10. Chapitre 10 - Coûts et bénéfices

1. Les agents de négociation des contrats devraient consulter la section 5, Principes d’établissement des prix du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement pour en savoir plus sur l’établissement des prix des contrats, y compris les principes liés au prix et au bénéfice.
2. Lorsqu’un contrat doit être attribué de façon non concurrentielle, ou lorsque, à la suite d’un processus concurrentiel, des négociations de prix avec le soumissionnaire retenu sont nécessaires, les agents de négociation des contrats doivent déterminer la valeur marchande en fonction des procédures décrites dans le présent chapitre.
3. Lorsque le prix du contrat est fondé sur des coûts estimés ou réels, il peut être nécessaire d’atténuer le risque de prix et de rajuster les montants admissibles en fonction de la vérification des documents justificatifs. Pour atténuer le risque de prix, la clause C1004C du Guide des CCUA doit être incluse dans les conditions générales du contrat.
4. De plus, lorsqu’un approvisionnement présente l’une des caractéristiques indiquées ci-dessous et décrites dans la Directive sur le recours aux services d’analyse des coûts et du prix (fichier PDF - 580 Ko) - (Aide sur les formats de fichier), l’agent de négociation des contrats est tenu de consulter un conseiller de la Direction du soutien des prix et de documenter les décisions de consultation et d’établissement des prix dans le dossier d’approvisionnement :
   1. tout approvisionnement à fournisseur unique éventuel d’une valeur totale estimée à 1 000 000 $ ou plus, y compris les taxes, les options et les modifications applicables.
   2. tout approvisionnement concurrentiel d’une valeur totale estimée à 1 000 000 $ ou plus, y compris les taxes et les options applicables, lorsqu’une seule soumission conforme est reçue.
   3. tout approvisionnement concurrentiel d’une valeur totale estimée à 1 000 000 $ ou plus, y compris les taxes, assorti de dispositions contractuelles pour les prix négociés ou lorsque les prix sont susceptibles d’être négociés à la suite d’une modification du contrat.
   4. tout approvisionnement concurrentiel d’une valeur totale estimée à 10 000 000 $ ou plus, y compris les taxes, les options et les modifications applicables.
5. La détermination des prix dépend des circonstances propres à chaque marché. Avant de se référer aux sections générales relatives à l’établissement des coûts (consulter la section 5.1 Principes d’établissement des prix fondé sur les coûts du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement) et du bénéfice (consulter la section 5.2 Principes relatifs au bénéfice du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement), l’agent de négociation des contrats doit déterminer que les circonstances spéciales suivantes ne s’appliquent pas :
   1. Contrats de recherche et de développement auprès des universités et des collèges (consulter l’annexe 10.1 Contrats de recherche et de développement passés avec les universités et les collèges);
   2. Marchés non concurrentiels avec des organismes sans but lucratif, à l’exception des universités et des collèges (consulter l’annexe 10.2 Contrats non concurrentiels avec des organismes sans but lucratif, excluant les universités et les collèges);
   3. Acquisitions non concurrentielles de produits manufacturés et de services de réparation et de révision des agents et détaillants (consulter l’annexe 10.3 Achats non concurrentiels de produits fabriqués et de services de réparation et de révision effectués auprès d'agences et de détaillants).

   Les agents de négociation des contrats devraient également se référer aux exigences en matière de certification (consulter la section 4.70.20.35 - Contrats à frais remboursables : vérification) du Guide des approvisionnements.

6. Les documents de travail suivants se trouvent dans le Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement, Section 6.0, annexe 5.1 : Documents de travail.
   • Annexe 5.1.1 - Comptabilité financière par rapport à la comptabilité analytique
   • Annexe 5.1.2 - Normes fondées sur des règles par rapport aux normes fondées sur des principes
   • Annexe 5.1.3 - Comptabilité d’exercice par rapport à la comptabilité de caisse

La première étape de l’établissement d’un prix contractuel négocié est l’établissement d’une base de coûts. Dans le cas de l’établissement des prix fondé sur les coûts, le prix du contrat est fondé sur l’acceptabilité des coûts engagés, des estimations des coûts ou d’une combinaison de ceux-ci, avec une marge bénéficiaire calculée conformément aux principes relatifs au bénéfice du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement. Les coûts estimatifs ou réels acceptables d’un contrat sont déterminés en utilisant les ressources suivantes :

1. Principes des coûts contractuels (Principes des coûts contractuels 1031-2 des Clauses et conditions uniformisées d’achat (CCUA));
2. Norme d’établissement des coûts (coûts attribuables, appropriés et raisonnables);
3. Déclaration des pratiques de comptabilité analytique (PCA); et
4. Documents de travail sur l’établissement des coûts (consultez le Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement, annexe 5).

Marchés de faible valeur : Les marchés d’une valeur inférieure à 50 000 $ ne nécessitent pas de négociation du bénéfice en vertu de cette section. (Consultez le Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement, section 5.2 : Principes relatifs au bénéfice pour connaître le seuil de bénéfice global).

Établissement des prix commerciaux : Les principes d’établissement des prix en fonction des coûts ne sont pas requis pour les biens et les services commerciaux, puisqu’ils sont utilisés régulièrement à des fins non gouvernementales et sont vendus par le fournisseur dans le cadre de ses activités normales; et qu’il y a un nombre suffisant d’acheteurs, à l’exception du gouvernement, pour établir un prix du marché pertinent pour le bien ou le service. Un soutien suffisant pour un prix commercial doit être accessible afin de soutenir un prix commercial, ou des principes d’établissement des prix fondé sur les coûts s’appliqueront. (Consultez le Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement, section 5.0.2 : Établissement des prix commerciaux pour obtenir des renseignements).

1. Principes des coûts contractuels

   Lorsque le prix d'un contrat est négocié en fonction des coûts, ceux-ci seront déterminés au moyen des Principes des coûts contractuels 1031-2 du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA).

   Pour des contrats non concurrentiels d'une valeur de 50 000 $ ou plus, dont la base de paiement est un prix forfaitaire ou un taux horaire/unitaire forfaitaire, à l'exception des achats de biens ou services commerciaux, le prix ou le taux sera négocié en utilisant les coûts estimatifs déterminés au moyen des Principes des coûts contractuels 1031-2.

   Pour les contrats non concurrentiels d'une valeur de 50 000 $ ou plus, dont la base de paiement est à frais remboursables, à l'exception des achats de biens ou services commerciaux, le prix sera déterminé en utilisant les coûts réels engagés calculés conformément aux Principes des coûts contractuels 1031-2.

   Dans les deux cas précités, les Principes des coûts contractuels seront inclus en tant que condition du contrat. L’annexe 2, Norme sur l’établissement des coûts, du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement comprend des orientations supplémentaires et une interprétation des raisons qui explique pourquoi certains coûts ne sont pas admissibles lorsque les Principes des coûts contractuels 1031-2 sont utilisés.

2. Norme d’établissement de coûts

   La Norme d’établissement des coûts (section 6, Annexes, annexe 2 du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement) est une orientation supplémentaire relative aux Principes des coûts contractuels CCUA 1031-2, expliquant pourquoi certains coûts sont considérés comme non applicables lorsqu’on utilise les Principes des coûts contractuels. Des renseignements supplémentaires, y compris des organigrammes, des arbres décisionnels et des exemples, se trouvent dans le Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement, à la section 5.1.1 Norme d’établissement des coûts et à l’annexe 2 : Norme d’établissement de coûts. À titre de complément du document CCUA 1031-2, la Norme d’établissement des coûts applique des approches fondées sur des principes et axées sur le risque afin de faciliter l’uniformité, d’améliorer la compréhension et d’appuyer le jugement professionnel de l’agent de négociation des contrats pour déterminer des prix justes, raisonnables et efficaces. Pour être acceptable, un coût contractuel doit répondre aux critères suivants :

   • Attribuable : Un coût est attribuable s’il est engagé directement ou indirectement pour l’exécution du contrat et qu’il est nécessaire pour répondre aux exigences dudit contrat;
   • Bien-fondé : Un coût est bien fondé si, par son caractère et sa nature, on s’attend à ce qu’il soit engagé pour l’exécution du contrat; et
   • Caractère raisonnable : Un coût est raisonnable si, par sa nature, il ne dépasse pas le coût que l’on peut s’attendre à engager dans le cours normal de l’exécution du contrat en question, qu’il s’agisse d’un achat concurrentiel ou non concurrentiel.

   Les coûts particuliers suivants, classés par groupes de coûts, sont inclus dans les annexes à la section 6.0, annexe 2 : Norme d’établissement de coûts du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement.

   • Coûts fondés sur l’actif
     • Sous-section 1.1 Amortissement d’une augmentation de la valeur des biens qui ne s’est pas matérialisée
     • Sous-section 1.2 Dépréciation
     • Sous-section 1.3 Capacité de production excédentaire
     • Sous-section 1.4 Installations excédentaires
     • Sous-section 1.5 Dépréciation des biens
     • Sous-section 1.6 Baux
     • Sous-section 1.7 Outillage spécial de production et matériel spécial d’essai
     • Sous-section 1.8 Aide gouvernementale liée aux immobilisations, à la recherche et au développement de produits
   • Coûts de rémunération des employés
     • Sous-section 2.1 Cotisations et frais d’adhésion
     • Sous-section 2.2 Temps d’arrêt
     • Sous-section 2.3 Avantages sociaux
     • Sous-section 2.4 Rémunération des cadres et des employés
     • Sous-section 2.5 Coûts de rémunération des heures supplémentaires
     • Sous-section 2.6 Coûts des pensions
     • Sous-section 2.7 Remboursements du régime de retraite
     • Sous-section 2.8 Indemnités de départ
     • Sous-section 2.9 Formation et perfectionnement du personnel
     • Sous-section 2.10 Frais de déplacement et de subsistance
     • Sous-section 2.11 Coûts des installations du ministère de la Défense nationale (MDN)
     • Sous-section 2.12 Indemnité de déplacement
   • Coûts des biens et des services
     • Sous-section 3.1 Mauvaises créances et frais de recouvrement
     • Sous-section 3.2 Pertes sur stocks et obsolescence
     • Sous-section 3.3 Reprise et malfaçon
     • Sous-section 3.4 Dépenses liées au matériel excédentaire
   • Coûts corporatifs et divers
     • Sous-section 4.1 Allocations pour les intérêts sur la dette et le capital
     • Sous-section 4.2 Questions ou événements extraordinaires ou inhabituels
     • Sous-section 4.3 Frais financiers
     • Sous-section 4.4 Amendes et pénalités
     • Sous-section 4.5 Honoraires professionnels
     • Sous-section 4.6 Écart d’acquisition
     • Sous-section 4.7 Assurance
     • Sous-section 4.8 Frais de services juridiques, comptables et honoraires des experts-conseils liés à une réorganisation financière, à l’émission de garanties et de capital-actions, à l’obtention de brevets et de permis ainsi qu’aux actions en réclamation intentées contre l’État
     • Sous-section 4.9 Pertes sur investissement
     • Sous-section 4.10 Pertes subies sur d’autres contrats
     • Sous-section 4.11 Brevets et permis
     • Sous-section 4.12 Actions en réclamation contre l’État
     • Sous-section 4.13 Fonds de prévoyance et coûts de garantie
     • Sous-section 4.14 Remboursements
     • Sous-section 4.15 Recherche et développement
     • Sous-section 4.16 Frais de vente et de commercialisation
     • Sous-section 4.17 Taxes
     • Sous-section 4.18 Coentreprise
     • Sous-section 4.19 Prix de transfert
     • Sous-section 4.20 Dépenses du siège social
     • Sous-section 4.21 Coûts liés à l’environnement
     • Sous-section 4.22 Matériel fourni par le gouvernement
     • Sous-section 4.23 Dons
3. Déclaration des pratiques de comptabilité analytique

   Lorsqu’un prix contractuel doit être fondé sur des coûts estimatifs ou réels, les agents de négociation des contrats, en consultation avec le Secteur des services de soutien en matière d’approvisionnement, peuvent exiger une déclaration des pratiques de comptabilité analytique (PCA) au moyen d’une lettre d’acceptation de la déclaration des PCA pour préciser celles qui serviront à établir les prix contractuels. La déclaration des PCA est une communication officielle des méthodes de comptabilité analytique de l’entrepreneur, notamment la définition des coûts directs et indirects et la divulgation des méthodologies de répartition des coûts indirects utilisées. La déclaration des PCA et la lettre d’acceptation de la déclaration des PCA (consultez le Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement, section 5.1.2) permettent de s’assurer que les pratiques de comptabilité analytique à utiliser pour l’établissement des prix des contrats sont claires et comprises par toutes les parties en divulguant pleinement l’acceptation des pratiques pendant la période précédant l’adjudication du contrat (consultez la section 5.1.2, Déclaration des pratiques de comptabilité analytique [PCA] et l’annexe 4, Étapes du processus sur la déclaration des principes de comptabilité analytique du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement pour obtenir de plus amples renseignements). La déclaration des PCA sert à renforcer l’obligation de l’entrepreneur de se conformer au document CCUA 1031-2. La déclaration des PCA ne tient pas compte du caractère raisonnable du montant des coûts, mais plutôt de la nature des coûts ou des pratiques d’établissement des coûts.

4. Documents de travail sur l’établissement des coûts

   Ces documents de travail visent à appuyer l’interprétation des coûts et à fournir des orientations additionnelles pour la prise de décisions concernant l’admissibilité des coûts pour aider les agents de négociation des contrats à comprendre les aspects complexes lorsqu’ils se préparent à négocier un contrat et à gérer celui-ci pendant toute sa durée. Les documents de travail suivants se trouvent dans les annexes du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement, Section 6.0, annexe 5 : Documents de travail :

   • Annexe 5.1.4 - Ventes et commercialisation
   • Annexe 5.1.5 - Rémunération et primes des cadres supérieurs
   • Annexe 5.2.1 - Évaluation des actifs
   • Annexe 5.2.2 - Prix de transfert
   • Annexe 5.2.3 - Capacité de production et imputation des coûts indirects
   • Annexe 5.2.4 - Coûts de recherche et de développement
   • Annexe 5.2.5 - Retombées industrielles et technologiques - Considérations relatives aux coûts de la proposition de valeur

Cet article a été supprimé conformément à l'Avis relatif aux politiques 156 : Coûts et bénéfices.

La section 10.10 est disponible à des fins de consultation dans les Archives du Guide des approvisionnements, version 2023-1.

Cet article a été supprimé conformément à l'Avis relatif aux politiques 156 : Coûts et bénéfices.

La section 10.15 est disponible à des fins de consultation dans les Archives du Guide des approvisionnements, version 2023-1.

Cet article a été supprimé conformément à l'Avis relatif aux politiques 156 : Coûts et bénéfices.

La section 10.20 est disponible à des fins de consultation dans les Archives du Guide des approvisionnements, version 2023-1.

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La section 10.25 est disponible à des fins de consultation dans les Archives du Guide des approvisionnements, version 2023-1.

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La section 10.30 est disponible à des fins de consultation dans les Archives du Guide des approvisionnements, version 2023-1.

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La section 10.35 est disponible à des fins de consultation dans les Archives du Guide des approvisionnements, version 2023-1.

Avec la publication de l’Avis relatif aux politiques 156 : Coûts et bénéfices, le contenu de cet article a été révisé et intégré à l’Annexe 10.1.

Le contenu désuet de la section 10.40 a été supprimé, mais est disponible à des fins de consultation dans les Archives du Guide des approvisionnements, version 2023-1.

Avec la publication de l’Avis relatif aux politiques 156 : Coûts et bénéfices, le contenu de cet article a été révisé et intégré à l’Annexe 10.2.

Le contenu désuet de la section 10.45 a été supprimé, mais est disponible à des fins de consultation dans les Archives du Guide des approvisionnements, version 2023-1.

Avec la publication de l’Avis relatif aux politiques 156 : Coûts et bénéfices, le contenu de cet article a été révisé et intégré à l’Annexe 10.3.

Le contenu désuet de la section 10.50 a été supprimé, mais est disponible à des fins de consultation dans les Archives du Guide des approvisionnements, version 2023-1.

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La section 10.55 est disponible à des fins de consultation dans les Archives du Guide des approvisionnements, version 2023-1.

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La section 10.60 est disponible à des fins de consultation dans les Archives du Guide des approvisionnements, version 2023-1.

1. Cette section a été largement remplie à partir du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement. Pour en savoir plus au sujet du calcul des bénéfices dans les contrats négociés, consultez la section 5.2 du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement, Principes relatifs au bénéfice.
2. La politique et les lignes directrices régissant la détermination du bénéfice des contrats, conformément aux exigences d’applicabilité décrites à la section 5.0.1 Principes d’établissement des prix fondé sur les coûts du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement, pour des biens et des services. Des orientations détaillées se trouvent dans la section 5.2, Principes relatifs au bénéfice du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement.

   Dans le cas des agences et des détaillants, les procédures de calcul des bénéfices de l’annexe 10.3.3, Analyse des prix pour les contrats avec des agences et des détaillants du Guide des approvisionnements s’appliquent.

3. Lorsque, pour une raison ou une autre, il est impossible d'établir les prix par voie de concurrence ou de les évaluer d'une manière juste et raisonnable, ceux-ci doivent faire l'objet de négociations. La négociation du prix vise à simuler une juste valeur marchande tout en répartissant de façon réaliste les responsabilités et les risques entre l'entrepreneur et le Canada.

   On négociera une juste valeur marchande pour les contrats non concurrentiels pour l'approvisionnement de biens ou de services (autres que les biens ou services commerciaux). L’objectif d'une telle négociation est d'en arriver à un prix juste et raisonnable dans les circonstances, fondé sur l'estimation des frais à engager pour l'exécution du contrat, calculé conformément aux Principes des coûts contractuels 1031-2, auxquels on ajoute un bénéfice équitable. Un bénéfice équitable ne dépasse pas celui calculé dans le Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement, à la section 5.2 Principes relatifs au bénéfice et dans la présente section.

   Les exceptions suivantes s'appliquent :

   1. Les marchés d’une valeur inférieure à 50 000 $ ne nécessitent pas de négociation du bénéfice en vertu de cette section.
   2. Les contrats ou parties de contrat dont le prix est calculé d'après des catalogues, des listes de prix courants ou des barèmes des tarifs et dont les escomptes seulement peuvent être négociées.
   3. Les contrats pour lesquels le prix est établie selon des approches différentes qui ne sont pas traitées dans la section 10.65, comme lorsque les prix ne sont pas établis en fonction du coût et du bénéfice, ou lorsque le bénéfice n’est pas calculé conformément à la section 10.65(c). Le processus relatif à ces contrats est décrit à la section 5.3, Autres stratégies d’établissement des prix du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement.
4. Les niveaux de bénéfice varieront :
   1. de tenir compte du loyer de l'argent qui découle du capital employé par l'entrepreneur pour exécuter le contrat;
   2. de tenir compte des risques commerciaux généraux et des risques contractuels assumés par l'entrepreneur pour exécuter le contrat;
   3. de tenir compte des niveaux de risques contractuels assumés par l’entrepreneur pour exécuter le marché.
5. La détermination du bénéfice attribuable à chacun de ces facteurs doit se faire conformément aux lignes directrices suivantes et à la section 5.2, Principes relatifs au bénéfice du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement.
6. Le Modèle de détermination des bénéfices (consultez l’annexe 6.1 du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement) comprend des instructions et des calendriers pour appuyer le calcul des bénéfices conformément aux orientations décrites à la section 5.2, Principes relatifs au bénéfice du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement :
   1. Il incombe aux entrepreneurs de remplir le modèle avant la négociation du prix. Ils doivent également présenter les justificatifs des montants indiqués sur le modèle;
   2. Les agents de négociation des contrats, avec l’appui du conseiller en prix, examineront le Modèle de détermination des bénéfices pour en vérifier l’exactitude et le caractère raisonnable avant la négociation du prix. C’est à l’agent de négociation des contrats qu’il revient en dernier ressort de déterminer si les bénéfices sont équitables et raisonnables.

1. Introduction
   1. Le recouvrement et le règlement des ajustements des réclamations contractuelles peuvent être effectués seulement si le contrat et ses conditions générales contiennent des clauses qui permettent les vérifications et le recouvrement. Le processus de recouvrement et de règlement des rajustements des réclamations contractuelles se rapporte aux réclamations en trop et aux bénéfices excédentaires détectées et signalées dans les rapports de mission de certification préparés dans le cadre du Programme de certification des coûts et des profits (PCCP). Le PCCP est offert par le Groupe des services de certification (GSC) au sein de la Direction du soutien des prix (DSP) du Secteur des services de soutien en matière d'approvisionnement (SSSA) de la Direction générale de l’approvisionnement à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). La DSP peut être contactée par courriel à l’adresse : TPSGC.PASoutiendesprix-APPriceSupport.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca. Le PCCP utilise des outils de vérification des comptes pour démontrer que le prix facturé au gouvernement du Canada est conforme au contrat afin d’aider les agents de négociation des contrats à veiller à ce que l’État ne verse pas de paiements en trop lors de contrats, principalement en ce qui concerne les achats d’envergure. Les missions de certification sont entreprises soit à la suite d’une stratégie d’assurance élaborée avec l’aide des conseillers en assurance du GSC, soit en réponse aux préoccupations cernés par un agent de négociation des contrats, un conseiller en prix ou d’autres intervenants gouvernementaux.
   2. Les vérificateurs des coûts du GSC prennent connaissance des motifs de réclamation de l’entrepreneur et des dispositions relatives à la base de paiement; ils comparent ensuite les montants réclamés aux registres de l’entrepreneur. Les rapports de mission de certification peuvent fournir aux agents de négociation des contrats et à leurs clients des renseignements visant à protéger l’État contre les paiements excédentaires grâce à la détection des éléments suivants :
      1. des systèmes de comptabilité et de consignation des heures de travail inadéquates pour accumuler et facturer des coûts pour les contrats publics;
      2. le non-respect des modalités du contrat, des Principes des coûts contractuels (1031-2 des CCUA) du Canada, et des Principes relatifs au bénéfice (section 5.2 du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement);
      3. des erreurs de facturation résultant de l’application de tarifs, de quantités ou de montants facturés erronés; et
      4. l’écart du bénéfice supérieur au bénéfice autorisé dans le contrat.
2. Tout au long de la mission de certification, tous les intervenants clés collaborent étroitement et communiquent de façon régulière, en particulier le conseiller en certification, qui conseille les agents de négociation des contrats sur les questions liées à la certification, l’équipe de vérificateurs qui a effectué la mission, l’agent de négociation des contrats de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) qui gère le contrat, le représentant du ministère client, et le conseiller en prix, si celui-ci a participé à la négociation des arrangements de prix pertinents au contrat qui fait l’objet de l’examen.
3. Le processus de recouvrement et de règlement des rajustements des réclamations contractuelles est amorcé sur réception du rapport de mission de certification établi par le conseiller en certification.
4. Rapport de notification et plan d’action
   1. Le conseiller en certification du GSC prépare et rédige un rapport de notification. Ce rapport vise à expliquer les principales constatations et à formuler des recommandations quant aux mesures qui devraient être prises par les agents de négociation des contrats pour traiter les demandes de paiement les bénéfices excédentaires de l’entrepreneur et pour composer avec les méthodes comptables et les contrôles internes de ce dernier. Les conseillers en certification doivent transmettre le rapport de notification, avec une copie du rapport de mission, à l’agent de négociation des contrats. Le rapport de notification résume les résultats du rapport de mission et fournit des conseils sur les mesures que doivent prendre les représentants de l’État pour atténuer le risque de paiement en trop pour les contrats actuels et futurs. Le rapport de mission contient tous les détails des résultats de la mission de certification.
   2. Les renseignements inclus dans le rapport de notification visent à fournir du soutien à l’agent de négociation des contrats en ce qui a trait :
      1. aux négociations avec l’entrepreneur afin de parvenir à un règlement final des demandes de paiement;
      2. au suivi des questions concernant la conformité de l’entrepreneur sur le plan des dossiers, des contrôles internes, de la comptabilité analytique ou des méthodes de facturation;
      3. à la documentation et l'approbation de la suite donnée aux constatations énoncées dans le rapport de mission de certification; et
      4. à la prise de décisions stratégiques, y compris la modification de la base de paiement, la clarification des modalités des contrats et la modification de la méthode d’établissement des coûts.
   3. Le rapport de notification comprend ce qui suit :
      1. Une description, en langage clair, des rajustements proposés relativement aux demandes de paiement de l’entrepreneur, avec des détails sur ses constatations, la période et les contrats couverts par la mission et, le cas échéant, des renseignements sur les lacunes en ce qui concerne le contrôle interne ou le système de comptabilité;
      2. Détermination des risques potentiels pour les contrats actuels et futurs attribués à l’entrepreneur en fonction des problèmes relevés dans le cadre de la vérification;
      3. Les recommandations exigeant une réponse de l’agent de négociation des contrats;
      4. Une demande de plan d’action en réponse aux recommandations formulées dans le rapport de notification, avec un échéancier pour l’achèvement.
   4. Les Approvisionnements préparent et approuvent le plan d’action, qui doit correspondre aux recommandations formulées dans le rapport de notification établi par le GSC.
   5. L’agent de négociation des contrats doit fournir un plan d’action au conseiller en certification dans les 30 jours civils suivant la réception du rapport de notification.
   6. L’agent de négociation des contrats devrait présenter au conseiller en certification, mensuellement ou au besoin, des rapports sur l’état d’avancement du plan d’action.
5. Aide générale

   Une fois le plan d’action reçu de l’agent de négociation des contrats, le conseiller en certification lui apporte son aide. Cette aide pourrait comprendre des conseils sur la poursuite des recouvrements, à la formulation de recommandations visant à modifier les contrôles internes des systèmes de comptabilité de l’entrepreneur ou des modifications aux modalités du contrat. L’aide consiste également à fournir les précisions dont l’agent de négociation des contrats peut avoir besoin et à obtenir des renseignements supplémentaires auprès du vérificateur relativement à la justification des rajustements des réclamations de l’entrepreneur et autres questions, s’il y a lieu.

6. Soutien technique dans le cadre de la négociation des rajustements

   Compte tenu de la complexité technique des constatations du vérificateur, les Approvisionnements peuvent avoir besoin de l’aide d’un comptable professionnel dans le cadre des négociations avec l’entrepreneur. Le cas échéant, veuillez communiquer avec le GSC.

7. Rejet des rajustements des réclamations de l’entrepreneur Tous les plans de rejet des rajustements proposés des réclamations d’un entrepreneur doivent être approuvés avant discussion avec ce dernier. Les approbations doivent être conformes au paragraphe k. ci-dessous et doivent inclure le ministère client, l’autorité contractante de TPSGC et le SSSA.
8. Rapports
   1. Le GSC surveille de près les mesures et les rapports de recouvrement et de règlement, et assure le suivi auprès des agents contractuels respectifs jusqu’à ce que toutes les recommandations figurant dans le rapport de notification aient été mises en œuvre.
   2. Sur une base semestrielle, le GSC fera rapport à la haute direction de l’approvisionnement de l’état du rétablissement et de la résolution des ajustements, ainsi que des leçons apprises au cours du processus de la mission de certification.
9. Remboursement des montants réclamés en trop

   Lorsque l’entrepreneur remet un(des) chèque(s) à l’agent de négociation des contrats pour rembourser un montant réclamé en trop ou les bénéfices excédentaires, l’agent de négociation des contrats doit fournir les documents suivants au conseiller en certification, dans les 7 jours civils suivant le dépôt du chèque :

   1. une copie du(des) chèque(s) de l’entrepreneur;
   2. une copie du reçu officiel du Bureau des revenus et des comptes débiteurs du ministère client; et
   3. une copie de la fiche de codage pour remboursement du ministère client, qui fait état du codage financier du grand livre.
10. Clôture

    Le GSC est responsable de la clôture administrative finale du processus de recouvrement et de règlement des rajustements des réclamations contractuelles. Une fois que les tâches incluses dans le plan d’action sont achevées, le conseiller en certification établit un rapport qui résume la situation des rajustements des réclamations contractuelles et les questions relatives à la conformité de l’entrepreneur, auquel doit souscrire l’agent de négociation des contrats. La clôture est finale lorsque le rapport est approuvé, comme cela est précisé au paragraphe k.

11. Approbations de l’utilisation du rapport de mission de certification L’approbation des trois niveaux d’autorisation, soit le ministère client, l’autorité contractante de TPSGC et le SSSA, est obligatoire. Le niveau requis pour l’approbation est déterminé par la valeur totale des rajustements des réclamations contractuelles, comme cela est indiqué dans le rapport de notification. Les seuils d’approbation sont les suivants :
    1. directeurs principaux et les directeurs régionaux : jusqu’à 300 000 $;
    2. directeurs généraux : de 300 001 $ à 999 999 $;
    3. sous-ministre adjoint, Direction générale de l’approvisionnement maritime et de défense, ou sous-ministre adjoint, Direction générale de l’approvisionnement (l’approbation sera donnée par le SMA sous lequel le marché a été attribué) : 1 000 000 $ et plus.
12. Litiges

    Désaccords entre les entrepreneurs et les représentants de la Couronne qui ne peuvent être résolus à l'amiable doivent être soumis aux services juridiques pour une évaluation des faits impliqués, y compris la robustesse du langage contractuel concernant les vérifications et les recouvrements et avec une liste de toutes les étapes impliquées qui ont conduit les parties au différend.

1. Pour en savoir plus au sujet des considérations et les procédures d’application des autres principes d’établissement des prix, consultez la section 5.3, Autres stratégies d’établissement des prix du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement.
2. Les autres principes d’établissement des prix font partie des principes d’établissement des prix qui renvoient aux procédures et aux lignes directrices en place que les agents de négociation des contrats doivent suivre lorsqu’un prix contractuel est établi en appliquant une approche qui n’intègre pas entièrement les principes d’établissement des prix fondé sur les coûts décrits à la section 5.0.1, Principes d’établissement des prix fondé sur les coûts du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement.
3. L’objectif des autres principes d’établissement des prix est d’encourager les agents de négociation des contrats de prendre en considération tous les autres facteurs et toutes les approches différentes en vue d'offrir une meilleure valeur au Canada, lors de la négociation d'accords sur le prix du contrat.

   Par exemple, il pourrait s'agir :

   1. d'un accès de meilleurs prix grâce au partage des gains ou à des réductions de prix au fil du temps;
   2. d'un rendement accru des services gouvernementaux rendus au public;
   3. d'arrangements flexibles en matière de passation de contrats, afin de s'adapter aux révisions de budget ou à l'évolution de la demande opérationnelle; ou
   4. d'un meilleur comportement de l'entrepreneur ou d'une satisfaction accrue de la clientèle pour les biens et les services fournis.
4. On peut appliquer d’autres principes d’établissement des prix lorsqu’il est expliqué qu’une autre méthode d’établissement des prix pourrait générer une meilleure valeur pour le Canada que l’application des principes d’établissement des prix fondé sur les coûts.
5. Les exigences suivantes doivent être respectées pour appliquer les autres principes d’établissement des prix :
   1. L'établissement de prix est approuvé par l'autorité contractante déléguée;
   2. L'obtention de l'accord du client;
   3. La consignation par écrit de la décision est documentée telle que décrite dans les procédures qui figurent à la section 5.3.3, Procédures d’application des autres principes d’établissement des prix du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement; et
   4. Le compte rendu de décision comprenant la justification, l'accord du client et l'approbation de l'autorité contractante est communiqué à la Direction du soutien des prix (DSP).
6. Les autres principes d’établissement des prix ne sont pas couramment appliqués et, par conséquent, il n’existe pas encore d’orientations précises à leur sujet. Dans l’éventualité où d’autres méthodes seraient appliquées, les agents de négociation des contrats devraient s’assurer que les autres méthodes sont analysées de façon appropriée en tenant compte des risques et des avantages en suivant les procédures décrites.