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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

3.22. Besoins urgents (Travaux publics et Services gouvernementaux Canada à titre d’autorité contractante)

  1. Une situation d’extrême urgence est définie conformément à l’Avis sur la Politique des marchés 2007-04 – Marchés non concurrentiels du Conseil du Trésor, comme suit :
    1. une situation réelle ou imminente qui menace la vie;
    2. une catastrophe menaçant la qualité de vie ou la sécurité de la population canadienne;
    3. une catastrophe entraînant la perte de vies;
    4. une catastrophe entraînant des pertes ou des dommages considérables pour l'État.
  2. Conformément à la Partie III – Plafonds des marchés conclus en cas d'urgence de la Directive du Conseil du Trésor sur les marchés, tout ministère ou organisme peut conclure et modifier un contrat d’une valeur totale maximale d’un million de dollars (incluant les modifications et toutes les taxes applicables [y compris la TPS ou la TVH]) afin de répondre à un besoin dans une situation d'extrême urgence. De tels contrats devraient être approuvés par le cadre supérieur disponible au plus haut échelon. Avant d’appliquer ces directives, il est important de vérifier les politiques de délégation de pouvoirs et de mise en œuvre internes de chaque ministère.
  3. La Partie III de la Directive du Conseil du Trésor sur les marchés comprend également des dispositions relatives au pouvoir exceptionnel de passation de contrats en cas d’urgence permettant au ministre de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (à titre d’autorité contractante) de conclure un contrat non concurrentiel d’une valeur totale maximale de quinze millions de dollars, sans demander l’approbation au Conseil du Trésor, afin de répondre à des besoins urgents exprimés par les ministères dans le cadre desquels les risques humains et/ou financiers sont élevés. Nota : le ministre de TPSGC a délégué ce pouvoir au sous-ministre adjoint de la Direction générale des approvisionnements et au sous-ministre adjoint délégué de la Direction générale des approvisionnements.
  4. Le pouvoir de passation de contrats en cas d’urgence de la Direction générale des approvisionnements de TPSGC accordée aux ministères clients peut être exercé seulement si tous les critères suivants s’appliquent :
    1. les dispositions de chaque accord commercial applicable concernant l’exception relative à la sécurité nationale ou une urgence sont invoquées;
    2. le besoin ne peut pas être satisfait par les procédures normales de passation de contrats à cause de l'urgence de la situation;
    3. le ministère client concerné obtient pour le ministre de TPSGC l’approbation de son ministre pour que TPSGC puisse répondre au besoin urgent en son nom.
  5. Le cadre supérieur au plus haut échelon disponible doit approuver tout contrat visant à répondre à un besoin urgent. Les agents de négociation des contrats de TPSGC doivent fournir un plan d'achat ou une note d’information qui décrit les raisons pour lesquelles le besoin urgent est nécessaire et qui identifie les dispositions des accords commerciaux applicables invoquées concernant l’urgence et la stratégie d’approvisionnement proposée.
  6. Dans certains cas d'urgence, le Canada pourrait devoir limiter la responsabilité d’un entrepreneur ou accorder une indemnisation. Même si TPSGC agit à titre d’autorité contractante, il incombe au ministère client d’obtenir l’approbation de son dirigeant principal des finances (DPF) relativement à la limitation de la responsabilité. L’article 8.5 de la Politique sur la prise de décisions concernant la limitation de la responsabilité des entrepreneurs dans les marchés de l’État du CT se lit comme suit :
    En situation d'urgence dans les cas où la limitation de la responsabilité de l'entrepreneur ou son indemnisation est justifiée et lorsque le retard à obtenir l'approbation de cette limitation ou indemnisation peut être préjudiciable à l'intérêt public, l'autorité contractante doit obtenir, au minimum, l'approbation préalable de l'agent financier principal du ministère ou de ses délégués avant de conclure un marché. Les ministères doivent inclure l'évaluation financière et tous les détails relatifs à la limitation ou à l'indemnisation dans le rapport envoyé au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada dans les 60 jours suivant l'obtention de l'autorisation de commencer les travaux ou suivant le début des travaux. L'agent financier principal du ministère ou ses délégués doivent approuver ce rapport.
  7. Les agents de négociation des contrats doivent fournir les détails relatifs au recours à ce pouvoir de passation de contrats en cas d’urgence dans un rapport au Secrétariat du Conseil du Trésor dans les 60 jours civils suivant l’autorisation ou le début des travaux. Conformément à la Directive du Conseil du Trésor sur les marchés, le rapport devrait comprendre les éléments suivants :
    1. des renseignements détaillés sur les circonstances de la situation d'urgence;
    2. le type et la valeur du contrat adjugé;
    3. les raisons expliquant pourquoi la demande de soumissions n'est ni pratique ni possible;
    4. le niveau de délégation du ministère ou de l'organisme auquel le pouvoir de passation de marchés en cas d'urgence a été accordé.
  8. Ratification des contrats d’urgence
    L’approbation du Conseil du Trésor est requise pour tout contrat d’urgence de plus de quinze millions de dollars. Si un contrat d’urgence de plus de quinze millions de dollars est conclu, la ratification du contrat doit être obtenue auprès du Conseil du Trésor le plus tôt possible. Si une autorité contractante utilise les pouvoirs de passation de contrats en cas d’urgence par erreur et si la valeur du contrat dépasse les limites de base ou exceptionnelles du Ministère, la ratification pourrait également s’avérer nécessaire. En plus du rapport faisant état du contrat d’urgence, la présentation au Conseil du Trésor portant sur la ratification doit également être soumise.
  9. Pour les approvisionnements d'urgence assujettis aux ententes sur les revendications territoriales globales (ERTG) les agents de négociation des contrats devraient communiquer avec la Direction des politiques du Programme des approvisionnements (DPPA) par courriel à TPSGC.RCNDGAERTGSAEA-NCRABCLCAPSAB.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca, afin de déterminer l'incidence que pourrait avoir une entente sur les revendications territoriales globales sur la stratégie d’approvisionnement globale. Pour de plus amples renseignements, consultez l'article 9.35 Ententes sur les revendications territoriales globales (ERTG).

3.22.5 Exceptions aux processus dans une situation d'urgence

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  1. En ce qui a trait à la Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs (PMCRF), une exception peut être faite conformément à l'article 8.180.25 Exceptions.
  2. En ce qui concerne les dispositions relatives à l'intégrité (voir l'article 3.51 Aperçu de l'intégrité), les agents de négociation des contrats doivent vérifier auprès du registraire d’inadmissibilité et de suspension (le registraire) que le fournisseur n’est pas inadmissible à l’obtention d’un contrat. Lorsqu'une situation d'urgence survient en dehors des heures normales de travail et que le registraire n'est pas disponible, les agents de négociation des contrats devraient faire des efforts raisonnables pour consulter la Liste d’inadmissibilité et de suspension avant d’attribuer un contrat et suivre le processus de vérification le jour suivant. Si un contrat a été attribué à un fournisseur inadmissible en raison d’une situation d’urgence, les agents de négociation des contrats doivent communiquer avec le Secrétariat de l’intégrité du programme des approvisionnements à l’adresse TPSGC.DGAIntegrite-ABIntegrity.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca pour obtenir des directives sur la façon d’en aviser la Direction générale de la surveillance (DGS).

3.22.10 Besoins urgents (ministères et organismes fédéraux)

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  1. Conformément à la Partie III de la Directive du Conseil du Trésor sur les marchés, tout ministère ou organisme peut conclure et modifier un contrat d’une valeur totale maximale d’un million de dollars (incluant les modifications et toutes les taxes applicables [y compris la TPS ou la TVH]) afin de répondre à un besoin dans une situation d'extrême urgence. De tels contrats devraient être approuvés par le cadre supérieur disponible au plus haut échelon. Avant d’appliquer ces directives, il est important de vérifier les politiques internes de délégation de pouvoirs et de mise en œuvre de chaque ministère.
  2. La Directive du Conseil du Trésor sur les marchés renferme aussi les pouvoirs exceptionnels de passation des contrats en cas d’urgence suivants :
    1. Le ministre responsable de l'Agence canadienne de développement international (ACDI) – quatre millions de dollars pour un programme ou un projet d’aide internationale;
    2. Le ministre de la Défense nationale (MDN) – cinq millions de dollars pour des services en réponse à un besoin urgent de carburant, de nourriture, d'eau et de services de transport dans le cadre de déploiements urgents d'unités des Forces canadiennes, conformément à des consignes opérationnelles, lorsque des personnes seront exposées à un danger considérable ou qu'il existe un risque financier prononcé;
    3. Le ministre des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) – quinze millions de dollars pour des marchés de services liés aux chancelleries, afin de faire face à une situation d’extrême urgence ou à des menaces liées à la sécurité nationale dans les missions canadiennes à l’étranger et où il y a un risque pour les personnes ou un risque financier important;
    4. Le ministre des Pêches et des Océans – dix millions de dollars pour réagir aux situations d’urgence causées par des déversements d’hydrocarbures pouvant présenter un risque important pour la vie humaine ou sur le plan financier.
  3. Le pouvoir de passation de contrats en cas d’urgence mentionné aux alinéas b. ii., iii., et iv. peut être exercé seulement si tous les critères suivants s’appliquent :
    1. les dispositions de chaque accord commercial applicable concernant l’exception relative à la sécurité nationale ou une urgence sont invoquées;
    2. le besoin ne peut pas être satisfait par les procédures normales de passation de contrats à cause de l'urgence de la situation;
    3. le ministre du ministère concerné approuve l’invocation des pouvoirs spéciaux.
  4. Si le besoin est visé par une offre à commandes (OC), le client peut seulement passer une commande subséquente conformément aux limites des commandes subséquentes établies dans l’OC. Si la valeur du besoin est supérieure à la limite de l’offre à commandes, le client devrait communiquer avec TPSGC pour traiter la commande subséquente en son nom.
  5. Si le besoin n’est pas visé par une OC, l’approvisionnement peut être traité par le ministère client s’il est dans les limites de ses pouvoirs de passation de contrats en cas d’urgence. En ce qui concerne un approvisionnement qui n’est pas dans la limite de ses pouvoirs de passation de contrats en cas d’urgence, le client doit communiquer immédiatement avec TPSGC et lui envoyer une demande concernant cet approvisionnement. Le client doit clairement préciser l’exigence technique et devraient fournir, dès que possible, les renseignements sur les fournisseurs et la disponibilité, s’ils les connaissent, et les justifications relatives au besoin urgent, conformément à l’alinéa 3.22 e.
  6. Conformément aux instructions figurant à l'alinéa 3.22 g., les détails relatifs au recours à ce pouvoir de passation de contrats en cas d’urgence doivent être fournis dans un rapport au Secrétariat du Conseil du Trésor dans les 60 jours civils suivant l’autorisation ou le début des travaux. Ceci s’applique à tous les ministères clients qui attribuent des contrats en vertu de leur pouvoir délégué en cas d’urgence et à toutes les directions générales de TPSGC qui attribuent des contrats en vertu du pouvoir délégué en cas d’urgence d’un million de dollars du ministre de TPSGC.
  7. Pour la ratification des contrats, voir l'alinéa 3.22 h.
  8. Pour les approvisionnements d'urgence assujettis aux ententes sur les revendications territoriales globales (ERTG), voir l'alinéa 3.22 i.

3.22.15 Autres points à considérer en ce qui a trait à la gestion des besoins urgents

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Il est important de comprendre qu’il ne faut pas être trop contraignant pendant une situation d’urgence et que le processus devrait être, jusqu’à un certain point, déterminé par le besoin et l’échéancier. Voici quelques points que les agents de négociation des contrats devraient considérer avant qu’une situation d’urgence se produise afin de réduire les risques et les pertes durant ce qui peut être une période très difficile, et faciliter l’approvisionnement lors d’une situation où il est essentiel d’être rapide, calme et souple.

  1. Rester calme et concentré sur le problème. Consulter les procédures ministérielles établies pour faciliter la passation de contrats en cas d’urgence.
  2. Créer une équipe engagée pour répondre aux besoins en matière de passation de contrats en cas d’urgence, selon la demande ou de façon plus permanente.
  3. Être prêt à fournir une réponse rapide et désigner un agent de liaison qui sera le point de contact pour aider et coordonner les ressources d’une organisation.
  4. S'assurer que son équipe est prête à réagir à une situation d'urgence en mettant à sa disposition les outils nécessaires pour lui faciliter la tâche.
  5. Être disponible et s'assurer que tous les intervenants clés participent à toutes les réunions et séances essentielles.
  6. Mobiliser TPSGC tôt dans le processus (ministères clients).
  7. Entretenir des liens de communication ouverts avec tous les intervenants.
  8. Identifier immédiatement le cadre supérieur disponible au plus haut échelon pour approuver un contrat si l’autorité d’urgence d’un million de dollars du ministère est exercée (ministères clients).
  9. Informer régulièrement les cadres supérieurs et documenter toutes les décisions et tous les écarts dans le cadre du processus.
  10. Identifier les spécialistes susceptibles d'aider au sein du ministère, comme les services juridiques, les conseillers en politiques, les analystes financiers, les conseillers en gestion des risques et les experts des biens et services.
  11. Développer des liens avec d’autres ministères du gouvernement et d’autres ordres de gouvernement (provincial et territorial) et collaborer avec eux.
  12. Établir un processus pour les achats rapides, y compris le traitement accéléré des approbations.
  13. Envisager de nouvelles solutions novatrices.
  14. Réduire les risques et être préparé.