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3.5. Annexe : Exigences et processus d'approbation du Comité d'examen des acquisitions

  1. Le Secrétariat du Comité d'examen des acquisitions (CEA) relève du Secteur de la politique, du risque, de l'intégrité et de la gestion stratégique, et peut être joint au 819-956-3513 ou par courriel à : SecretariatduCEA.PRCSecretariat@tpsgc-pwgsc.gc.
  2. Lorsque le CEA doit procéder à un examen, le Secrétariat doit demander à l'agent de négociation des contrats d'élaborer des stratégies d'approvisionnement à soumettre au CEA, lesquelles feront partie de la documentation de référence. En tant que membre du CEA, l'agent de négociation des contrats joue un rôle de premier plan dans les délibérations de ce Comité. Les recommandations du CEA sont consignées dans le compte rendu d'examen qui accompagne la présentation du contrat au Conseil du Trésor (CT).
  3. Les recommandations qui comportent des coûts ou des risques accrus doivent être étayées par une analyse des coûts et avantages, effectuée à partir des facteurs énoncés dans la politique du CT. Cette analyse est effectuée par le ministère responsable du programme qui profitera des retombées attendues.
  4. Les approvisionnements de défense et les approvisionnements importants de la Garde côtière canadienne régis par la Stratégie d’approvisionnement en matière de défense sont exclus de l'exigence d'obtenir l'approbation du CTavant de lancer une demande de soumissions dans laquelle une proposition de valeur cotée et pondérée fait partie des critères d'évaluation des soumissions.
  5. Le recours aux coefficients de pondération pour l'évaluation des retombées socio-économiques doit se limiter, sauf dans des circonstances exceptionnelles, aux achats d'une valeur supérieure à 50 M $. Lorsque l'on applique des coefficients de pondération pour l'évaluation des retombées socio-économiques, on doit faire approuver la stratégie d'approvisionnement par le CT avant l'émission de la demande de soumissions, quels qu'en soient les niveaux de délégation. L'approbation du CT doit être obtenue par le ministère qui propose les stratégies de remplacement.
  6. Lorsque les retombées socio-économiques ou environnementales font partie de l'évaluation des soumissions, le CEA peut demander à l'agent de négociation des contrats de fournir les résultats de cette évaluation.
  7. Il se peut que l'agent de négociation des contrats doive assurer un suivi auprès du CEA quant aux résultats des recommandations du Comité. Toutefois, c'est au ministère responsable du programme auquel ces retombées socio-économiques profiteront qu'il revient de surveiller celles-ci.
  8. Pour tous les achats prévoyant une disposition relative à un contenu local ou des retombées économiques et régionales, y compris les marchés pour lesquels le CEA a prescrit des avantages relatifs au contenu local et de nature économique et régionale, les agents de négociation des contrats doivent s'assurer que l'avis de projet de marchés et les documents de demandes de soumissions donnent des détails relatifs aux restrictions ou aux pratiques. Lorsque la valeur de l'achat est de 2 M $ ou moins et que l'on cherche à obtenir des retombées liés au contenu local ou de nature économique et régionale, ces achats doivent être signalés comme étant des « circonstances exceptionnelles ». Dans le rapport, les agents de négociation des contrats devront également inclure les détails relatifs aux restrictions dans l'avis d'adjudication de contrat.
  9. Les étapes du processus d'examen et d'approbation des projets de marché sont les suivantes :
    1. Le document « Description détaillée » (voir l' Exhibit A : Description détaillée - Comité d'examen des acquisitions) est transmis aux membres du CEA par courriel. Ceux-ci disposent de cinq jours ouvrables pour étudier chaque projet. À n'importe quel moment pendant ces cinq jours, les membres peuvent demander au Secrétariat du CEA de suspendre un projet pour permettre des discussions plus poussées ou des éclaircissements.
    2. Les demandes concernant un projet en particulier qui ont été transmises par les membres au Secrétariat du CEA seront acheminées directement à l'agent de négociation des contrats responsable, pour obtenir une réponse de sa part.
    3. Si aucune demande n'est reçue à la fin de la cinquième journée, le Secrétariat du CEA diffuse alors un compte rendu de décision.
    4. Des exemplaires de la Description détaillée et du compte rendu de décision sont fournis à tous les membres du CEA et à l'agent de négociation des contrats de TPSGC dont le nom figure sur la Description détaillée.
    5. Un projet suspendu sera réactivé seulement si une directive à cet égard est reçue par courriel de la part du membre du CEA qui a demandé la suspension.
    6. Les projets de marché qui ont été initialement évalués à moins de 2 M $ doivent être examinés par le CEA si leur valeur totale estimative atteint 2 M $ ou plus.
    7. Les modifications apportées à un projet doivent être indiquées dans la Description détaillée par l'agent de négociation des contrats. Ce dernier doit en faire part au Secrétariat du CEA, qui mettra au courant les membres du CEA des modifications, afin qu'elles fassent l'objet d'un examen. Les membres du CEA disposent de trois jours ouvrables pour examiner les modifications. Une fois ce délai écoulé, un compte rendu de décision sera émis.
  10. Les points suivants doivent être pris en considération au moment de rédiger la Description détaillée :
    1. les retombées socio-économiques doivent être clairement indiquées, le cas échéant, dans le document détaillé;
    2. en ce qui concerne la valeur du projet, il doit être clairement indiqué dans le document détaillé s'il s'agit d'un seul contrat qui ne nécessite qu'une approbation de la part du CEA pour l'ensemble du projet ou d'une partie d'un contrat pour lequel plusieurs projets doivent être soumis séparément au CEA, pour examen et approbation.

    Exhibit A : Description détaillée - Comité d'examen des acquisitions

    (2010-01-11)

    Conformément à la Politique sur l'examen des acquisitions du Conseil du Trésor, les renseignements suivants à propos d'une demande d'achat vous sont soumis pour étude. Si aucune demande de temps additionnel n'a été faite pour évaluer le potentiel socio-économique de cette exigence avant la date ci-dessus, on vous informera par courriel qu'aucun autre examen n'est nécessaire. Si vous croyez qu'un autre examen est nécessaire, vous devrez en indiquer la raison et énoncer les avantages qui en seront retirés.

    ( Date à être déterminée par le Secrétariat du Comité d'examen des acquisitions) / Date to be determined by the Procurement Review Committee Secretariat)

    Comité d'examen des acquisitions (CEA) - Description détaillée
    Procurement Review Committee (PRC) - Detail Document

    CEA No (à être déterminé par le Secrétariat du CEA)/ PRC No : (to be determined by the PRC Secretariat)

    Titre du projet / Project Title :

    Ministère opérationnel / Operating Department :

    No du projet / Project Ref. No :

    Valeur du projet / Project Value : ______M $ / $______M

    Valeur estimative du contrat / Estimated Contract Value : ______M $ / $______M

    Description des biens ou services / Commodity Description :

    État du projet / Project Status :

    Stratégie d'approvisionnement et autres renseignements pertinents / Procurement Strategy and Other Related Information :

    Competitive / Concurrentiel : ( ) Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG) ( ) Source unique / Directed ( ) PAC/ ACAN ( )

    Source(s) d'approvisionnement / Source(s) of supply :

    Justification du recours à un fournisseur unique ( le cas échéant) / Justification for Sole Sourcing ( if applicable) :

    Code de catégorie d'achat / Procurement Category Code :

    Spécifications / Specifications :

    Militaires / Military( ) Commercial / Commercial( )

    Achats aux fins de développement (le cas échéant)/ Developmental Procurement (if applicable) :

    Date prévue d'attribution du contrat / Estimated Contract Award Date :

    Points de contact / Contact Points :

    Autorité contractante de TPSGC/ PWGSC Contracting Authority :

    Téléphone / Telephone : ( ) ______
    Télécopieur / Fax : ( ) _______
    Courriel / E-mail : ______________

    Responsable du projet au ministère opérationnel / Operating Department Project Authority : ________________
    Téléphone / Telephone : ( ) ______
    Télécopieur / Fax : ( ) _______
    Courriel / E-mail : ______________

    Secrétariat du CEA/ PRC Secretariat
    819-956-3513