Symbole du gouvernement du Canada

Achatsetventes.gc.ca

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

3.8. Annexe : Comparaison des différentes méthodes d'approvisionnement

Le tableau suivant compare les différentes méthodes d'approvisionnement à utiliser lorsqu'il est impossible d'établir d'avance la nature exacte, la quantité et les échéances des besoins.

Tableau de comparaison
Méthodes d'approvisionnement Contrat avec autorisations de tâches Offre à commandes Arrangement en matière d'approvisionnement
Déterminer la méthode à utiliser Un contrat avec autorisations de tâches (AT) est une méthode d'approvisionnement de services où l'ensemble ou une partie des travaux sont réalisés sur demande selon des conditions préétablies, y compris un processus administratif comportant des autorisations de tâches. Les contrats avec AT sont utilisés lorsque le client désire rapidement et à répétition une ou plusieurs catégories de services pendant la durée du contrat. Dans le cadre de contrats avec AT, le travail à réaliser peut être défini, mais la nature et les échéances précises des services, des activités et des produits livrables requis ne seront connues qu'au moment où le service sera requis pendant la période d'application du contrat. Le contrat avec AT doit préciser les conditions d'émission des autorisations de tâches. L' AT est un outil administratif structuré grâce auquel le client autorise un entrepreneur à effectuer les travaux sur demande, conformément aux modalités du contrat. Les autorisations de tâches ne sont pas des contrats individuels. L'offre à commandes (OC) est utilisée comme méthode d'approvisionnement lorsqu'il est possible de définir clairement le besoin, mais que les quantités (l'ampleur de la participation) et les délais ne sont pas connus. L' OC est utilisée lorsque le client ou TPSGC ne sont pas prêts à offrir une clause de garantie des travaux minimums, ou qu'ils désirent conserver plusieurs sources d'approvisionnement. Elle sert à répondre aux exigences des ministères et des organismes relatives à des biens et des services communs offerts sur le marché en établissant une entente avec les fournisseurs pour qu'ils fournissent ces biens et ces services au cours d'une période déterminée. Une commande subséquente à une offre à commande est un contrat. Cette méthode d'approvisionnement est utilisée pour établir un bassin de fournisseurs préqualifiés pour certains types de biens et de services, lorsqu'une OC ne convient pas en raison de l'incapacité de définir clairement le besoin à l'avance et lorsqu'on souhaite faire appel à la concurrence pour le besoin. L'arrangement en matière d'approvisionnement (AMA) établit un cadre permettant le traitement expéditif de demandes de soumissions individuelles, qui mènent à des contrats.
Processus de la demande de soumissions et critères d'évaluation Une demande de soumissions vise à sélectionner un ou des soumissionnaires pour conclure des contrats pour des services qui seront rendus sur demande, selon des conditions préétablies et selon un processus administratif comportant des autorisations de tâches. Dans certains cas, plusieurs contrats avec autorisations de tâches peuvent être créés lorsqu'un seul contrat ne peut répondre à toutes les exigences. La quantité de biens et le niveau de service précisés dans la demande de soumissions ne constituent qu'une approximation des besoins, mais le contrat comprendra une clause de garantie des travaux minimums ou toute autre considération. Une demande d'offre à commandes (DOC) vise à sélectionner un ou plusieurs offrants qui satisfont aux critères d'évaluation de la demande afin qu'ils fournissent à TPSGC des biens, des services, ou les deux, selon une base de tarification préétablie et selon des modalités définies. La quantité de biens et les efforts requis pour les services et, s'il y a lieu, les dépenses prévues et précisées dans la OC ne constituent qu'une approximation des besoins. Une demande d'arrangement en matière d'approvisionnement (DAMA) vise à établir un bassin de fournisseurs (liste de fournisseurs) qui satisfont aux critères d'évaluation de la demande afin d'établir des arrangements en matière d'approvisionnement (AMA). Un AMA est un arrangement conclu entre le Canada et des fournisseurs préqualifiés qui permet à des utilisateurs désignés d'obtenir des soumissions à partir d'un bassin de fournisseurs préqualifiés pour des besoins précis, dans les limites de la portée de l'AMA.
Obligation contractuelle Le contrat impose une obligation et il faut engager suffisamment de fonds dès le début du contrat pour couvrir les dépenses prévues, puisque le contrat doit être examiné au préalable. L'obligation contractuelle n'est limitée que par une clause de garantie des travaux minimums ou d'autres considérations dans le contrat. L'obligation contractuelle ne s'applique au Canada que lorsqu'une commande subséquente est passée. Chaque commande subséquente constitue un contrat distinct et les fonds sont engagés au même moment. Une OC n'est pas un contrat. L'offrant est tenu de respecter les disposition de son offre jusqu'au retrait de cette dernière. Il n'y a aucune obligation de la part du Canada d'acheter des biens ou des services du fournisseur durant l'étape de l'AMA. L'obligation contractuelle devient réelle dès l'attribution d'un contrat.
Convention obligatoire Un contrat signé est un accord comportant des obligations légales conclu entre le ministère ou l'organisme responsable du marché et le fournisseur. L'autorisation de tâches n'est pas un contrat; il s'agit plutôt d'un processus administratif qui permet la réalisation de tâches particulières conformément aux modalités du contrat. La commande subséquente constitue l'acceptation de l'offre et est un contrat exécutoire conclu entre le ministère responsable du contrat et l'offrant. Chaque contrat constituera un accord distinct conclu entre le ministère responsable du contrat et le fournisseur.
Autorisation de travail Le travail est autorisé sur demande au moment de l'approbation d'une AT par le client ou TPSGC. Le travail est autorisé sur demande lorsqu'une commande subséquente est passée. Lorsque des besoins sont établis, des demandes de soumissions fondées sur les conditions de l'AMA sont lancées et les travaux sont autorisés par l'entremise de contrats d'AMA.
Limites financières Le pouvoir du client pour établir une autorisation de tâches est établi dans le contrat. Lorsqu'un client requiert des services particuliers décrits dans le contrat, une AT est émise pour autoriser l'exécution des travaux par l'entrepreneur, pourvu que l'AT respecte la portée des travaux du contrat et la limite des pouvoirs d'autorisation d'AT du client; TPSGC peut émettre des autorisations de tâches qui dépassent la limite de pouvoir du client. L'autorité responsable de l'OC établira le montant maximal de la commande subséquente dans l'OC pour l'utilisateur désigné de façon à ce qu'elle ne dépasse pas le montant précisé dans la Directive du Conseil du Trésor (CT) sur les marchés, appendice C. Voir l'alinéa 4.10.20.1 a. pour plus d'information à ce sujet. Le responsable des arrangements en matière d'approvisionnement établira la limite contractuelle dans les arrangements en matière d'approvisionnement pour le client ou l'utilisateur désigné. Cette limite ne doit pas dépasser le montant précisé dans la Directive du CT sur les marchés, appendice C. Voir l'alinéa 4.10.25.1 c. pour plus d'information à ce sujet.
Garantie des travaux minimums ou autres clauses Lorsque tous les travaux du contrat sont autorisés par l'intermédiaire d' AT, le client doit s'engager à commander une quantité minimale de biens ou de services, et le contrat doit restreindre les attentes de l'entrepreneur; p. ex., par une « garantie des travaux minimums ». Sans objet Sans objet
Dispositions de paiement Les dispositions de paiement sont fermes :
  • base de paiement
  • modalités de paiement
  • taux fermes tout compris, etc.
Les dispositions de paiement sont fermes :
  • base de paiement
  • modalités de paiement
  • taux fermes tout compris, etc.
La méthode d'établissement des tarifs consiste normalement en un prix ou un taux plafond; parfois, aucun tarif n'est fourni avant le lancement d'un processus de soumission pour les besoins individuels. Si l'AMA comporte des prix plafond, les fournisseurs pourront réduire leurs tarifs en fonction du besoin ou de l'énoncé des travaux décrits dans la demande de soumissions.
Surveillance et rapports Le suivi par le client du rendement de l'entrepreneur et de l'utilisation des autorisations de tâches par le client, et la production de rapports connexes, constitue une condition de l'utilisation du contrat par le client. Le suivi, par le client, du rendement et de l'utilisation conforme d'une OC par le client ou l'offrant, et la production de rapports connexes, constitue une condition d'utilisation de l'OC par le client. Le suivi par le client du rendement de l'entrepreneur et de l'utilisation conforme d'un AMA par le client, et la production de rapports connexes, constitue une condition d'utilisation de l'AMA par le client.