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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

3.4. Annexe : Gestion des autorisations de tâches

Annexe  3.4.1 : Guide pour la préparation et la gestion des autorisations de tâches à l'intention des clients de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

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1.0 Objet

Le but du Guide pour la préparation et la gestion des autorisations de tâchesest de fournir des conseils sur les procédures aux clients de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) lorsque TPSGC attribue des contrats des services avec autorisations de tâches (AT) et que le client est autorisé à émettre des autorisations de tâches. Ce guide renferme des conseils sur la préparation et la gestion des autorisations de tâches. Plusieurs principes abordés dans ce document s'appliquent également aux autres mécanismes servant à la commande sur demande de produits ou de services dans le cadre d'un contrat. Pour les besoins du ministère de la Défense (MDN), ce guide est un supplément à la procédure interne pour l'administration des autorisations de tâches reproduite à l'article 3.3.2 du Manuel de l'administration de l'approvisionnement(MAA) du MDN.

2.0 Définitions

2.1 Contrat avec autorisations de tâches

Un contrat avec autorisations de tâches (AT) est une méthode d'approvisionnement de services où l'ensembleou une partiedes travaux seront réalisés sur demande selon des conditions préétablies et un processus administratif concernant les autorisations de tâches.

2.2 Autorisation de tâches

L'autorisation de tâches (AT) est un outil administratif structuré grâce auquel TPSGC ou le client autorise un entrepreneur à effectuer les travaux sur demande, conformément aux modalités du contrat.

3.0 Application d'un contrat avec autorisations de tâches

  1. Un contrat avec autorisations de tâches peut servir lorsqu'il existe un besoin précis en matière de services, mais que la nature exacte et les échéances des services requis, les activités et les produits livrables ne seront connus qu'au moment où les service seront demandés pendant la période d'application du contrat. TPSGC détermine s'il serait préférable, compte tenu des besoins des clients, d'établir un contrat avec autorisations de tâches. Si le client est autorisé à établir des autorisations de tâches, la limite de son pouvoir d'approbation serait stipulée dans le contrat. Toutes les autorisations de tâches qui dépassent cette limite devront être acheminées à TPSGC aux fins d'autorisation. Un contrat avec autorisations de tâches peut être établi pour plusieurs années. Cette méthode élimine le besoin d'établir un nouveau contrat tous les ans. Dans certains cas, plusieurs contrats avec autorisations de tâches peuvent être créés lorsqu'un seul contrat ne pourrait répondre à toutes les exigences. Le classement des entrepreneurs, le processus de répartition du travail, la responsabilité totale du Canada envers les autorisations de tâches et la limite d'autorisation sont alors précisés dans le contrat.
  2. Voici quelques exemples de contrats avec autorisations de tâches :
    1. marché de services de traduction dont le travail à accomplir est généralement défini et dont les tâches précises en matière de traduction (p. ex., 50 000 mots à traduire) doivent être effectuées sur demande;
    2. demande portant sur l'entretien d'équipement dont les travaux d'entretien général sont définis dans le contrat et dont les activités d'entretien en cas de défaillance de l'équipement sont autorisés au cas par cas;
    3. demande visant l'obtention des services d'un spécialiste en informatique pour une période déterminée, mais dont les activités et les produits livrables ne sont pas connus à l'avance, de même que les échéances et le niveau d'effort prévu.
  3. Les contrats avec autorisations de tâches offrent certains avantages. Ils permettent notamment d'atténuer les risques contractuels grâce à des tâches mieux définies, de déterminer le niveau d'effort pour chacune des tâches et d'évaluer avec précision le coût de chaque tâche, assurant ainsi une meilleure gestion du contrat.
  4. Lorsqu'ils sont bien utilisés, les contrats avec autorisations de tâches offrent un cadre structuré procurant rapidité opérationnelle et souplesse aux clients. Or, pour que ces contrats soient fructueux, TPSGC et le client autorisé doivent comprendre clairement et accepter leurs responsabilités et leurs rôles respectifs en ce qui concerne la gestion du contrat, y compris l'approbation et l'émission des autorisations de tâches ainsi que la gestion de celles-ci. Les contrats avec autorisations de tâches mal utilisés peuvent donner lieu à des problèmes majeurs entre le gouvernement et ses fournisseurs, entre TPSGC et ses clients, de même que pour le gouvernement aux yeux du grand public.

4.0 Conditions d'utilisation

  1. Pour avoir recours à des contrats avec autorisations de tâches, l'agent de négociation des contrats de TPSGC doit à tout le moins :
    1. s'assurer, en consultation avec le client, qu'un contrat avec autorisations de tâches est la méthode d'approvisionnement appropriée pour les services requis;
    2. décider s'il donnera au client le pouvoir d'approuver et d'émettre des autorisations de tâches, et fixer la limite financière de ce pouvoir. Ces décisions seront prises à la suite de consultations avec le client, et les dispositions connexes seront décrites dans le contrat. Toutes les autorisations de tâches qui dépassent la limite déterminée doivent être acheminées à TPSGC aux fins d'autorisation et d'émission;
    3. discuter avec le client afin de convenir des rôles et des responsabilités des deux organisations, y compris les responsabilités du client relatives à la production de rapports;
    4. au besoin, discuter avec le client du recours à des contrats avec autorisations de tâches, notamment en ce qui a trait à l'administration des autorisations de tâches.

5.0 Processus d'autorisation des tâches et activités de gestion connexes

Le client qui est autorisé à attribuer des tâches aux entrepreneurs doit le faire conformément au processus d'émission et de gestion des autorisations de tâches décrit dans le contrat. Si la tâche ne semble être comprise dans la portée des travaux, il faut consulter TPSGC avant d'envisager le recours à une AT.

Les responsabilités du client sont les suivantes :

  1. Énoncé des travaux de l'AT ou description de la tâche
    1. (i) s'assurer que la description de la tâche (ou la tâche modifiée) applicable aux travaux requis (activités à réaliser, produits livrables, date de fin des principales activités ou de fourniture des produits livrables ou les deux, selon le cas) contenue dans l'AT est conforme à l'Énoncé des travaux (EDT) du contrat; cela comprend :
      1. (A) veiller à ce que le libellé de l' AT ne soit pas susceptible de créer de relations employeur-employé. Voir la publication RC 4110, Employé ou travailleur indépendant? de l'Agence du revenu du Canada;
      2. fixer les dates ou les délais pour l'accomplissement des tâches en tenant compte de la date de fin du contrat. Une tâche doit être terminée au plus tard à la date de fin du contrat; toutefois, si elle ne peut pas l'être, TPSGC doit établir une modification au contrat en vue de prolonger la date d'achèvement du contrat, avant que l'AT ne soit autorisée et émise;
    2. fournir à l'entrepreneur la tâche ou la description des travaux, le calendrier, les quantités et les dispositions de paiement connexes, conformément aux modalités du contrat;
    3. faciliter le transfert des connaissances à la fin des travaux afin de réduire la dépendance à l'égard d'un expert-conseil ou un entrepreneur en particulier;
    4. consulter l'entrepreneur et l'agent de négociation des contrats de TPSGC, s'il y a lieu.
  2. Étape de l'autorisation des tâches
    1. La réponse de l'entrepreneur doit être étudiée par le client afin d'assurer sa conformité aux dispositions de paiement stipulées dans le contrat et ses modifications. Par exemple, les catégories de ressources et les tarifs négociés préalablement et stipulés dans le contrat et ses modifications permettent à l'entrepreneur de calculer le prix des travaux pour la tâche en question.
    2. Si des ressources sont précisées dans le contrat (c.-à-d. que des personnes sont nommées pour certaines catégories), le remplacement de ces ressources doit s'effectuer conformément aux conditions du contrat ou aux modifications subséquentes, et il doit respecter les critères de sélection du candidat. Dans le cas des contrats ne désignant pas des ressources précises, le client doit remplir et conserver au dossier une évaluation des nouvelles ressources retenues. L'évaluation doit comporter une vérification approfondie des compétences de la ressource visée et veiller à ce que celle-ci possède toutes les compétences exigées dans le contrat et ses modifications.
    3. Avant d'autoriser une tâche, le client doit s'assurer que :
      1. la tâche respecte la limite des pouvoirs du client; si la valeur de la tâche est supérieure à la valeur maximale des tâches pouvant être approuvées par le client établie dans le contrat et ses modifications, l' AT doit être acheminée à TPSGC aux fins d'autorisation;
      2. la tâche peut être terminée avant la date d'expiration du contrat;
      3. l'autorisation de la tâche n'entraînera pas de dépassement de la valeur cumulative maximale de l'ensemble des autorisations de tâches.
    4. L'AT est finalisée, y compris la valeur globale de la tâche, conformément aux conditions du contrat, et le client ou TPSGC autorise l'AT en la signant et en y apposant la date.
    5. L'entrepreneur signe l'AT autorisée par le client ou TPSGC, y appose la date et remet l'original signé ainsi que les pièces jointes et un duplicata comme le précise le contrat.
  3. Début des travaux relatifs à une AT

    Les travaux relatifs à une AT ne peuvent être entrepris avant qu'un contrat avec autorisations de tâches ait été attribué et que l'AT ait été autorisée et émise conformément aux modalités du contrat. Il ne faut jamais attribuer un contrat ou approuver une AT rétroactivement. Le formulaire d'AT doit être autorisé par le client et, s'il y a lieu, par TPSGC, et signé par l'entrepreneur avant le commencement des travaux.

  4. Gestion de l'autorisation de tâches
    1. Avant la mise en place du contrat ou du processus d'AT, le client doit informer TPSGC lorsque des personnes autres que le chargé de projet ou le responsable technique participent au processus d'AT. Le client doit également confirmer que ces personnes ont suivi une formation sur l'utilisation des autorisations de tâches.
    2. Le client doit informer l'autorité contractante de TPSGC s'il compte remplacer la personne désignée comme chargée de pouvoir dans le contrat, pour que celui-ci puisse être modifié en conséquence.
    3. Le client doit créer et tenir à jour un registre de toutes les tâches autorisées dans le cadre du contrat et remettre ce registre à TPSGC, selon l'entente conclue entre les deux organisations.
    4. Le client doit effectuer un suivi de l'exécution des tâches et des travaux réalisés, procéder à un examen approprié des coûts et fournir des rapports à l'autorité contractante de TPSGC, selon l'entente conclue entre les deux organisations.
    5. Le client doit avoir en place une marche à suivre pour veiller à ce que les taux de facturation, les catégories de ressources ou d'autres dispositions de paiement compris dans les autorisations de tâches autorisées et émises soient conformes aux modalités du contrat.
    6. Le client doit fournir à l'autorité contractante de TPSGC, en temps opportun, un rapport complet sur le rendement ou les enjeux relatifs à une AT.
    7. Le client doit veiller à ne pas dépasser la limite financière des AT individuelles précisée dans le contrat avec autorisations de tâches ou la limite imposée pour la valeur cumulative de toutes les autorisations de tâches dans le cadre du contrat.
    8. Avant d'autoriser le paiement d'une facture conformément aux procédures ministérielles relative aux AT autorisées et émise, le client doit s'assurer :
      1. que les feuilles de temps sont conformes au contrat, s'il y a lieu;
      2. que les services ont été offerts, reçus et acceptés; s'il y a lieu, le nombre d'heures communiqué par la ressource de l'entrepreneur dans sa feuille de présence devrait être corroboré par une personne ayant une bonne connaissance de l'effort requis pour accomplir les travaux;
      3. que la facture est conforme aux conditions et aux modalités de paiement stipulées dans le contrat ou les modifications subséquentes, et que les documents à l'appui requis sont complets et approuvés et qu'ils ont été ajoutés au dossier. Voir le paragraphe 7 ci-dessous portant sur la séparation des fonctions .

6.0 Modification d'une Autorisation de tâches autorisée par le client

  1. Le client peut modifier une AT qu'il a initialement autorisée, pourvu que les travaux respectent la portée et la valeur du contrat ainsi que la limite des pouvoirs du client établie dans le contrat. Toute modification à l'AT doit être approuvée par l'entrepreneur. Une modification qui accroîtrait la valeur totale de l'AT au-delà de la limite accordée au client doit être approuvée par l'agent de négociation des contrats de TPSGC.
  2. Une AT autorisée peut être modifiée, soit pour diminuer la portée de certaines activités ou pour annuler la tâche au complet. Cependant, une AT ne peut être modifiée en vue d'être annulée. En cas de manquement de l'entrepreneur ou pour des raisons de commodité pour le Canada, les dispositions de résiliation contenues dans les conditions générales s'appliquent et le contrat peut être résilié en tout ou en partie pour inexécution ou pour des raisons de commodité. De telles circonstances doivent être signalées à l'autorité contractante de TPSGC.

7.0 Séparation des fonctions

La Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses du Conseil du Trésor (CT) exige que le pouvoir de conclure un contrat ou une modification soit distinct du pouvoir d'attestation décrit dans l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Au chapitre 3 du Rapport de la vérificatrice générale du Canada de décembre 2008, le Bureau de la vérificatrice générale a soulevé des questions concernant l'application de la séparation des fonctions dans les autorisations de tâches et a indiqué que le regroupement des fonctions d'approvisionnement et d'attestation sous la responsabilité d'une seule personne n'est pas conforme à la Politique du CT sur la délégation du pouvoir décisionnel. Par conséquent, TPSGC recommande que les clients veille à ce que la personne qui signe l'AT soit différente de celle qui certifie les factures connexes. Toutefois, comme il est stipulé dans la directive du CT précitée, lorsque les processus actuels des clients ou d'autres circonstances ne permettent pas la séparation de ces tâches, des mesures de contrôle peuvent être mises en place par le client. Celui-ci doit s'assurer que ses processus en cours ou ses mesures de contrôle alternatives peuvent soutenir un examen approfondi.

8.0 Mesures correctives

L'autorité contractante de TPSGC peut appliquer auprès du client des mesures correctives, comme la réduction ou l'annulation de son pouvoir d'émettre des autorisations de tâches, lorsque tout porte à croire que le processus d'AT n'est pas respecté conformément au contrat et à l'entente conclue entre le client et TPSGC.

9.0 Conseils

9.1 Planification de la méthode d'approvisionnement

  1. Ne pas exiger de TPSGC qu'il établisse plus de catégories de main-d'œuvre et de contrats que nécessaire.
  2. Ne pas ajouter de nouvelles catégories dans le contrat pour cibler des personnes particulières.

9.2 Relations employeur-employé

  1. Éviter de décrire le travail comme s'il s'agissait d'un emploi en précisant le nombre d'heures de travail par jour ou par semaine ou la manière de mener les travaux.
  2. Éviter les affectations à long terme ou une relation qui requiert un apport continu d'argent provenant du ministère ou de l'organisme; énoncer clairement les dates de début et de fin des travaux, et veiller à ce que l'entrepreneur établisse ses heures de travail.
  3. Éviter de dicter à l'entrepreneur la conduite des travaux; les travaux et les résultats devraient uniquement être vérifiés par le chargé de projet ou le responsable technique.
  4. Éviter de demander que l'entrepreneur travaille dans les installations du gouvernement.

9.3 Administration des autorisations de tâches

  1. Éviter de fractionner un besoin pour contourner la limite des pouvoirs d'achat accordés au client dans le cadre du contrat.
  2. Éviter les descriptions de tâches pour des autorisations de tâches qui pourraient créer un conflit d'intérêts.
  3. Faire en sorte que le prix soit juste et raisonnable pour la tâche visée et qu'il soit conforme à la base de paiement du contrat.
  4. Faire en sorte que les fonds soient suffisants.

Annexe  3.4.2 : Modèle d'entente – à l'intention des clients de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

()

Remarques à l'intention de l'autorité contractante de TPSGC :
(Supprimer les instructions avant d'acheminer au client l'entente et le courriel dûment remplis)

  1. Il est préférable d'utiliser une entente lorsqu'il a été déterminé que les besoins du client seraient mieux satisfaits par l'entremise d'un contrat avec autorisations de tâches (AT), sous réserve de toute procédure sectorielle ou régionale concernant son utilisation. À cette fin, voici un modèle d'entente d'utilisation des autorisations de tâches visant à officialiser les procédures administratives entre le client et Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.
  2. Le modèle peut être acheminé par courriel au client; l'acceptation de ce dernier doit être reçue avant la présentation du plan d'achat ou du formulaire Planification et approbation préalable du contrat (PAPC).
  3. Voici un modèle de courriel :

Objet :Numéro de la demande ___________, entente d'utilisation des autorisations de tâches, acheminée par courriel

Monsieur ________/Madame _________(inscrire le nom du client),

À notre avis, la demande mentionnée en objet, ci-dessus, devrait être intégrée à un contrat avec autorisations de tâches (AT). À cet fin, vous trouverez ci-joint le document d'entente d'utilisation des autorisations de tâches, qui officialiserait les procédures administratives entre nos deux organisations pour le besoin visé par les présentes. Une copie du Guide pour la préparation et la gestion des autorisations de tâches – à l'intention des clients de TPSGC est également joint au présent message.

Avant de passer à l'étape de l'approbation interne, par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), de la stratégie d'approvisionnement, nous vous prions de confirmer, au nom de votre ministère, que vous acceptez l'entente d'utilisation des autorisations de tâches décrit ci-dessous, c'est-à-dire que votre ministère comprend clairement ses rôles et responsabilités ainsi que ses obligations en matière de production de rapports à l'égard du processus proposé d' AT, ainsi que le droit de TPSGC de mettre en œuvre toute mesure corrective qui pourrait lui sembler nécessaire.

Veuillez nous confirmer que vous comprenez le processus d'utilisation des autorisations de tâches décrits dans la présente, par retour du courriel, d'ici le ________(insérer la date et l'heure) (heure de fermeture des bureaux), car tout délai de réponse aura des répercussions sur la date prévue de diffusion de l'appel d'offres.

Je reste à votre disposition pour discuter de toute information contenue dans le présent message.

Je vous prie d'agréer mes salutations distinguées,

______________(insérer le nom de l'autorité contractante de TPSGC)


ENTENTE ENTRE

TRAVAUX PUBLICS ET SERVICES GOUVERNEMENTAUX CANADA

_______________(inscrire le nom de la division de TPSGC) et

__________________(inscrire le nom du client;; pour le MDN, inscrire le nom de la division, p. ex. D MAR P 3-5)

(ci-après désigné sous le nom de « client autorisé »)

CONCERNANT L'UTILISATION D'AUTORISATIONS DE TÂCHES

DANS LE CADRE DU CONTRAT N O____________(inscrire le numéro du contrat)

  1. Objet
    Le présent document vise à officialiser l'entente entre Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) et le client autorisé en ce qui a trait à leurs responsabilités et à leurs rôles respectifs dans le cadre de l'utilisation du contrat avec autorisations de tâches susmentionné (voir la « Matrice des rôles et des responsabilités » ci-jointe). Il est essentiel que le client autorisé et l'autorité contractante de TPSGC travaillent en étroite collaboration pendant toute la durée du contrat.
  2. Durée d'application de l'entente
    Les modalités de cette entente seront en vigueur pour toute la durée du contrat.
  3. Autorisation de tâches
    Comme précisé dans le contrat (lorsque attribué), l'autorité compétente désignée par le client autorisé peut approuver les autorisations de tâches jusqu'à une limite de _____ $ ( insérer le montant) chacune, taxe sur les produits et services (TPS) ou taxe de vente harmonisée (TVH) en sus, y compris toute modification aux autorisations de tâches autorisées. Toute AT d'une valeur supérieure à cette limite ou toute modification à une AT approuvée qui porterait la valeur totale de l' AT à un niveau supérieur à cette limite doit être approuvée par ________(insérer selon le cas : « l'autorité compétente désignée par le client autorisé et l'autorité contractante de TPSGC » ou « l'autorité contractante de TPSGC ») avant d'être établie.
  4. Processus de modification du contrat
    Le client autorisé comprend qu'il ne doit pas demander à l'entrepreneur d'effectuer des travaux qui ne sont pas prévus dans le contrat ou qui sortent de son cadre, et qu'il ne doit pas établir d' AT qui porterait la valeur cumulative des autorisations de tâches à une somme supérieure à la valeur du contrat. Tout changement prévu au contrat doit être approuvé au préalable, par écrit, par l'autorité contractante de TPSGC, grâce à la diffusion d'une modification de contrat établie avant l'autorisation de travaux ou l'émission d'autorisations de tâches supplémentaires. Si le contrat doit être modifié à quelque moment que ce soit au cours de sa période d'application , le client autorisé doit en informer l'autorité contractante de TPSGC, par écrit (courriel), et lui fournir les renseignements suivants :
    1. une description claire et exacte des raisons pour lesquelles il demande la modification du contrat (p. ex. la raison pour laquelle les travaux ne peuvent pas être terminés avant la date d'expiration du contrat, la raison du manque de fonds, etc.);
    2. la valeur cumulative des autorisations de tâches (TPS/TVH en sus) établies jusqu'à maintenant;
    3. les dépenses totales (TPS/TVH en sus) engagées dans le cadre du contrat jusqu'à maintenant;
    4. la ventilation estimative des prix de tous les travaux additionnels requis;
    5. les conséquences qu'aurait le fait de ne pas modifier le contrat;
    6. la raison pour laquelle on demande une modification de contrat plutôt que d'établir un nouveau marché;
    7. l'état du marché de remplacement dans le cas de travaux continus.
    Si TPSGC détermine que le contrat ne peut pas être modifié, le client autorisé en sera informé. Si le contrat peut être modifié, le client autorisé transmettra alors à l'autorité contractante de TPSGC une demande de modification ( PWGSC-TPSGC 9200) dûment signée.
  5. Gestion des marchés – mesures correctives
    Si des indices portent à croire que le client autorisé ne respecte pas les conditions de l'entente, l'autorité contractante de TPSGC discutera de la question avec le représentant du client autorisé, l'entrepreneur ou les deux, et elle prendra les mesures correctives qu'elle juge appropriées parmi les suivantes :
    1. modifier l'information requise dans les rapports demandés, ou changer la fréquence de ceux-ci;
    2. discuter avec le personnel du client autorisé chargé de l'établissement des autorisations de tâches ou avec l'entrepreneur, au besoin;
    3. réduire la limite financière imposée pour chaque AT ou suspendre ou révoquer le pouvoir délégué au client relativement à l'approbation des autorisations de tâches.
    Les deux parties acceptent de respecter les modalités de la présente entente. De plus, il est entendu et convenu que cette entente peut être modifiée périodiquement, au besoin. À l'exception des modifications requises à la suite des mesures correctives prévues aux points 5 a) à c) ci-dessus, aucune modification ne sera mise en œuvre avant qu'une entente officielle n'ait été formalisée et acceptée par courriel par les deux parties.

Matrice des rôles et des responsabilités pour les contrats avec autorisations de tâches

Rôles et responsabilités

  • P = principal responsable
  • S = rôle de soutien
  • - = sans objet
Processus d'autorisation de tâches (AT)
Numero Activité Client autorisé TPSGC
1.1 Veiller à ce que le personnel autorisé à établir des autorisations de tâches soit adéquatement formé. P -
1.2 Si plus d'un contrat est attribué pour combler un même besoin, voir à ce que le travail soit réparti conformément au contrat. P -
1.3 Veiller à ce que le travail à effectuer selon chaque AT ne sorte pas du cadre du contrat. P S
1.4 Confirmer qu'il reste suffisamment de fonds non engagés dans le cadre du contrat. P -
1.5 Veiller à ce que la valeur de l'AT à approuver ne dépasse pas la limite financière imposée au client autorisé à l'égard de chaque AT. Soumettre toute AT dépassant cette limite à l'autorité contractante de TPSGC à des fins d'autorisation. P -
1.6 Veiller à ce que les autorisations de tâches soient établies conformément au processus d'autorisation des tâches décrit dans le contrat. P -
1.7 Veiller à ce que la date de livraison ou d'achèvement de l' AT soit, au plus tard, la date d'expiration du contrat. P -
1.8 Veiller à ce que la ventilation des coûts ou les modalités de paiement et les catégories de personnel fournies par l'entrepreneur respectent strictement les conditions du contrat. P -
1.9 Veiller à ce que l'ampleur de la participation et les autres éléments de coût correspondent au travail à accomplir. P -
Exigences en matière de rapports
Numero Activité Client autorisé TPSGC
2.1 Envoyer un exemplaire de chaque AT dûment signée et approuvée (y compris les pièces jointes) et de toute modification aux autorisations de tâches approuvées à l'autorité contractante de TPSGC dès qu'elle sont émises. P -
2.2 Fournir à l'autorité contractante de TPSGC un rapport d'utilisation ________)(inscrire« mensuel » ou« trimestriel », selon le cas), y compris, au minimum : une liste de chaque AT ou modification d' AT établie, en précisant le numéro d' AT, le numéro de modification, le titre ou une courte description de chaque tâche, les dates de début et de fin de chaque tâche, l'état (terminée ou en cours) de chaque AT ainsi que les dépenses totales engagées pour l'ensemble des autorisations de tâches à ce jour, la limite des dépenses applicable à chaque tâche, telle qu'elle est indiquée dans le contrat, et les dépenses cumulatives engagées à ce jour dans le cadre du contrat. P -
Gestion des contrats
Numero Activité Client autorisé TPSGC
3.1 Veiller à ce que le personnel désigné par le client autorisé pour administrer le processus d' AT comprenne bien le processus d' AT, au besoin. P S
3.2 Signaler sans attendre les problèmes de rendement de l'entrepreneur à l'autorité contractante de TPSGC afin qu'elle puisse prendre les mesures correctives qui s'imposent relatives au contrat. Des autorisations de tâches autorisées par le client peuvent être modifiées, pourvu que les travaux soient conformes à la portée et à la valeur du contrat ainsi qu'à la limite des pouvoirs du client autorisé établie dans le contrat. Toute modification à l' AT doit être approuvée par l'entrepreneur. Toute modification de l' AT qui porterait sa valeur au-delà de la limite du client doit être signalée à l'agent de négociation de contrats de TPSGC. Une AT autorisée peut être modifiée, soit pour diminuer la portée d'activités ou pour annuler l' AT au complet. Cependant, une AT ne peut être résiliée pour inexécution ou pour des raisons de commodité. En cas de manquement de l'entrepreneur ou pour des raisons de commodité pour le Canada, les dispositions de résiliation contenues dans les conditions générales s'appliquent et le contrat peut être résilié en tout ou en partie pour inexécution ou pour des raisons de commodité. De telles circonstances doivent être signalées à l'agent de négociation des contrats de TPSGC. P -
3.3 Veiller à ce que chaque facture soit conforme aux modalités du contrat et de chaque AT autorisée et émise. De plus, veiller à ce que la personne qui signe l'autorisation de tâches ne soit pas la même que celle qui certifie les factures connexes, à moins que les processus des clients en place ou d'autres circonstances ne permettent pas la séparation de ces fonctions. Le cas échéant, des mesures de contrôle peuvent être mises en place par le client autorisé. Des exemplaires de toutes les demandes de paiement et des factures, avec les rapports connexes, doivent être fournis à l'autorité contractante de TPSGC. P -
3.4 Suivre de près la mise en œuvre du contrat en veillant à ce que toutes les tâches autorisées et émises soient bien conformes à la portée du contrat. - P
3.5 Prendre toute mesure corrective jugée nécessaire si des indices portent à croire que le processus d' AT ne se déroule pas comme prévu (voir l'article intitulé «  Gestion des contrats – mesures correctives » de la présente entente). - P
3.6 Veiller à ce que l'entrepreneur respecte les exigences en matière de production de rapports. - P
3.7 Établir des rapports d'utilisation, tenir à jour des statistiques sur l'utilisation et faire en sorte que les limites financières du contrat ne sont jamais dépassées. P P