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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

3.150. Normes et assurance qualité

3.150.1 Normes, spécifications et description de l'achat

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  1. On devrait utiliser les normes ou les spécifications canadiennes reconnues pour l'achat de biens et de services, sauf quand cela n'est pas justifié par le volume ou la nature particulière de ce que l'on achète.
  2. Lorsqu'il n'existe pas de normes nationales canadiennes, on devrait utiliser, chaque fois que cela est possible, des spécifications canadiennes élaborées par un organisme rédacteur de normes reconnu. Lorsqu'on ne dispose pas de telles spécifications, on devrait utiliser, si elles sont appropriées, des normes ou des spécifications américaines, internationales ou étrangères pertinentes.
  3. Pour juger de la pertinence de normes ou de spécifications américaines, internationales ou étrangères, l'agent de négociation des contrats devrait consulter le client, et peut faire appel à l'Office des normes générales du Canada (ONGC). Pour déterminer si ces normes devraient être utilisées, il faut établir dans quelle mesure :
    1. la norme ou spécification tient compte du point de vue canadien;
    2. la probabilité que les produits que l'on trouve au Canada soient conformes à la norme ou spécification;
    3. la probabilité que la norme ou spécification soit discriminatoire à l'égard des produits.
  4. Les agents de négociation des contrats doivent évaluer si les normes, les spécifications (y compris les spécifications élaborées par le client), ou les descriptions d'achat incorporées dans une demande par un client sont pertinentes et applicables.
  5. Si la demande ne comprend pas une norme, une spécification ou une description d'achat en vigueur que l'agent de négociation des contrats juge appropriée, celui-ci doit recommander au client de modifier sa demande afin de l'y ajouter.
  6. Les agents de négociation des contrats sont également responsables de déterminer la nécessité d'établir une nouvelle norme, spécification ou description d'achat, si on ne dispose d'aucune de ces dernières pour un produit ou service particulier.
  7. Les clients sont responsables d'énoncer leurs exigences en matière d'assurance officielle de la qualité (AOQ), ce qui comprend l'assurance, le contrôle et l'inspection de la qualité, dans leur demande et dans la documentation technique qui l'accompagne.
  8. La déclaration du client devrait définir clairement et complètement les exigences techniques et les exigences en matière d' AOQ, et elle doit désigner le responsable de l'inspection et l'endroit où s'effectue celle-ci.
  9. L'ampleur de l' AOQ peut varier, selon les exigences techniques du contrat et les antécédents du soumissionnaire.
  10. L'exigence en matière d' AOQ peut être précisée en tenant compte de ce qui suit :
    1. la norme de qualité en fonction de laquelle la vérification sera menée, par exemple ISO 9001-2000, ISO 9001-2000 plus AQAP-2110, ou l'équivalent;
    2. la nécessité pour le fournisseur d'établir et de maintenir en place des systèmes en vue d'assurer la qualité;
    3. la nécessité pour le fournisseur de donner la preuve de conformité;
    4. les mesures de vérification de la qualité qui seront prises par le gouvernement;
    5. l'inspection par le destinataire;
    6. la nécessité pour le fournisseur de fournir la preuve de conformité selon une spécification ou une norme acceptable d'assurance de la qualité;
    7. la nécessité pour le fournisseur de présenter des échantillons pour approbation, tels que fournis avant l'attribution du contrat, des premiers articles de production, de préproduction, d'homologation ou cachetés;
    8. la nécessité pour le fournisseur de présenter un plan d'inspection;
    9. la nécessité pour le responsable de l'inspection de vérifier si le produit fourni :
      1. est identique à tous égards au produit homologué au cours du processus d'établissement des listes des produits homologués ou de la liste du programme d'homologation (LPH), ou de la liste du programme de certification (LPC);
      2. est fabriqué dans les mêmes conditions que le produit homologué au cours du processus d'établissement des LPH ou LPC;
      3. donne des détails sur les essais, les épreuves et le contrôle d'acceptation.
  11. On peut exiger des fournisseurs, en remplacement des conditions ci-dessus, qu'ils se fassent inscrire sur une liste de programme d'homologation acceptable, comme ISO 9001-2000, ISO 9001-2000 plus AQAP-2110, ou l'équivalent, prévoyant des contrôles et des vérifications adéquats.
  12. Lorsque l'option précitée est adoptée, il faut vérifier la conformité du fournisseur aux normes établies. L'agent de négociation des contrats doit informer le client qu'il dispose des programmes de listage de l' ONGC ou d'autres programmes de listage, grâce auxquels il est possible de réduire le besoin d' AOQ. Par exemple, le Programme de certification et d'homologation de l' ONGC et les listes des produits homologués sont exploités sur une base de récupération des coûts et ne comportent pas de frais directs pour le ministère client ni l'utilisation des ressources de ce dernier.
  13. Si la demande d'un client ne précise pas d'exigence en matière d' AOQ, ou prévoit un niveau insuffisant, lorsque la nature de l'achat indique un besoin d' AOQ, l'agent de négociation des contrats doit aider le client à élaborer un cadre approprié d' AOQ et l'informer de l'incidence financière et opérationnelle du fait d'exiger l' AOQ, pour le client, le fournisseur et TPSGC.
  14. Lorsqu'une demande ne précise pas qu'un système d'assurance de la qualité doit être établi, on devrait demander au client de prendre en considération l'établissement d'un tel système dans les cas où :
    1. toute non-conformité aurait des répercussions importantes en ce qui a trait à la sécurité d'utilisation du produit, à sa fiabilité ou son exploitation; par exemple, des vêtements pour l'Arctique, des extincteurs et du matériel ou des services de sécurité;
    2. il s'agit d'un produit de conception nouvelle, fabriqué selon les spécifications du gouvernement;
    3. il s'agit d'un produit ou service pour lequel, dans le passé, les soumissionnaires actuels ne se sont pas conformés aux spécifications, ou de besoins semblables, qui ont donné lieu antérieurement à des plaintes continuelles de la part du client;
    4. il s'agit d'un produit d'une grande complexité technique, d'un produit qui présente des exigences d'interchangeabilité rigoureuses, d'un produit « critique » dont la non-conformité aurait pour résultat la défaillance d'un système dont il fait partie;
    5. il s'agit d'un produit ou service que l'on achète pour la première fois et pour lequel on ne dispose d'aucun dossier de rendement; ou
    6. au moins un fournisseur éventuel a un système de qualité déficient.

Nota 1 : Cette exigence vise à bien protéger à la fois le client et TPSGC.

Nota 2 : L'agent de négociation des contrats peut également tenir compte du système d'assurance de la qualité d'un fournisseur si le besoin a une valeur monétaire importante. Toutefois, les questions relatives à la nature du besoin sont habituellement plus importantes que la valeur.

3.150.5 Assurance officielle de la qualité à la source

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  1. On doit avoir recours à l'assurance officielle de la qualité (AOQ) à la source quand l'une des conditions suivantes s'applique :
    1. l'auteur de la demande d'achat a désigné un responsable de l'inspection autre que le destinataire;
    2. les coûts d'inspection à la source sont justifiés par les avantages retirés;
    3. les articles sont tels que la conformité ne peut pas être déterminée convenablement à la réception parce que :
      1. le produit présente des caractéristiques essentielles qui ne sont pas visibles dans l'article final;
      2. le produit présente des caractéristiques de sécurité et de sûreté particulières;
      3. l'emballage ou le conditionnement spécial serait détruit;
      4. la livraison s'effectue à plusieurs endroits; ou
      5. les conditions ou les moyens ne sont pas adéquats au point de destination.
    4. le dossier du fournisseur indique une performance marginale ou de qualité insatisfaisante, et les conditions ne permettent pas de s'approvisionner auprès d'autres fournisseurs.
  2. L'AOQ à la source peut être effectuée par un responsable de l'inspection désigné par le client ou par un responsable de l'inspection délégué par TPSGC au nom du client. Dans le cadre de l'inspection, on doit constituer un dossier des données sur le rendement du fournisseur en ce qui a trait à la qualité et faire parvenir au secteur/à la région concerné des copies de tous les rapports d'inspection.
  3. TPSGC a le pouvoir d'imposer des exigences de qualité supplémentaires pour les services de la marine civile, p. ex. l'inspection et les dispositions en vue du soutien technique. Ce pouvoir est prévu dans le document no 749386 du CT, paragraphe VI, recommandation 2, du 5 mai 1977.

3.150.10 Programmes de listage

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  1. Les programmes de listage sont destinés à accélérer l'achat et à établir, à l'avance et indépendamment de tout achat déterminé, une liste des produits ou des services qui sont conformes aux normes ou spécifications de rendement reconnues. Normalement, on établit des programmes d'homologation et de listage dans les situations où :
    1. les exigences relatives à des essais retarderaient la livraison;
    2. les frais de contrôle d'acceptation seraient prohibitifs;
    3. l'assurance préalable de conformité du produit ou de capacité de production du fournisseur est nécessaire;
    4. des procédures et du matériel d'essai complexes sont nécessaires;
    5. des produits sont achetés à intervalles réguliers et en grandes quantités.
    Nota : Avant de passer un contrat, les agents de négociation des contrats devraient vérifier auprès des organismes rédacteurs de normes (responsables du listage), si le produit ou le service offert a été approuvé. (Voir 3.150.10 b))
  2. L'inscription d'un produit ou d'un service sur une liste signifie uniquement que le produit ou le service est conforme aux normes ou spécifications de rendement reconnues. Le fait de figurer sur la liste ne libère pas le fournisseur de ses obligations contractuelles de livrer des articles ou rendre des services qui satisfont aux exigences définies, et ne garantit pas l'acceptation en vertu d'un contrat.
  3. Tant l'ONGC que le ministère de la Défense nationale (MDN) élaborent et mettent à jour ces listes. L'autorité d'homologation peut retirer l'homologation et rayer un produit d'une liste dans les circonstances suivantes :
    1. Modification de la formule. Modification de la formule employée par le fournisseur à l'égard du produit, qui diminue la qualité de ce dernier.
    2. Changement de processus. Modification du procédé de fabrication d'un produit, qui diminue la qualité de ce dernier.
    3. Échec sur le terrain. Échec authentifié sur le terrain attribuable au fait que le produit n'est pas conforme à la norme ou à la spécification pertinente. L'authentification d'un tel échec exige généralement une enquête approfondie accompagnée d'essais en laboratoire. Les utilisateurs devraient signaler à l'autorité d'homologation les échecs sur le terrain dont ils ont connaissance.
    4. Échec de vérification. Non-conformité aux exigences d'un essai de vérification du produit ou du système, ou omission de fournir, sur demande, des échantillons pour les essais ou des données pour le maintien de l'homologation.
    5. Retrait pour un motif valable. Le fournisseur ne fait plus d'affaires, est déménagé ou ne répond pas aux demandes de prix.
    6. Modifications de la norme ou de la spécification. Les listes peuvent être annulées par l'autorité d'homologation responsable lorsque les normes ou spécifications de référence sont annulées, remplacées ou modifiées de façon à influer sur l'homologation existante.
    7. Appels. Le fournisseur dont l'homologation est révoquée peut faire un appel en se conformant aux procédures d'appel établies par l'autorité d'homologation.
    Nota : Lorsqu'il y des indications de non-conformité, et que TPSGC et le client déterminent qu'un soumissionnaire qualifié ne respecte pas les normes pertinentes, l'agent de négociation des contrats doit en aviser l'autorité d'homologation.
  4. Lorsqu'un programme de listage est utilisé pour un achat, les agents de négociation des contrats doivent indiquer dans l'Avis de projet de marchés (APM), dans la demande de soumissions, et dans les documents contractuels que le fournisseur et son produit doivent figurer dans la liste appropriée suivante :
    1. Liste du programme d'homologation (LPH)
      1. sous-tapis;
      2. agents de sécurité;
      3. cartouches remises à neuf;
      4. vêtements de protection;
      5. pare-vapeur en polyéthylène;
      6. peintures;
      7. mobilier de bureau;
      8. gants médicaux;
      9. Programme d'acceptation des laboratoires;
      10. Entreprise de contrôle à quai;
      11. moquettes;
      12. Programme de certification du personnel affecté aux essais non destructifs;
      13. fournisseurs de services de contrôle de l'Administration canadienne de la sûreté du transport aérien;
      14. revêtement intermédiaire souple perméable à la vapeur.
    2. Liste du programme de certification (LPC) :
      1. pare-vapeur en polyéthylène;
      2. gants en caoutchouc chirurgicaux et pour examen;
      3. revêtement intermédiaire souple perméable à la vapeur;
      4. vêtements de protection contre la chaleur et les flammes, destinés aux sapeurs-pompiers;
      5. vêtements de travail portés par les sapeurs-pompiers forestiers à la ligne de feu;
      6. Programme d'acceptation des laboratoires.
    3. Liste des systèmes d'assurance de la qualité inscrits ISO 9001 (ISO 9000 - Systèmes de management de la qualité) :
      Liste des compagnies qui sont conformes aux exigences des normes ISO 9001 : 2000 – Modèle pour les systèmes d'assurance de la qualité.
      Nota : ISO 9001 :2000 a remplacé ISO 9001, 9002 ou 9003.
      ISO 9001 : 2000 est en voie d'être remplacée par la version standard la plus récente : ISO 9001 : 9008.
    4. Liste des systèmes de management de l'environnement inscrits :
      Liste des compagnies qui sont conformes aux exigences de l'ISO 14001 : 2004 – système de management de l'environnement.
    5. Liste des normes d'hygiène et de sécurité au travail certifiées
      Liste des compagnies qui sont conformes aux exigences des normes OHSAS 18001 : 1999 relative au système de management de la santé et de la sécurité au travail.
    6. Liste des systèmes certifiés d'assurance de la salubrité des aliments (Avantage Hazard Analysis and Critical Control Point [HACCP] de l'Alberta et de l'Ontario)
      1. Le Programme de certification Avantage HACCP de l'Alberta (AHA!) est un processus structuré permettant d'évaluer un système de management de la salubrité des aliments par rapport à la norme Avantage AHA! du ministère de l'Agriculture, de l'Alimentation et du Développement rural de l'Alberta.
      2. Le Programme de certification Avantage HACCP de l'Ontario est un processus officiel dans le cadre duquel un système de gestion de la salubrité des aliments est évalué par rapport à la norme Avantage HACCP du ministère de l'Agriculture, de l'alimentation et des affaires rurales de l'Ontario.
    7. Liste des systèmes certifiés d'assurance de la qualité de l'eau potable (ministère de l'Ontario) :
      Le Programme d'agrément vise à reconnaître les organismes d'exploitation de réseaux résidentiels municipaux d'eau potable qui prouvent, grâce à un agrément par une tierce partie indépendante, que leur système de gestion de la qualité respecte les exigences de la Norme de qualité de l'eau potable on Ontario et qu'ils gèrent leurs réseaux d'eau potable de façon méthodique et systématique.

3.150.15 Listes des produits homologués du ministère de la Défense nationale

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  1. accumulateurs;
  2. décalcomanie, pour identification militaire;
  3. composants électroniques, actifs : tubes électroniques, modules électroniques;
  4. semi-conducteurs, filtres, microstructures, cristaux piézoélectriques et oscillateurs;
  5. composants électroniques, passifs : condensateurs, connecteurs, relais et résistances;
  6. agents et produits chimiques de lutte contre les incendies;
  7. fondant, soudure liquide, base de colophane;
  8. joints d'étanchéité;
  9. agencements pour tuyaux;
  10. appareils hydrauliques;
  11. matériaux d'isolation et d'emballage;
  12. revêtements marins et industriels et produits connexes;
  13. quincaillerie mécanique;
  14. panneaux d'information, éclairés intégralement;
  15. produits du pétrole;
  16. plaque de plastique, laminée, recouverte de métal;
  17. circuits imprimés;
  18. caoutchouc : tuyaux, pneumatiques et chambres à air;
  19. soudure, pour usage électronique;
  20. fils et câbles.

3.150.20 Office de normes générales du Canada

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3.150.20.1 Aperçu de l'Office des normes générales du Canada

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  1. L'agent de négociation des contrats doit connaître l'Office des normes générales du Canada (ONGC) et ses responsabilités. L'ONGC est un organisme du gouvernement fédéral qui offre des services complets d'élaboration de normes et d'évaluation de la conformité axés sur les clients tout en appuyant les intérêts des intervenants (gouvernement, industrie et consommateurs) en matière d'économie, de réglementation, d'approvisionnement, de santé, de sécurité et d'environnement. Au cours des étapes de la planification des achats, l'entrepreneur pourrait devoir, dans le cadre de certains biens, satisfaire aux normes ou aux spécifications de l'ONGC, et de fournir une référence dans la demande de soumissions et dans les documents contractuels.
  2. L'ONGC est accrédité par le Conseil canadien des normes comme organisme d'élaboration de normes et d'enregistrement de produits et services de qualité et de management environnemental. Il fournit également des services de certification de personnel ainsi que des services consultatifs et de formation liés aux normes et à la certification. C'est lui qui agit comme tierce partie indépendante, pour TPSGC, en matière d'homologation.
    Nota : Il existe d'autres organismes de normalisation accrédités au Canada. Les agents de négociation des contrats doivent communiquer avec l'ONGC pour obtenir de plus amples renseignements.
  3. L'ONGC gère l'élaboration des spécifications et des normes consensuelles et il élabore et tient à jour des programmes de listage d'homologation, de certification et d'enregistrement de systèmes de qualité et de management environnemental, en vue d'apporter son soutien au processus d'achat et de promouvoir de bonnes pratiques commerciales.
  4. L'ONGC fournit de plus l'expertise et l'information requises et sert d'organe de liaison pour la normalisation, tant au niveau national qu'international. Il procède à l'évaluation de la pertinence des normes et des spécifications, à l'enregistrement des systèmes de qualité et de management environnemental, et il met sur pied les programmes de listage de certification et d'homologation pour les produits et les services.
  5. Le catalogue de l'ONGC contient : une liste de plus de 350 normes et spécifications portant sur environ 80 domaines, en français et en anglais, pour les produits et services; des programmes de listage pour un nombre sélectionné de ces produits et services; d'autres services offerts par l'ONGC.
  6. La Division de l'accréditation du personnel de l'ONGC a été sélectionnée par le Secrétariat du Conseil du Trésor comme organisme de certification pour le Programme de certification des approvisionnements, de la gestion du matériel et des biens immobiliers.
  7. Les organismes gouvernementaux, les fournisseurs et le grand public peuvent obtenir les publications de l'ONGC, les renseignements sur le programme de listage ou la documentation nécessaire pour faire une demande d'inscription sur une liste en communiquant à l'adresse suivante :

    Office des normes générales du Canada
    Place du Portage III, 6B1
    11, rue Laurier
    Gatineau (Québec) K1A 1G6

    Téléphone : 819-956-0425
    Courriel : ONGC.CGSB@tpsgc-pwgsc.gc.ca
    OU
    En visitant le site Web de l'Office des normes générales du Canada.

3.150.20.5 Listes, spécifications ou normes nouvelles

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  1. Lorsque l'on a établi la nécessité d'une nouvelle norme, une nouvelle spécification ou un nouveau programme de listage, et qu'il n'existe aucun document ou aucune liste convenable en cours d'élaboration, l'agent de négociation des contrats devrait faire appel à l'ONGC ou, étant donné que les clients sont responsables de la définition des besoins, suggérer au client de le faire.
  2. En cas de besoin urgent d'une nouvelle norme ou spécification, on peut demander à l'ONGC d'élaborer une norme de l'ONGC par opposition à une norme nationale canadienne.
  3. Si le besoin d'une norme est limité à un seul client ou à un seul secteur ou une seule région, on peut mettre sur pied un programme d'homologation au niveau du client, du secteur ou de la région. Des procédures qui ne limitent pas la concurrence et l'égalité des chances pour tous les fournisseurs devraient être établies par le client, le secteur ou la région concerné, et la diffusion des listes devrait être restreinte si on applique des critères autres que ceux de rendement technique. Dans les cas où l'on diffuse les listes établies par un client, un secteur ou une région, on doit énoncer les critères d'homologation.

3.150.25 Appareillage électrique

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  1. Il incombe au client de déterminer si l'appareillage requis est soumis aux dispositions du Code canadien de l'électricité, Partie I, et de préciser les cas où celui-ci devra être certifié ou approuvé en vertu du Code.
  2. Il incombe aux fournisseurs de se conformer aux codes et aux normes de construction, y compris aux dispositions du Code canadien de l'électricité, Partie I.
  3. Si l'appareillage électrique doit être certifié ou approuvé, les documents de demandes de soumissions doivent renfermer une clause appropriée indiquant l'organisme accrédité par le Conseil canadien des normes. Les clauses figurent à la sous-section 5-B du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat.
  4. L'appareillage électrique doit être spécialement inspecté par un organisme approuvé par le Chef - inspecteur d'appareils électriques de la province, territoire ou ville, où l'appareillage électrique doit être installé et exploité.