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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

6.4.1. Annexe : Pouvoirs d'approbation et pouvoirs supplémentaires de signature des contrats à l'appui des programmes des clients seulement - autres que ceux de la Corporation commerciale canadienne

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Contenu principal

Cette annexe décrit les pouvoirs d'approbation et de signature internes et les exceptions aux pouvoirs d'approbation internes. Elle traite également des pouvoirs de signature supplémentaires, tels que pour les paiements d'acomptes, les attestations, etc.

1. Pouvoirs d'approbation

  1. Les pouvoirs d'approbation et de signature internes sont en conformité avec l'Annexe 6.4.2 : Limites contractuelles y compris les pouvoirs exceptionnels.
  2. L'approbation du Conseil du Trésor (CT) est exigée pour les présentations qui dépassent les pouvoirs d'approbation qui se trouvent à l'Annexe 6.4.2.
  3. Les exceptions à l'Annexe 6.4.2 sont décrites en 1.1 ci-dessous.

1.1 Exceptions aux pouvoirs d'approbation internes

1.1.1 Anciens fonctionnaires
  1. Les limites contractuelles de l'Annexe 6.4.2 s'appliquent aux présentations accordant le pouvoir de conclure ou de modifier un contrat pour les services d'anciens fonctionnaires recevant une pension, lorsque la valeur du contrat, incluant les modifications, ne dépasse pas 100 000$ (concurrentiel) ou 25 000$ (non concurrentiel).
  2. L'approbation du CT est exigée pour les présentations accordant le pouvoir de conclure ou de modifier un contrat pour les services d'anciens fonctionnaires recevant une pension, lorsque la valeur du contrat, incluant les modifications, dépasse 100 000$ (concurrentiel) ou 25 000$ (non concurrentiel).
  3. Il faut réduire les honoraires de tout contrat non concurrentiel si la personne a pris sa retraite depuis moins d'un an et si elle reçoit une pension. Voir l'article 3.90 Passation de contrats avec d'anciens fonctionnaires, au paragraphe e.
  4. L'approbation du CT est exigée pour les présentations accordant le pouvoir de conclure ou de modifier un contrat avec d'anciens fonctionnaires ayant reçu un paiement forfaitaire conformément aux modalités d'un programme de réduction des effectifs lorsque les honoraires dépasseront 5 000$ pour un contrat individuel ou une combinaison de contrats pendant la période couverte par le paiement forfaitaire. Voir le pargraphe e. de l'article 3.90.

Nota : Pour plus de renseignements sur la définition d'anciens fonctionnaires et de pension, voir le paragraphe b. de l'article 3.90.

1.1.2 Confirmation de commandes

Les présentations accordant le pouvoir d'émettre une confirmation de commandes doivent être approuvées au niveau du directeur ou à un niveau supérieur, selon les limites du pouvoir d'approbation de contrats non concurrentiels, telles que décrites à l' Annexe 6.4.2 : Limites contractuelles y compris les pouvoirs exceptionnels. Les limites des pouvoirs d'approbation des contrats non concurrentiels s'appliquent pour tous les postes au-dessous du niveau de sous-ministre adjoint. (Voir l'article 6.30.10 Confirmation de commande et de contrats comportant des travaux précontractuels.)

1.1.3 Redevances
  1. Dans le cas des contrats visés par la Loi sur la production de défense (LPD), lorsque les redevances dépassent 5 p. 100, l'approbation du sous-ministre est exigée avant de conclure un contrat. (Cette approbation n'est pas obtenue afin de conclure le contrat, mais bien pour permettre au Canada de payer les redevances.)
  2. Lorsqu'il y a une augmentation du montant de la redevance ou lorsque des redevances doivent être payées pour d'autres articles pendant la durée du contrat, il faut appliquer les mêmes lignes directrices en matière d'approbation.
  3. Lorsque l'approbation du sous-ministre est exigée pour le paiement de redevances supérieures à 5 p. 100, les renseignements suivants doivent être fournis à la Partie 2 de la demande de contrat :
    1. les détails des redevances;
    2. une estimation des achats éventuels prévus qui pourraient dépasser l'exigence stipulée dans la présentation en question;
    3. les commentaires des Services juridiques.
1.1.4 Exception relative à la sécurité nationale
  1. Le sous-ministre adjoint de la Direction générale des approvisionnements (SMA/DGA) doit avoir approuvé l'exception relative à la sécurité nationale (ESN) à la suite d'une lettre de la part du SMA client demandant l' ESN avant que le processus d'approbation des documents ne soit mis en œuvre.
  2. Après l'approbation de l' ESN par le SMA/DGA, le processus normal d'approbation des documents s'applique.
  3. Pour des détails complets sur le processus d' ESN, voir l'article 3.105 Exception relative à la sécurité nationale.
1.1.5 Dispositions relatives à l'intégrité
  1. Exception relative à l’intérêt public : Une exception relative à l’intérêt public doit être invoquée avant de conclure un contrat avec un soumissionnaire ou d’émettre un arrangement en matière d’approvisionnement ou une offre à commandes à un offrant ou un fournisseur, ou de céder le contrat d’un cessionnaire proposé qui a été déclaré inadmissible ou suspendu conformément à la Politique d’inadmissibilité et de suspension. Une demande d’exception relative à l’intérêt public doit être portée à l’attention du sous-ministre adjoint (SMA) de la Direction générale des approvisionnements (DGA), par le biais du Secrétariat de l’intégrité du programme des approvisionnements (SIPA), par courriel à l’adresse suivante : TPSGC.DGAIntegrite-ABIntegrity.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca.
  2. Vérification de l’intégrité : À la réception d’une réponse de type « Attention la diligence raisonnable doit être appliquée », il faut obtenir l’approbation au niveau indiqué sur la réponse en question (c.-à-d. au niveau du SMA ou du directeur général [DG]).
    1. Toutes les demandes exigeant une approbation du SMA doivent être transmises au SIPA en vue de leur traitement, par courriel à l’adresse suivante : TPSGC.DGAIntegrite-ABIntegrity.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca.
    2. Toutes les demandes exigeant une approbation du DG doivent être transmises selon les processus établis au sein du secteur ou de la région. Au besoin, les agents de négociation des contrats peuvent demander l’aide du SIPA en envoyant un courriel à l’adresse suivante : TPSGC.DGAIntegrite-ABIntegrity.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca.
    3. Une approbation de l’intégrité de plus haut niveau n’est pas nécessaire pour émettre :
      1. une modification lorsque les dispositions relatives à l’intégrité n’ont pas été modifiées;
      2. une commande subséquente;
      3. un contrat subséquent à un arrangement en matière d’approvisionnement;
      4. une autorisation de tâches.
    4. Les agents de négociation des contrats peuvent obtenir l’approbation requise au niveau déterminé pour le contrat au moyen de l’évaluation des risques liés aux achats.
  3. Si un entrepreneur souhaite établir un contrat de sous-traitance avec un premier sous-traitant inadmissible ou suspendu, l’agent de négociation des contrats doit transmettre la demande au SMA de la DGA par le biais du SIPA, par courriel à l’adresse suivante : TPSGC.DGAIntegrite-ABIntegrity.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

2. Pouvoirs supplémentaires de signature

Les titulaires des pouvoirs de signature pour les commandes d'achat, les contrats, les offres à commandes, les arrangements en matière d'approvisionnement, les accords et les arrangements officiels, les demandes de transfert de marchandises et de biens et de services, les directives écrites à l'agence de distribution, les cessions, les lettres et messages d'autorisation, les lettres d'intention, les consentements à des contrats de sous-traitance, les avis de résiliation pour des raisons de commodité et toutes modifications à l'un ou l'autre des documents ci-dessus, sont comme suit :

  1. conformément à l'Annexe 6.4.2 : Limites contractuelles y compris les pouvoirs exceptionnels;
  2. et sous réserve du sceau ministériel, avec le Secrétaire général.

2.1 Paiements anticipés, d'étapes et progressifs

Le pouvoir pour l'attestation des demandes de paiements anticipés, d'étapes et progressifs (formulaire PWGSC-TPSGC 1111L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux., Demande de paiement progressif) qui est un préalable pour l'attestation du client en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques est établi comme suit :

  1. pour les titulaires de postes énumérés à l'Annexe 6.4.2, sauf les agents internes/stagiaires, les adjoints principaux des achats et les adjoints à l'approvisionnement, le pouvoir d'attestation illimité s'applique;
  2. pour les adjoints principaux des achats :
    1. pour les contrats au-delà du pouvoir d'approbation : pouvoir d'attestation pour les réclamations jusqu'à 40 000$, qui ne sont pas une réclamation finale ou un versement d'une retenue;
    2. pour les contrats se situant dans les limites de leur pouvoir d'approbation : attestation pour toutes les réclamations.

2.2 Documents de règlement et de quittance

  1. Le pouvoir de signature des documents de règlement et de quittance (formulaire PWGSC-TPSGC 9223-2L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux., Règlement et quittance) pour les résiliations au nom du ministre est délégué comme suit :
    1. survenant lors de la résiliation pour des raisons de commodité :
      1. directeur général, Secteur de la politique, du risque, de l'intégrité et de la gestion stratégique, Direction générale des approvisionnements, (SPRIGS, DGA);
      2. directeur, Secrétariat de l'intégrité du programme des approvisionnements, SPRIGS, DGA;
      3. président, Conseil de règlement des contrats;
    2. autres que pour résiliation pour des raisons de commodité, le pouvoir appartient à l'une des personnes suivantes dans l'ordre énuméré ci-dessous :
      1. agent principal de gestion des risques;
      2. président, Conseil de règlement des contrats.
  2. Pour obtenir de l'aide, les agents de négociation des contrats peuvent consulter les Services de soutien spécialisés pour la Division de l'approvisionnement en composant le 819-934-1382.

2.3 Sécurité industrielle

Le directeur de la Direction de la sécurité industrielle canadienne a le pouvoir de fournir aux entrepreneurs des instructions concernant les exigences relatives à la sécurité industrielle.

2.4 Attestations sous le sceau ministériel

Le sous-ministre adjoint de la Direction générale des services ministériels, des politiques et des communications a le pouvoir d'attester que les documents sous le sceau ministériel sont des copies conformes.