3.205. Processus d'examen pour la création, le renouvellement et la prolongation des offres à commandes et des arrangements en matière d'approvisionnement

Attention! Puisque la transition vers AchatsCanada se poursuit, les mentions du Guide des approvisionnements qui portent sur l’Environnement automatisé des acheteurs (EAA) doivent être interprétées uniquement à titre de référence au système générique. Les utilisateurs de l’environnement SAP Ariba devraient adapter leurs activités en conséquence.

Il est conseillé aux acheteurs de consulter les outils disponibles sur AchatsCanada pour obtenir des conseils et des procédures sur la réalisation de transactions d'approvisionnement dans l’environnement SAP Ariba.

Information : Désistement de responsabilité de Publiservice

L’icone Publiservice L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. qui apparait à côté de l’hypertexte signifie que l’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux.

Contenu principal

  1. Le bureau de premier intérêt (BPI) pour des biens ou des services précis est désigné comme étant l’équipe de gestion des catégories, et chaque équipe compte un réviseur de catégories chargé d’endosser la création, la prolongation ou le renouvellement de toutes les offres à commandes (OC) et de tous les arrangements en matière d’approvisionnement (AMA).
  2. Les agents de négociation des contrats sont encouragés à faire appel à un réviseur de catégories au début et tout au long de la phase de planification de l’approvisionnement afin d’obtenir ses commentaires en vue d’accélérer le processus d’endossement.
  3. Avant de créer, de renouveler ou de prolonger une OC ou un AMA, les agents de négociation des contrats doivent soumettre un formulaire de demande d'approbation d'un réviseur des catégories pour la gestion de catégorieL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. (Version MSWord 105 Ko) (Aide avec les formats de fichier) au réviseur des catégories approprié, qui évaluera la demande et ensuite :
    1. endossera la demande telle quelle, sans commentaire ni recommandation;
    2. endossera la demande, mais ajoutera des commentaires, recommandations ou conditions (approbation conditionnelle); ou
    3. rejettera la demande et fournira des justifications à l’appui.
  4. Si un produit ou un service requis ne figure pas dans une catégorie en particulier, l’agent de négociation des contrats doit demander l’endossement de l’OC ou de l’AMA auprès :
    1. du superviseur ou du gestionnaire dans le Secteur de la capitale nationale; ou
    2. du réviseur de catégories régional en dehors du Secteur de la capitale nationale.
  5. La justification du réviseur de catégories doit être incluse dans les documents d’approbation si la création, le renouvellement ou la prolongation d’une OC ou d’un AMA nécessite la duplication d’une OC ou d’un AMA existant.
  6. Si le réviseur de catégories endosse la demande de manière conditionnelle ou la rejette, celle-ci peut être soumise à nouveau une fois révisée.
  7. Les agents de négociation des contrats doivent inclure la décision définitive du réviseur de catégories ainsi que les documents d’évaluation dans le formulaire Planification et approbation préalable des contrats ou dans le plan d’achat.
  8. Pour plus de détails, consultez l’arbre de décision pour la création, le renouvellement et la prolongation des offres à commandes et des arrangements en matière d'approvisionnementL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. (version PDF 60,45 Ko) (Aide avec les formats de fichier).
  9. Pour communiquer avec un réviseur de catégories, consultez la Liste des réviseurs de catégoriesL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. (Version PDF 50,27 Ko) (Aide avec les formats de fichier).

3.205.1 Processus d'examen

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En appui à l'AP-72R2 : Processus d’examen pour la création, le renouvellement et la prolongation des offres à commandes et des arrangements en matière d’approvisionnement, le contenu de cet article a été révisé et déplacé vers l'article 3.205 Processus d'examen pour la création, le renouvellement et la prolongation des offres à commandes et des arrangements en matière d'approvisionnement.

L'article 3.205.1 est disponible à des fins de consultation dans les Archives du Guide des approvisionnementsL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux., Version 2015-1.

3.205.5 Publication d’information sur l’offre à commandes ou l’arrangement en matière d’approvisionnement dans l'application sur les offres à commandes et arrangements en matière d'approvisionnement (Appli OCAMA)

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  1. L'Appli OCAMA est une Application Web sécurisée qui permet à des utilisateurs connus et fiables de gérer et de consulter les OC et les AMA du gouvernement fédéral.
  2. Les agents de négociation des contrats doivent prendre les mesures suivantes pour afficher leurs offres à commandes et leurs arrangements en matière d'approvisionnement dans l'Appli OCAMA :
    1. Obtenir un compte Achatsetventes.gc.ca sécurisé : Les agents de négociation des contrats ont besoin d'un compte sécurisé sur Achatsetventes.gc.ca pour pouvoir modifier les renseignements dans l'application Web d'OCAMA. Pour obtenir un compte Achatsetventes.gc.ca, un agent de négociation des contrats doit d'abord avoir une identité numérique approuvée par le gouvernement du Canada (GC) telle que maCLÉ. Un agent de négociation des contrats pourrait alors obtenir les autorisations nécessaires pour accéder à l'Appli OCAMA en faisant parvenir une demande par courriel à l'adresse suivante : achatsetventes.buyingandselling@tpsgc-pwgsc.gc.ca.
    2. Lire le guide de l'utilisateur de l'Appli OCAMA : Comme les étapes suivantes ne sont qu'un résumé, consultez le guide de l'utilisateur de l'Appli OCAMA pour obtenir des instructions complètes. Les agents de négociation des contrats peuvent consulter le guide de l'utilisateur de l'Appli OCAMA en ligne après avoir reçu les autorisations nécessaires.
    3. Examiner et modifier les renseignements concernant l'offre à commandes ou l'arrangement en matière d'approvisionnement :
      1. Une fois connecté à l'Appli OCAMA, examinez les renseignements de base de votre OC ou de votre AMA. Consultez la section 2.1 du guide de l'utilisateur de l'Appli OCAMA pour en savoir plus.
      2. Examinez tous les autres renseignements, en ajoutant ou en modifiant l'information, au besoin, directement dans l'Appli OCAMA. Des documents pertinents (par exemple des listes de prix) peuvent être joints et des liens Internet pertinents peuvent être ajoutés.
      3. Assurez-vous que l'information sur les offres à commandes ou les arrangements en matière d'approvisionnement dans l'Appli OCAMA figure dans les deux langues officielles et est conforme à la Loi sur les langues officielles du Canada (LLO). Une attention particulière doit être accordée à la description de l'OC ou de l'AMA.
    4. Publier l'OC ou l'AMA dans l'Appli OCAMA selon les indications du guide de l'utilisateur.

3.205.5.1 Mentions de sécurité des documents publiés sur l’application sur les offres à commandes et arrangements en matière d’approvisionnement (Appli OCAMA)

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Les agents de négociation des contrats en mesure de publier des documents sur l’Appli OCAMA doivent s’assurer que tous les documents portent les mentions de sécurité appropriées, comme il est indiqué dans le guide ministériel sur les niveaux de sécuritéL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux..

Seuls les documents contenants des informations classées jusqu’au niveau Protégé B inclusivement peuvent être publiés dans l’Appli OCAMA.

En particulier, les documents contenant les listes de prix des fournisseurs, le(s) prix unitaire(s)/taux de main-d'œuvre d'une offre à commandes ou (le cas échéant) le(s) prix unitaire(s) ferme(s)/plafond ou le(s) taux de main-d'œuvre d'un Arrangement en matière d’approvisionnement doivent être traités comme des informations protégées et marquées en conséquence comme Protégé B.

3.205.10 Emploi des documents uniformisés d’approvisionnement ministériels

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  1. Pour émettre une demande d’offre à commandes (DOC) ou une demande d’arrangement en matière d’approvisionnement (DAMA), les agents de négociation des contrats doivent employer le modèle uniformisé d’approvisionnement pertinent.
  2. Les clauses et conditions uniformisées d’achat (CCUA) doivent être employées lors de la préparation des documents d’approvisionnement. D’autres clauses pourraient être employées dans des circonstances particulières, sous réserve d’approbation par les Services juridiques.
  3. Si l’emploi d’une clause non uniformisée devient un besoin récurrent, une demande visant son inclusion dans le Guide des CCUA doit être soumise à la Division des outils relatifs au processus d’approvisionnement de la Direction de la politique et du processus d’approvisionnement à l’adresse suivante : Outilsd'approvisionnement.ProcurementTools@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

3.205.15 Rapports sur les données d’utilisation

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Par souci d'efficacité de la gestion et de la surveillance des offres à commandes et des arrangements en matière d'approvisionnement, les agents de négociation des contrats doivent examiner attentivement les exigences de comptes rendus pertinentes et déterminer la meilleure façon de les respecter. Les sources d'information pour les OC et les AMA comprennent, sans toutefois s'y limiter :

  1. Application sur les offres à commandes et arrangements en matière d'approvisionnement (Appli OCAMA)L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux.;
  2. les ministères clients;
  3. les systèmes de suivi internes;
  4. les équipes de gestion des catégories;
  5. la Direction des services en analytique d’affaires (DSAA);
  6. les offrants ou les fournisseurs.
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