3.1. Stratégie d'approvisionnement : Introduction

Attention! Puisque la transition vers AchatsCanada se poursuit, les mentions du Guide des approvisionnements qui portent sur l’Environnement automatisé des acheteurs (EAA) doivent être interprétées uniquement à titre de référence au système générique. Les utilisateurs de l’environnement SAP Ariba devraient adapter leurs activités en conséquence.

Il est conseillé aux acheteurs de consulter les outils disponibles sur AchatsCanada pour obtenir des conseils et des procédures sur la réalisation de transactions d'approvisionnement dans l’environnement SAP Ariba.

Information : Désistement de responsabilité de Publiservice

L’icone Publiservice L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. qui apparait à côté de l’hypertexte signifie que l’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux.

Contenu principal

  1. Une stratégie d'approvisionnement définit en termes généraux, la façon dont un bien, un service ou des travaux en construction seront achetés, et comprendra, au plus haut niveau, la détermination de conclure des contrats sur une base concurrentielle ou non concurrentielle, des détails pertinents à l'appui des retombées industrielles et régionales, ou d'autres objectifs nationaux. La stratégie peut être très simple, comme de prendre la décision d'utiliser une offre à commandes, ou peut être très détaillée, laquelle serait utilisée pour des grands projets.
  2. L'élaboration d'une stratégie d'approvisionnement commence dès la première réunion entre Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) et le client et souvent, même avant. Il s'agit de l'étape la plus importante dans le processus d'achat puisqu'elle influe sur la portée du besoin et détermine l'ampleur de la concurrence.
  3. Dans le cadre de l'élaboration de la stratégie d'approvisionnement, il faut tenir compte des principes directeurs décrits à l'article 1.10.5 Principes directeurs. Plus particulièrement, la stratégie d'approvisionnement doit satisfaire aux exigences opérationnelles du client et être conforme aux exigences juridiques, tout en optimisant les ressources et en réalisant les objectifs nationaux.
  4. L’évaluation des considérations en matière d’établissement des prix, des options et des risques éventuels ainsi que l’harmonisation de la stratégie d’établissement des prix sur la stratégie d’approvisionnement se font dès le début et tout au long du cycle de vie de l’approvisionnement.

3.1.1 Planification de l'approvisionnement

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  1. Voici une liste non exhaustive de certains des facteurs que le client et l'agent de négociation des contrats peuvent prendre en considération lorsqu'ils élaborent la stratégie d'approvisionnement :
    1. la méthode d'approvisionnement;
    2. le coût total estimatif comprenant toutes les options, ainsi que les frais de maintenance et d'entreposage, selon le cas;
    3. la période du contrat;
    4. les exigences relatives à la livraison;
    5. le calendrier d'approvisionnement;
    6. les procédures d'évaluation et la méthode de sélection;
    7. les facteurs environnementaux;
    8. les produits commerciaux par opposition aux solutions personnalisées;
    9. les facteurs de risque;
    10. la limitation de la responsabilité ou de l’indemnisation;
    11. le recours possible à un surveillant de l'équité;
    12. la participation des petites et moyennes entreprises;
    13. les considérations relatives aux Autochtones;
    14. les exigences en matière d’accessibilité;
    15. les autres objectifs nationaux;
    16. la compatibilité avec les solutions existantes;
    17. la possibilité de regrouper les besoins;
    18. l'aliénation du produit, le cas échéant; et
    19. le renouvellement (achat d'un bien ou d'un service de remplacement et tous les frais de transfert).
  2. L’agent de négociation des contrats est tenu de faire appel aux services d’un conseiller de la Direction du soutien des prix lorsque l’approvisionnement présente l’une des caractéristiques suivantes, en accord avec la Directive sur le recours aux services d’analyse des coûts et du prixL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. :
    1. tout approvisionnement à fournisseur unique éventuel d’une valeur totale estimée à 1 000 000 $ ou plus, y compris les taxes, les options et les modifications applicables.
    2. tout approvisionnement concurrentiel d’une valeur totale estimée à 1 000 000 $ ou plus, y compris les taxes et les options applicables, lorsqu’une seule soumission conforme est reçue.
    3. tout approvisionnement concurrentiel d’une valeur totale estimée à 1 000 000 $ ou plus, y compris les taxes, assorti de dispositions contractuelles pour les prix négociés ou lorsque les prix sont susceptibles d’être négociés à la suite d’une modification du contrat.
    4. tout approvisionnement concurrentiel éventuel d’une valeur totale estimée à 10 000 000 $ ou plus, y compris les taxes, les options et les modifications applicables.
  3. Le titulaire du pouvoir d'approbation doit avoir l'occasion d'approuver ou de rejeter la stratégie d'achat proposé dès que possible dans le processus, afin d'éviter qu'un agent de négociation des contrats effectue un travail important en ce qui concerne une stratégie qui peut ne pas être approuvée.
  4. La stratégie d'achat doit indiquer toutes les dérogations aux politiques contractuelles.
  5. Si, pour diverses raisons, la stratégie d'approvisionnement doit subir des changements importants durant le processus d'achat, un plan d'achat révisé doit être approuvé avant la mise en place ou l'achèvement du processus d'achat.
  6. Pour des renseignements à cet égard, voir l’article 6.5 Documents d’approbation de l’approvisionnement.

3.1.5 Évaluations des risques liés aux achats de niveau de complexité 1, 2 ou 3

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  1. Dès que les principaux éléments de la stratégie d’approvisionnement ont été déterminés, ou lorsqu’il est établi que l’approbation du Conseil du Trésor doit être obtenue, l’agent de négociation des contrats doit réaliser une évaluation des risques liés aux achats avant de préparer le document d’approbation. Pour obtenir des directives sur la préparation des documents d’approbation, consulter l’article 6.5 Documents d’approbation des achats.
  2. Le processus d’évaluation des risques liés aux achats est appliqué afin de déterminer le niveau de risque auquel le gouvernement du Canada s’expose lorsqu’il conclut des contrats. Ce processus d’évaluation sert également de fondement dans le choix des stratégies de réaction aux risques à adopter pour atténuer les risques liés aux achats, et il permet de guider l’agent de négociation des contrats lorsque des risques élevés sont relevés.
  3. Le processus d'évaluation des risques liés aux achats met l’accent sur :
    1. l’évaluation tôt dans le processus des facteurs de risque contractuels susceptibles de compromettre un achat;
    2. la définition des risques et des stratégies de réaction dans les documents d’approbation;
    3. la communication de ces risques à la direction et aux clients, au besoin;
    4. la réévaluation des risques liés aux achats lorsque les circonstances l’exigent, dans un cadre de suivi et d’amélioration continue.
  4. En tout temps durant le processus d’approvisionnement, il peut s’avérer nécessaire de réévaluer la complexité de l’achat ou les risques liés à l’achat en raison de facteurs changeants associés à l’achat ou au contexte dans lequel il est effectué. Le cas échéant, une nouvelle évaluation des risques liés aux achats doit être préparée afin de déterminer si les facteurs de risques ont changé.
  5. Pour les niveaux de complexité 1 à 3 inclusivement, les évaluations des risques liés aux achats sont disponibles sur la page Le coin de l'approvisionnementL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. dans La Source, le site intranet de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (accessible à l'interne seulement).
  6. Pour les niveaux de complexité 4 et 5 inclusivement, en raison des niveaux élevés de risque et d’incertitude associés à ces niveaux de complexité, l’agent de négociation des contrats doit communiquer avec les Services consultatifs de gestion des risques (SCGR), qui travailleront avec ce dernier afin de mener une évaluation des risques adaptée à la complexité d’un achat de niveau 4 ou 5.
  7. Pour les achats visés par le Barème 3 des Pouvoirs d'approvisionnement en services communs (c.­à-d. qui relèvent des pouvoirs du Ministère), les agents de négociation des contrats doivent déterminer les risques et les mesures de réponse aux risques considérés comme moyens-­élevés et élevés. Les agents de négociation des contrats sont invités à discuter des enjeux associés à ces risques avec leur superviseur, leur gestionnaire ou les SCGR.
  8. Pour les achats devant être approuvés par le Conseil du Trésor, l’agent de négociation des contrats doit consulter les SCGR et travailler en collaboration pour faire en sorte que tous les risques moyens, moyens-­élevés et élevés pertinents sont indiqués correctement dans le document de présentation au Conseil du Trésor. Pour obtenir plus de renseignements sur l’obtention de l’approbation du Conseil du Trésor, consulter l’article 6.5.15.1 Achats nécessitant une présentation au Conseil du Trésor.
  9. Lorsqu’une modification doit être approuvée avant d’être publiée, une évaluation des risques liés aux modifications des achats doit être réalisée. Voir l’Annexe 6.4.6 Instructions relatives à l’approbation des modifications de contrats pour les achats pour obtenir plus de détails.
  10. Pour de plus amples renseignements sur le cadre d’évaluation des risques, voir le Cadre d'évaluation des risques du Programme des approvisionnementsL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux..

3.1.10 Traitement des risques signalés dans le document d'approbation

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  1. Le document d'approbation devrait contenir les éléments suivants :
    1. énoncé des risques : définit les risques probables, les torts qu’ils pourraient causer, la probabilité que ces torts se concrétisent et l’ampleur (ou la gravité) de ses répercussions;
    2. réaction aux risques : il s’agit de la description des mesures pouvant être prises pour réduire le niveau de risque. Ces mesures peuvent viser à réduire les risques de manière à en atténuer les répercussions. Elles peuvent aussi viser à éviter ou à prévenir les risques et ainsi réduire la probabilité qu’ils se concrétisent;
    3. risques résiduels : les risques résiduels sont les risques qui demeurent une fois mises en œuvre les mesures de réaction aux risques. Théoriquement, un risque ne peut jamais être entièrement éliminé. C’est pourquoi il importe de décrire le niveau restant de risque lié à l’achat. Le niveau résiduel de risque peut jouer un rôle déterminant dans le choix de l’approche d’approvisionnement, puisqu’il arrive que ce niveau résiduel soit inacceptable.
  2. Une copie de l'évaluation des risques liés aux achats (voir l’article 3.1.5 Évaluations des risques liés aux achats de niveau de complexité 1, 2 ou 3) dûment remplie doit être jointe au document d'approbation et être conservée au dossier.
  3. Le titulaire du pouvoir d'approbation pourra demander à l'agent de négociation des contrats de revoir la stratégie d'approvisionnement ou les facteurs de risque, demander de faire examiner le dossier par les Services juridiques, des analystes des coûts ou d'autres spécialistes compétents ou encore de reprendre l'évaluation de la complexité ou l'évaluation des risques.
  4. Dans le cas d'une nouvelle évaluation des risques liés aux achats, une copie de celle-ci doit être jointe au document d'approbation en indiquant de quelle version il s'agit et la raison pour laquelle cette nouvelle évaluation a été effectuée.

3.1.15 Achats complexes

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Avec la publication de l’AP-105R1—Niveaux de complexité des achats, évaluation des risques et pouvoirs d'approbation, le contenu de cet article a été révisé et intégré aux articles 3.1.5 Évaluations des risques liés aux achats de niveau de complexité 1, 2 ou 3 et 6.5.15.1 Achats nécessitant une présentation au Conseil du Trésor.

Aux fins de référence, l’article 3.1.15 est disponible dans les Archives du Guide des approvisionnementsL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux., version 2014-­3.

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