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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

1.1. Annexe : Matrice des responsabilités

Annexe  1.1.1 :  Matrice des responsabilités de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada et des ministères clients dans le cadre de l'acquisition de biens et de services (générique)

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Introduction

  1. La matrice suivante définit le partage des responsabilités représentatives qui sont prévues entre Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) et les ministères clients. C'est du fondement d'une relation de partenariat dynamique et efficace entre les personnes responsables des activités dans le cadre du processus d'achat.
  2. Le partage des responsabilités présenté dans la matrice est représentatif d'une méthode de travail normale. Cependant, puisque chaque approvisionnement est unique, un partage des responsabilités distinct peut être établi à l'avance par l'entremise d'une entente écrite entre TPSGC et le ministère client. Une telle entente sur le partage de responsabilités a préséance sur cette matrice générique. Les lois, les règlements et les politiques ont également préséance sur celle-ci.
  3. Des échanges réguliers entre TPSGC et le ministère client sont essentiels au succès de toutes les activités, même celles pour lesquelles aucune responsabilité n'a été attribuée dans le tableau.

Remarque : La matrice ne représente pas une délégation du pouvoir d'achat par le ministre de TPSGC et ne libère pas les agents de négociation des contrats de leurs responsabilités globales relatives aux contrats.

Pr : principale
C : collaboration
P : partagée

Matrice des responsabilités de TPSGC et des ministères clients dans le cadre de l'acquisition de biens et de services (générique)
N o Activités Responsabilité
Client TPSGC
1 - Définition des besoins
1.1 Définir les besoins opérationnels du client :
1.1.1 Définir les caractéristiques essentielles (c.-à.-d. l'énoncé des besoins). Pr C
1.1.2 Évaluer toutes les solutions possibles pour satisfaire les besoins opérationnels du ministère client. Pr C
1.1.3 Calculer les coûts prévus du projet et établir le calendrier préliminaire. Pr
1.1.4 Effectuer une analyse du rapport coût-avantage des autres solutions (notamment l'analyse du coût du cycle de vie). Pr C
1.1.5 Déterminer toutes les exigences relatives aux ressources et les éléments qui en découlent (p. ex., la formation, l'affectation aux besoins opérationnels prioritaires, les exigences relatives à la sécurité). Pr
1.1.6 Obtenir l'approbation en principe pour poursuivre le projet. Pr
1.1.7 Élaborer un plan de projet complet, comprenant une estimation de coût fondée et un calendrier, les besoins en matière de gestion pour les projets particuliers, le déroulement des phases du projet, les exigences relatives au soutien de l'entretien, etc. Pr
1.2 Définir les exigences techniques du ministère client.
1.2.1 Établir l'énoncé des travaux (EDT) ou les exigences en matière de rendement ou, s'il y a lieu, les normes relatives aux biens et services requis pour répondre aux besoins opérationnels. Pr
1.2.2 Définir les exigences techniques relatives à l'assurance de la qualité, l'acceptation, la garantie, la formation, la documentation, l'emballage, le transport, l'approvisionnement initial, etc. Pr
1.3 Préparer la demande (formulaire PWGSC-TPSGC 9200)
1.3.1

Préparer la demande assortie de fonds nécessaires pour les biens et services qu'il convient d'envoyer à TPSGC. Inclure, s'il y a lieu, la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) et le formulaire Demande d'enquête de sécurité sur une organisation du secteur privé (DESOSP). Pour obtenir des renseignements sur la façon de se procurer le formulaire DESOSP, consulter l'article 4.30.10 Sécurité industrielle dans le cadre de contrats.

*Il est important de noter que les exigences en matière d’enquête de sécurité de l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) sont particulières. Voir l’Annexe 1.3 : Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) – Exigences relatives à la sécurité lorsque Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) s’occupe de l’approvisionnement.

Pr C
2 - Plan d'achat de TPSGC
2.1 Évaluation des sources possibles d'approvisionnement (canadiennes - étrangères, etc.). C Pr
2.2 Déterminer les questions/aspects majeurs de la politique sur les marchés auxquels il faut apporter une réponse pour procéder à l'approvisionnement. C Pr
2.3 Examiner les problèmes potentiels reliés aux licences, aux permis, aux redevances et aux transferts de technologie. C Pr
2.4 Élaborer un plan d'approvisionnement comportant :
2.4.1 Un échéancier de livraison et des exigences en matière d'acceptation Pr C
2.4.2 Une approche de passation de contrat (comprenant une stratégie de sélection des fournisseurs). C Pr
2.4.3 Le coût prévu et le plan des liquidités C Pr
2.4.4 L'énoncé des normes appropriées relatives au système de contrôle de la qualité et de l'inspection et de l'approbation de l'homologation. Pr C
2.4.5 La stratégie de communication. C Pr
2.4.6 La gestion des risques contractuels. C Pr
2.4.7 Les méthodes d'évaluation et de sélection. C Pr
2.4.8 Les retombées industrielles, s'il y a lieu. C Pr
2.4.9 Les accords interministériels et internationaux liés au plan d'approvisionnement. Pr C
2.5 Obtenir l'approbation du plan d'approvisionnement. Pr
3 - Processus d'attribution de contrats
3.1 Traduire les documents d'approvisionnement (le client est responsable de la traduction de l'énoncé des travaux et(ou) les spécifications de rendement, ou les normes et les critères d'évaluation technique). C Pr
3.2 Préparer et publier un avis de marché sur le MERX (le service électronique d'appels d'offres du gouvernement) et l'ensemble de la demande de soumissions. Pr
3.3 Préparer et distribuer les jeux de documents techniques, au besoin. Pr C
3.4 Recevoir les soumissions à la date de clôture. Pr
3.5 Évaluer les éléments techniques des soumissions. Pr C
3.6 Évaluer la durée, le coût et les autres éléments contractuels des soumissions. Pr
3.7 Procéder à l'évaluation globale et à la sélection du fournisseur. C Pr
3.8 Négocier un contrat, le cas échéant. C Pr
3.9 Obtenir l'approbation de contrat. C Pr
3.10 Préparer et émettre des contrats. Pr
3.11 Informer les fournisseurs non retenus. C Pr
4 - Administration des contrats
4.1 Généralités :
4.1.1 Surveiller le travail de l'entrepreneur; recevoir les livrables relatifs au contrat. Pr C
4.1.2 Surveiller les mouvements de trésorerie. Pr C
4.1.3 Signaler les problèmes à l'autorité contractante. Pr
4.1.4 Résoudre les problèmes relatifs au contrat. C Pr
4.1.5 Surveiller la conformité aux modalités du contrat. P P
4.1.6 Déterminer si les biens reçus et les services exécutés sont conformes aux besoins. Pr C
4.1.7 Déterminer si les biens reçus et les services fournis sont conformes au contrat. C Pr
4.1.8 Traiter les demandes de paiement. Pr C
4.2 Modifications de contrat :
4.2.1 Établir la nécessité de travaux additionnels ou de révisions; confirmer le financement. Pr
4.2.2 Confirmer que la modification du contrat est le moyen qui convient. Pr
4.2.3 Négocier la modification apportée au contrat. C Pr
4.2.4 Obtenir l'approbation de la modification ou de l'ordre de modification. Pr
4.2.5 Préparer et émettre la modification au contrat. Pr
5 - Clôture du contrat
5.1 Régler les demandes de paiement en suspens. C Pr
5.2 Émettre la dernière modification du contrat. Pr
5.3 Achever l'aliénation des biens de l'État. Pr

Annexe  1.1.2 :  Ententes sur le partage des responsabilités particulières

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Section A  1.1.2.1 : Partage des responsabilités entre Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) et le ministère de la Défense nationale (MDN) pour l'acquisition de biens et de services

()

  1. La présente matrice décrit le partage des responsabilités attribuées, accepté par les ministres du ministère de la Défense nationale (MDN) et de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) 1. C'est le fondement d'une relation de partenariat dynamique et efficace entre les personnes responsables des activités dans le cadre du processus d'achat.
  2. Cette matrice devra être utilisée pour tous les biens et services du MDN achetés par TPSGC. La lettre « X » représente l'assignation de chaque activité à un ministère « principal » et à un ministère « participant ». La lettre « G » représente la norme pour ce qui est des grands projets de l'État et des projets de ce type.
  3. L'assignation de chaque activité à un ministère « principal » et à un ministère « participant » tel qu'indiqué dans ce tableau, constitue la façon habituelle de procéder. Cependant, étant donné que chaque achat et contrat connexe est différent en ce qui a trait à la complexité, aux risques, à la valeur et à la disponibilité de ressources qualifiées, les parties peuvent accepter à l'avance qu'il y ait des divergences, en autant qu'elles soient justifiées formellement dans une entente conclue entre les deux ministères, qui précise les raisons pour lesquelles on ne peut procéder normalement dans certains cas.
  4. Dans le cadre de toutes les activités, chaque ministère « principal » devra toujours traiter de façon prudente les communications continues avec les représentants des approvisionnements de l'autre ministère, même s'il y a un « X » uniquement pour le ministère « principal ». Enfin, il est important de prendre note que cette matrice des responsabilités attribuées n'est pas nécessairement séquentielle.
  5. Il faut établir des communications efficaces entre le MDN et TPSGC, projet par projet. La matrice ci-dessous établit les responsabilités internes prévues du MDN. Pour chaque projet, le MDN exige que les communications se fassent par l'entremise du responsable fonctionnel des approvisionnements, soit le gestionnaire ou l'agent compétent du MDN, à moins qu'il en ait été décidé autrement avec ce responsable.
Matrice des responsabilités du MDN/ TPSGC

La présente matrice décrit le partage des responsabilités attribuées, accepté par les ministres du ministère de la Défense nationale (MDN) et de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

CODE DÉTAILS RESPONSABILITÉ
AA (Agent d'approvisionnement)
GP (Gestionnaire de projet)
RT (Responsable technique - y compris le gestionnaire du cycle de vie du matériel [GCVM])
DP (Directeur de projet)
G (signifie les GPÉ ou d'autres projets similaires où le rôle est défini dans le PGP)
GP/RT signifie que cette tâche revient habituellement au GP pour les achats en rapport avec les immobilisations/l'approvisionnement national, et au RT pour l'acquisition de services internes.
TPSGC MDN TPSGC participe normalement MDN participe normalement
1 - ÉTABLIR LES BESOINS OPÉRATIONNELS DU MDN
1.1 Déterminer les caractéristiques essentielles – Description des lacunes dans les capacités ou l'énoncé des besoins.   DP    
1.2 Obtenir des opinions/conseils du responsable des approvisionnements au MDN.   AA    
1.3 Analyser toutes les solutions possibles, compte tenu de la politique gouvernementale, pour satisfaire les besoins opérationnels (ordre de grandeur approximatif des coûts).   DP G  
1.4 Indiquer le total de l'ordre de grandeur approximatif des coûts pour le projet et fournir des échéances estimatives pour la feuille de synthèse - identification.   AA    
1.5 Obtenir l'autorisation opérationnelle de poursuivre la réalisation du projet (feuille de synthèse).   DP    
1.6 Réaliser une analyse coût-bénéfice, en prenant en considération les coûts du cycle de vie qu'impliquent les autres possibilités ainsi que les impondérables.   DP    
1.7 Voir s'il est nécessaire d'obtenir la coopération et la participation d'autres ministères/pays (à l'exclusion des ententes indiquées dans le paragraphe 3.5.9).   DP    
1.8 Dresser la liste des obligations nationales et internationales s'appliquant aux besoins opérationnels.   DP    
1.9 Juger s'il est nécessaire d'étaler cycliquement la mise en œuvre du projet.   GP X  
1.10 Évaluer les besoins aux plans de l'entretien et du soutien.   GP/RT X  
1.11 Évaluer les ressources totales indispensables à la réalisation du projet.   GP GP/RT  
1.12 Fournir une estimation des coûts (concrets) globaux du projet et des échéances prévues.        
1.12.1
Se procurer et compiler les renseignements concernant les coûts et les échéances.
  DP/AA X  
1.12.2
Faire des estimations touchant les coûts globaux du projet et les échéances pour sa réalisation.
  AA    
1.13 Entamer la préparation d'un plan de gestion du projet (autrefois le PMOP), dont une matrice de répartition des responsabilités.   GP X  
1.14 Élaborer un plan directeur pour les achats du MDN.   AA    
1.15 Obtenir les approbations voulues (CSR CEA/CCSP).   GP X  
1.16 Préparer la proposition relative au projet et obtenir les approbations voulues (CGP, FS (APP) et FS (ADP) et exposés sur le projet).   DP/GP et AA    
1.17 Rédiger un mémoire au Cabinet (pour les GPÉ uniquement).   G G  
1.18 Mettre à exécution le plan directeur s'appliquant aux approvisionnements du MDN.   AA    
2 - DÉFINIR LES EXIGENCES TECHNIQUES ET ÉTABLIR LES MOYENS D'APPROVISIONNEMENT
2.1 Mettre sur pied une équipe (officielle ou officieuse selon le cas) réunissant les intéressés en guise de méthode d'approvisionnement individuel, y compris l'intervenant nécessaire.   AA X  
2.2 Indiquer dans les instructions, les autorités du MDN visées (ex. : responsables des commandes de produits/services, responsable technique, responsable AQ).   AA    
2.3 Énoncé des travaux (EDT)        
2.3.1
Préparer un énoncé des travaux et/ou des spécifications sur les résultats attendus pour aider à satisfaire les besoins opérationnels.
  GP/RT    
2.3.2
Définir les exigences en termes de valeur obtenue (dans le cas des grands projets de l'État ou des projets du même genre).
  G    
2.3.3
Réviser et perfectionner l'énoncé des travaux.   AA X  
2.4 Déterminer les ressources fournies par le gouvernement (ex. : instruments, équipement d'essai).   GP/RT    
2.5 Définir les exigences relatives à l'assurance qualité et aux acceptations.   GP/RT    
2.6 Déterminer les autres exigences techniques (ex. : garantie, formation, documentation, fournitures initiales).   GP/RT    
2.7 Établir les critères d'évaluation technique.   GP/RT    
2.8 Préparer le document d'achat  et les pièces connexes.        
2.8.1
Confirmer la validité des estimations de coûts et obtenir les fonds requis pour cette acquisition.
  AA    
2.8.2
Élaborer un plan d'évaluation technique des soumissions.
  GP/RT X  
2.8.3
Mettre sur pied une équipe d'évaluation technique des soumissions.
  GP/RT X  
2.8.4
Préparer une proposition de calendrier (activités et échéances) pour cette acquisition.
  GP/RT    
2.8.5
Relever et atténuer les risques pour le MDN liés à cette acquisition.
  AA    
2.8.6
Rédiger le texte du document d'achat.
  AA    
2.8.7
Revoir le document d'achat préliminaire.
  AA X  
2.9 Approuver le document d'achat (demande d'acquisition).   AA    
3 - ÉLABORER UN PLAN D'APPROVISIONNEMENT TPSGC (*d'après le document d'achat du MDN)
3.1 Évaluer les capacités des entreprises*. X      
3.2 Indiquer les principales règles contractuelles qui entrent en ligne de compte dans la réalisation de cet achat*. X      
3.3 Examiner les causes pertinentes jugées par le TCCE et les décisions de la Cour fédérale concernant les achats. X     AA
3.4 Étudier les problèmes qui pourraient survenir en ce qui concerne les brevets, les permis d'exploitation, les redevances et les transferts de technologies. X GP/RT    
3.5 Élaborer le plan d'acquisition, en établissant notamment :        
3.5.1
Le calendrier de livraison et les règles d'acceptation
  AA X  
3.5.2
La méthode d'attribution des contrats*
X      
3.5.3
Les coûts et les mouvements de trésorerie prévus
  AA    
3.5.4
Les normes de contrôle de la qualité et d'inspection ainsi que les approbations requises aux fins de qualification
  GP/RT    
3.5.5
La stratégie de communication (ex. : communiqués de presse)
X GP/RT    
3.5.6
Le mode de gestion des risques*
X      
3.5.7
La méthodologie d'évaluation*
X      
3.5.8
Les retombées régionales et les avantages pour l'industrie
X     GP/RT
3.5.9
Les ententes interministérielles et internationales en rapport avec le plan d'acquisition (à l'exclusion du MDN et de TPSGC)
  GP/RT X  
3.6 Faire approuver le plan d'approvisionnement. X      
4 - PROCESSUS D'ATTRIBUTION DE CONTRATS
4.1 Réviser la demande d'acquisition ou d'achat. X     AA
4.2 Examiner l'énoncé des travaux et les critères d'évaluation techniques pour voir s'ils conviennent. X     AA
4.3 Préparer la documentation relative à la demande de soumissions.        
4.3.1
Définir les conditions applicables (y compris les modalités de paiement).
X     AA
4.3.2
Établir les critères d'évaluation des contrats (durée, aspects financiers y compris durant la période de transition, plan d'évaluation du contrat et plan de synthèse).
X     AA
4.3.3
Indiquer qui sont les responsables (ex. : pour la demande d'achat, l'approvisionnement en matériel technique, les contrats, le contrôle de la qualité et le plan d'évolution global).
X      
4.4 Envoyer les documents de demandes de soumissions (demande de proposition/appel d'offres) aux entreprises visées et au MDN. X      
4.5 Distribuer les documents d'information technique aux fournisseurs selon les impératifs.   GP/RT X  
4.6 S'il s'agit d'un marché concurrentiel (demande de propositions, appel d'offres ou l'équivalent), évaluer les soumissions et recommander un fournisseur.        
4.6.1
Procéder à l'évaluation technique (énoncé des travaux avec les conditions moyennes) selon le plan d'évaluation.
  GP/RT X  
4.6.2
Évaluer le contrat (y compris les conditions moyennes) selon le plan d'évaluation.
X     G
4.6.3
Synthétiser l'évaluation et recommander un fournisseur.
X     AA
4.7 Dans le cas d'une source d'approvisionnement unique, négocier le contrat. X     AA et GP/RT
4.8 Réviser la documentation préliminaire concernant le contrat.   AA    
4.9 Faire approuver le contrat par le CT ou le ministère, selon le cas. X     G
5 - ADMINISTRATION DU CONTRAT
5.1 Entreprendre l'administration du contrat.        
5.1.1
Mettre en application les instruments et les procédures d'administration.
X AA    
5.1.2
Tenir des réunions inaugurales avec les intéressés.
X     AA et GP/RT
5.2 Accorder les ressources fournies par le gouvernement pour faciliter le travail contractuel.   AA X  
5.3 Vérifier la bonne exécution du contrat.        
5.3.1
Aspects techniques et qualité des produits/services fournis
  GP/RT    
5.3.2
Systèmes d'ingénierie, organes de production et mécanismes d'assurance qualité de l'entrepreneur
  GP/RT    
5.3.3
Rouages financiers et mécanismes de gestion de l'entrepreneur
X      
5.3.4
Étalement mouvements de trésorerie
       
5.3.4.1
Comparaison entre les mouvements de trésorerie réels et les mouvements de trésorerie de l'entrepreneur à contrat
X     G
5.3.4.2
Comparaison entre les mouvements de trésorerie réels et les mouvements de trésorerie anticipés pour le MDN servant aux prévisions financières
  AA    
5.3.4.3
Valeur obtenue (surveiller la progression des travaux d'après les plans et les coûts correspondants) dans le cas des GPE
X G    
5.3.5
Fourniture des produits et services
       
5.3.5.1
Surveiller les dates de fourniture du matériel et des services.
  AA    
5.3.5.2
Essais et tests aux fins d'acceptation
  GP/RT    
5.3.5.3
Respect des échéances
X G    
5.3.6
Réunions visant à examiner la progression des travaux
       
5.3.6.1
Réunions du groupe de travail sur les exigences/aspects techniques
  GP/RT X  
5.3.6.2
Réunions pour examiner la progression des travaux avec de l'entrepreneur
X     AA et GP/RT
5.4 Mettre en oeuvre les dispositions et les prévues au contrat.        
5.4.1
Interprétation et avis
X      
5.4.2
Contrôle des changements
       
5.4.2.1
Projets techniques (avis/propositions de changement par rapport aux plans d'ingénierie)
  GP/RT    
5.4.2.2
Modifications apportées au contrat
X     AA
5.4.3
Clauses de garantie
       
5.4.3.1
Invocation de la garantie
  GP/RT    
5.4.3.2
Mise à exécution de la garantie
X      
5.4.4
Problèmes contractuels
       
5.4.4.1
Relever les problèmes contractuels.
X AA    
5.4.4.2
Mettre en application des solutions pour régler les problèmes contractuels.
X      
5.4.5
Accepter les produits/services fournis à contrat.
  GP/RT    
5.4.6
Certifier et traiter les paiements.
X AA    
5.5 Clôture du contrat.        
5.5.1
Dispositions des biens de la Couronne
  AA X  
5.5.2
Vérification finale du contrat
X      
5.5.3
Paiement final et modification
X AA    

Liste des sigles et acronymes :

TCCE
Tribunal canadien du commerce extérieur
MDN
Ministère de la Défense nationale
RFG
Ressources fournies par le gouvernement
AO
Appel d'offres
GCVM
Gestionnaire du cycle de vie du matériel
GPE
Grand projet de l'État
AN
Approvisionnement national
DA
Document d'achat
PMOP
Plan de mise en œuvre du projet
CGP
Conseil de gestion du programme
PGP
Plan de gestion de projet
CEA
Comité d'examen des acquisitions
TPSGC
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
DDP
Demande de propositions
OGA
Ordre de grandeur approximatif
EDT
Énoncé des travaux
CCSP
Comité consultatif supérieur de projet
CSR
Comité supérieur de révision
FS(ID)
Feuille de synthèse (Identification)
FS(ADP)
Feuille de synthèse (approbation définitive de projet)
FS(APP)
Feuille de synthèse (approbation préliminaire de projet)
CT
Conseil du Trésor

Section B  1.1.2.2 :  Partage des responsabilités entre TPSGC et le MDN pour l'assurance de la qualité du matériel et des services

()

  1. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) et le ministère de la Défense nationale (MDN) ont convenu en principe à un partage des responsabilités entre les deux ministères pour l'assurance de la qualité du matériel et des services acquis pour le compte du MDN. L'accord ne sera modifié, au besoin et au moment voulu, que sur consentement des deux ministères.
  2. Le présent accord définit le partage des responsabilités, tel que convenu par les deux ministères, pour les activités d'assurance de la qualité du matériel et des services acquis pour le compte du MDN et assujettis aux spécifications militaires.
    Il ne porte pas sur le matériel et les services assujettis aux spécifications non militaires (voir Section A : Partage des responsabilités entre TPSGC et le MDN pour l'acquisition de biens et de services) ou sur le partage des responsabilités pour le matériel et les services gérés par un bureau interministériel de gestion de projets. Ceux-ci sont gérés aux termes d'un accord distinct.
    Le matériel et services assujettis aux spécifications militaires : comprend toute la gamme de matériel et de services, y compris la réparation et la révision ainsi que la recherche et le développement, qui sont visés par une spécification ou une exigence d'ordre militaire ou du MDN dans les documents d'approvisionnement. Cette catégorie comprend aussi le matériel et les services qui ne sont pas assujettis à une spécification militaire ou du MDN mais qui sont d'une importance suffisante aux yeux du MDN pour justifier le partage des responsabilités figurant sous la présente rubrique.
  3. TPSGC devra aussi participer à l'établissement de l'application et de l'utilisation de techniques d'assurance de la qualité dès le début du cycle de vie d'un produit ainsi, qu'à l'élaboration et à la mise en oeuvre de programmes de soutien efficaces et rentables pour l'assurance de la qualité.
  4. Le MDN sera l'unique responsable de la désignation du matériel et des services comme étant « militaire » ou « non militaire » dans les documents techniques et d'achat.
  5. La division des responsabilités pour une sous-activité ne signifie pas qu'un ministère s'occupera seul de cette sous-activité. La participation et la coordination étroites des deux ministères sont indispensables au cours des différentes phases du programme d'approvisionnement.
    Lorsque la participation de l'autre ministère est mentionnée, le ministère concerné doit amorcer les consultations. Toutefois, cela n'empêche pas un ministère de solliciter la participation de l'autre à une sous-activité donnée dans le cadre d'un programme établi ou encore de le consulter.

Matériel et services soumis à des spécifications militaires

Description des sous-activités

  1. Définition des besoins- Responsabilité globale attribuée au MDN
    Les services d'assurance de la qualité qui portent sur la qualité technique, son applicabilité à la fabrication du produit et les moyens par lesquels la conformité avec les critères établis est prouvée. Les tâches comportent une participation aux sous-activités suivantes :
    • A.1
      Évaluation des données techniques, de concert avec le MDN, pour s'assurer qu'elles sont complètes, précises, sans limites irrationnelles ou excessives, sans contradictions ou exigences de qualité exagérées et qu'elles peuvent respecter les exigences d'interface, etc.
    • A.2
      Examen de la conception afin de déterminer l'intégralité de la définition, les méthodes utilisées pour prouver la conformité aux exigences et l'analyse de l'efficacité du système quant aux principaux éléments suivants :
      1. Sécurité
      2. Stabilité
      3. Fiabilité
      4. Rendement
      5. Main-d'oeuvre
      6. Interchangeabilité
      7. Supervision de la configuration.
    • A.3
      Définition de méthodes d'essai et concernant leurs avantages pratiques, leur utilité et de leur coût, notamment en ce qui concerne :
      1. L'approbation de la qualité
      2. Le modèle d'approbation de la conception (prototype)
      3. La conformité de l'unité de production
      4. Les essais d'homologation.
      Responsable des sous-activités- MDN
      Prend part habituellement aux sous-activités- TPSGC
    • A.4
      Applicabilité des données techniques aux programmes actuels d'entretien, de réparation et de révision, et au réapprovisionnement.
      Responsable des sous-activités- MDN
    • A.5
      Sélection de pièces, de composants ou de procédés en prenant soin d'éviter les plus difficiles à contrôler, ceux qui sont trop variables ou qui ont un taux de défaillance élevé, etc.
      Responsable des sous-activités- MDN
      Prend part habituellement aux sous-activités- TPSGC
    • A.6
      Classification des caractéristiques de qualité selon leur importance par rapport aux objectifs de conception.
    • A.7
      Établissement de normes pour le contrôle de la qualité et les inspections.
    • A.8
      Définition des exigences touchant la garantie recommandée.
    • A.9
      Établissement des exigences touchant les rapports techniques présentés par les fournisseurs.
      Responsable des sous-activités- MDN
  2. Programmes auxiliaires d'assurance de la qualité- Responsabilité globale attribuée au MDN
    Élaborer, mener et appuyer des programmes assurant l'efficacité de l'approvisionnement et du contrôle de la qualité, et comportant des tâches telles que :
    • B.1
      Élaboration, au besoin, de normes et spécifications relatives aux systèmes de qualité de l'entrepreneur pour les contrats.
    • B.2
      Maintien de programmes approuvés pour le contrôle de la qualité des produits.
    • B.3
      Évaluation de l'efficacité des modes de contrôle de la qualité et d'inspection, des essais commerciaux, des laboratoires et des installations d'étalonnage des fournisseurs.
      Responsable des sous-activités- MDN
      Prend part habituellement aux sous-activités- TPSGC
    • B.4
      Choix de fournisseurs utilisant des modes de contrôle de la qualité et d'inspection, des essais commerciaux, des laboratoires et des installations d'étalonnage acceptables.
      Responsable pour les sous-activités- TPSGC
      Prend part habituellement aux sous-activités- MDN
  3. Commande- Responsabilité globale attribuée au MDN
    Travaux d'assurance de la qualité associés au processus de commande (demandes de contrat, commandes d'achats locaux).
    • C.1
      Examiner la commande avec le MDN pour déterminer l'applicabilité des données techniques.
      Responsable des sous-activités- MDN
      Prend part habituellement aux sous-activités- TPSGC
    • C.2
      Élaborer un plan d'assurance de la qualité.
    • C.3
      Veiller à l'élaboration de normes pour la qualité de l'exécution.
    • C.4
      Déterminer lesquelles des exigences de contrôle de la qualité et d'inspection de l'entrepreneur s'appliquent.
    • C.5
      1. Déterminer le responsable de la qualité.
      2. Déterminer si l'assurance de la qualité exigée par le gouvernement sera effectuée à l'origine, ou, s'il y aura inspection à destination.
      Responsable des sous-activités- MDN
    • C.6
      Élaborer et inclure des clauses spéciales importantes pour l'assurance de la qualité.
      Responsable des sous-activités- MDN
      Prend part habituellement aux sous-activités- TPSGC
  4. Préparation des demandes de soumissions- Responsabilité globale attribuée à TPSGC
    Tâches d'assurance de la qualité liées à la préparation des demandes de soumissions.
    • D.1
      Examen des exigences de qualité signalées sur la commande du client pour vérifier si elles sont complètes et précises.
      Responsable des sous-activités- MDN
    • D.2
      Établissement de critères d'évaluation des soumissions ou propositions, afin de vérifier si elles répondent aux exigences de qualité.
    • D.3
      Étude du rendement antérieur des soumissionnaires éventuels, notamment sur le plan de la qualité, en vue d'établir une liste de fournisseurs éventuels.
    • D.4
      Explication des exigences de qualité à la séance d'information à l'intention des soumissionnaires éventuels.
      Responsable des sous-activités- TPSGC
      Prend part habituellement aux sous-activités- MDN
  5. Évaluation des soumissions et choix des fournisseurs- Responsabilité globale attribuée à TPSGC
    Tâches d'assurance de la qualité liées à l'évaluation des soumissions et au choix des fournisseurs :
    • E.1
      Évaluation des capacités des soumissionnaires sur le plan de la qualité à partir de leurs antécédents et de l'examen effectué avant l'attribution, de leurs systèmes de contrôle de la qualité et d'inspection.
    • E.2
      Évaluation, de concert avec le MDN, des répercussions du choix de produits substituts, sur la qualité et l'assurance de la qualité.
    • E.3
      Analyse des différentes options (coûts, rendement et calendrier d'exécution).
      Responsable des sous-activités- MDN
      Prend part habituellement aux sous-activités- TPSGC
  6. Rédaction des contrats et adjudication finale- Responsabilité globale attribuée à TPSGC
    Tâches d'assurance de la qualité associées à la rédaction des contrats et à l'attribution :
    • F.1
      Conduite de négociation avec l'entrepreneur sur les questions de qualité et de coûts qui n'avaient pas été réglées au moment de l'évaluation de la soumission et examen des exigences en matière de qualité pour s'assurer qu'elles sont bien comprises par les deux parties.
    • F.2
      Vérification du contrat de concert avec le MDN afin de s'assurer qu'il comporte bien les exigences relatives à la qualité.
      Responsable des sous-activités- TPSGC
      Prend part habituellement aux sous-activités- MDN
  7. Administration des contrats- Responsabilité globale attribuée à TPSGC
    Exécution des fonctions suivantes, selon le cas, afin que TPSGC puisse mieux administrer le contrat pendant toute la durée de ce dernier :
    • G.1
      Vérification de l'efficacité à long terme des méthodes utilisées par l'entrepreneur pour contrôler la qualité de son produit, ce qui comprend :
      1. Examen du système de contrôle de la gestion
      2. Planification
      3. Documentation de l'assurance de la qualité
      4. Mesures correctives
      5. Conception, élaboration, contrôle et caractéristiques de l'ingénierie
      6. Contrôle de la documentation et des modifications
      7. Contrôle d'inspection et de l'équipement de mesure et d'essai
      8. Contrôle du matériel acheté par l'entrepreneur
      9. Contrôle de la fabrication et du procédé
      10. Normes et spécifications du matériel acheté ou fourni
      11. Inspection et essai à l'entrée et à la sortie
      12. Procédures d'échantillonnage
      13. Contrôle du matériel non conforme
      14. État de l'inspection
      15. Manutention, entreposage et emballage.
    • G.2
      1. Vérification de la conformité de l'article de présérie ou de la première unité de production.
      2. Échantillonnage périodique au cours de la production afin d'assurer que les produits sont conformes aux spécifications.
      3. Présentation de rapports à TPSGC, dans les plus brefs délais, advenant une dérogation aux normes.
      4. Vérification de la conformité du produit aux normes et acceptation de ce dernier.
    • G.3
      Mesures d'assurance de la qualité en cas de modifications techniques telles que leur mise en oeuvre et la formulation d'avis.
    • G.4
      Examen, avec l'entrepreneur, des exigences en matière de qualité énoncées dans le contrat, pour s'assurer qu'elles sont bien comprises de part et d'autre.
      Responsable des sous-activités- MDN
      Prend part habituellement aux sous-activités- TPSGC
  8. Clôture du contrat et règlement des derniers détails- Responsabilité globale attribuée à TPSGC
    Tâches d'assurance de la qualité exécutées au moment de la clôture et de la finalisation du contrat :
    • H.1
      Obtenir auprès du MDN des renseignements sur l'état et l'enlèvement de l'outillage de production et du matériel d'inspection et d'essai de l'État.
    • H.2
      Demander au MDN si les données techniques et la documentation sont complètes, utiles et utilisées à bon escient.
      Responsable des sous-activités- MDN
      Prend part habituellement aux sous-activités- TPSGC
  9. Évaluation après livraison- Responsabilité globale attribuée au MDN
    Tâches d'assurance de la qualité à exécuter au cours du cycle de vie du produit :
    • I.1
      Qualité du produit
      1. Collecte et évaluation des données sur l'assurance de la qualité afin de recommander, au besoin, des modifications aux données techniques sur le produit, aux normes ou aux programmes d'assurance de la qualité du produit, selon les données sur la qualité obtenue grâce à :
        1. la détermination de la qualité du produit;
        2. l'évaluation des fournisseurs;
        3. l'évaluation de la soumission;
        4. l'assurance de la qualité du produit;
        5. l'évaluation après livraison.
    • I.2
      Rapport sur le mauvais état des produits et plaintes
      1. Examen des rapports de défaillance lorsque la plainte porte sur des défauts de qualité.
      2. Analyse et identification de la cause de la défectuosité.
      3. Détermination des correctifs à apporter de concert avec l'entrepreneur ou avec  TPSGC. Dans tous les cas, le MDN doit en informer immédiatement TPSGC par écrit.
      Responsable des sous-activités- MDN
      Prend part habituellement aux sous-activités- TPSGC
  10. Aliénation du matériel- Responsabilité globale attribuée au MDN
    Tâches d'assurance de la qualité touchant la l'aliénation du matériel et l'élimination des données.
  11. Entreposage et distribution- Responsabilité globale attribuée au MDN
    Tâches d'assurance de la qualité liées à l'élaboration d'un programme de qualité assurant la qualité du produit, lors de sa réception, au cours de l'entreposage et lors de sa remise à l'utilisateur, notamment :
    • K.1
      L'élaboration de programmes d'inspection des produits, y compris lors de la réception; pendant l'entreposage, lors de la remise à l'usager et des réparations ultérieures;
    • K.2
      Le contrôle des données techniques;
    • K.3
      Le contrôle et l'utilité du matériel d'inspection;
    • K.4
      L'inspection d'entrée;
    • K.5
      L'identification du matériel défectueux;
    • K.6
      Les procédures de manutention du matériel;
    • K.7
      L'emballage et l'expédition;
    • K.8
      Les registres d'inspection;
    • K.9
      La vérification de la qualité;
    • K.10
      Les mesures correctives.
      Responsable pour les sous-activités- MDN

1 La matrice ne représente pas une délégation de pouvoirs en matière d'achat par le ministre de TPSGC et n'a aucune incidence sur les responsabilités de l'agent de négociation des contrats, telles que définies dans la Politique des marchés du Conseil du Trésor.

Les lois, les règlements et les politiques prévaudront sur cette matrice s'il y a ambiguïté.