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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

3.150.1. Normes, spécifications et description de l'achat

  1. On devrait utiliser les normes ou les spécifications canadiennes reconnues pour l'achat de biens et de services, sauf quand cela n'est pas justifié par le volume ou la nature particulière de ce que l'on achète.
  2. Lorsqu'il n'existe pas de normes nationales canadiennes, on devrait utiliser, chaque fois que cela est possible, des spécifications canadiennes élaborées par un organisme rédacteur de normes reconnu. Lorsqu'on ne dispose pas de telles spécifications, on devrait utiliser, si elles sont appropriées, des normes ou des spécifications américaines, internationales ou étrangères pertinentes.
  3. Pour juger de la pertinence de normes ou de spécifications américaines, internationales ou étrangères, l'agent de négociation des contrats devrait consulter le client, et peut faire appel à l'Office des normes générales du Canada (ONGC). Pour déterminer si ces normes devraient être utilisées, il faut établir dans quelle mesure :
    1. la norme ou spécification tient compte du point de vue canadien;
    2. la probabilité que les produits que l'on trouve au Canada soient conformes à la norme ou spécification;
    3. la probabilité que la norme ou spécification soit discriminatoire à l'égard des produits.
  4. Les agents de négociation des contrats doivent évaluer si les normes, les spécifications (y compris les spécifications élaborées par le client), ou les descriptions d'achat incorporées dans une demande par un client sont pertinentes et applicables.
  5. Si la demande ne comprend pas une norme, une spécification ou une description d'achat en vigueur que l'agent de négociation des contrats juge appropriée, celui-ci doit recommander au client de modifier sa demande afin de l'y ajouter.
  6. Les agents de négociation des contrats sont également responsables de déterminer la nécessité d'établir une nouvelle norme, spécification ou description d'achat, si on ne dispose d'aucune de ces dernières pour un produit ou service particulier.
  7. Les clients sont responsables d'énoncer leurs exigences en matière d'assurance officielle de la qualité (AOQ), ce qui comprend l'assurance, le contrôle et l'inspection de la qualité, dans leur demande et dans la documentation technique qui l'accompagne.
  8. La déclaration du client devrait définir clairement et complètement les exigences techniques et les exigences en matière d' AOQ, et elle doit désigner le responsable de l'inspection et l'endroit où s'effectue celle-ci.
  9. L'ampleur de l' AOQ peut varier, selon les exigences techniques du contrat et les antécédents du soumissionnaire.
  10. L'exigence en matière d' AOQ peut être précisée en tenant compte de ce qui suit :
    1. la norme de qualité en fonction de laquelle la vérification sera menée, par exemple ISO 9001-2000, ISO 9001-2000 plus AQAP-2110, ou l'équivalent;
    2. la nécessité pour le fournisseur d'établir et de maintenir en place des systèmes en vue d'assurer la qualité;
    3. la nécessité pour le fournisseur de donner la preuve de conformité;
    4. les mesures de vérification de la qualité qui seront prises par le gouvernement;
    5. l'inspection par le destinataire;
    6. la nécessité pour le fournisseur de fournir la preuve de conformité selon une spécification ou une norme acceptable d'assurance de la qualité;
    7. la nécessité pour le fournisseur de présenter des échantillons pour approbation, tels que fournis avant l'attribution du contrat, des premiers articles de production, de préproduction, d'homologation ou cachetés;
    8. la nécessité pour le fournisseur de présenter un plan d'inspection;
    9. la nécessité pour le responsable de l'inspection de vérifier si le produit fourni :
      1. est identique à tous égards au produit homologué au cours du processus d'établissement des listes des produits homologués ou de la liste du programme d'homologation (LPH), ou de la liste du programme de certification (LPC);
      2. est fabriqué dans les mêmes conditions que le produit homologué au cours du processus d'établissement des LPH ou LPC;
      3. donne des détails sur les essais, les épreuves et le contrôle d'acceptation.
  11. On peut exiger des fournisseurs, en remplacement des conditions ci-dessus, qu'ils se fassent inscrire sur une liste de programme d'homologation acceptable, comme ISO 9001-2000, ISO 9001-2000 plus AQAP-2110, ou l'équivalent, prévoyant des contrôles et des vérifications adéquats.
  12. Lorsque l'option précitée est adoptée, il faut vérifier la conformité du fournisseur aux normes établies. L'agent de négociation des contrats doit informer le client qu'il dispose des programmes de listage de l' ONGC ou d'autres programmes de listage, grâce auxquels il est possible de réduire le besoin d' AOQ. Par exemple, le Programme de certification et d'homologation de l' ONGC et les listes des produits homologués sont exploités sur une base de récupération des coûts et ne comportent pas de frais directs pour le ministère client ni l'utilisation des ressources de ce dernier.
  13. Si la demande d'un client ne précise pas d'exigence en matière d' AOQ, ou prévoit un niveau insuffisant, lorsque la nature de l'achat indique un besoin d' AOQ, l'agent de négociation des contrats doit aider le client à élaborer un cadre approprié d' AOQ et l'informer de l'incidence financière et opérationnelle du fait d'exiger l' AOQ, pour le client, le fournisseur et TPSGC.
  14. Lorsqu'une demande ne précise pas qu'un système d'assurance de la qualité doit être établi, on devrait demander au client de prendre en considération l'établissement d'un tel système dans les cas où :
    1. toute non-conformité aurait des répercussions importantes en ce qui a trait à la sécurité d'utilisation du produit, à sa fiabilité ou son exploitation; par exemple, des vêtements pour l'Arctique, des extincteurs et du matériel ou des services de sécurité;
    2. il s'agit d'un produit de conception nouvelle, fabriqué selon les spécifications du gouvernement;
    3. il s'agit d'un produit ou service pour lequel, dans le passé, les soumissionnaires actuels ne se sont pas conformés aux spécifications, ou de besoins semblables, qui ont donné lieu antérieurement à des plaintes continuelles de la part du client;
    4. il s'agit d'un produit d'une grande complexité technique, d'un produit qui présente des exigences d'interchangeabilité rigoureuses, d'un produit « critique » dont la non-conformité aurait pour résultat la défaillance d'un système dont il fait partie;
    5. il s'agit d'un produit ou service que l'on achète pour la première fois et pour lequel on ne dispose d'aucun dossier de rendement; ou
    6. au moins un fournisseur éventuel a un système de qualité déficient.

Nota 1 : Cette exigence vise à bien protéger à la fois le client et TPSGC.

Nota 2 : L'agent de négociation des contrats peut également tenir compte du système d'assurance de la qualité d'un fournisseur si le besoin a une valeur monétaire importante. Toutefois, les questions relatives à la nature du besoin sont habituellement plus importantes que la valeur.