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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

5.2. Annexe : Traitement, garde et mise en lieu sûr des garanties financières/Traitement des lettres de change

  1. Les lettres de change déposées à titre de dépôt de garantie de soumission ne doivent pas être encaissées; elles doivent être conservées dans un lieu sûr à l'épreuve du feu jusqu'à ce qu'une soumission soit acceptée ou jusqu'à un maximum d'un an, selon la première éventualité. (Si le contrat n'a pas été attribué après un an, l'agent de négociation des contrats doit demander au soumissionnaire une nouvelle lettre de change portant la date courante.) L'Unité de réception des soumissions envoie les dépôts de garantie reçus et les soumissions de l'administration centrale au Secteur des finances de TPSGC afin de les conserver en lieu sûr. L'Unité de réception des soumissions envoie trois copies de la liste et les dépôts au Secteur des finances, et inscrit le montant et le type de dépôt (par exemple, chèque visé, obligation) à côté du nom de chaque soumissionnaire. Le Secteur des finances signe la liste et en retourne deux copies à l'Unité de réception des soumissions, qui en envoie une copie à l'agent de négociation des contrats.
  2. Lorsqu'une soumission est acceptée et que la lettre de change doit être conservée à titre de garantie jusqu'à l'exécution du contrat, l'entrepreneur peut demander à TPSGC de retenir et ne pas encaisser la lettre de change. Celle-ci doit être conservée par la direction dans le matériel de sécurité approuvé. Si la direction ne possède pas le matériel de sécurité adéquat, la lettre de change doit être envoyée à la Direction des opérations financières (DOF), qui prendra les dispositions pour la conserver. Dans le cas contraire, la lettre doit être envoyée à la DOF, qui se chargera de la déposer dans le Fonds du revenu consolidé (FRC).
  3. Lorsqu'une soumission est acceptée ou rejetée et qu'il n'est pas jugé nécessaire de conserver à titre de garantie d'exécution du contrat la lettre de change présentée comme garantie de soumission, la lettre est alors retournée à l'entrepreneur.
  4. Les lettres de change reçues à titre de garanties de contrats doivent être envoyées immédiatement à la DOF et déposées dans le FRC, conformément au Règlement sur la réception et le dépôt des fonds publics.
  5. Un dépôt de garantie remis en nantissement du retour des plans et devis sera confisqué si les plans et devis en questionne sont pas retournés à temps et en bon état. En outre, l'agent de négociation des contrats informera le gestionnaire de la DOF de la situation.
  1. Obligations garanties par le gouvernement, lettres de change et lettres de crédit
    Le Secteur des finances doit s'assurer que les obligations garanties par le gouvernement, les lettres de change ou les lettres de crédit de soutien irrévocables reçues sont consignées dans les registres comptables de TPSGC ainsi qu'à l'actif et au passif des comptes du Canada. Les directions doivent informer immédiatement le Secteur des finances de tout effet reçu, qu'il soit conservé ou non par la direction.
  2. Mise en lieu sûr des obligations, des titres négociables et des lettres de crédit
    1. Les obligations d'État, les titres négociables et les lettres de crédit doivent être conservés en lieu sûr selon l'une des trois méthodes suivantes :
      1. la garde peut être confiée à la DOF qui a été créée afin d'assurer la garde des titres et autres articles de valeur et de les protéger contre le vol; ou
      2. la direction intéressée peut les conserver elle-même dans le matériel de sécurité approuvé, conformément à la Partie II du Règlement sur les marchés de l'État; ou
      3. la division des dépôts de valeurs, située au 350, avenue King Edward à Ottawa, peut les conserver.
    2. Déterminer si le matériel de sécurité du Ministère est convenable, on peut consulter le catalogue du matériel de sécurité, publié par TPSGC, dans lequel sont énumérés les types de matériel qui ont été approuvés aux fins de la garde des effets de commerce. On peut également demander de l'aide à la Direction de la sécurité industrielle canadienne à ce sujet.
    3. Lorsqu'un service ne possède pas le matériel de sécurité approuvé, il doit remplir un formulaire de dépôt intitulé « Dépôt de garantie d'entrepreneur », y joindre tous les dépôts de garantie (les obligations garanties par le gouvernement, les lettres de change ou les lettres de crédit de soutien irrévocables) et acheminer le tout à la DOF, pour mise en lieu sûr.
    4. Pour réduire le risque de perte, il serait préférable que les obligations soient acheminées directement à la DOF par l'autorité contractante qui les reçoit la première (par exemple, si l'autorité contractante dans un bureau régional reçoit une obligation, elle doit l'acheminer directement à la DOF, et non pas à l'administration centrale.)
    5. TPSGC doit acheminer les obligations nominatives et les obligations cautionnées par courrier recommandé à la DOF(les directions doivent également procéder ainsi lorsqu'elles retournent des obligations au titulaire). Les obligations au porteur peuvent être acheminées par « paquet d'argent », par messagerie assurée, par service de voiture blindée ou par service de porteur assuré par le Ministère.
    6. La protection maximale assurée par le bureau de poste pour l'envoi d'obligations au porteur par « paquet d'argent » est de 100 $. Lorsqu'on utilise cette méthode, on devrait envisager une assurance supplémentaire adéquate. (Pour connaître les exigences relatives à l'étude et à la gestion des risques, les directions devraient consulter la politique du Conseil du Trésor intitulée Gestion du risque - Politiques et publications.)
    7. La DOF est responsable de la bonne garde des obligations au porteur munies de coupons qu'on lui confie; elle doit en détacher les coupons échus et les remettre selon les instructions données par l'agent de négociation des contrats.