Symbole du gouvernement du Canada

Achatsetventes.gc.ca

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

2.35. Dossiers d'extraits

  1. Il est parfois nécessaire de séparer une partie du besoin d'un client et de demander à un groupe des approvisionnements différent d'effectuer les achats. Dans ces cas, l'agent de négociation des contrats créera un dossier d'extraits.
  2. Le détenteur du dossier principal (l'agent de négociation des contrats initial) doit :
    1. acheter les articles non extraits;
    2. contrôler les fonds de la demande;
    3. agir à titre de coordonnateur pour les demandes de renseignements des clients;
    4. s'assurer que toutes les activités d'achat dans le cadre des dossiers d'extraits soient réalisées;
    5. enregistrer les engagements relatifs aux articles extraits;
    6. demander des fonds supplémentaires au client, s'il y a lieu;
    7. traiter toutes les factures pour paiement par le client; et
    8. fermer le dossier une fois l'achat réalisé.
  3. Le détenteur du dossier d'extraits (l'agent de négociation des contrats qui a reçu le dossier d'extraits) doit :
    1. acheter les articles désignés;
    2. demander des fonds au détenteur du dossier principal une fois que les besoins totaux de financement ont été déterminés;
    3. s'assurer que les fonds ont été répartis avant l'attribution du contrat;
    4. obtenir auprès du détenteur du dossier principal le numéro du contrat avant que ce dernier ne soit attribué, si l'achat n'est pas effectué au moyen de l' EAA; et
    5. envoyer au détenteur du dossier principal des copies de tous les contrats et de toutes les modifications émis à partir du dossier d'extraits, si l'achat n'est pas effectué au moyen de l' EAA.

2.35.1 Dossiers partiels

()

Lorsqu'il faut préparer et émettre plus d'une demande de soumissions dans le cadre d'un dossier principal de demande d'achat ou d'un dossier d'extraits, des dossiers partiels peuvent alors être créés pour chaque demande de soumissions requise. Lorsque des dossiers partiels sont créés à partir d'un dossier d'extraits, celui-ci sera considéré, à des fins de consultation, comme un dossier principal.