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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

3.35.1.10. Conditions d'utilisation

  1. Les contrats avec autorisations de tâches utilisés à mauvais escient peuvent donner lieu à des problèmes majeurs entre le gouvernement et ses fournisseurs, entre TPSGC et ses clients, de même que pour le gouvernement aux yeux du grand public. Lorsqu'un contrat avec autorisations de tâches est envisagé comme méthode d'approvisionnement pour un achat particulier, l'agent de négociation des contrats doit suivre les procédures applicables décrites au paragraphe 3.35.1 Contrats comportant des autorisations de tâches avant de faire approuver la démarche d'achat. Dans les cas où les autorisations de tâches ne sont émises que par TPSGC, certaines de ces procédures peuvent ne pas s'appliquer (c.-à-d. les rôles et les responsabilités, les limites à respecter par les clients pour l'émission d'autorisations de tâches, le guide destiné aux clients de TPSGC, le document d'entente, certaines exigences en matière de rapports).
  2. Aux fins d'utilisation des contrats avec autorisations de tâches, l'agent de négociation des contrats doit :
    1. faire en sorte que le contrat avec autorisations de tâches soit la méthode d'approvisionnement appropriée pour ces services (voir le paragraphe 3.35.1.5 Application et l'Annexe 3.8 : Comparaison des différentes méthodes d'approvisionnement ci-jointe et les autres sections relatives aux méthodes d'approvisionnement précisées dans le Guide des approvisionnements);
    2. décider s'il faut permettre au client d'émettre des autorisations de tâches et en déterminer les limites financières. Ces décisions devraient être prises par TPSGC avec l'aide du client, conformément au paragraphe 3.35.1.30 Limites financières des autorisations de tâches individuelles;
    3. fournir au client le Guide pour la préparation et la gestion des autorisations de tâches – à l'intention des clients de TPSGC(Annexe 3.4.1 : Guide pour la préparation et la gestion des autorisations de tâches – à l'intention des clients de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada), lui expliquer l'objet du Guide et en discuter au besoin;
    4. conclure une entente avec le client concernant les rôles et les responsabilités des deux organisations, notamment les responsabilités relatives aux rapports. À cet égard, nous encourageons fortement l'utilisation du Modèle d'entente portant sur l'utilisation des autorisations de tâches (Annexe 3.4.2 : Modèle d'entente – à l'intention des clients de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada). L'entente doit inclure les dispositions pour la présentation en temps opportun de documents, notamment :
      1. des exemplaires de toutes les autorisations de tâches avec leurs pièces jointes;
      2. des exemplaires de toutes les révisions apportées aux autorisations de tâches avec leurs pièces jointes;
      3. des exemplaires de toutes les demandes de paiement et de toutes les factures, accompagnées des rapports connexes.
    5. appliquer les procédures décrites aux paragraphes 3.35.1.15 Documents d'approbation des contrats avec autorisations de tâches à 3.35.1.60 Rapports;
    6. discuter avec le client, au besoin, de l'utilisation des contrats avec autorisations de tâches, notamment le processus administratif d'autorisation et d'émission des autorisations de tâches.