1.4. Annexe : Lignes directrices sur la documentation des dossiers papier concernant l’approvisionnement

Attention! Nous déménageons ! Cet automne, le Guide des approvisionnements sera transféré sur le site AchatsCanada. Jetez un coup d'œil à la nouvelle page d'accueil du Guide des approvisionnements.

Information : Désistement de responsabilité de Publiservice

L’icone Publiservice L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. qui apparait à côté de l’hypertexte signifie que l’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux.

Contenu principal

  1. Aperçu
    1. Ces lignes directrices visent à aider les agents de négociation de contrats à organiser les dossiers d'achat papier. Des méthodes de classement uniformes permettent de profiter d'une approche mieux organisée en matière d'approvisionnement et font en sorte que toute personne appelée à examiner le dossier sera en mesure de trouver des documents avec un minimum d'efforts. L'importance d'utiliser des techniques de classement appropriées peut être constatée davantage lorsqu’il est nécessaire, par exemple, de fournir rapidement des renseignements, pour des vérifications, des demandes d’accès à l’information, des plaintes auprès du Tribunal canadien du commerce extérieur, lors de litiges, lorsqu'un agent de négociation des contrats prend en charge un dossier ou veut déterminer l'état du processus d'achat, etc.
    2. De façon générale, les documents devraient être classés par ordre chronologique. Un format pour l'organisation des dossiers est proposé ci-dessous. La liste des documents n'est pas exhaustive et est sujet à l'opinion professionnelle des agents de négociation des contrats. Tous les documents peuvent ne pas s'appliquer à toutes les situations. De plus, l'organisation des dossiers et les documents exigés peuvent varier selon les procédures et lignes directrices suivies par les régions et secteurs. Des volumes distincts de dossiers peuvent être justifiés pour certains documents physiques de taille excessive.
  2. Renseignements sur papier
    1. Toute information reçue ou créée en format papier doit être conservée dans son format original (papier) et classée en conséquence.
    2. L’utilisation de copies pour des raisons de commodité (par exemple des imprimés, des photocopies ou des versions numérisées) est autorisée, mais l’information dans son format original doit être conservée à des fins juridiques.
    3. Toute information sur format, papier et électronique attachée à une exigence particulière doit être conservée dans son format original et doit être disponible afin de mener à bien les activités et les processus d’appui de l’approvisionnement.
    4. Lorsqu’il est nécessaire de conserver des renseignements à plusieurs endroits, c.-à-d. dans un dossier physique et dans un dossier électronique, il faut maintenir un renvoi pour ces endroits, p. ex. une note au dossier indiquant le renvoi et l’emplacement des renseignements qui sont pertinents.
  3. Documents proposés pour la couverture gauche du dossier :
    1. la demande et les modifications de la demande signées;
    2. la version finale de l'énoncé des travaux (EDT) (ainsi que tous les documents qui modifient l'exigence, par exemple, les modifications de conception approuvées) et une copie signée du formulaire de justification pour les marchés où l'accessibilité a été jugée ne pas s'appliquer et par la suite n'a pas eu de considérations d'accessibilité ou critères inclus (le formulaire de justification se trouve sur la page Web, Ressources et outils de l’approvisionnement accessible du Coin de l’approvisionnement de TPSGCL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. ou sur la page GCpedia du Bureau de l'accessibilité de la fonction publique du SCT)L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux.;
    3. la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) et Exigences techniques en matière de sécurité des TI (au besoin);
    4. lorsqu’un seul fournisseur à la capacité d’exécuter le travail, les raisons justifiant le recours à un fournisseur unique avec les réponses du client aux questions qui apparaissent à l’Annexe A de l’Avis sur les Politiques des marchés 2007-4 du Conseil du Trésor (voir l’Annexe 3.1 Questions du Conseil du Trésor pour les fournisseurs uniques);
    5. le Formulaire d’évaluation et de recommandation de la surveillance de l’équité rempli;
    6. Plan de passation des marchés/Plan de passation des marchés original signé;
    7. les formulaires initiaux approuvés de Planification et approbation préalable de contrats (PAPC), de Sommaire du contrat et de Modification de la PAPC;
    8. la preuve documentée du niveau de complexité (évaluation de la complexité de l’approvisionnement complétée);
    9. l’évaluation des risques liés aux achats pour les modifications remplie et approuvée, avec les résultats;
    10. l’évaluation des risques liés aux achats remplie et approuvée, y compris toute modification, ainsi que les résultats;
    11. le formulaire de Demande d’approbation par le réviseur (pour les biens et services) signé;
    12. l’avis de projet de marché (APM);
    13. le préavis d’adjudication de contrat (PAC);
    14. la demande de contrat et résumé de modification de contrat et la demande de modification de contrat approuvées;
    15. la présentation initiale au Conseil du Trésor, signée et approuvée, ainsi que toute modification;
    16. le contrat, l’offre à commande, l’arrangement en matière d’approvisionnement, les commandes subséquentes initiaux et signés, de même que les documents de modification connexes;
    17. la copie de l’accusé de réception signée par le fournisseur, au besoin (p. ex., si la signature du fournisseur est requise pour un contrat de type « On vous demande »);
    18. les lettres officielles (p. ex. lettre d’autorisation, lettre d’intention, exception relative à la sécurité nationale, limitation de responsabilité);
    19. les ententes juridiques officielles;
    20. la réponse à la vérification de l’intégrité (décision d’inadmissibilité), les preuves consignées indiquant que le formulaire de déclaration a été reçu, l’entente administrative a été conclue, l’exception relative à l’intérêt public a été accordée;
    21. les avis officiels (p. ex. rendement, modification conditionnelle, ordre de suspension des travaux, résiliation, Ententes sur les revendications territoriales globales);
    22. les copies de tout avis de délégation d’autorité intérimaire;
    23. le Relevé des résumés et de dossiers partiels (PWGSC-TPSGC 1015 (PDF Version 73 Ko)L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. - (Aide sur les formats de fichier));
    24. les copies des dossiers d’extraits de contrats et de modifications de contrat;
    25. la Demande de fonds supplémentaires (PWGSC-TPSGC 329 (PDF Version 65 Ko)L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. - (Aide sur les formats de fichier));
    26. les factures et les rapports.
  4. Documents proposés pour la couverture droite du dossier :
    1. l'accusé de réception de la demande;
    2. la demande de distribution de données techniques;
    3. l'index des dossiers (s'il y a plus d'un volume);
    4. le document de demande de soumissions original, ainsi que ses mises à jour ou ses modifications;
    5. les lettres d'intérêt;
    6. les procès-verbaux des conférences des soumissionnaires;
    7. les questions et réponses des soumissionnaires;
    8. les soumissions reçues, y compris le rapport de l’Unité de réception des soumissions (peuvent être placées dans un volume distinct);
    9. l'évaluation des soumissions, y compris les feuilles de calculs, les notes et la signature de chaque évaluateur;
    10. le rapport d'évaluation technique signé (avec la signature de tous les évaluateurs);
    11. le rapport d'évaluation financière signé (avec la signature de tous les évaluateurs);
    12. le rapport du surveillant de l’équité;
    13. l’attestation des prix;
    14. la justification des prix;
    15. la demande d’avis sur la capacité financière et l’énoncé de la capacité financière;
    16. l’analyse du transport;
    17. les avis juridiques;
    18. les avis des responsables des politiques;
    19. les traités modernes (Entente sur la revendication territoriale globale (ERTG));
    20. la documentation à l’appui d’orientation stratégique (achats responsables, considérations environnementales, les impacts et leur atténuation, accords commerciaux, ERTG/SAEA, propriété intellectuelle, rendement du fournisseur, vérification de l'intégrité, etc.) *;
    21. tout commentaire formulé à la suite d’examens par l’assurance de la qualité, l’analyste des coûts; avis des conseillers de la Direction du soutien des prix et/ou les pairs;
    22. les attestations (Programme de contrats fédéraux pour l’équité en matière d’emploi, Contenu canadien, Expérience du personnel, Ancien fonctionnaire, etc.);
    23. les avis d’attribution de contrat;
    24. les lettres de refus;
    25. la correspondance avec le fournisseur;
    26. la correspondance avec le ministère client;
    27. les courriels pertinents;
    28. les ordres du jour et procès-verbaux;
    29. les notes au dossier (appels téléphoniques, sommaire des événements, mesures prises, leçons tirées, etc.); **
    30. pour les dossiers de la Corporation commerciale canadienne seulement, certains formulaires particuliers supplémentaires, selon le cas;
    31. documents de fermeture de dossier.

* Les documents liés aux questions litigieuses ou aux problèmes éventuels pourraient convenir davantage au côté gauche du dossier.

** Les dossiers d'achat devraient raconter une histoire du début à la fin, et les notes au dossier représentent une partie importante de ce processus. Les notes au dossier peuvent fournir un historique du dossier, expliquer les problèmes rencontrés, et servir de rappel aux agents de négociation des contrats.

Rétroaction sur ce site Web