2.1. Définition des besoins
Attention! Puisque la transition vers AchatsCanada se poursuit, les mentions du Guide des approvisionnements qui portent sur l’Environnement automatisé des acheteurs (EAA) doivent être interprétées uniquement à titre de référence au système générique. Les utilisateurs de l’environnement SAP Ariba devraient adapter leurs activités en conséquence.
Il est conseillé aux acheteurs de consulter les outils disponibles sur AchatsCanada pour obtenir des conseils et des procédures sur la réalisation de transactions d'approvisionnement dans l’environnement SAP Ariba.
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Contenu principal
- La définition des besoins dans le cadre d'un approvisionnement constitue le fondement d'un processus d'achat réussi. L'agent de négociation des contrats doit comprendre complètement ce qu'il (elle) est sur le point d'acheter. Beaucoup d'aspects doivent être pris en considération.
- Au moment de la définition du besoin, les ministères clients doivent garder à l'esprit non seulement les biens et services nécessaires, mais également le cadre juridique qui réglemente les biens et services qui sont achetés (voir l'article 1.15 Contexte juridique dans le cadre de l'attribution des contrats). S'il existe une description claire et bien préparée des besoins, les ministères clients peuvent économiser beaucoup de temps et d'argent. La participation précoce des agents de négociation des contrats de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) au processus peut aider à y parvenir.
- La détermination des besoins et l'élaboration minutieuse des exigences dès les premières étapes de la définition des besoins sont les facteurs qui contribuent le plus à obtenir les meilleurs biens ou services et le meilleur prix et peuvent par la suite réduire la nécessité d'apporter des modifications.
- Les besoins doivent être définis de façon à favoriser la concurrence et à obtenir le meilleur rapport qualité-prix. Les agents de négociation des contrats pourraient suggérer la formulation, qui définit les besoins selon des exigences opérationnelles plutôt que des noms commerciaux ou des spécifications techniques exclusives.
- TPSGC peut aider les ministères clients à déterminer les exigences particulières liées à l’accessibilité, aux achats écologiques, à la sécurité, aux rapports périodiques, à l'emballage spécial, au transport, à l'emmagasinage, etc. dont les fournisseurs peuvent devoir tenir compte dans leurs soumissions.
- L'agent de négociation des contrats et le ministère client doivent collaborer pour s'assurer que toutes les préoccupations sont traitées à partir du début du processus jusqu'à la réception de la livraison finale.
- La rédaction de documents contractuels clairs et concis, avec les mots exacts et en langage clair, est la meilleure méthode à adopter pour obtenir satisfaction et éviter les différends.
- Pour plus de renseignements sur la définition des besoins, consulter le Guide pour l’élaboration d'un énoncé des travaux (disponible sur GCpédia - Suite des politiques du Programme des approvisionnements - Processus d’approvisionnement).