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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

3.22.15. Autres points à considérer en ce qui a trait à la gestion des besoins urgents

Il est important de comprendre qu’il ne faut pas être trop contraignant pendant une situation d’urgence et que le processus devrait être, jusqu’à un certain point, déterminé par le besoin et l’échéancier. Voici quelques points que les agents de négociation des contrats devraient considérer avant qu’une situation d’urgence se produise afin de réduire les risques et les pertes durant ce qui peut être une période très difficile, et faciliter l’approvisionnement lors d’une situation où il est essentiel d’être rapide, calme et souple.

  1. Rester calme et concentré sur le problème. Consulter les procédures ministérielles établies pour faciliter la passation de contrats en cas d’urgence.
  2. Créer une équipe engagée pour répondre aux besoins en matière de passation de contrats en cas d’urgence, selon la demande ou de façon plus permanente.
  3. Être prêt à fournir une réponse rapide et désigner un agent de liaison qui sera le point de contact pour aider et coordonner les ressources d’une organisation.
  4. S'assurer que son équipe est prête à réagir à une situation d'urgence en mettant à sa disposition les outils nécessaires pour lui faciliter la tâche.
  5. Être disponible et s'assurer que tous les intervenants clés participent à toutes les réunions et séances essentielles.
  6. Mobiliser TPSGC tôt dans le processus (ministères clients).
  7. Entretenir des liens de communication ouverts avec tous les intervenants.
  8. Identifier immédiatement le cadre supérieur disponible au plus haut échelon pour approuver un contrat si l’autorité d’urgence d’un million de dollars du ministère est exercée (ministères clients).
  9. Informer régulièrement les cadres supérieurs et documenter toutes les décisions et tous les écarts dans le cadre du processus.
  10. Identifier les spécialistes susceptibles d'aider au sein du ministère, comme les services juridiques, les conseillers en politiques, les analystes financiers, les conseillers en gestion des risques et les experts des biens et services.
  11. Développer des liens avec d’autres ministères du gouvernement et d’autres ordres de gouvernement (provincial et territorial) et collaborer avec eux.
  12. Établir un processus pour les achats rapides, y compris le traitement accéléré des approbations.
  13. Envisager de nouvelles solutions novatrices.
  14. Réduire les risques et être préparé.