Objet
L'Avis relatif aux politiques (AP)-147 a pour objet d'informer les agents de négociation des contrats du Programme d'approvisionnement (PA) de la mise à jour de la Directive sur le recours aux services d'analyse des coûts et du prix
et de la mise à jour correspondante de la Ligne directrice sur le recours aux services d'analyse des coûts et du prix.
En particulier, ces mises à jour visent à préciser l'application des conditions dans lesquelles les agents de négociation des contrats doivent avoir recours à un conseiller de la Direction du soutien des prix afin d'atténuer les risques associés aux marchés lorsque le prix est fondé sur des coûts estimés ou réels et de s'harmoniser avec l'orientation et les outils actuels en matière d'établissement de prix.
Date d'entrée en vigueur
L'AP-147 entre en vigueur immédiatement.Résultats attendus
La mise à jour de la Directive sur l'utilisation des services d'analyse des coûts et des prix et la mise à jour de la Ligne directrice sur l'utilisation des services d'analyse des coûts et des prix appuient l'objectif du gouvernement du Canada d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix dans les marchés, d'une manière qui assure l'intégrité des prix et des paiements et qui soutient la saine gérance des marchés publics.
L'approche préconisée par la mise à jour de la Directive et la Ligne directrice connexe normaliseront l'engagement obligatoire des conseillers de la Direction du soutien des prix quant aux services d'analyse des coûts et du prix et de sensibiliser davantage les gens aux pratiques exemplaires relatives à la justification des prix, d'évaluer le risque et d'accroître la clarté, l'uniformité et la transparence des décisions relatives à l'établissement des prix.
La gestion efficace de l'établissement des prix et l'utilisation du processus d'établissement des prix comme outil permettant d'obtenir un meilleur rendement de l'entrepreneur offriront au Canada le meilleur rapport qualité-prix possible.
Historique et contexte
Comme l'indique la réponse du Ministère, une étude indépendante de décembre 2015 a permis de conclure que le Cadre d'établissement des prix du Canada est solide. Cependant, les conclusions indiquent que des documents d'orientation et des outils étaient nécessaires pour favoriser la transparence et l'uniformité des décisions en matière d'établissement de prix.
La Directive et la Ligne directrice visées dans le présent AP représentent des mesures visant à faciliter l'uniformité et à obtenir une juste valeur dans le calcul de l'établissement des prix fondés sur les coûts. Plus précisément, dans les cas où une seule soumission conforme est reçue, ou lorsque le marché public est attribué sur une base non concurrentielle, ou lorsque, à la suite d'un processus concurrentiel, des négociations sur les prix avec le soumissionnaire retenu sont requises, l'agent de négociation des contrats doit s'assurer que le Canada obtient une juste valeur, à l'aide des services d'analyse des coûts et du prix.
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) mobilise, à l'interne, des Comptables professionnels agréés (CPA) pour la prestation de services d'expertise financière afin d'appuyer les agents de négociation des contrats du Programme d'approvisionnement (PA) dans la détermination des risques financiers et des risques liés à l'établissement des prix. De plus, ces experts aident à déterminer l'approche d'établissement des prix la plus appropriée pour un marché. Cette expertise, qui fait partie de la Direction du soutien des prix, regroupe des conseillers en établissement des prix et des conseillers en certification spécialisés dans des domaines comme l'élaboration de stratégies d'établissement des prix, les outils d'analyse comparative, la validation des prix et la validation technique.
La Directive sur le recours aux services d'analyse des coûts et du prix mise à jour constitue une méthode permettant d'uniformiser l'engagement obligatoire des conseillers de la Direction du soutien des prix lorsque certaines conditions sont remplies et d'uniformiser l'atténuation des risques liés à l'établissement des prix tout au long du cycle de vie d'un processus d'approvisionnement.
La Ligne directrice sur le recours aux services d'analyse des coûts et du prix constitue une pratique exemplaire pour aider les agents de négociation des contrats à évaluer et à réduire les risques associés aux négociations sur les prix et à la vérification des réclamations des entrepreneurs.
Exigences et responsabilité
L'agent de négociation des contrats dirige l'élaboration et l'état d'avancement de l'approvisionnement et il est tenu de faire appel à un conseiller de la Direction du soutien des prix lorsqu'un processus d'approvisionnement présente des risques particuliers.
Des modifications ont été apportées aux conditions obligatoires énoncées précédemment dans la Directive et décrites à la section 6.10.10 du Guide des approvisionnements.
Il est désormais obligatoire d'utiliser les services d'un conseiller de la Direction du soutien des prix lorsque l'approvisionnement présente l'une des caractéristiques suivantes :
- tout approvisionnement à fournisseur unique éventuel d'une valeur totale estimée à 1 000 000 $ ou plus, y compris les taxes, les options et les modifications applicables.
- tout approvisionnement concurrentiel d'une valeur totale estimée à 1 000 000 $ ou plus, y compris les taxes et les options applicables, lorsqu'une seule soumission conforme est reçue.
- tout approvisionnement concurrentiel d'une valeur totale estimée à 1 000 000 $ ou plus, y compris les taxes, assorti de dispositions contractuelles pour les prix négociés ou lorsque les prix sont susceptibles d'être négociés à la suite d'une modification du marché.
- tout approvisionnement concurrentiel d'une valeur totale estimée à 10 000 000 $ ou plus, y compris les taxes, les options et les modifications applicables.
La Directive sur le recours aux services d'analyse des coûts et du prix mise à jour fournit de plus amples renseignements sur la gamme des services comptables professionnels offerts aux agents de négociation des contrats et sur la façon d'accéder aux conseillers en matière de prix et de certification de la Direction du soutien des prix avec le formulaire mis à jour PWGSC-TPSGC 603-F « Demande de services d'analyse des coûts et des prix » et, si nécessaire, le formulaire PWGSC-TPSGC 602-F « Demande d'avis sur la capacité financière ».
Participation des conseillers de la Direction du soutien des prix dès le début
Les conseillers de la Direction du soutien des prix devraient participer à l'étape de la planification d'un processus d'approvisionnement lorsque les méthodes d'établissement des prix sont évaluées, afin de déterminer la façon dont un entrepreneur sera rémunéré pour permettre l'atteinte de l'objectif d'un approvisionnement, de manière à procurer une valeur au Canada.
Afin de gérer efficacement l'établissement des prix tout au long du cycle de vie de l'approvisionnement, l'agent de négociation des contrats doit demander l'aide de conseillers de la Direction du soutien des prix aussitôt que les conditions obligatoires énoncées ci-dessus sont connues et aussi souvent que nécessaire, selon la complexité et les risques liés à l'établissement des prix de l'approvisionnement.
Orientation
Le Guide à l'intention des praticiens sur l'établissement des prix en approvisionnement fournit de plus amples renseignements sur l'établissement et l'élaboration d'une base de coûts pour l'établissement des prix dans les contrats.
Le processus d'évaluation de la déclaration des pratiques de comptabilité analytique appuie la mise en œuvre du présent AP en fournissant des renseignements sur la façon dont les déclarations des pratiques de comptabilité analytique sont évaluées.
Résumé des changements apportés au Guide des approvisionnements
Le Guide des approvisionnements a été mis à jour pour refléter cet AP. Pour plus de détails, veuillez consulter les Sections du Guide des approvisionnements visées ci-dessous.
Coordonnées
Les questions relatives à l'AP-147 et les demandes de renseignements liées aux services d'établissements des coûts et des prix peuvent être envoyées par courriel au groupe consultatif sur les prix à l'adresse suivante : TPSGC.PASoutiendesprix-APPriceSupport.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca
Les questions concernant le Guide des approvisionnements peuvent être envoyées par courriel à l'adresse suivante : TPSGC.PASPSPublications-APSPSPublications.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca