entreprise à propriétaire unique ou une entité dans laquelle la personne visée détient un intérêt important ou majoritaire.
  3. Délai d'attente suite au départ à la retraite
    Lorsqu'il s'agit de passer un contrat avec un ancien fonctionnaire ou un ancien titulaire de charge publique, les dispositions de la Loi sur les conflits d’intérêts, les Mesures d'observation concernant l'après-mandat du Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique et le Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat s'appliquent. Ces codes fournissent les renseignements sur l'applicabilité du délai d'attente à la suite du départ à la retraite. Le délai d'attente ne s'applique pas aux anciens membres de Forces armées canadiennes ou de la Gendarmerie Royale du Canada (GRC).
  4. Pouvoir d'approbation
    Les agents de négociation des contrats doivent indiquer dans le document d’approbation qu’un contrat sera attribué à un ancien fonctionnaire et fournir une justification de la passation de contrat avec l'ancien fonctionnaire qui comprend la justification du prix, l'atténuation des risques et toute mesure de contrôle des coûts, le cas échéant, pour ajuster les paiements de pension ou les paiements forfaitaires.
  5. L’approbation du ministre sera peut-être requise pour conclure des marchés avec d’anciens fonctionnaires. Pour de plus amples renseignements, voir le paragraphe 1.1.1. de l’annexe 6.4.1 : Pouvoirs d’approbation et pouvoirs supplémentaires de signature des contrats à l’appui des programmes des clients seulement – autres que ceux de la Corporation commerciale canadienne.
  6. Lorsqu'il s'agit de demander l'approbation du ministre pour conclure un contrat avec un ancien fonctionnaire, la demande doit documenter une justification du contrat avec l'ancien fonctionnaire qui comprend la justification du prix, l'atténuation des risques et toute mesure de contrôle des coûts, le cas échéant, pour ajuster la pension ou les paiements forfaitaires.
  7. L’utilisation de la formule de réduction des honoraires n’est pas obligatoire, mais demeure une mesure de contrôle des coûts qui peut être appliquée au besoin pour les marchés non concurrentiels.
  8. Réduction des honoraires
    1. En ce qui concerne les contrats de services non concurrentiels attribués à d’anciens fonctionnaires touchant une pension, la formule de réduction des honoraires a été appliquée dans le passé à l’établissement des honoraires maximaux payables pendant la période de réduction des honoraires d’un an.
    2. Pour les anciens fonctionnaires qui faisaient l'objet d'une mesure de réaménagement des effectifs, l'application de la formule de réduction des honoraires peut être différée pour qu'elle commence à la fin de la période de paiement forfaitaire pour les contrats de services non concurrentiels avec d'anciens fonctionnaires bénéficiant d'une pension et d’un paiement forfaitaire. Voir le paragraphe i. ci-dessous.
    3. Formule de réduction des honoraires
      Q= ((T+A)/260) - (P/260)
      où les variables de la formule correspondent à :
      Q
      taux maximal quotidien;
      T
      niveau actuel de traitement maximal que touchait l'ancien fonctionnaire, ou le coût salarial estimatif d'exécution du travail par un fonctionnaire compétent;
      A
      coût des avantages sociaux habituels, 30 p. 100;
      P
      la pension reçue pendant une année.
      Exemple :
      traitement maximal = 60 000 $; avantages sociaux de 30 p. 100 du salaire;
      pension après 35 ans de service = 42 000 $ (60 000 $ x 0,7);
      taux quotidien= (60 000 + 18 000)/260 - 42 000/260 = 138,46 $.
      Nota : Une « pension » représente une pension ou une allocation annuelle versée en vertu de la Loi sur la pension de la fonction publique (LPFP) et toute augmentation versée en vertu de la Loi sur les prestations de retraite supplémentaires dans la mesure où elle touche la LPFP. La pension ne comprend pas les pensions payables conformément à la Loi sur la pension de retraite des Forces canadiennes, à la Loi sur la continuation de la pension des services de défense, à la Loi sur la continuation des pensions de la Gendarmerie royale du Canada et à la Loi sur la pension de retraite de la Gendarmerie royale du Canada, à la Loi sur les allocations de retraite des parlementaires et à la partie de la pension versée conformément à la Loi sur les Régime de pensions du Canada.
  9. Directive sur le réaménagement des effectifs
    1. En plus des exigences relatives à la politique de réduction des honoraires du contrat visant les anciens fonctionnaires qui touchent une pension, la somme à verser en honoraires professionnels aux anciens fonctionnaires, qu'ils touchent ou non une pension, aux membres des Forces canadiennes et aux membres de la GRC, qui ont reçu une somme forfaitaire à la suite de leur cessation d'emploi faisant partie d'un programme de réduction ou d'une initiative de réaménagement des effectifs, peut être limitée pendant la période à laquelle s'applique le paiement forfaitaire.
    2. Les plafonds des honoraires ne devraient pas s'appliquer si le contrat ne vise pas spécifiquement les services d'un ancien fonctionnaire.
    3. Historiquement, la « période du paiement forfaitaire » avait été définie comme la période mesurée en semaines de salaire à l'égard de laquelle un paiement a été fait pour faciliter la transition vers la retraite ou vers un autre emploi par suite de la mise en place des divers programmes de réduction des effectifs de la fonction publique. Sous ce scénario, la période d'application du paiement forfaitaire ne comprenait pas la période visée par l'allocation de fin d'emploi, qui se mesure de façon similaire.
    4. Pour les contrats de services non concurrentiels attribués à un ancien fonctionnaire pendant la période de paiement forfaitaire, le montant total des honoraires qui peut être payé peut être limité aux conditions d’un réaménagement des effectifs en vertu de la Directive, incluant les taxes applicables. La politique de limitation des honoraires du contrat s'applique à tous les anciens fonctionnaires, y compris les anciens membres des Forces canadiennes et de la Gendarmerie royale du Canada qui reçoivent un paiement forfaitaire.
    5. Les frais généraux raisonnables, tels les frais de déplacement, doivent être exclus de toute limite prescrite. Néanmoins, en raison de la sensibilité de ces contrats, ces coûts devraient être rigoureusement contrôlés. L'approbation du ministre doit être demandée avant de conclure un contrat non concurrentiel avec un ancien fonctionnaire, s'il reçoit un paiement forfaitaire lorsque le total des honoraires à payer dépassera 5 000 $ pendant la période de paiement forfaitaire prévue dans la Directive sur la réduction des effectifs émise en vertu de la Loi sur l'indemnisation du secteur public ou un ancien membre des Forces armées canadiennes ou de la Gendarmerie royale du Canada recevant des paiements forfaitaires dans le cadre des programmes de réduction des Forces correspondants, qu'il s'agisse d'un ou de plusieurs contrats.
    6. Lorsqu'un ancien fonctionnaire travaille à titre d'employé salarié ou de sous-traitant pour un fournisseur établi qui négocie des contrats avec le Canada, la politique de limitation des honoraires du contrat ne s'applique pas.
  10. Divulgation proactive
    Les ministères doivent inclure des renseignements sur les marchés de services et les modifications de marchés attribués à d’anciens fonctionnaires qui reçoivent une pension au titre de la Loi sur la pension de la fonction publique (LPFP) sur la page Divulgation des contrats de leur site Web. Pour de plus amples renseignements à cet égard, consulter Lignes directrices sur la divulgation proactive des marchés sur le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
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