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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

2.1. Annexe : Examen des demandes

  1. La demande a-t-elle été correctement acheminée ou attribuée au bureau approprié?
  2. La version actuelle du formulaire de demande a-t-elle été utilisée? (Si la version antérieure a été utilisée, l'attestation de sécurité appropriée doit être incluse.)
  3. La demande est-elle autorisée de façon appropriée? Les signatures obligatoires ont-elles été apposées dans tous les blocs-signature de la commande? Le ministère client doit certifier que :
    1. conformément au paragraphe 32(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), les fonds sont disponibles;
    2. la demande est approuvée, les approbations nécessaires ont été obtenues et le client demande à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada ( TPSGC) d'acquérir et de fournir les biens ou les services identifiés, y compris les services de construction;
    3. la demande, y compris toute Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) qui y est annexée pour laquelle la Direction de la sécurité industrielle canadienne (DSIC) a déjà fourni des clauses au client et, s’il y a lieu, le formulaire Demande d’enquête de sécurité sur une organisation du secteur privé (DESOSP), décrivent exactement les exigences relatives à la sécurité du besoin. Pour obtenir des renseignements sur la façon de se procurer le formulaire DESOSP, consulter l'article 4.30.10 Sécurité industrielle dans le cadre de contrats.
      Nota : On considère que les demandes reçues par l'entremise des interfaces électroniques Achats en ligne ou UABEI (interface universelle ABE) ont été dûment autorisées, avec toutes les signatures requises conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).
  4. Le montant approximatif de financement semble-t-il suffisant?
  5. Les codes de destination ou du consignataire sont-ils indiqués?
  6. Les facteurs de performance environnementale ont-ils été traités?
  7. Cette demande est-elle assujettie aux dispositions d'une entente sur les revendications territoriales globales (voir l'article 9.35 Ententes sur les revendications territoriales globales (ERTG))?
  8. Les instructions relatives à la facturation sont-elles fournies?
  9. Les codes financiers sont-ils indiqués?
  10. Le client a-t-il indiqué si la demande comporte des dispositions en matière de sécurité? Une Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) est-elle exigée? Si aucune LVERS n'est exigée, mais que des dispositions en matière de sécurité sont incluses, il faut en expliquer la raison.
  11. S'agit-il d'une demande de type « fournisseur unique » ou « aucun produit de remplacement », cette dernière est-elle justifiée? Le client a-t-il fourni les réponses de l' Annexe 3.1 : Questions du Conseil du Trésor pour les fournisseurs uniques?
  12. Les délais et les calendriers de livraison sont-ils réalistes ou faut-il prendre des mesures spéciales pour pouvoir les respecter?
  13. Quelles pourraient être les répercussions de toute livraison en retard, et y a-t-il lieu de prévoir des dommages-intérêts fixés en argent ou un autre incitatif au rendement?
  14. Les biens ou les services sont-ils définis de façon adéquate dans la demande, dans les documents techniques qui y sont joints ou l'énoncé des travaux?
  15. Est-ce que des normes, spécifications ou descriptions d'achat adéquates ont été incorporées? Dans la négative, peut-on utiliser des normes, des spécifications ou des descriptions d'achat existantes?
    1. Est-il nécessaire d'élaborer une nouvelle norme, spécification ou description d'achat?
    2. Le NNO ou le NIBS des produits sont-ils indiqués?
      Remarque : Même si les clients doivent indiquer le NIBS dans la demande, en raison des implications des accords commerciaux, l'agent de négociation des contrats doit s'assurer que le NIBS est exact, selon les codes de produits publiés sur le site Achats et ventes.
  16. Une marche à suivre pour modifier la conception est-elle indiquée?
  17. La portée de la gestion et de l'assurance de la qualité du produit est-elle précisée?
  18. Le nom de la personne responsable de l'inspection ou de l'assurance de la qualité est-il indiqué?
  19. La demande ou les pièces jointes contiennent-elles des clauses ou des conditions qui entrent en conflit avec une politique ou une procédure d'achat de TPSGC ou du gouvernement fédéral (c.-à-d. le Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat(CCUA) et le Guide des approvisionnements)?
  20. Les travaux doivent-ils être conformes aux spécifications du Canada?
  21. La demande contient-elle une forme de types prédéfinis de base de tarification?
  22. Des critères d'évaluation sont-ils précisés et les exigences obligatoires sont-elles claires?
  23. Faudra-t-il un outillage spécial de production ou du matériel spécial d'essai?
  24. Le matériel ou l'équipement fourni par le gouvernement sont-ils mentionnés?
  25. Les données techniques peuvent-elles être utilisées sans restriction de droits ou y a-t-il des redevances à payer?
  26. Des modalités de reprises sont-elles précisées?
  27. Si du matériel de transmission radiophonique doit être acheté, le client a-t-il obtenu d'Industrie Canada une autorisation relative au matériel à fréquence radio? Y a-t-il d'autres considérations particulières ou de nature semblable?
  28. Si la demande comporte plusieurs articles, certains d'entre eux devraient-ils être groupés ou inclus dans un dossier d'extraits ou un dossier partiel?
  29. Les articles renouvelables peuvent-ils être achetés annuellement au moyen d'offres à commandes, d'arrangements en matière d'approvisionnement, d'un contrat comportant des livraisons échelonnées, d'une autorisation des tâches, de contrats avec possibilité de commande directe, ou peuvent-ils être intégrés en tant qu'options contractuelles prévoyant des quantités supplémentaires?
  30. Les articles exigés sont-ils disponibles dans le cadre d'une offre à commandes ou d'un arrangement en matière d'approvisionnement (ou une offre à commandes obligatoire)?
  31. Est-ce que le ministère client a inclus des dispositions concernant le traitement de la propriété intellectuelle qui pourrait découler du contrat?
  32. Est-ce que le ministère client demande une exemption documentée à l'égard des taxes et des droits de douane, en faisant référence à un certificat d'exonération ou de remise ou encore à un décret de drawback?
  33. Les marchandises contrôlées sont-elles indiquées?
  34. Le ministère client a-t-il indiqué que le besoin était un « contrat de défense » au sens de la Loi sur la production de défense?
  35. Le NIBS est-il inscrit et est-il exact?
  36. La case « Financement actuel » est-elle complétée? La taxe sur les produits et services ou la taxe de vente harmonisée est-elle incluse?
  37. Le besoin nécessite-t-il que l'entrepreneur ait accès aux dossiers personnels?
  38. Le marché a-t-il été désigné comme étant réservé en vertu de la Stratégie d'acquisition auprès des entreprises autochtones?
  39. Existe-t-il des options et des périodes de prolongation précisées ou nécessaires?
  40. Le marché à fournisseur unique est-il attribué à un ancien fonctionnaire?
  41. Ce marché est-il le renouvellement d'une entente contractuelle existante pour le même type de services, ou les services ont-ils été achetés antérieurement? Dans l'affirmative,
    1. Qui est l'entrepreneur titulaire?
    2. Quel est le numéro de contrat antérieur?
    3. Quand prend-il fin?
    4. Les services étaient-ils achetés par TPSGC ou le client?
    5. Le contrat précédent contient-il des prix ou des modalités particulières?