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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

3.116. Visite des lieux

  1. La visite des lieux peut être facultative ou obligatoire. Si elle est obligatoire, tous les fournisseurs sont tenus d’y participer, même ceux qui affirment connaître les lieux en question.
  2. La visite des lieux doit être organisée de concert avec le ministère client. Les agents de négociation des contrats devraient toujours y participer.
  3. Lorsqu’une visite des lieux est prévue, l’avis de projet de marchés (APM) et les documents de demande de soumissions doivent clairement énoncer que l’on tiendra une visite facultative ou obligatoire des lieux, et indiquer le lieu, la date, l’heure ainsi que le niveau de l’attestation de sécurité requis (si détenir une attestation de sécurité est nécessaire pour avoir accès aux lieux). Pour préciser le lieu, l’heure et les modalités administratives de la visite des lieux dans le document de demande de soumission, les clauses A9038T ou A9040T du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA) doivent être utilisées respectivement pour les visites des lieux facultative ou obligatoire.
  4. La nécessité d’exiger une visite obligatoire des lieux devrait être étudiée attentivement et être bien documentée dans le dossier d’achat dans le cadre de la planification du marché. La décision de rendre la visite des lieux obligatoire devrait tenir compte des coûts et des inconvénients relatifs qui seront imposés aux fournisseurs qui ne résident pas à proximité des lieux.
  5. L‘exigence à l’effet que le fournisseur doive détenir une attestation de sécurité valide au niveau requis pour avoir accès aux lieux ou à des renseignements ou des biens de nature délicate doit être prise en compte lors de l’organisation d’une visite des lieux puisque cela peut affecter le calendrier et limiter l’accès des fournisseurs. Les clauses A9038T ou A9040T du Guide des CCUA, qui doivent être utilisées respectivement pour les visites des lieux facultative ou obligatoire, offrent des options, dépendant si des exigences relatives à la sécurité sont liées à la visite ou non.
    1. Pour que les représentants du fournisseur reçoivent une attestation de sécurité du personnel de la Direction de la sécurité industrielle canadienne (DSIC), le fournisseur doit déjà avoir obtenu un filtrage et une attestation de sécurité d’organisation.
    2. Les attestations de sécurité du personnel peuvent demander du temps selon les antécédents personnels et le niveau d’attestation de sécurité exigé.
    3. Les agents de négociation des contrats et les ministères clients devraient convenir de solutions de rechange advenant le cas où une attestation de sécurité ne pourrait être obtenue à temps pour la visite des lieux. Par exemple : La date de la visite des lieux peut-elle être reportée? Si détenir une attestation de sécurité pour l’accès à des renseignements ou à des biens de nature délicate n’est pas nécessaire pour accéder aux lieux, les fournisseurs peuvent-ils simplement être accompagnés par un représentant du gouvernement?
    4. Avant la visite des lieux, une Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) doit être remplie et soumise à la DSIC. Un formulaire Enquête de sécurité sur une organisation du secteur privé (ESOSP) peut également être soumis avec la LVERS afin d’entamer le processus de filtrage pour tout soumissionnaire qui ne serait pas encore enregistré auprès de la DSIC. Des renseignements au sujet du formulaire ESOSP et sur la façon de se le procurer sont disponibles à l’article 4.30.10 Sécurité industrielle dans le cadre de contrats.
    5. Les agents de négociation des contrats doivent confirmer auprès de la DSIC que les fournisseurs qui visiteront les lieux, ou leur(s) représentant(s), détiennent les attestations de sécurité requises.
    6. L’agent de sécurité de l’entreprise du fournisseur est responsable de s’assurer que l’attestations de sécurité de son représentant est valide et au niveau requis pour la visite des lieux.
  6. La visite devrait être fixée à une date qui :
    1. donnera aux fournisseurs suffisamment de temps pour obtenir et examiner la demande de soumissions;
    2. donnera aux fournisseurs suffisamment de temps pour obtenir l’attestation de sécurité requise et permettra à la DSIC de confirmer que les fournisseurs détiennent l’attestation de sécurité requise;
    3. permettra la préparation et la distribution du procès-verbal suffisamment tôt pour que les fournisseurs puissent préparer et soumettre leur soumission avant la date de clôture de la demande de soumission.
  7. Lorsqu’une visite obligatoire des lieux est prévue, l’APM et les documents de demandes de soumissions doivent clairement indiquer :
    1. que la visite est obligatoire;
    2. le niveau de de l’attestation de sécurité requis (si détenir une attestation de sécurité est nécessaire pour avoir accès aux lieux ou à des renseignements ou des biens de nature délicate);
    3. que les soumissions des fournisseurs qui ne participent pas à la visite seront jugées non recevables.
  8. Si une visite des lieux facultative est prévue, l’APM et les documents de demandes de soumissions doivent clairement indiquer :
    1. que la visite est facultative;
    2. le niveau de de l’attestation de sécurité requis (si détenir une attestation de sécurité est nécessaire pour avoir accès aux lieux ou à des renseignements ou des biens de nature délicate);
    3. que les fournisseurs qui ne participent pas à la visite peuvent tout de même présenter une soumission.
  9. Les agents de négociation des contrats devraient demander dans le document de demande de soumissions que les fournisseurs indiquent par écrit, avant la date de la réunion, le nom de leurs représentants qui visiteront les lieux ainsi qu’une liste des points qu’ils désirent aborder.
  10. Pour toutes les demandes de soumission initialement affichées dans le Service électronique d’appels d’offres du gouvernement (SEAOG), les procès-verbaux doivent également être affichés dans le SEAOG; dans le cas de demandes de soumissions qui ne sont pas affichées dans le SEAOG, les procès-verbaux doivent être mis à la disposition de tous les fournisseurs qui ont déjà demandé le document de demandes de soumissions ou ceux qui ont été invités à soumissionner. La nature délicate des renseignements contenus dans les procès-verbaux doit être examinée avant de sélectionner la manière adéquate de les rendre disponibles.
  11. Le ministère client doit être avisé qu’il est tenu d’informer TPSGC de toute précision, ou modification apportée aux spécifications, à la suite de la visite des lieux. La demande de soumissions initiale doit alors être modifiée conformément à ces changements ou précisions.
  12. Les modifications à la demande de soumissions doivent être disponibles dans le SEAOG ou, dans le cas de demandes de soumissions qui ne sont pas affichées dans le SEAOG, mises à la disposition de tous les fournisseurs qui ont déjà demandé le document de demandes de soumissions ou ceux qui ont été invités à soumissionner.