Politique sur la déclaration des pratiques de comptabilité analytique

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Information sur l'item

Objet

L’avis relatif aux politiques 133 (AP-133) a pour objet d’aviser tous les agents de négociation des contrats du Programme des approvisionnements (PA) d’une nouvelle politique sur la déclaration des pratiques de comptabilité analytique (PCA). Cet avis relatif aux politiques (AP) appuie la Directive sur le recours aux services d’analyse des coûts et du prixL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux..

La déclaration des PCA est un mécanisme pouvant être utilisé avant la demande de soumissions ou lors des négociations entourant le contrat, ou en rapport avec celles-ci, lorsque les prix contractuels sont fondés sur des coûts estimatifs ou réels déterminés en fonction des principes des coûts contractuels de la clause 1031-2 du Guide des clauses et conditions uniformisées d’achat (CCUA).

La déclaration des PCA sert à clarifier l’application de la clause 1031-2 du Guide des CCUA et à documenter officiellement les pratiques de comptabilité analytique permettant à un fournisseur d’établir les prix contractuels. Une déclaration des PCA, appuyée par une lettre d’acceptation de la déclaration des PCA, sera intégrée aux modalités d’un contrat si elle est expressément exigée avant l’attribution du contrat ou dans le cadre d’une modification du contrat.

Date d’entrée en vigueur

L’AP‑133 entre en vigueur immédiatement.

Résultat attendu

La déclaration PCA appuie l’objectif du gouvernement du Canada visant à obtenir le meilleur rapport qualité-prix dans les contrats — d’une manière juste et raisonnable pour les entrepreneurs — en assurant plus de clarté, d’uniformité, d’équité et de transparence dans l’application des principes des coûts contractuels de la clause 1031-2 du Guide des CCUA.

Renseignements généraux et contexte

Comme il est indiqué dans la réponse du Ministère, un examen effectué par une tierce partie en décembre 2015 a conclu que les principes des coûts contractuels du Canada étaient sains et se comparaient favorablement aux normes d’établissement des coûts d’autres pays. En même temps, les constatations indiquaient que des documents et des outils d’orientation étaient nécessaires pour expliquer l’application de l’approche d’établissement des prix fondée sur les coûts du Canada ainsi que les solutions de rechange pour tous les marchés pertinents.

La déclaration des PCA énoncée dans le présent AP constitue une mesure qui peut être utilisée pour favoriser l’uniformité dans l’établissement des prix fondés sur les coûts et améliorer la compréhension et la transparence quant à l’acceptabilité des coûts, tout en répondant aux attentes de l’industrie concernant une approche claire et cohérente en matière d’établissement des prix et de risques de paiement.

Exigences et responsabilité

Mise en œuvre de la déclaration des PCA

À la discrétion de l’agent de négociation des contrats (en consultation avec un conseiller du groupe consultatif des prix du Secteur des services de soutien en matière d’approvisionnement [SSSA]), la nécessité de présenter une déclaration des PCA acceptée et appuyée par une lettre d’acceptation de la déclaration des PCA, peut être invoquée dans le cadre d’une demande concurrentielle ou non concurrentielle lorsque le prix est ou sera établi en fonction des coûts estimés ou réels, conformément aux principes des coûts contractuels de la clause 1031-2 du Guide des CCUA et que des précisions quant aux pratiques de comptabilité analytique à utiliser aux fins d’établissement des prix sont demandées.

La Directive sur le recours aux services d’analyse des coûts et du prixL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. demeure en vigueur et énonce les conditions dans lesquelles l’utilisation des services d’analyse des coûts et des prix est obligatoire.

Pour répondre à l’exigence de déclaration des PCA, le fournisseur peut soit fournir une lettre d’acceptation de la déclaration des PCA, ou faire un renvoi à une lettre d’acceptation existante lorsqu’il répond à une demande de soumissions pour laquelle la déclaration des PCA est une exigence.

Un fournisseur peut, en tout temps, soumettre une déclaration des PCA aux fins d’évaluation en prévision des besoins futurs.

Lorsqu’un fournisseur souhaite proposer un changement aux pratiques comptables qui diffèrent d’une déclaration des PCA déjà acceptée, il doit présenter une nouvelle déclaration des PCA aux fins d’évaluation. Une déclaration des PCA acceptée, associée à une lettre d’acceptation de la déclaration des PCA valide peut être intégrée, si désiré, au moyen d’une modification aux contrats existants.

Lorsqu’une déclaration des PCA est remplie, signée par un représentant autorisé du fournisseur et reçue, le Comité d’évaluation des déclarations des PCA évalue la déclaration et détermine, par consensus, si les pratiques de comptabilité analytique du soumissionnaire ou de l’offrant sont acceptables au Canada, comme il est précisé dans le processus d’évaluation des déclarations des pratiques de comptabilité analytiqueL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux.. Le Comité d'évaluation des déclarations des PCA informera le fournisseur par écrit de l’acceptation ou de la non-acceptation des pratiques de comptabilité décrites dans la déclaration des PCA.

Après son intégration aux modalités du contrat, la déclaration des PCA acceptée s’appliquera pour toute la durée du contrat. La nouvelle clause des CCUA, C0014C, intègre les pratiques de comptabilité analytique dans les modalités du contrat.

Une lettre d’acceptation de la déclaration des PCA demeure valide pour une période de trois (3) ans à partir de sa date d’émission et elle peut être fournie pour répondre à une exigence de déclaration des PCA. À la fin de la période de trois (3) ans, une nouvelle déclaration des PCA est requise pour obtenir une lettre d’acceptation de la déclaration des PCA valide pour les nouvelles demandes de soumissions exigeant une déclaration des PCA.

Le Canada se réserve le droit de révoquer la lettre d’acceptation de la déclaration des PCA à tout moment s’il juge que la déclaration des PCA ou une pratique n’est plus conforme à la clause 1031-2 du Guide des CCUA.

Résumé des modifications

Modifications apportées au Guide des approvisionnements

En appui à l’AP‑133, le Guide des approvisionnements a été mis à jour. Pour plus de détails, veuillez consulter les Sections du Guide des approvisionnements visées ci-dessous.

Modifications apportées au Guide des clauses et conditions uniformisées d’achat (CCUA)

À l’appui de l’AP‑133, le Guide des CCUA a été mis à jour. Pour plus de détails, veuillez consulter les Items du guide des CCUA visés ci-dessous.

Orientation

Le processus d’évaluation des déclarations des pratiques de comptabilité analytiqueL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. appuie la mise en œuvre de cet avis de politique en fournissant de l’information sur la façon dont les déclarations des pratiques de comptabilité analytique sont évaluées.

Le Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement fournit plus de détails sur l’établissement et l’élaboration d’une base de coûts pour l’établissement des prix dans les contrats.

Personnes-ressources

Les demandes de renseignements relatives à la présente Politique sur la déclaration des pratiques de comptabilité analytique peuvent être envoyées par courriel au Secteur des services de soutien en matière d’approvisionnement, Comité d’évaluation des déclarations des PCA à l’adresse suivante :

TPSGC.PADeclarationdesPCA-APCAPSubmission.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

Les demandes de renseignements liées aux services d’établissement des coûts et des prix peuvent être acheminées par courriel au Secteur des services de soutien en matière d’approvisionnement, Groupe consultatif des prix, à l’adresse suivante :

dspvacassistance.ccaapdassistance@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

Les demandes de renseignements concernant l’AP‑133, les modèles uniformisés d’approvisionnement, le Guide des approvisionnements et le Guide des CCUA peuvent être envoyées par courriel à l’équipe responsable du GA/CCUA du secteur de politique stratégique à l’adresse suivante :

TPSGC.Outilsdapprovisionnement-ProcurementTools.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca.