Symbole du gouvernement du Canada

Achatsetventes.gc.ca

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

1.10. Processus d'achat de TPSGC

Information : Désistement de responsabilité de Publiservice

L’icone Publiservice L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. qui apparait à côté de l’hypertexte signifie que l’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux.

Contenu principal

Le principe directeur global pour toutes les activités d'approvisionnement de TPSGC est l'intégrité. De ce grand principe découlent les principes directeurs sur lesquels repose le processus d'achat de TPSGC. Les agents de négociation des contrats doivent toujours respecter ces principes, que les procédures soient définies ou non dans le présent guide.

1.10.1 Intégrité

()

Le processus d'achat de TPSGC sera ouvert, juste et honnête.

1.10.5 Principes directeurs

()

Toutes les personnes prenant part au processus d'achat doivent faire preuve de prudence, de probité et de transparence à chaque étape du processus.

  1. Services à la clientèle
    TPSGC fera tous les efforts raisonnables pour répondre aux besoins opérationnels de ses clients, tout en obtenant le meilleur rapport qualité-prix dans chaque processus d'achat.
  2. Objectifs nationaux
    Les activités d'approvisionnement de TPSGC feront progresser les politiques établies du gouvernement, dans les limites imposées par les obligations liées au commerce international.
  3. Concurrence
    Les achats de TPSGC se feront sur une base concurrentielle, sauf dans des cas exceptionnels.
  4. Équité
    TPSGC s'assurera que tous les soumissionnaires éventuels, pour un besoin particulier, sont assujettis aux mêmes conditions.
  5. Responsabilisation
    TPSGC doit rendre des comptes concernant l'intégrité du processus de passation de contrats. Les clients ont la responsabilité de s'assurer de l'exactitude et de l'intégrité de tous les renseignements transmis à TPSGC concernant leurs exigences. (Voir l'Annexe 1.1 : Matrice des responsabilités de TPSGC et des ministères clients dans le cadre de l'acquisition de biens et de services (générique).

1.10.10 Pratiques exemplaires en matière d'approvisionnement

()

  1. Veiller à l'intégrité
    Les agents de négociation des contrats doivent veiller à l'intégrité du processus d'achat. Si une mesure prise ou exigée par le client peut susciter un doute sur l'intégrité du processus d'achat, l'agent de négociation des contrats peut examiner la possibilité de suspendre le processus jusqu'à ce que la question soit réglée. Les questions qui ne peuvent être réglées de façon satisfaisante par l'agent de négociation des contrats doivent être soumises à une autorité supérieure au sein de TPSGC.
  2. Implication dès le début
    Le travail effectué d'avance avec le client peut faciliter le processus d'achat. Par exemple, on peut l'aider à préciser et à définir ses besoins, à élaborer la stratégie d'approvisionnement, et à préparer l'ébauche des documents de soumissions avant que ne soit reçue une demande. On peut le faire en communiquant de façon continue avec le client ou en examinant les habitudes d'achat. Ces démarches peuvent être entreprises à la suite d'une simple demande d'aide soumise par le client ou encore, faites de façon plus formelle dans le cadre d'un processus de consultation périodique.
  3. Consulter ses pairs
    L'agent de négociation des contrats devrait consulter ses collègues, particulièrement dans les situations inhabituelles, par exemple dans le cas d'un nouveau bien ou service. Leur expérience et leurs conseils peuvent aider à prendre une décision éclairée. Il pourrait par ailleurs être utile de consulter les dossiers antérieurs, particulièrement pour déterminer le volume d'activités estimatif dans le cadre d'un nouveau contrat, lorsque le contrat actuel porte essentiellement sur les mêmes activités.
  4. Liaison avec le client
    L'agent de négociation des contrats devrait tenir les clients informés et les inclure dans le processus. Également, afin d'élaborer des stratégies d'achats créatives, souples et répondant à leurs besoins, il est nécessaire de comprendre les besoins des ministères clients ainsi que leurs exigences techniques particulières. Lors de la consultation du client, l'objet doit être clair de sorte que si un problème survient en regard d'une démarche proposée, une solution permettant d'atteindre le but souhaité peut être élaborée. L'agent de négociation des contrats doit travailler avec le client en vue de répondre à leurs objectifs opérationnels.
  5. Recours aux spécialistes
    L'agent de négociation des contrats devrait tirer parti des connaissances des spécialistes suivants : les Services juridiques, les conseillers en politiques, les agents de l'Accès à l'information et à la protection des renseignements personnels, les agents de contrôle de la qualité, les analystes des coûts et les conseillers en gestion des risques. Les spécialistes ont pour rôle de vous conseiller dans leur domaine de compétence et de formuler des recommandations. Les détails quant au recours obligatoire ou facultatif aux services de spécialistes des coûts et du prix sont présentés dans la Suite des politiques du Programme des approvisionnementsL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux..
  6. Communication efficace
    L'agent de négociation des contrats devrait communiquer très clairement. Les instructions écrites, celles par exemple qui accompagnent chaque demande de soumissions, devraient être claires et ne contenir aucune ambiguïté, et devraient être facilement comprises par tous.
  7. Respect de la confidentialité
    L'agent de négociation des contrats devrait traiter tous les renseignements confidentiels ou personnels, y compris les renseignements sur les soumissions, de façon sécuritaire et confidentielle. Cela permet d'assurer l'intégrité du processus de passation de contrats, et de protéger les intérêts des fournisseurs et des clients.
  8. Confirmation
    L'agent de négociation des contrats devrait obtenir la confirmation par écrit des renseignements, ententes et discussions qui revêtent une importance particulière. Il faut par exemple faire confirmer, par le soumissionnaire, un prix exceptionnellement bas ou encore la prolongation de la période de validité d'une soumission.
  9. Choix de la méthode d'approvisionnement appropriée
    1. Selon le bien ou service acheté, la méthode d'approvisionnement appropriée peut être une offre à commandes, un arrangement en matière d'approvisionnement, un contrat pangouvernemental ou pluriministériel, ou un contrat ordinaire. Voir l'article 3.15 Processus de passation de contrats non concurrentiels pour obtenir des détails sur l'utilisation des méthodes.
    2. Certains biens ou services sont disponibles par l'entremise d'offres à commandes obligatoires qui doivent être utilisées à moins d'avoir une raison valable de s'y écarter.
  10. Connaissance sur les biens et services
    L'agent de négociation des contrats devrait bien comprendre le secteur des biens et des services, les conditions du marché ainsi que les facteurs pertinents à chaque bien et service, ces éléments ayant une incidence sur les choix qu'il fait en ce qui concerne, notamment, la base de paiement et la méthode de sélection. Les clients devraient également utiliser leur connaissance du bien et du service lorsqu'ils définissent leurs besoins techniques et la portée de ceux-ci. L'agent de négociation des contrats devrait également être au courant des antécédents de rendement de l'entrepreneur proposé, de sa situation financière et de ses méthodes, avant de recommander l'attribution d'un contrat. Cela signifie en outre qu'il doit se tenir au courant de sa situation tout au long de l'exécution du contrat.
  11. Gestion du cycle de vie des actifs
    Dans le domaine de la gestion du matériel, la gestion du cycle de vie des actifs (GCVA) est une approche intégrée qui regarde le processus comme un système complet et non seulement un ensemble d'activités distinctes. Bien que la responsabilité du processus incombe surtout aux gestionnaires de matériel des ministères clients, l'approvisionnement et l'aliénation font partie de ce processus et, de ce fait, l'agent de négociation des contrats devrait discuter avec les clients les incidences du processus de gestion du cycle de vie pour chaque achat.
  12. Tenue des dossiers
    Les agents de négociation des contrats devraient tenir les dossiers à jour pour assurer une saine gestion, traiter les demandes d'accès à l'information et répondre aux besoins de vérification. Ils sont aussi utiles aux personnes qui peuvent en avoir besoin pour une raison ou pour une autre ou qui doivent prendre ultérieurement le dossier en charge. Voir l'Annexe 8.1 Lignes directrices sur l'organisation et composition des dossiers pour plus de détails.
  13. Utiliser les documents uniformisés
    Pour tous les processus de demandes de soumissions (à l’exception des travaux de construction et des services d’architecture et de génie), qu’il s’agisse de besoins concurrentiels ou non concurrentiels, les agents de négociation des contrats doivent uniquement utiliser les modèles uniformisés d'approvisionnement ministériels. Les agents de négociation des contrats devraient obtenir de leur superviseur les documents uniformisés les plus récents, développés conformément à ces modèles, dans leur domaine respectif. Les directions qui désirent obtenir de l'aide pour développer des documents selon ces modèles devraient communiquer avec la Division des politiques et outils relatifs aux approvisionnements du Secteur de la politique, du risque, de l'intégrité et de la gestion stratégique par courriel à l’adresse suivante : outilsapprov.proctools@tpsgc-pwgsc.gc.ca. Consulter l’article 4.15.1 Documents uniformisés d'approvisionnement ministériels pour de plus amples renseignements.