1.1.2. Annexe : Ententes sur le partage des responsabilités particulières

Liste des sigles et acronymes :

TCCE

Tribunal canadien du commerce extérieur

MDN

Ministère de la Défense nationale

RFG

Ressources fournies par le gouvernement

AO

Appel d'offres

GCVM

Gestionnaire du cycle de vie du matériel

GPE

Grand projet de l'État

AN

Approvisionnement national

DA

Document d'achat

PMOP

Plan de mise en œuvre du projet

CGP

Conseil de gestion du programme

PGP

Plan de gestion de projet

CEA

Comité d'examen des acquisitions

TPSGC

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

DDP

Demande de propositions

OGA

Ordre de grandeur approximatif

EDT

Énoncé des travaux

CCSP

Comité consultatif supérieur de projet

CSR

Comité supérieur de révision

FS(ID)

Feuille de synthèse (Identification)

FS(ADP)

Feuille de synthèse (approbation définitive de projet)

FS(APP)

Feuille de synthèse (approbation préliminaire de projet)

CT

Conseil du Trésor

Matériel et services soumis à des spécifications militaires

Description des sous-activités

1. Définition des besoins- Responsabilité globale attribuée au MDN
   Les services d'assurance de la qualité qui portent sur la qualité technique, son applicabilité à la fabrication du produit et les moyens par lesquels la conformité avec les critères établis est prouvée. Les tâches comportent une participation aux sous-activités suivantes :
   • A.1
     Évaluation des données techniques, de concert avec le MDN, pour s'assurer qu'elles sont complètes, précises, sans limites irrationnelles ou excessives, sans contradictions ou exigences de qualité exagérées et qu'elles peuvent respecter les exigences d'interface, etc.
   • A.2
     Examen de la conception afin de déterminer l'intégralité de la définition, les méthodes utilisées pour prouver la conformité aux exigences et l'analyse de l'efficacité du système quant aux principaux éléments suivants :
     1. Sécurité
     2. Stabilité
     3. Fiabilité
     4. Rendement
     5. Main-d'oeuvre
     6. Interchangeabilité
     7. Supervision de la configuration.
   • A.3
     Définition de méthodes d'essai et concernant leurs avantages pratiques, leur utilité et de leur coût, notamment en ce qui concerne :
     1. L'approbation de la qualité
     2. Le modèle d'approbation de la conception (prototype)
     3. La conformité de l'unité de production
     4. Les essais d'homologation.
     Responsable des sous-activités- MDN
     Prend part habituellement aux sous-activités- TPSGC
   • A.4
     Applicabilité des données techniques aux programmes actuels d'entretien, de réparation et de révision, et au réapprovisionnement.
     Responsable des sous-activités- MDN
   • A.5
     Sélection de pièces, de composants ou de procédés en prenant soin d'éviter les plus difficiles à contrôler, ceux qui sont trop variables ou qui ont un taux de défaillance élevé, etc.
     Responsable des sous-activités- MDN
     Prend part habituellement aux sous-activités- TPSGC
   • A.6
     Classification des caractéristiques de qualité selon leur importance par rapport aux objectifs de conception.
   • A.7
     Établissement de normes pour le contrôle de la qualité et les inspections.
   • A.8
     Définition des exigences touchant la garantie recommandée.
   • A.9
     Établissement des exigences touchant les rapports techniques présentés par les fournisseurs.
     Responsable des sous-activités- MDN
2. Programmes auxiliaires d'assurance de la qualité- Responsabilité globale attribuée au MDN
   Élaborer, mener et appuyer des programmes assurant l'efficacité de l'approvisionnement et du contrôle de la qualité, et comportant des tâches telles que :
   • B.1
     Élaboration, au besoin, de normes et spécifications relatives aux systèmes de qualité de l'entrepreneur pour les contrats.
   • B.2
     Maintien de programmes approuvés pour le contrôle de la qualité des produits.
   • B.3
     Évaluation de l'efficacité des modes de contrôle de la qualité et d'inspection, des essais commerciaux, des laboratoires et des installations d'étalonnage des fournisseurs.
     Responsable des sous-activités- MDN
     Prend part habituellement aux sous-activités- TPSGC
   • B.4
     Choix de fournisseurs utilisant des modes de contrôle de la qualité et d'inspection, des essais commerciaux, des laboratoires et des installations d'étalonnage acceptables.
     Responsable pour les sous-activités- TPSGC
     Prend part habituellement aux sous-activités- MDN
3. Commande- Responsabilité globale attribuée au MDN
   Travaux d'assurance de la qualité associés au processus de commande (demandes de contrat, commandes d'achats locaux).
   • C.1
     Examiner la commande avec le MDN pour déterminer l'applicabilité des données techniques.
     Responsable des sous-activités- MDN
     Prend part habituellement aux sous-activités- TPSGC
   • C.2
     Élaborer un plan d'assurance de la qualité.
   • C.3
     Veiller à l'élaboration de normes pour la qualité de l'exécution.
   • C.4
     Déterminer lesquelles des exigences de contrôle de la qualité et d'inspection de l'entrepreneur s'appliquent.
   • C.5
     1. Déterminer le responsable de la qualité.
     2. Déterminer si l'assurance de la qualité exigée par le gouvernement sera effectuée à l'origine, ou, s'il y aura inspection à destination.
     Responsable des sous-activités- MDN
   • C.6
     Élaborer et inclure des clauses spéciales importantes pour l'assurance de la qualité.
     Responsable des sous-activités- MDN
     Prend part habituellement aux sous-activités- TPSGC
4. Préparation des demandes de soumissions- Responsabilité globale attribuée à TPSGC
   Tâches d'assurance de la qualité liées à la préparation des demandes de soumissions.
   • D.1
     Examen des exigences de qualité signalées sur la commande du client pour vérifier si elles sont complètes et précises.
     Responsable des sous-activités- MDN
   • D.2
     Établissement de critères d'évaluation des soumissions ou propositions, afin de vérifier si elles répondent aux exigences de qualité.
   • D.3
     Étude du rendement antérieur des soumissionnaires éventuels, notamment sur le plan de la qualité, en vue d'établir une liste de fournisseurs éventuels.
   • D.4
     Explication des exigences de qualité à la séance d'information à l'intention des soumissionnaires éventuels.
     Responsable des sous-activités- TPSGC
     Prend part habituellement aux sous-activités- MDN
5. Évaluation des soumissions et choix des fournisseurs- Responsabilité globale attribuée à TPSGC
   Tâches d'assurance de la qualité liées à l'évaluation des soumissions et au choix des fournisseurs :
   • E.1
     Évaluation des capacités des soumissionnaires sur le plan de la qualité à partir de leurs antécédents et de l'examen effectué avant l'attribution, de leurs systèmes de contrôle de la qualité et d'inspection.
   • E.2
     Évaluation, de concert avec le MDN, des répercussions du choix de produits substituts, sur la qualité et l'assurance de la qualité.
   • E.3
     Analyse des différentes options (coûts, rendement et calendrier d'exécution).
     Responsable des sous-activités- MDN
     Prend part habituellement aux sous-activités- TPSGC
6. Rédaction des contrats et adjudication finale- Responsabilité globale attribuée à TPSGC
   Tâches d'assurance de la qualité associées à la rédaction des contrats et à l'attribution :
   • F.1
     Conduite de négociation avec l'entrepreneur sur les questions de qualité et de coûts qui n'avaient pas été réglées au moment de l'évaluation de la soumission et examen des exigences en matière de qualité pour s'assurer qu'elles sont bien comprises par les deux parties.
   • F.2
     Vérification du contrat de concert avec le MDN afin de s'assurer qu'il comporte bien les exigences relatives à la qualité.
     Responsable des sous-activités- TPSGC
     Prend part habituellement aux sous-activités- MDN
7. Administration des contrats- Responsabilité globale attribuée à TPSGC
   Exécution des fonctions suivantes, selon le cas, afin que TPSGC puisse mieux administrer le contrat pendant toute la durée de ce dernier :
   • G.1
     Vérification de l'efficacité à long terme des méthodes utilisées par l'entrepreneur pour contrôler la qualité de son produit, ce qui comprend :
     1. Examen du système de contrôle de la gestion
     2. Planification
     3. Documentation de l'assurance de la qualité
     4. Mesures correctives
     5. Conception, élaboration, contrôle et caractéristiques de l'ingénierie
     6. Contrôle de la documentation et des modifications
     7. Contrôle d'inspection et de l'équipement de mesure et d'essai
     8. Contrôle du matériel acheté par l'entrepreneur
     9. Contrôle de la fabrication et du procédé
     10. Normes et spécifications du matériel acheté ou fourni
     11. Inspection et essai à l'entrée et à la sortie
     12. Procédures d'échantillonnage
     13. Contrôle du matériel non conforme
     14. État de l'inspection
     15. Manutention, entreposage et emballage.
   • G.2
     1. Vérification de la conformité de l'article de présérie ou de la première unité de production.
     2. Échantillonnage périodique au cours de la production afin d'assurer que les produits sont conformes aux spécifications.
     3. Présentation de rapports à TPSGC, dans les plus brefs délais, advenant une dérogation aux normes.
     4. Vérification de la conformité du produit aux normes et acceptation de ce dernier.
   • G.3
     Mesures d'assurance de la qualité en cas de modifications techniques telles que leur mise en oeuvre et la formulation d'avis.
   • G.4
     Examen, avec l'entrepreneur, des exigences en matière de qualité énoncées dans le contrat, pour s'assurer qu'elles sont bien comprises de part et d'autre.
     Responsable des sous-activités- MDN
     Prend part habituellement aux sous-activités- TPSGC
8. Clôture du contrat et règlement des derniers détails- Responsabilité globale attribuée à TPSGC
   Tâches d'assurance de la qualité exécutées au moment de la clôture et de la finalisation du contrat :
   • H.1
     Obtenir auprès du MDN des renseignements sur l'état et l'enlèvement de l'outillage de production et du matériel d'inspection et d'essai de l'État.
   • H.2
     Demander au MDN si les données techniques et la documentation sont complètes, utiles et utilisées à bon escient.
     Responsable des sous-activités- MDN
     Prend part habituellement aux sous-activités- TPSGC
9. Évaluation après livraison- Responsabilité globale attribuée au MDN
   Tâches d'assurance de la qualité à exécuter au cours du cycle de vie du produit :
   • I.1
     Qualité du produit
     1. Collecte et évaluation des données sur l'assurance de la qualité afin de recommander, au besoin, des modifications aux données techniques sur le produit, aux normes ou aux programmes d'assurance de la qualité du produit, selon les données sur la qualité obtenue grâce à :
        1. la détermination de la qualité du produit;
        2. l'évaluation des fournisseurs;
        3. l'évaluation de la soumission;
        4. l'assurance de la qualité du produit;
        5. l'évaluation après livraison.
   • I.2
     Rapport sur le mauvais état des produits et plaintes
     1. Examen des rapports de défaillance lorsque la plainte porte sur des défauts de qualité.
     2. Analyse et identification de la cause de la défectuosité.
     3. Détermination des correctifs à apporter de concert avec l'entrepreneur ou avec  TPSGC. Dans tous les cas, le MDN doit en informer immédiatement TPSGC par écrit.
     Responsable des sous-activités- MDN
     Prend part habituellement aux sous-activités- TPSGC
10. Aliénation du matériel- Responsabilité globale attribuée au MDN
    Tâches d'assurance de la qualité touchant la l'aliénation du matériel et l'élimination des données.
11. Entreposage et distribution- Responsabilité globale attribuée au MDN
    Tâches d'assurance de la qualité liées à l'élaboration d'un programme de qualité assurant la qualité du produit, lors de sa réception, au cours de l'entreposage et lors de sa remise à l'utilisateur, notamment :
    • K.1
      L'élaboration de programmes d'inspection des produits, y compris lors de la réception; pendant l'entreposage, lors de la remise à l'usager et des réparations ultérieures;
    • K.2
      Le contrôle des données techniques;
    • K.3
      Le contrôle et l'utilité du matériel d'inspection;
    • K.4
      L'inspection d'entrée;
    • K.5
      L'identification du matériel défectueux;
    • K.6
      Les procédures de manutention du matériel;
    • K.7
      L'emballage et l'expédition;
    • K.8
      Les registres d'inspection;
    • K.9
      La vérification de la qualité;
    • K.10
      Les mesures correctives.
      Responsable pour les sous-activités- MDN

¹ La matrice ne représente pas une délégation de pouvoirs en matière d'achat par le ministre de TPSGC et n'a aucune incidence sur les responsabilités de l'agent de négociation des contrats, telles que définies dans la Directive sur la gestion de l’approvisionnement du Conseil du Trésor.

Les lois, les règlements et les politiques prévaudront sur cette matrice s'il y a ambiguïté.