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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

3.205. Processus d'examen pour la création, le renouvellement et la prolongation des offres à commandes et des arrangements en matière d'approvisionnement

Information : Désistement de responsabilité de Publiservice

L’icone Publiservice L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. qui apparait à côté de l’hypertexte signifie que l’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux.

Contenu principal

  1. Le bureau de premier intérêt (BPI) pour des biens ou des services précis est désigné comme étant l’équipe de gestion des catégories, et chaque équipe compte un réviseur de catégories chargé d’endosser la création, la prolongation ou le renouvellement de toutes les offres à commandes (OC) et de tous les arrangements en matière d’approvisionnement (AMA).
  2. Les agents de négociation des contrats sont encouragés à faire appel à un réviseur de catégories au début et tout au long de la phase de planification de l’approvisionnement afin d’obtenir ses commentaires en vue d’accélérer le processus d’endossement.
  3. Avant de créer, de renouveler ou de prolonger une OC ou un AMA, les agents de négociation des contrats doivent soumettre un formulaire Demande d’endossement par le réviseur de catégoriesL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. (format MSWord 108 KB) (Aide sur les formats de fichier) au réviseur de catégories pertinent, qui évaluera la demande et :
    1. endossera la demande telle quelle, sans commentaire ni recommandation;
    2. endossera la demande, mais ajoutera des commentaires, recommandations ou conditions (approbation conditionnelle); ou
    3. rejettera la demande et fournira des justifications à l’appui.
  4. Si un produit ou un service requis ne figure pas dans une catégorie en particulier, l’agent de négociation des contrats doit demander l’endossement de l’OC ou de l’AMA auprès :
    1. du superviseur ou du gestionnaire dans le Secteur de la capitale nationale; ou
    2. du réviseur de catégories régional en dehors du Secteur de la capitale nationale.
  5. La justification du réviseur de catégories doit être incluse dans les documents d’approbation si la création, le renouvellement ou la prolongation d’une OC ou d’un AMA nécessite la duplication d’une OC ou d’un AMA existant.
  6. Si le réviseur de catégories endosse la demande de manière conditionnelle ou la rejette, celle-ci peut être soumise à nouveau une fois révisée.
  7. Les agents de négociation des contrats doivent inclure la décision définitive du réviseur de catégories ainsi que les documents d’évaluation dans le formulaire Planification et approbation préalable des contrats ou dans le plan d’achat.
  8. Pour plus de détails, consulter l’arbre de décision pour la création, le renouvellement et la prolongation des offres à commandes et des arrangements en matière d’approvisionnementL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. (format PDF 60.8 KB) (Aide sur les formats de fichier).
  9. Pour communiquer avec un réviseur de catégories, veuillez consulter la liste Gestion des catégories — Liste des réviseurs de catégoriesL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. (format PDF 51.3 KB) (Aide sur les formats de fichier).

3.205.1 Processus d'examen

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En appui à l'AP-72R2 : Processus d’examen pour la création, le renouvellement et la prolongation des offres à commandes et des arrangements en matière d’approvisionnement, le contenu de cet article a été révisé et déplacé vers l'article 3.205 Processus d'examen pour la création, le renouvellement et la prolongation des offres à commandes et des arrangements en matière d'approvisionnement.

L'article 3.205.1 est disponible à des fins de consultation dans les Archives du Guide des approvisionnementsL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux., Version 2015-1.

3.205.5 Publication d’information sur l’offre à commandes ou l’arrangement en matière d’approvisionnement dans l’Index des offres à commandes

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  1. Dans les cinq jours ouvrables suivant la publication de l’offre à commandes (OC) ou de l’arrangement en matière d’approvisionnement (AMA) dans l’Index des offres à commandes (IOC), le bureau de l’agent de négociation des contrats publiant l’OC ou l’AMA doit soumettre l’information au Bureau de coordination des offres à commandes dans l’un des formats suivants :
    1. le document original de l’OC ou de l’AMA (en format PDF, sans signature numérique), y compris, s’il y a lieu, toutes les révisions subséquentes;
    2. un document contenant les renseignements détaillés propres à l’OC ou à l’AMA, y compris les coordonnées des personnes-ressources de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) et les adresses des sites intranet de TPSGC, s’il y a lieu; ou
    3. l’adresse d’un site intranet de TPSGC contenant les renseignements propres à l’OC ou à l’AMA.

    REMARQUE : Les offres à commandes individuelles et régionales (OCIR) et les offres à commandes individuelles et nationales (OCIN) seront traitées au cas par cas. La publication d’information dans l’IOC est facultative lorsque le gestionnaire responsable d’émettre l’OC ou l’AMA a déterminé que le client détient tous les renseignements nécessaires pour accélérer le processus approvisionnement.
  2. Les agents de négociation des contrats doivent signaler les critères suivants, s’il y a lieu, en cochant les cases pertinentes dans l’Index des offres à commandes – Modèle pour l’affichage d’informationL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. (format MSWord 42.5 KB) (Aide sur les formats de fichier) :
    1. le titulaire est une entreprise autochtone;
    2. les produits ou les services ont une incidence réduite sur l’environnement ou le fournisseur possède une politique ou des pratiques de protection de l’environnement;
    3. les produits ou les services peuvent être fournis dans une zone visée par une entente sur les revendications territoriales globales (ERTG);
    4. l’OC ou l’AMA implique la Stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones (SAEA) (ce critère doit être inscrit dans la section Notes du modèle).
  3. Les demandes de publication d’information dans l’IOC doivent être envoyées par courriel avec le Modèle pour l’affichage d’information dans l’IOC dûment rempli au Bureau de coordination des offres à commandes à l’adresse suivante : rcn.bcoc-ncr.soco@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

3.205.10 Emploi des documents uniformisés d’approvisionnement ministériels

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  1. Pour émettre une demande d’offre à commandes (DOC) ou une demande d’arrangement en matière d’approvisionnement (DAMA), les agents de négociation des contrats doivent employer le modèle uniformisé d’approvisionnement pertinent.
  2. Les clauses et conditions uniformisées d’achat (CCUA) doivent être employées lors de la préparation des documents d’approvisionnement. D’autres clauses pourraient être employées dans des circonstances particulières, sous réserve d’approbation par les Services juridiques.
  3. Si l’emploi d’une clause non uniformisée devient un besoin récurrent, une demande visant son inclusion dans le Guide des CCUA doit être soumise à la Division des outils relatifs au processus d’approvisionnement de la Direction de la politique et du processus d’approvisionnement à l’adresse suivante : Outilsd'approvisionnement.ProcurementTools@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

3.205.15 Rapports sur les données d’utilisation

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Pour garantir la gestion et le contrôle efficace des offres à commandes et des arrangements en matière d’approvisionnement, les agents de négociation des contrats doivent examiner attentivement les exigences d’établissement de rapports connexes et déterminer la meilleure façon de les respecter. Les sources de données pour les offres à commandes et les arrangements en matière d’approvisionnement comprennent, sans en exclure d’autres :

  1. l’Index des offres à commandes (IOC);
  2. les ministères clients;
  3. les systèmes de suivi internes;
  4. les équipes de gestion des catégories;
  5. la Direction des services en analytique d’affaires (DSAA);
  6. les offrants ou les fournisseurs.