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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

3.20. Calendrier d'approvisionnement

  1. Tôt dans le processus, l'agent de négociation des contrats devrait établir, en consultation avec le client, un calendrier d'approvisionnement pour le cycle complet d'approvisionnement. Voici ce qui doit être pris en considération, selon le cas :
    1. l'examen et l'analyse des exigences du client;
    2. le temps nécessaire pour le processus de demande de renseignements;
    3. le processus du Comité d'examen des acquisitions;
    4. l'évaluation et l'approbation afin de recourir à un surveillant de l'équité;
    5. l'approbation du plan d'achat ou de la planification et approbation préalable des contrats;
    6. la préparation des demandes de soumissions;
    7. les exigences de traduction;
    8. le temps nécessaire pour la préparation et la réception des soumissions, des offres ou des arrangements, y compris les visites des sites et la conférence des soumissionnaires, le cas échéant;
    9. la période de la demande de soumissions et les prolongations;
    10. la période de l'évaluation technique;
    11. l'évaluation financière;
    12. analyse comparative ou les autres tests préalables à l'attribution du contrat;
    13. les recommandations dans le cadre des examens juridiques et financiers;
    14. le processus d'évaluation;
    15. la nécessité de négocier;
    16. l'obtention des attestations de sécurité;
    17. le niveau d'approbation exigé;
    18. la préparation des documents d'approbation;
    19. tout autre élément qui pourrait avoir une incidence sur le temps nécessaire pour réaliser l'achat.
  2. Dans le cours normal des choses, les ébauches des présentations finales doivent parvenir au Secrétariat du (SCT) and Conseil du Trésor (CT) sept semaines avant qu'elles ne soient portées à un ordre du jour du CT.
  3. D'une manière générale, l'agent de négociation des contrats devrait prévoir au moins 16 semaines pour qu'une soumission, une offre ou un arrangement acceptable soit traitée aux fins d'obtenir l'approbation du CT. En présumant qu'aucune contestation ne sera déposée pendant son déroulement, le processus d'achat global peut prendre jusqu'à six mois pour la réalisation d'un achat important pour le client. Lorsqu'il est raisonnable de prévoir qu'il faudra obtenir l'approbation du CT, il faut s'assurer que la période de validité soit suffisamment longue pour que les soumissions, les offres ou les arrangements soient encore valides au moment de l'approbation du CT.