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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

2.30. Réception d'une demande

Information : Désistement de responsabilité de Publiservice

L’icone Publiservice L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. qui apparait à côté de l’hypertexte signifie que l’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux.

Contenu principal

  1. Les ministères clients doivent remplir le formulaire Demande de biens et de services, et construction PWGSC-TPSGC 9200L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. et le transmettre à un module des attributions (MA) de TPSGC. La Liste de contrôle des demandes PWGSC-TPSGC 195L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. est un outil qui peut aider les ministères clients à remplir la demande et à déterminer les documents à l'appui requis.
  2. Les ministères clients doivent transmettre leurs demandes remplies au MA par courriel, par télécopieur ou par la poste, bien que la transmission par courriel soit le mode de transmission préférable. Les agents de négociation des contrats qui reçoivent une demande directement du client doivent la transmettre au MA et informer le ministère client de la marche à suivre. Le MA accusera réception de la demande du ministère client dans un délai d'un jour ouvrable pour les demandes soumises par voie électronique (courriel), et dans un délai de deux jours ouvrables pour les demandes papier (télécopieur/courrier). Lors du traitement de la demande, un représentant du MA examinera la demande à partir des exigences obligatoires et communiquera avec le client pour obtenir tout renseignement manquant conformément à la Liste de contrôle des demandes PWGSC-TPSGC 195L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux.. Ce n’est que lorsque tous les renseignements obligatoires auront été fournis que le MA attribuera la demande au secteur de passation de marchés pertinent.
  3. Dans les cinq jours ouvrables suivant la réception d'une demande en provenance d'un module d'attribution par un bureau d'approvisionnement, l'agent de négociation des contrats responsable doit informer le ministère client que la demande lui a été assignée et fournir à ce dernier ses coordonnées.

2.30.1 Financement

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  1. Les clients sont responsables de présenter des demandes exactes et de l'estimation de la demande. Toutes les demandes doivent être approuvées conformément à la délégation des pouvoirs internes du ministère client. Les demandes doivent être financées en dollars canadiens, y compris la taxe sur les produits et services ou la taxe de vente harmonisée (TPS/TVH), et fournir les renseignements exigés sur le formulaire PWGSC-TPSGC 9200L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux.. Ceci comprend les achats qui doivent être effectués par les organismes de TPSGC à l'extérieur du Canada.
  2. Le responsable autorisé de la demande doit apposer sa signature dans les blocs-signatures obligatoires sur la demande. Un des blocs-signature indique que le financement est fourni conformément à l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Un achat ne peut être réalisé avant que le financement approprié ait été fourni dans le cadre du processus d'approbation des demandes. L'autre bloc-signature obligatoire signifie que la demande est approuvée, que les approbations requises ont été obtenues et que le client demande que TPSGC obtienne et fournisse les biens, et/ou services ou constructions décrits dans la demande.

2.30.5 Attribution des demandes au sein de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

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  1. Les ministères clients peuvent normalement acheminer des demandes et des demandes de prix et de disponibilité directement au module d'attribution de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada ( TPSGC) de leur choix (au Canada seulement).
  2. Lorsque le client indique le bureau de TPSGC de son choix sur sa demande, cette dernière sera normalement attribuée à ce bureau. Les principales exceptions sont les suivantes :
    1. Produits soumis à des restrictions :
      Les produits soumis à des restrictions sont : la publicité, la recherche sur l'opinion publique, la production audiovisuelle, les achats en vrac de carburant et de véhicules, et les ventes de matériel militaire des États-Unis (É.-U.) à l'étranger. Les demandes seront attribuées comme suit :
      1. lorsque la demande est seulement pour un produit soumis à des restrictions, la demande sera attribuée à la division ou à la section de l'administration centrale responsable de ce numéro de nomenclature de l'OTAN (NNO) ou de ce numéro d'identification des biens et des services (NIBS);
      2. lorsqu'il y a plusieurs articles d'un produit soumis à des restrictions, la demande sera attribuée à la division ou à la section de l'administration centrale responsable de l'article ayant la plus haute valeur qui est soumis à des restrictions;
      3. lorsqu'il est impossible d'établir la valeur des articles, la demande sera attribuée à la division ou à la section de l'administration centrale responsable du code NIBS du premier article qui représente un produit soumis à des restrictions;
      4. lorsqu'il faut faire appel à un fournisseur unique dans le cadre du Programme de vente de matériel miliaire des É.U. à l'étranger, voir le Chapitre 9 - Achats spéciaux.
    2. Gestionnaires de biens et services
      Lorsqu'une demande vise un produit déterminé (p. ex., moniteurs ou imprimantes) ou un client dans un lieu géographique déterminé (p. ex., Territoires du Nord-Ouest), TPSGC doit habituellement informer le client que la demande sera acheminée au bureau de gestion des biens et services précis qui peut satisfaire à sa demande.
    3. Grands projets
      Si la demande concerne un grand projet, elle sera attribuée au bureau responsable de ce projet.
  3. Si le client n'indique pas sa préférence, les règles suivantes s'appliquent :
    1. lorsqu'il n'existe qu'un seul point de destination, la demande sera attribuée au bureau de TPSGC le plus près du destinataire dans le même secteur régional. Si le bureau de TPSGC le plus près est l'administration centrale, la demande sera attribuée conformément aux procédures de l'administration centrale de TPSGC;
    2. lorsqu'une demande provient d'une région où il y a plusieurs destinataires dans le même secteur régional, elle sera attribuée à un bureau désigné par le directeur régional, Approvisionnements;
    3. lorsqu'il y a plusieurs points de destination dans le même secteur régional et que ces points ne sont pas près d'un bureau de TPSGC, la demande sera attribuée à un bureau désigné par le directeur régional des Approvisionnements. Lorsque plusieurs points de destination sont près du même bureau de TPSGC, la demande sera attribuée à ce bureau;
    4. lorsque les noms de destinataires dans deux secteurs régionaux ou plus figurent sur une même demande, celle-ci sera attribuée au bureau de TPSGC le plus près de l'auteur de la demande;
    5. s'il y a plusieurs destinataires et que les bureaux de TPSGC les plus près se trouvent dans deux secteurs régionaux ou plus, la demande sera attribuée au bureau de TPSGC le plus près de l'auteur de la demande, en fonction du code du numéro de demande du bureau demandeur. Si le bureau de TPSGC le plus près est l'administration centrale, la demande sera attribuée conformément aux procédures de l'administration centrale de TPSGC;
    6. les demandes envoyées à l'administration centrale seront attribuées à la section responsable des articles de plus grande valeur en fonction du NNO ou du NIBS de l'article;
    7. si les valeurs des articles sont égales, ou ne peuvent être déterminées autrement, la demande sera attribuée au bureau ou à la division ou section responsable du code NIBS pour le premier article sur la demande (les clients devraient être encouragés à entrer les NNO ou les NIBS pour chaque article sur leur demande);

2.30.10 Attribution des tâches selon le niveau de complexité

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  1. Chaque demande fait l’objet d’une évaluation en vue de déterminer le niveau de complexité de l’achat, de manière à diriger le besoin vers le volet approprié du processus (complexité de niveau 1, 2, 3, 4 ou 5) et à y affecter un agent de négociation des contrats possédant les compétences nécessaires pour gérer cet achat.
  2. Il incombe au gestionnaire (ou à la personne responsable de l’attribution des tâches) de déterminer la complexité d’un besoin. Une fois que cette décision a été prise, le niveau de complexité sélectionné doit être consigné au dossier (daté et signé) et saisi dans l’Environnement automatisé de l’acheteur (EAA).
  3. Si le niveau de complexité d’un besoin venait à changer au cours du processus d’approvisionnement, la décision de modifier le niveau de complexité doit faire l’objet d’une discussion avec le gestionnaire et être annotée dans le dossier, en expliquant pourquoi le changement doit être apporté. Tout changement apporté au niveau de complexité doit également être fait dans l’EAA.
  4. Les définitions des divers niveaux de complexité se trouvent dans le glossaire, et les caractéristiques de chaque niveau sont décrites à l’Annexe 2.4 Caractéristiques des niveaux de complexité du Programme des approvisionnements.

2.30.15 Code de complexité

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  1. La fonction de gestion de la charge de travail dans l’Environnement automatisé de l’acheteur (EAA) doit être utilisée pour saisir le code de complexité au moment d’assigner la demande à un agent de négociation des contrats. Les renseignements étant utilisés aux fins d’établissement de rapports, il est essentiel que les renseignements sur le niveau de complexité soient saisis.
  2. Si le code de complexité change, la modification doit être faite dans l’EAA. L’agent de négociation des contrats doit retourner le dossier au gestionnaire responsable de la charge de travail, qui saisit ensuite le code pertinent.
  3. Voir l’Annexe 2.5 Saisie du code de complexité dans l’Environnement automatisé de l’acheteur pour obtenir d’autres instructions sur la façon d’attribuer ou de modifier un code de complexité dans l’EAA, et pour obtenir des exemples de divers scénarios et de la manière de leur attribuer un code.

2.30.20 Modification du niveau de complexité

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  1. Si, à tout moment au cours du processus d’approvisionnement, l’agent de négociation des contrats croit que le besoin a été classé de façon inadéquate, ou si de nouveaux facteurs ayant une incidence sur le niveau de complexité se présentent, il faudra consulter le gestionnaire ou la personne ayant attribué la tâche pour déterminer le niveau de complexité approprié.
  2. Si l’on juge que l’achat a été classé de façon inadéquate, l’agent de négociation des contrats enverra le dossier électronique au gestionnaire de la charge de travail (ou à la personne responsable de l’attribution des tâches), qui attribuera de nouveau le dossier à partir du code de complexité révisé. Il faudra ensuite suivre le processus propre au nouveau degré de complexité attribué à l’achat.