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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

1.1.2.1. Section A : Partage des responsabilités entre Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) et le ministère de la Défense nationale (MDN) pour l'acquisition de biens et de services

  1. La présente matrice décrit le partage des responsabilités attribuées, accepté par les ministres du ministère de la Défense nationale (MDN) et de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) 1. C'est le fondement d'une relation de partenariat dynamique et efficace entre les personnes responsables des activités dans le cadre du processus d'achat.
  2. Cette matrice devra être utilisée pour tous les biens et services du MDN achetés par TPSGC. La lettre « X » représente l'assignation de chaque activité à un ministère « principal » et à un ministère « participant ». La lettre « G » représente la norme pour ce qui est des grands projets de l'État et des projets de ce type.
  3. L'assignation de chaque activité à un ministère « principal » et à un ministère « participant » tel qu'indiqué dans ce tableau, constitue la façon habituelle de procéder. Cependant, étant donné que chaque achat et contrat connexe est différent en ce qui a trait à la complexité, aux risques, à la valeur et à la disponibilité de ressources qualifiées, les parties peuvent accepter à l'avance qu'il y ait des divergences, en autant qu'elles soient justifiées formellement dans une entente conclue entre les deux ministères, qui précise les raisons pour lesquelles on ne peut procéder normalement dans certains cas.
  4. Dans le cadre de toutes les activités, chaque ministère « principal » devra toujours traiter de façon prudente les communications continues avec les représentants des approvisionnements de l'autre ministère, même s'il y a un « X » uniquement pour le ministère « principal ». Enfin, il est important de prendre note que cette matrice des responsabilités attribuées n'est pas nécessairement séquentielle.
  5. Il faut établir des communications efficaces entre le MDN et TPSGC, projet par projet. La matrice ci-dessous établit les responsabilités internes prévues du MDN. Pour chaque projet, le MDN exige que les communications se fassent par l'entremise du responsable fonctionnel des approvisionnements, soit le gestionnaire ou l'agent compétent du MDN, à moins qu'il en ait été décidé autrement avec ce responsable.
Matrice des responsabilités du MDN/ TPSGC

La présente matrice décrit le partage des responsabilités attribuées, accepté par les ministres du ministère de la Défense nationale (MDN) et de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

CODE DÉTAILS RESPONSABILITÉ
AA (Agent d'approvisionnement)
GP (Gestionnaire de projet)
RT (Responsable technique - y compris le gestionnaire du cycle de vie du matériel [GCVM])
DP (Directeur de projet)
G (signifie les GPÉ ou d'autres projets similaires où le rôle est défini dans le PGP)
GP/RT signifie que cette tâche revient habituellement au GP pour les achats en rapport avec les immobilisations/l'approvisionnement national, et au RT pour l'acquisition de services internes.
TPSGC MDN TPSGC participe normalement MDN participe normalement
1 - ÉTABLIR LES BESOINS OPÉRATIONNELS DU MDN
1.1 Déterminer les caractéristiques essentielles – Description des lacunes dans les capacités ou l'énoncé des besoins.   DP    
1.2 Obtenir des opinions/conseils du responsable des approvisionnements au MDN.   AA    
1.3 Analyser toutes les solutions possibles, compte tenu de la politique gouvernementale, pour satisfaire les besoins opérationnels (ordre de grandeur approximatif des coûts).   DP G  
1.4 Indiquer le total de l'ordre de grandeur approximatif des coûts pour le projet et fournir des échéances estimatives pour la feuille de synthèse - identification.   AA    
1.5 Obtenir l'autorisation opérationnelle de poursuivre la réalisation du projet (feuille de synthèse).   DP    
1.6 Réaliser une analyse coût-bénéfice, en prenant en considération les coûts du cycle de vie qu'impliquent les autres possibilités ainsi que les impondérables.   DP    
1.7 Voir s'il est nécessaire d'obtenir la coopération et la participation d'autres ministères/pays (à l'exclusion des ententes indiquées dans le paragraphe 3.5.9).   DP    
1.8 Dresser la liste des obligations nationales et internationales s'appliquant aux besoins opérationnels.   DP    
1.9 Juger s'il est nécessaire d'étaler cycliquement la mise en œuvre du projet.   GP X  
1.10 Évaluer les besoins aux plans de l'entretien et du soutien.   GP/RT X  
1.11 Évaluer les ressources totales indispensables à la réalisation du projet.   GP GP/RT  
1.12 Fournir une estimation des coûts (concrets) globaux du projet et des échéances prévues.        
1.12.1
Se procurer et compiler les renseignements concernant les coûts et les échéances.
  DP/AA X  
1.12.2
Faire des estimations touchant les coûts globaux du projet et les échéances pour sa réalisation.
  AA    
1.13 Entamer la préparation d'un plan de gestion du projet (autrefois le PMOP), dont une matrice de répartition des responsabilités.   GP X  
1.14 Élaborer un plan directeur pour les achats du MDN.   AA    
1.15 Obtenir les approbations voulues (CSR CEA/CCSP).   GP X  
1.16 Préparer la proposition relative au projet et obtenir les approbations voulues (CGP, FS (APP) et FS (ADP) et exposés sur le projet).   DP/GP et AA    
1.17 Rédiger un mémoire au Cabinet (pour les GPÉ uniquement).   G G  
1.18 Mettre à exécution le plan directeur s'appliquant aux approvisionnements du MDN.   AA    
2 - DÉFINIR LES EXIGENCES TECHNIQUES ET ÉTABLIR LES MOYENS D'APPROVISIONNEMENT
2.1 Mettre sur pied une équipe (officielle ou officieuse selon le cas) réunissant les intéressés en guise de méthode d'approvisionnement individuel, y compris l'intervenant nécessaire.   AA X  
2.2 Indiquer dans les instructions, les autorités du MDN visées (ex. : responsables des commandes de produits/services, responsable technique, responsable AQ).   AA    
2.3 Énoncé des travaux (EDT)        
2.3.1
Préparer un énoncé des travaux et/ou des spécifications sur les résultats attendus pour aider à satisfaire les besoins opérationnels.
  GP/RT    
2.3.2
Définir les exigences en termes de valeur obtenue (dans le cas des grands projets de l'État ou des projets du même genre).
  G    
2.3.3
Réviser et perfectionner l'énoncé des travaux.   AA X  
2.4 Déterminer les ressources fournies par le gouvernement (ex. : instruments, équipement d'essai).   GP/RT    
2.5 Définir les exigences relatives à l'assurance qualité et aux acceptations.   GP/RT    
2.6 Déterminer les autres exigences techniques (ex. : garantie, formation, documentation, fournitures initiales).   GP/RT    
2.7 Établir les critères d'évaluation technique.   GP/RT    
2.8 Préparer le document d'achat  et les pièces connexes.        
2.8.1
Confirmer la validité des estimations de coûts et obtenir les fonds requis pour cette acquisition.
  AA    
2.8.2
Élaborer un plan d'évaluation technique des soumissions.
  GP/RT X  
2.8.3
Mettre sur pied une équipe d'évaluation technique des soumissions.
  GP/RT X  
2.8.4
Préparer une proposition de calendrier (activités et échéances) pour cette acquisition.
  GP/RT    
2.8.5
Relever et atténuer les risques pour le MDN liés à cette acquisition.
  AA    
2.8.6
Rédiger le texte du document d'achat.
  AA    
2.8.7
Revoir le document d'achat préliminaire.
  AA X  
2.9 Approuver le document d'achat (demande d'acquisition).   AA    
3 - ÉLABORER UN PLAN D'APPROVISIONNEMENT TPSGC (*d'après le document d'achat du MDN)
3.1 Évaluer les capacités des entreprises*. X      
3.2 Indiquer les principales règles contractuelles qui entrent en ligne de compte dans la réalisation de cet achat*. X      
3.3 Examiner les causes pertinentes jugées par le TCCE et les décisions de la Cour fédérale concernant les achats. X     AA
3.4 Étudier les problèmes qui pourraient survenir en ce qui concerne les brevets, les permis d'exploitation, les redevances et les transferts de technologies. X GP/RT    
3.5 Élaborer le plan d'acquisition, en établissant notamment :        
3.5.1
Le calendrier de livraison et les règles d'acceptation
  AA X  
3.5.2
La méthode d'attribution des contrats*
X      
3.5.3
Les coûts et les mouvements de trésorerie prévus
  AA    
3.5.4
Les normes de contrôle de la qualité et d'inspection ainsi que les approbations requises aux fins de qualification
  GP/RT    
3.5.5
La stratégie de communication (ex. : communiqués de presse)
X GP/RT    
3.5.6
Le mode de gestion des risques*
X      
3.5.7
La méthodologie d'évaluation*
X      
3.5.8
Les retombées régionales et les avantages pour l'industrie
X     GP/RT
3.5.9
Les ententes interministérielles et internationales en rapport avec le plan d'acquisition (à l'exclusion du MDN et de TPSGC)
  GP/RT X  
3.6 Faire approuver le plan d'approvisionnement. X      
4 - PROCESSUS D'ATTRIBUTION DE CONTRATS
4.1 Réviser la demande d'acquisition ou d'achat. X     AA
4.2 Examiner l'énoncé des travaux et les critères d'évaluation techniques pour voir s'ils conviennent. X     AA
4.3 Préparer la documentation relative à la demande de soumissions.        
4.3.1
Définir les conditions applicables (y compris les modalités de paiement).
X     AA
4.3.2
Établir les critères d'évaluation des contrats (durée, aspects financiers y compris durant la période de transition, plan d'évaluation du contrat et plan de synthèse).
X     AA
4.3.3
Indiquer qui sont les responsables (ex. : pour la demande d'achat, l'approvisionnement en matériel technique, les contrats, le contrôle de la qualité et le plan d'évolution global).
X      
4.4 Envoyer les documents de demandes de soumissions (demande de proposition/appel d'offres) aux entreprises visées et au MDN. X      
4.5 Distribuer les documents d'information technique aux fournisseurs selon les impératifs.   GP/RT X  
4.6 S'il s'agit d'un marché concurrentiel (demande de propositions, appel d'offres ou l'équivalent), évaluer les soumissions et recommander un fournisseur.        
4.6.1
Procéder à l'évaluation technique (énoncé des travaux avec les conditions moyennes) selon le plan d'évaluation.
  GP/RT X  
4.6.2
Évaluer le contrat (y compris les conditions moyennes) selon le plan d'évaluation.
X     G
4.6.3
Synthétiser l'évaluation et recommander un fournisseur.
X     AA
4.7 Dans le cas d'une source d'approvisionnement unique, négocier le contrat. X     AA et GP/RT
4.8 Réviser la documentation préliminaire concernant le contrat.   AA    
4.9 Faire approuver le contrat par le CT ou le ministère, selon le cas. X     G
5 - ADMINISTRATION DU CONTRAT
5.1 Entreprendre l'administration du contrat.        
5.1.1
Mettre en application les instruments et les procédures d'administration.
X AA    
5.1.2
Tenir des réunions inaugurales avec les intéressés.
X     AA et GP/RT
5.2 Accorder les ressources fournies par le gouvernement pour faciliter le travail contractuel.   AA X  
5.3 Vérifier la bonne exécution du contrat.        
5.3.1
Aspects techniques et qualité des produits/services fournis
  GP/RT    
5.3.2
Systèmes d'ingénierie, organes de production et mécanismes d'assurance qualité de l'entrepreneur
  GP/RT    
5.3.3
Rouages financiers et mécanismes de gestion de l'entrepreneur
X      
5.3.4
Étalement mouvements de trésorerie
       
5.3.4.1
Comparaison entre les mouvements de trésorerie réels et les mouvements de trésorerie de l'entrepreneur à contrat
X     G
5.3.4.2
Comparaison entre les mouvements de trésorerie réels et les mouvements de trésorerie anticipés pour le MDN servant aux prévisions financières
  AA    
5.3.4.3
Valeur obtenue (surveiller la progression des travaux d'après les plans et les coûts correspondants) dans le cas des GPE
X G    
5.3.5
Fourniture des produits et services
       
5.3.5.1
Surveiller les dates de fourniture du matériel et des services.
  AA    
5.3.5.2
Essais et tests aux fins d'acceptation
  GP/RT    
5.3.5.3
Respect des échéances
X G    
5.3.6
Réunions visant à examiner la progression des travaux
       
5.3.6.1
Réunions du groupe de travail sur les exigences/aspects techniques
  GP/RT X  
5.3.6.2
Réunions pour examiner la progression des travaux avec de l'entrepreneur
X     AA et GP/RT
5.4 Mettre en oeuvre les dispositions et les prévues au contrat.        
5.4.1
Interprétation et avis
X      
5.4.2
Contrôle des changements
       
5.4.2.1
Projets techniques (avis/propositions de changement par rapport aux plans d'ingénierie)
  GP/RT    
5.4.2.2
Modifications apportées au contrat
X     AA
5.4.3
Clauses de garantie
       
5.4.3.1
Invocation de la garantie
  GP/RT    
5.4.3.2
Mise à exécution de la garantie
X      
5.4.4
Problèmes contractuels
       
5.4.4.1
Relever les problèmes contractuels.
X AA    
5.4.4.2
Mettre en application des solutions pour régler les problèmes contractuels.
X      
5.4.5
Accepter les produits/services fournis à contrat.
  GP/RT    
5.4.6
Certifier et traiter les paiements.
X AA    
5.5 Clôture du contrat.        
5.5.1
Dispositions des biens de la Couronne
  AA X  
5.5.2
Vérification finale du contrat
X      
5.5.3
Paiement final et modification
X AA    

Liste des sigles et acronymes :

TCCE
Tribunal canadien du commerce extérieur
MDN
Ministère de la Défense nationale
RFG
Ressources fournies par le gouvernement
AO
Appel d'offres
GCVM
Gestionnaire du cycle de vie du matériel
GPE
Grand projet de l'État
AN
Approvisionnement national
DA
Document d'achat
PMOP
Plan de mise en œuvre du projet
CGP
Conseil de gestion du programme
PGP
Plan de gestion de projet
CEA
Comité d'examen des acquisitions
TPSGC
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
DDP
Demande de propositions
OGA
Ordre de grandeur approximatif
EDT
Énoncé des travaux
CCSP
Comité consultatif supérieur de projet
CSR
Comité supérieur de révision
FS(ID)
Feuille de synthèse (Identification)
FS(ADP)
Feuille de synthèse (approbation définitive de projet)
FS(APP)
Feuille de synthèse (approbation préliminaire de projet)
CT
Conseil du Trésor