3.5.1. Offres à commandes et arrangements en matière d'approvisionnement obligatoires

Attention! Puisque la transition vers AchatsCanada se poursuit, les mentions du Guide des approvisionnements qui portent sur l’Environnement automatisé des acheteurs (EAA) doivent être interprétées uniquement à titre de référence au système générique. Les utilisateurs de l’environnement SAP Ariba devraient adapter leurs activités en conséquence.

Il est conseillé aux acheteurs de consulter les outils disponibles sur AchatsCanada pour obtenir des conseils et des procédures sur la réalisation de transactions d'approvisionnement dans l’environnement SAP Ariba.

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Contenu principal

  1. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a mis en place un certain nombre d'offres à commandes et d'arrangements en matière d'approvisionnement qui doivent être utilisés avant que tout nouvel approvisionnement soit envisagé, conformément à l'Avis sur la politique : ARCHIVÉ - Initiative de transformation des processus opérationnels – Les prochaines étapes du Conseil du Trésor.
  2. Le recours aux offres à commandes et aux arrangements en matière d'approvisionnement pour les biens et services énumérés ci-dessous est obligatoire, et ces biens et services obligatoires sont énumérés dans l'Application sur les offres à commandes et arrangements en matière d'approvisionnement (Appli OCAMA)L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux..
    • N91 : Carburants, lubrifiants, huiles et cires
    • N70 : Équipement pour le traitement automatique de données à usage général, logiciel, comprenant la microprogrammation, fournitures et équipement de soutien
    • N58 : Équipements des télécommunications, de détection et à rayonnement cohérent
    • N75 : Fournitures de bureau
    • N74 : Machines de bureau, systèmes de traitement des textes et équipement à classement visible
    • N71 : Mobiliers
    • R : Services professionnels, administratifs, et de soutien à la gestion
      Sous-catégories :
      • RO : Services professionnels
      • R1 : Services de soutien administratif et de soutien à la gestion
      • R2 : Recrutement de personnel (R2)
    • D3 : Traitement de l'information et services de télécommunications connexes
    • N23 : Véhicules à effet de sol, véhicules moteur, remorques et cycles
    • N84 : Vêtements, équipement individuel et insignes
  3. Ces offres à commandes et arrangements en matière d'approvisionnement obligatoires s'appliquent à tous les ministères (y compris les Forces canadiennes) au sens de l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques, et à tous les marchés de l'État qui sont soumis au Règlement sur les marchés de l'État et à la Directive sur la gestion de l’approvisionnement du Conseil du Trésor.
  4. Comme par le passé, les ministères clients et organismes continuent de pouvoir acheter des biens et des services. Toutefois, ils doivent d'abord vérifier s'il existe une offre à commandes ou un arrangement en matière d'approvisionnement (AMA) obligatoire qui répond à leurs besoins. Si c'est le cas, les clients doivent l'utiliser.
  5. Lorsqu'ils reçoivent une demande de biens ou de services appartenant à l'un des groupes, les agents de négociation des contrats doivent déterminer si une offre à commandes ou un arrangement en matière d'approvisionnement déjà établi peut satisfaire au besoin. Le cas échéant, cette offre à commandes ou cet AMA doit être utilisé.
  6. Les biens ou les services ne devraient pas faire double emploi avec ceux qui sont fournis en vertu d'une offre à commandes ou un arrangement en matière d'approvisionnement existant à l'échelle nationale ou régionale. Si les biens ou les services exigés sont de nature semblable ou identique aux biens ou services disponibles dans le cadre d'une offre à commandes ou un AMA existant, une justification complète doit être fournie pour appuyer le recours à un autre instrument d'achat ou à une autre méthode d'approvisionnement. Pour le processus de création d'une nouvelle offre à commandes ou un nouvel AMA, voir l'article 3.205 Processus d'examen pour la création, le renouvellement et la prolongation des offres à commandes et des arrangements en matière d'approvisionnement.
  7. Il faut souligner aux clients que s'ils utilisent une offre à commandes ou un arrangement en matière d'approvisionnement obligatoire (à l'exception des offres à commandes individuelles ministérielles), ils peuvent recevoir les biens et les services plus rapidement et à moindres frais que s'ils envoient une demande à TPSGC La valeur de l'achat sera limitée par leur pouvoir d'achat établi par le Secrétariat du Conseil du Trésor.
  8. Les ministères clients doivent utiliser les instruments d'achat obligatoires, comme les offres à commandes et les arrangements en matière d'approvisionnement, qu'ils agissent en leur propre nom ou par l'entremise de TPSGC, sauf dans les situations suivantes :
    1. le bien ou le service disponible par l'entremise de l'offre à commandes ou de l'arrangement en matière d'approvisionnement obligatoire ne répond pas aux exigences opérationnelles justifiables, notamment les spécifications ou les dates de livraison;
    2. la valeur du besoin excède la limite de commande subséquente de l'offre à commandes ou la portée de l'arrangement en matière d'approvisionnement;
    3. un contrat, garantissant les travaux à un autre fournisseur, est déjà en place;
    4. le besoin est assujetti aux obligations contractuelles découlant d'ententes sur les revendications territoriales globales (ERTG), et il n'existe aucune offre à commandes ni aucun arrangement en matière d'approvisionnement obligatoire qui traite des obligations contractuelles découlant des ERTG applicables;
    5. le besoin sera réservé conformément à la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones (SAEA), et il n'existe aucun instrument d'achat obligatoire destiné aux marchés réservés dans le cadre de la SAEA;
    6. les biens et services seront acquis auprès de CORCAN au moyen d’une demande de transfert de marchandises.
  9. Si TPSGC traite une demande, et que l'agent de négociation des contrats informe le client qu'il existe une offre à commandes ou un arrangement en matière d'approvisionnement obligatoire relativement au besoin du client, et que le client conteste cette opinion, l'agent de négociation des contrats devra obtenir la décision du gestionnaire ou du directeur responsable de cette offre à commandes ou de cet AMA. Si le client croit que la décision rendue n'est pas appropriée, il peut soumettre la question à son gestionnaire de compte d'approvisionnement à la direction de l'engagement des clients à Soutien en approvisionnement Canada (SAC). Même si la décision finale ne relève pas des gestionnaires de compte d'approvisionnement, ces derniers examineront la situation attentivement avec le directeur responsable de l'offre à commandes ou de l'AMA, de manière à résoudre clairement et rapidement la question.
  10. Si un ministère client traite lui-même ses achats et ne veut pas avoir recours à une offre à commandes ou à un arrangement en matière d'approvisionnement obligatoire, il doit communiquer avec l'agent de négociation des contrats responsable de l'offre à commandes ou de l'arrangement en matière d'approvisionnement que le ministère client ne désire pas utiliser et en expliquer les motifs.
  11. Si l'agent de négociation des contrats conteste les raisons invoquées, il en discutera avec son gestionnaire et son directeur, le cas échéant, afin de prendre une décision. Si le client considère que la décision rendue n'est pas appropriée, il peut soumettre la question à son gestionnaire de compte d'approvisionnement à la direction de l'engagement des clients à Soutien en approvisionnement Canada (SAC). Même si la décision finale ne relève pas des gestionnaires de compte d'approvisionnement, ces derniers examineront la situation attentivement avec le directeur responsable de l'offre à commandes ou de l'arrangement en matière d'approvisionnement, de manière à résoudre clairement et rapidement la question.
  12. L'agent de négociation des contrats devrait consigner tous les achats pour lesquels on n'a pas utilisé une offre à commandes ou un arrangement en matière d'approvisionnement obligatoire, et en expliquer les motifs.
    Nota 1 : Les ministères ne peuvent pas mettre en place leur propre offre à commandes ou arrangement en matière d'approvisionnement pour éviter d'avoir à utiliser une offre à commandes ou un arrangement en matière d'approvisionnement de TPSGC, car cela nuirait aux avantages et aux économies à long-terme de l'approche pangouvernementale de TPSGC.
    Nota 2 : Si un prix plus bas est offert pour un produit ou un service équivalent, au moyen d'une méthode autre que l'offre à commandes ou l'arrangement en matière d'approvisionnement obligatoire, le ministère client est tenu d'en informer l'agent de négociation des contrats responsable de l'offre à commandes ou de l'arrangement en matière d'approvisionnement en question (soit celui que le ministère client ne désire pas utiliser).
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