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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

3.155. Cartes d'achat

3.155.1 Cartes d'achat dans la passation de contrats

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  1. Les agents de négociation des contrats doivent connaître l'utilisation et l'application des « cartes d'achat ». Conformément à cette politique qui a pour objectif d'offrir un moyen facile et pratique de se procurer des biens et des services tout en assurant un contrôle financier efficace. C'est la politique du gouvernement d'utiliser la carte d'achat pour approvisionner les ministères en biens et en services, et d'en faire le paiement, (dans les limites des pouvoirs déléguées aux ministères) lorsqu'il est efficient, rentable et possible du point de vue opérationnel, de recourir à cette méthode. La politique s'applique à toutes les organisations désignées comme ministères au sens de l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
  2. Les agents de négociation des contrats sont invités à consulter Directive sur les paiements.

3.155.5 Gestion des cartes d'achat

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  1. La carte d'achat a été au premier plan de la majorité des améliorations du processus d'achat et de paiement dans les ministères clients. L'utilisation accrue des cartes d'achat a eu des effets sur le cadre de contrôle traditionnel sur support papier. Le Bureau du vérificateur général, qui a procédé à un examen général de l'utilisation des cartes d'achat, a insisté, dans son rapport, sur la nécessité pour les ministères de mettre en place de meilleurs contrôles et une meilleure surveillance.
  2. Les « cartes d'achat ministériel » sont conçues pour éliminer le support papier du processus d'achat. Ces cartes permettent à un employé de faire des achats à crédit qui seront payés en entier par le ministère à l'émetteur de la carte utilisée. Les cartes ne comportent pas de frais et des rabais conditionnels peuvent être obtenus en échange du règlement électronique ou d'un règlement plus rapide, ou des deux.
  3. Comme pour une carte de crédit individuelle :
    1. le titulaire reçoit un relevé mensuel sur lequel sont énumérés ses achats;
    2. chaque titulaire possède une limite de crédit;
    3. les fournisseurs reçoivent de 97 à 98,5 p. 100 du prix d'achat dans les deux jours suivant l'achat.
  4. À la différence d'une carte de crédit individuelle :
    1. le ministère est tenu de payer des factures individuelles pour chaque carte ou une facture « unifiée » résumant les achats du mois effectués par tous les titulaires;
    2. une responsabilité maximale de 50 $ est établie pour le ministère en cas d'utilisation frauduleuse de la carte;
    3. il existe une application spéciale des pouvoirs financiers;
    4. un ministère peut avoir accès à toutes les transactions effectuées au moyen d'une carte.
  5. La carte est émise au nom de l'employé qui est désigné responsable des achats; cependant, la responsabilité incombe d'abord au ministère parrain. Il faut retenir avant tout que le montant des achats et les limites mensuelles des cartes d'achat sont contrôlés par l'organisation qui utilise la carte.
  6. L'utilisation de cartes d'achat dans les ministères et organismes fédéraux présente des possibilités d'économie très importantes au chapitre du processus des achats jusqu'au paiement. Les ministères clients peuvent réduire et simplifier le processus d'achat de biens et de services grâce à l'utilisation des cartes d'achat. Les commandes d'achat locales et les petites caisses sont éliminées, et un seul paiement est effectué pour des achats multiples. La facilité et la souplesse d'utilisation des cartes incitent à n'acheter qu'à mesure que les besoins se déclarent, plutôt que d'acheter en nombre. En utilisant une carte d'achat et en réglant ensuite ces achats par voie électronique, il est possible de réaliser des économies importantes. Pour l'ensemble du gouvernement, cette méthode permet d'éliminer des frais substantiels pour l'ensemble du processus d'achat.